新型コロナウイルスの流行もあり、企業間で取引する書類のペーパーレス化が促進されました。紙を扱わない商取引の1つに、EDI（Electronic Data Interchange）があります。

2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法では、これまで行っていた電子取引における紙媒体での保存が禁止され、EDI取引を含む電子取引を行うすべての企業・個人事業主にデータ保存が義務化されました。電子化に導入していない方も対応を迫られる反面、使いこなせれば業務効率化やコストカットになります。

そこで、今回の記事では「電子帳簿保存法におけるEDI取引」についてわかりやすく解説します。EDI取引の概要や保存方法、業務上のメリットがわかるので、ぜひ参考にしてください。

１．EDI取引とは？

EDI取引とは、取引で発生する発注書や納品書、請求書などの証憑類を電子化して取引することです。この取引では、EDIシステムと呼ばれるデータ変換システムで取引先と電子データをやり取りします。

EDI取引におけるメリットは、メールや郵送を使って取引先に書類を送る手間がかからないことです。取引で発生する多くの書類を印刷して郵送したり、受け取った書類を手作業で会計システムに入力したりする作業がなくなります。

２．電子帳簿保存法とEDI取引の関係

電子帳簿保存法とは、一定の要件を満たした上で、国税関係帳簿書類を電子データとして保存することを認める法律です。電子帳簿保存法は正しい名称が「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」で、たびたび改正がされています。

EDI取引は電子帳簿保存法7条において「電子取引」に該当するため、取引で受け取ったデータは電子帳簿保存法の要件に沿って電子データのままでの保存が義務化されています。

（電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存）第七条　所得税（源泉徴収に係る所得税を除く。）及び法人税に係る保存義務者は、電子取引を行った場合には、財務省令で定めるところにより、当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない。
引用：e-Gov法令検索｜電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律（施行日：令和四年一月一日）

2022年1月1日に電子帳簿保存法の改正が施行されました。これにより、さまざまな要件が緩和され、電子データでの保存がしやすくなりました。一方で、電子取引における電子データ保存が義務化されたため、これまで受け取ったデータを紙で出力保存していた企業も、電子化に対応せざるを得なくなったことも知っておきましょう。

３．EDI取引の保存方法【電子取引の4要件】

EDI取引を含めた電子取引において電子データを保存するには、電子帳簿保存法の要件を満たすことが必要です。この章では、電子取引に関わる4つの保存要件を解説します。

システム概要を記した関連書類の備付け【真実性の確保】

EDI取引をするシステムが自社で開発されたものの場合は、システム概要を記した関連書類の備付けが必要です。

電子保存をする事務手続き概要が記載された書類やシステムの仕様書、マニュアルなどを揃える必要があります。

訂正・削除履歴の確保【真実性の確保】

EDI取引で保存した電子データが本物であることを証明するために、改ざんを防ぐ必要があります。そのため、訂正・削除履歴の確保も欠かせない要件です。

以下の4つから、いずれかの項目を行う必要があります。

①タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う。
②取引情報の授受後、速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付すとともに、保存を行う者又は監督者に関する情報を確認できるようにしておく。
③記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステム又は記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う。
④正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規定を定め、その規程に沿った運用を行う。
引用：国税庁｜電子帳簿保存法が改正されました

見読可能装置の備付け【可視性の確保】

電子取引での記録内容をすぐ閲覧できるように見読性の確保が定められています。

ソフトウェアやディスプレイ、プリンターなどを操作説明書とともに備え付けておき、電子データを見たい人がいつでも紙に出力できる状態にしておきましょう。

検索機能の確保【可視性の確保】

EDI取引では電子データを単に残しておけばよいわけではなく、検索項目を設定し、すぐに探せるようにしておく必要があります。具体的には、下記の検索機能を確保しなければなりません。

・日付、金額、取引先ごとに検索できる
・日付や金額の範囲指定できる
・2つ以上の任意の項目を組み合わせて検索できる

４．EDI取引に関する電子帳簿保存法の改正内容

2022年1月の電子帳簿保存法改正では、EDI取引を含めた電子取引に関する要件が緩和されました。一方で電子取引におけるデータ保存が義務化されたため、改正内容を理解して適切にデータを保存しましょう。

タイムスタンプ要件の緩和

これまでは、授受した書類を保存する場合に3営業日以内のタイムスタンプ付与が必要でした。しかし、電子帳簿保存法の改正後は、タイムスタンプの付与期間が最長2ヶ月と7営業日に延長されました。

また、データの保存や訂正・削除履歴が残る、および訂正・削除ができないシステムを使っている場合は、タイムスタンプの付与が不要となったことも覚えておきましょう。

急いでタイムスタンプを付与する必要がなくなり、担当者が余裕を持って作業できるようになりました。

検索要件の緩和

これまでは書類によって設定すべき検索項目が定められていたため、検索項目の設定にも手間がかかるのがデメリットでした。

しかし、今回の法改正で検索項目が「日付」「取引金額」「取引先名」の3つに限定され、いずれかの項目で検索できれば問題がないようになったため、担当者の業務負担が削減されます。

電子取引における電子データ保存の義務化

電子取引でやり取りした国税関係書類は、これまで紙媒体での保存が認められていました。しかし電子帳簿保存法の改正後は、原則として紙媒体で保存できません。

また、電子取引とは、以下のような電子データでの授受が対象です。

・EDI取引
・クラウドサービス
・電子メール
・オンライン決済

なお、令和4年度税制改正大綱で電子データ保存義務化に対応しきれていない事業者のために、2023年12月31日まで猶予期間が設けられています。ただし、猶予が認められるのは以下の条件を満たす場合のみに限られます。

・所轄税務署長がやむを得ない事情があると認めること
・税務職員の質問検査権に基づき、電子取引情報を書面により提示または提出することができること

５．EDI取引活用における受発注業務のメリット4つ

EDI取引を活用すると、受発注業務でさまざまなメリットがあります。この章では、具体的なメリットを4つ紹介します。

人的ミス・人件費の削減

EDI取引の受発注業務におけるメリットとして、伝票データをシステムに取り込む作業が自動化されるため、システム入力の手間を減らせることが挙げられます。

EDI取引の受発注業務では、印刷やFAXを扱う手間がかからず、郵送に時間を割く必要もなくなるため、人件費としてかかっていたコストを削減できます。

書類の発送・保管コストの削減

EDI取引では紙媒体の書類でかかっていた印刷やFAX、郵送などに必要な経費がカットできる点もメリットです。

また、これまで紙で書類を保管していた企業では、保管場所の確保が課題でした。しかし、EDI取引では電子データでやり取りするため、オフィスに保管場所が必要なくなります。オフィスの規模縮小によって、企業の経費削減につながります。

業務効率化

EDI取引では業務の効率化も期待できます。入金や突合作業などの受発注業務において手作業がなくなるためです。手作業にかかっていた時間が削減できれば担当者の負担が減り、他の重要業務にリソースを割けるでしょう。

内部統制のスムーズな遂行

内部統制の目的のうち「財務報告の信頼性」を担保するためには、データが実際の取引情報と同じものだと証明できることが大切です。

EDI取引であれば外部取引先とのデータが規則に基づいてやり取りされるため、取引情報の信頼性が担保されます。

６．電子帳簿保存法改正後のEDI取引で業務を効率化しよう

今回の記事ではEDI取引の概要やメリット、電子帳簿保存法改正での変更点について解説しました。今までメールなどで送られてきた書類を紙で保存していた企業も、2022年1月の電子帳簿保存法改正によって電子データでの保存に対応せねばなりません。

しかし、これを機にEDIシステムで電子取引を行うことで、手作業で書類の作成や送付が不要となります。これまで時間や労力がかかっていた作業が効率化する上に、費用削減にもつながるでしょう。

また、電子帳簿保存法対応に向けたペーパーレス化には「おまかせ はたラクサポート」・「コワークストレージ」や手書き書類をCSVに変換できる「AIよみと〜る」といったサービスをセット導入することがおすすめです。NTT東日本では、これらのクラウドサービスに関する使い方やサポート対応をセットにして提供しています。

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