ビジネスフォンとは、「主装置」と「多機能電話機」を接続して使う、オフィスや店舗などで利用される業務用電話システムのことです。業務を円滑に進めるための豊富な機能や仕組みがあります。その仕組みや機能について、詳しく知りたいという方も多いのではないでしょうか。

本記事では、ビジネスフォンについて基本的な内容をまとめて紹介します。

• 本記事において、「固定電話」とはNTT東日本の電話サービス「加入電話」「INSネット」「ひかり電話」などを指します。

ビジネスフォンとは？

ビジネスフォンとは、オフィスや店舗などで利用される業務用電話システムのことを指します。「主装置」と複数台の「多機能電話機」で構成されます。

主装置とは、外部からの電話を受ける外線を制御して電話の着信・振り分けを行う、あるいは多機能電話機同士の内線通話を実現するシステムです。ビジネスフォンでは同時に複数人での通話が可能で、主装置のタイプによって制御できる電話機の台数も変化します。

ビジネスに向いている点として、ひとつの電話番号を複数の電話機で受けられることや、保留転送機能など、家庭用電話機よりも便利な機能が多く搭載されている点などが挙げられます。

主装置とは何か

主装置とは、外線と内線を制御するための制御装置です。主装置と複数の多機能電話機をつなぐことで、1つの回線でも複数の多機能電話機で着信できるようになります。

通常、主装置内部にはユニットという装置が搭載されています。ユニットを設置することで、外線・内線だけでなくドアホンなど、さまざまな機能を利用できるようになります。ユニットの主な種類は、外線ユニット、内線ユニット、多機能ユニットなどです。以下の表で、それぞれの違いを見てみましょう。

家庭用電話機との違い

家庭用電話機では、基本的に1つの電話回線につき1つの電話番号しか設定できません。そのため、通話中に外線着信があった場合には、話し中になってしまいます。同時に複数の着信が来ることが想定されるビジネスにおいては、家庭用電話機の利用は難しいでしょう。

一方、ビジネスフォンには、1つの代表電話番号を複数の多機能電話機で同時に受発信できる「代表組」や、1つの回線で複数の電話番号を利用できる「ダイヤルイン」という機能があります。

また、機能にも大きな違いが見られます。ビジネスフォンでは内線通話、転送、音声録音など、業務で活用できる多様な機能が搭載されている点も特徴です。

PBXとビジネスフォンの主装置の違い

PBXは構内交換機と呼ばれ、ビジネスフォンの主装置と同じように外線と内線を制御する装置です。

PBXと主装置は似た扱いを受けることがありますが、厳密には違います。PBXは「Private Branch Exchange」の略称で、接続可能な電話機の台数や搭載される機能などに違いがあります。以下で、3つの違いを見てみましょう。

PBXは大規模利用が想定されている

ビジネスフォンでは利用台数が数十台～数百台程度なのに対して、PBXでは数千台ほどの接続が可能です。複数拠点をまとめて管理することが可能なため、コールセンターやカスタマーサポート窓口など複数の拠点をまたぐ際や、拠点が複数ある宿泊施設などで利用されることも多い傾向です。

PBXはシステムの安定性と耐久性が高い

PBXは大規模利用が想定されているため、システムの耐久性が高い点が特徴です。CPUを複数実装している場合が多く、ひとつのCPUが壊れても別のCPUで処理が可能なため、電話を使えなくなるリスクが低いといえます。CPUとは、周辺機器・アプリケーションからの指示を処理・制御する装置のことです。

また、停電時に利用できるバッテリーも増設が可能で、ビジネスフォンの主装置よりも長時間の稼働が可能です。

導入費用と運用費用が高い

PBXは、複数拠点での利用を想定した耐久性・安全性・機能性を考慮した高スペックの製品であるため、導入費用が高くなりがちです。ビジネスフォンの導入が数十～数百万円程度なのに対し、PBXはそれ以上の費用がかかるでしょう。

また、PBXをオンプレミス型（自社専用のサーバー環境）で設置する場合には、サーバーの導入やネットワーク機器などの購入に加え、ビジネスフォンよりも工事の費用が高くなり、メンテナンスなどの保守・運用の費用もかかることが一般的です。

ただし、近年のPBXには、パソコンとインターネットさえあればクラウド上で利用できるクラウドPBXもあります。クラウドPBXはネットワーク機器などの物理的な端末をほとんど購入する必要がなく、工事も不要、または最小限で済むケースが多いのが特徴です。

そのため、導入費用は構成や設置方法によって異なりますが、ゲートウェイ（GW）までの工事を含み端末をお客様自身で設置・設定する場合には数十万円程度と比較的リーズナブルで導入が可能です。また、運用費用は、IP電話機を30台程度までレンタル利用する場合には月に10万円程度で済むため、リモートワークの普及に伴いクラウド型PBXを新たに導入する企業が増えているといえます。

一方のビジネスフォンは、使い慣れた操作で留守番電話や転送などの機能をスムーズに利用できるため、快適なコミュニケーションをサポートします。また、複合機やドアホン等の連携など、多彩な機能を搭載したモデルもあり、オフィスの環境やニーズに応じて適切な機種を選ぶことが重要です。目的に合ったビジネスフォンを導入することで、業務の円滑な運用につながるでしょう。

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ビジネスフォンの使い方・機能

ビジネスフォンの一般的な機能や使い方について例を挙げて紹介します。

ひとつの回線でも同時通話ができる外線

ビジネスフォンを利用すれば、1つの代表番号で複数の外線通話を同時に行うことができます。一方、家庭用電話機では同じ番号で同時に2つの通話はできません。

ビジネスフォンでは回線のプランや主装置の種類によって同時に通話可能なチャネル数が決まっていて、どれを選ぶかによって同時通話数を増やすことが可能です。

社内での通話ができる内線

内線機能を利用することで、主装置につながっている電話機同士で無料通話が可能になります。従業員が多い場合はもちろん、主装置の機能や設定によっては離れた拠点同士でも内線通話が活用できるケースがあります。

ビジネスフォンの内線機能は基礎的なものから、多様なシチュエーションに対応できる応用的な機能まであります。不在時の内線着信を他の端末に自動転送する機能や、通話中の多機能電話機に対して呼び出しができる機能、複数人で会議のように同時で内線を行う機能などです。

担当者の不在時に利用できる保留・転送

さらに便利なビジネスフォンの機能

さらに便利な機能として、下記が挙げられます。

スマートフォンとの連携機能

ビジネスフォンの中にはNTT東日本の「SmartNetcommunity αZXⅡ typeS,M」のように、専用のアダプタを使用することで、スマートフォンでも代表電話番号による発着信が可能になる機能もあります。

迷惑電話ブロック機能

迷惑電話ブロック機能とは、特定の電話番号からの着信を拒否する機能のことです。何度もかけてくる営業電話を止めたい場合などに効果的です。

しかし、件数が多く手作業でブロック設定するには手間がかかってしまいます。そこで、迷惑電話番号のデータベースを活用すると、未知の迷惑電話番号もシャットアウトできて効率的といえます。

たとえば、NTT東日本の「SmartNetcommunity αZXⅡ typeS,M」では、約3万件の迷惑電話番号データベースを主装置に登録し、自動的にブロックが可能です。着信拒否機能の利用によって、悪質な営業・勧誘などの迷惑電話への対応や不要な広告FAXの受信がなくなります。警察からの提供データや独自収集データなどによって、データベースは日々更新され、危険な電話やFAXをブロックできる仕組みです。

不要な営業電話がかかってくると業務の手が止まり、集中力低下につながります。断っても何度もかけてくることもあり、迷惑に感じている人も少なくないはずです。また、会社に届く広告目的のFAXの受信にも印刷用紙やトナーが使用され、「もったいない」と悩んでいる人も多いでしょう。

そこで、上述したような着信拒否機能を利用できると、ムダが低減され、業務に集中できる環境が整うと期待できます。

国番号識別ブロック機能

ビジネスフォンによっては、国番号識別ブロック機能も提供されています。これは、特定の国番号を自動で識別し、着信拒否する機能のことです。

トビラシステムズの調査によると、近年、国際電話番号を利用した迷惑電話や特殊詐欺が急増しています。

特定の国からの迷惑電話や特殊詐欺の国際電話が多い場合、NTT東日本の「SmartNetcommunity αZXⅡ typeS,M」では、拒否したい国番号を設定すると、その国番号からの着信をすべて拒否できます。

なお、共通電話帳に登録されている電話番号は、着信拒否する国番号に含まれていても拒否されません。

参考：「TOBILA SYSTEMS｜国際電話番号を利用した特殊詐欺が急増、全体の3割超　トビラシステムズ、特殊詐欺に関する独自調査レポートを公開」（https://tobila.com/news/report/p1587/）

音声テキスト化機能

音声テキスト化機能は、録音した音声ファイルから文字起こしを行い、テキストデータとして保存できる機能です。

通話相手との「言った・言わない」のトラブルを防いだり、通話内容を振り返ることで電話応対品質向上や、新人研修などに役立てたりできるでしょう。

NTT東日本の「SmartNetcommunity αZXⅡ typeS,M」では、音声テキスト化アプリケーションをパソコンにインストールして利用します。ローカル環境以外にも、別途契約したクラウドストレージに保存した音声ファイルを使用して、テキスト化することも可能です。

テキストが表示されるWeb画面では、「発話品質スコア」「話速」「あいづち回数」などの項目を数値化できるため、オペレーターの対応品質診断にも活用できるでしょう。

その他の便利な機能

ビジネスフォンには他にも便利な機能が数多くあります。

着信・発信履歴の番号から発信できるリダイヤル発信、多機能電話機のボタンに特定の電話番号先を登録して発信できるワンタッチリダイヤル、音声による自動応答・案内とダイヤル操作で着信対応ができる機能（IVR）、オフィスの留守電を携帯電話で確認できるリモートコールバックなどがあります。

ここで紹介している機能以外については、以下の記事で詳しく紹介しています。合わせてぜひご覧ください。

関連記事：ビジネスフォンの便利な使い方や機能について25個を一挙ご紹介

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ビジネスフォンの選び方

数多くの種類が販売されているビジネスフォンの選び方について説明します。

利用台数や同時接続数を想定する

ビジネスフォンの導入前に、想定される多機能電話機の利用台数と、同時に外線に接続できる数（チャネル）がどのくらい必要かを想定しましょう。多機能電話機の利用台数は基本的にはデスクに常駐している従業員数と同じ台数を確保し、外線数は現状の着信数などを把握したうえで決めましょう。

電話サービスの回線の種類を選ぶ

電話サービスの回線には、アナログ回線、デジタル回線、光回線の大きく分けて3つがあります。

アナログ回線は1回線1チャネルしか使えませんが、停電時でも利用できる^※1メリットがあります。デジタル回線（ISDN回線）^※2は2チャネル使え、電話をしながらFAXの利用が可能です。

現在、主流となっているのは光回線です。光回線のオプションの電話サービスを契約することで電話を利用できます。光回線は1つの回線で複数チャネルの利用が可能です。

NTT東日本では「フレッツ光」のオプションサービスとして「ひかり電話」^※3を提供しています。NTT東日本の「ひかり電話オフィスタイプ」は最大8チャネル、「ひかり電話オフィスA（エース）」は最大300チャネル^※4利用できる光IP電話サービスです。 光回線では、アナログ回線とデジタル回線で必要となる、施設設置負担金（電話の新規架設工事費の一部に充てられる費用）が不要で、アナログ回線から光回線に変更しても、基本的には現在の多機能電話機や固定電話の電話番号をそのまま利用可能です^※5。

^※1 商用電源を使用しない多機能電話機などを利用している場合は、NTT東日本の交換局側の給電が維持されている限り利用可能です。

^※2 NTT東日本の「INSネット64」「INSネット64･ライト」「INSネット1500」（総合ディジタル通信サービス）は、2024年8月31日（土）をもってサービスの新規販売は終了、2028年12月31日（日）をもってサービス提供を終了いたします。「INSネット」のサービス終了についてはこちらをご覧ください。

^※3「ひかり電話」のご利用には、「フレッツ光」と「ひかり電話」のご契約が必要となります（各サービスの費用がかかります）。

^※4「ビジネスイーサ ワイド^＊」もしくは「Interconnected WAN」をご利用の場合。

※新規販売停止中

^※5 一部、現在ご利用中の電話番号をそのままご利用いただけない場合があります。また、現在ご利用中の電話番号をそのまま利用する場合、別途工事費がかかります。「ISDN対応電話機」、「G4FAX」など、ご利用いただけない多機能電話機があります（アダプタなどの追加によりご利用いただけるISDN対応電話機もございます）。

「ひかり電話オフィスタイプ」資料ダウンロードはこちら

「ひかり電話オフィスA（エース）」資料ダウンロードはこちら

必要な機能を選ぶ

内線・転送機能や、オフィス外での利用に便利な機能、音声自動応答・案内（IVR）などのさまざまな機能の中から必要な機能を取捨選択しましょう。また、迷惑電話ブロック機能、国番号識別ブロック機能、音声テキスト化機能も含めて検討することで、業務効率化の後押しになると期待できます。

業務に必要な基本機能はどのビジネスフォンも標準装備していることも多いです。予算と機能のバランス、業務での必要性、オプションで後々拡張可能かどうかなども含めて検討しましょう。

増設の可能性を考える

導入後に従業員数や拠点の増加により、必要となる回線数や同時通話が必要な端末数も増加するケースがあります。主装置を設置した後に増設を行うとなると、再度設置工事が必要となり、追加費用がかかるケースもあります。会社・事業の成長性をある程度想定して、増設の可能性を事前に検討しておきましょう。

購入・リースを選ぶ

ビジネスフォンの導入方法は新品の購入・中古品の購入・リースの主に3つの選択肢があります。

初期費用を抑えたい場合にはリースが便利ですが、トータルでの費用が高くなる場合もあります。また、リースでは最新機種を利用できますが途中解約ができないケースも多いです。

新品の購入は初期費用がかかるものの、最新機種を利用でき長期的に見た場合のトータルの費用はリースより安く、中古品の場合は機種が古くても、初期費用・トータルの費用はリーズナブルに収まりやすいでしょう。

ビジネスフォンの選び方について詳しくは、以下の記事もぜひご覧ください。

関連記事：ビジネスフォンの選び方を徹底解説！目的・機能・コストなどのポイントを紹介

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ビジネスフォンの配線方法

ビジネスフォンには主に2つの配線方法があります。同じ配線方法に対応したビジネスフォンの主装置や多機能電話機でないと、増設や故障の際に利用できない点に注意しましょう。

スター配線

各端末機と主装置を1本のケーブルでつなぐ方法で、多機能電話機やケーブルの一部に問題が起きても、他の多機能電話機はそのまま利用できる点や、問題のあるケーブルを発見しやすい点がメリットです。ケーブル数が増えたり一本のケーブルが長くなることで、配線が複雑になったりスペースを圧迫するなどのデメリットがあります。

LAN配線

IP電話で利用される方式で、電話回線ではなくパソコンでも利用されるLANケーブルを多機能電話機に接続します。電話回線のケーブルが必要なく、インターネット用のLANケーブルを併用できることや、電話回線のケーブルよりスッキリできる点がメリットです。

LAN配線で接続する多機能電話機は電源が不要でLANケーブルからの給電が可能ですが、そのための給電ハブ装置やアダプタが必要になる点や、IP電話回線とインターネット回線を別で利用する場合はケーブル数が多くなる点などがデメリットです。

配線方法については、別記事で詳しく紹介しています。合わせてぜひご覧ください。

関連記事：ビジネスフォンの配線方法は3種類！ 仕組みや注意点などをわかりやすく紹介

ビジネスフォンにかかってきた電話をスマートフォンで受けるには？

ビジネスフォンにかかってきた電話をスマートフォンで受けたいと考えている場合には、NTT東日本の「モバイル内線アダプタMB510」を利用することで実現します。

たとえば、NTT東日本の「SmartNetcommunity αZXⅡ typeS,M」とモバイル内線アダプタMB510を連携させると、お使いのスマートフォンを会社の内線電話機のように利用できます。

外出先や自宅からでも、会社の電話番号を利用して取引先との発着信に対応できたり、リモートワーク体制を推進できたりするなど、オフィスと変わらない電話業務の実現に貢献するでしょう。

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まとめ

本記事ではビジネスフォンとはそもそもどういうものなのか、仕組みや機能、導入のポイントや配線方法、またスマートフォンとの連携も可能な機能についても紹介しました。

NTT東日本のビジネスフォン「SmartNetcommunity αZXⅡ typeS,M」は、昨今のビジネス環境に対応できるよう開発された電話システムです。各種クラウドサービス連携で通話データを保存、文字起こし、リモートワーク対応、高機能の迷惑電話ブロックなどの特長で、業務効率化と柔軟な働き方に貢献します。「SmartNetcommunity αZXⅡ typeS,M」について、詳しくは以下の資料もぜひご一読ください。

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