【手軽に研修するならeラーニングシステムがおすすめ】搭載機能や導入までのステップ、おすすめのeラーニングシステムも！

• 2024.12.06 (金)
  Posted by NTT東日本

業務効率化を実現する手段として導入している企業も多いeラーニングは、今後も需要は増え続けると予想されています。
しかし、導入を検討しても、数あるeラーニングシステムからどれを選べば自社のニーズに合っているのかわからない企業も多いのではないでしょうか。

本記事では、eラーニングシステムの搭載機能から、導入までの具体的なステップをご紹介していきますので、ぜひ参考にしてください。
>> NTT東日本のeラーニングサービスを知る

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  eラーニングシステムとは、インターネットを使いどこでも利用できる学習形態のことをいいます。コロナ禍以降、テレワークの普及とリスキリングの必要性が高まり、時間や場所に制限されず、個々の学習ペースに合わせて利用できるeラーニングが注目を集めました。
  
  集合研修の課題であった以下の点を解決する効果もあり、企業はより効率的かつ効果的な研修と従業員のスキルアップを実現できます。
  
  　　・研修の準備や運営の手間
  　　・時間・場所・人員の確保が困難
  　　・学習進捗や習熟度の把握が難しい
  
  
  
  
  >>【eラーニングとは？】導入するメリットやポイント、留意点などを徹底解説

eラーニングシステムを活用する方法はさまざまですが、企業がよく用いる4つの方法を解説します。

• 　　・コンプライアンスなどの研修
• 　　・新入社員の早期戦力化
• 　　・集合研修と組み合わせて学習内容を定着させる
• 　　・ナレッジやノウハウの共有

企業が従業員向けに取り組むべき研修には、コンプライアンスやハラスメント、情報セキュリティや個人情報保護など多岐にわたります。

集合研修では、全従業員を一堂に集めることの困難さ、スケジュール調整の複雑さが、教育の効率を低下させていました。しかし、eラーニングシステムを導入することで、時間や場所に縛られることなく、従業員は自分のペースで学習を進められます。テレワークを主体とする働き方が普及する現代において、eラーニングは有効な研修手段です。

企業にとって、新入社員が一日でも早く戦力となってくれるのは、企業の成長に欠かせない要素です。

集合研修は、一度行った研修を再度受講することはできませんが、eラーニングは理解ができていない内容を自分のペースで繰り返し学べます。新入社員でも知識を効率的に吸収し、業務へ迅速に活かせるため、早期育成が可能になるのです。

集合研修とeラーニングを組み合わせることで、学習効果を大きく向上させることが可能です。たとえば、eラーニングを使用して基本的な知識を習得したあとに、実践を中心とした集合研修を行うことで、受講者の理解度もより深まります。

また、研修後にテストを行うことで学習内容が身についたかどうかを確かめられます。結果が思わしくない、もしくは未受講者にはフォローアップを行い、受講者個々の学習進度や理解度に合わせた対応も可能になるのです。受講者一人ひとりのニーズに合わせた教育を実現できるのは大きなメリットといえます。

eラーニングは、文章だけでは伝えにくい内容も、動画で視覚的に理解させることが可能です。視覚と聴覚を活用すれば、理解度がより高まり、受講者の記憶に残りやすくなります。

また、企業は自社で作成したオリジナルの教材をeラーニングシステムにアップロードできます。業務に関するノウハウや、企業ならではの取り組みを映像や文書にまとめて全従業員に共有すれば、必要な時に必要な情報をすぐに確認することが可能になり、業務の効率化へとつながるはずです。

eラーニングシステムを通じたノウハウやナレッジを共有することは、組織全体の知識レベルを高めるだけでなく、従業員が直面する課題へ迅速に対応する能力も向上させることもできるでしょう。

eラーニングシステムには、下記の機能が搭載されています。

• 　　・独自教材の作成機能
• 　　・研修プログラム作成機能
• 　　・受講機能
• 　　・ユーザー管理機能
• 　　・コミュニケーション支援機能
• 　　・受講・研修結果の管理機能

それぞれの機能について解説していきます。

教材およびテストの作成機能です。コンテンツの内容作成はもちろん、進捗度や修了判定も設定できるため、管理者にとって、教材の作成機能は重要な検討ポイントになります。

教材の作成方法には、Microsoft Word・PowerPointで作成した資料をアップロードして教材を作る方法と、システムが提供するベースの教材を用いて自社向けにカスタマイズする方法があり、eラーニングの導入を検討する場合には、自社に合わせたアレンジが可能かどうかは重要なポイントです。

また、動画や音声を利用した教材に対応しているかどうかも重要な検討点です。動画を用いた教材は理解を深めやすく、効果的な学習が期待できます。

テスト作成機能においては、どのような形式のテストが実施可能かを確認してください。選択式、記述式、小論文など、さまざまな回答形式に対応しているか、設問に動画を含めることが可能かどうかもチェックしましょう。

研修プログラムは、特定の学習テーマにもとづいて複数の講座を組み合わせたものです。研修プログラムの種類は、新入社員の教育研修、管理者研修などさまざまな種類があります。

研修プログラム作成機能では、プログラムに含まれる講座の選定、受講する順番の設定、修了もしくは未修了の判定などが可能です。また、受講者の属性を事前に設定しておくことで、誰がどの研修プログラムを受講すればよいのか、割り振りが簡単に行えます。

受講機能は、実際に研修を受講するための機能で、ログイン画面・講座選択画面・学習コンテンツ閲覧画面などから構成されており、受講者はインプットとアウトプット学習を行えます。

ログイン時の認証機能は、シングルサインオンに対応していると受講者にとって非常に便利です。また、学習コンテンツは受講期間中に何度も繰り返し利用でき、理解度の向上に役立ちます。一部のシステムではライブ講義(講習)の実施も可能で、グループディスカッションなどの対話型学習を行いたい時に便利です。

さらに、受講者が自分で講座を選択し学習計画を立てる機能もあります。受講者が個々に学習経路を設定し管理者が設定された計画を管理することで、効果的な学習結果の促進とモチベーション維持の効果が期待できるのです。

受講機能は、すべてのeラーニングシステムに備わっていますが、ユーザーインターフェースは製品によって異なります。操作性やマルチデバイス対応は、製品選定時の重要な比較ポイントです。また、外国人従業員がいる企業にとって、多言語対応は必須の機能になるので、対応言語の種類も確認するようにしてください。

ユーザー管理機能は、システムを利用する受講者、講師、システム管理者など、すべての人のアカウントを管理する機能です。ユーザーの役割に応じたアクセス制御を行い、教育プログラムの実施に必要なセキュリティと効率を確保します。

ユーザー管理機能では、社内の組織図に対応したグループ管理や、グループ企業に適応した会社組織の管理も可能です。ユーザー数が多い場合、一括で認証情報を登録できる機能や、社内のID管理システムとの連携する機能が付帯している製品もあるので、大規模な組織でもスムーズにユーザー管理を行えます。

とくに、従業員規模が大きい企業や組織構造が複雑な場合は、ユーザー管理機能の柔軟性と拡張性が重要です。ユーザー管理機能がしっかりしていることで、eラーニングシステムの運用効率が向上し、学習管理をスムーズに行えます。

コミュニケーション支援機能は、受講者、講師、管理者間の効果的な対話を可能にする重要なツールです。この機能を通じて、必要な連絡事項や質問疑問の受付、研修前に共有したい情報などを双方向に連絡でき、疑問や不明点の解消に役立ちます。

受講者は機能を利用してわかりにくい部分を質問し理解を深め、講師や管理者は学習進捗が遅れている受講者やテストの成績が低い受講者に対して、個別のフォローアップを行うことが可能です。

ライブ配信形式で行われる講座は、リアルタイムで多くの受講者が参加するため、グループディスカッションに利用すれば、ひとつのコミュニケーションの場として、学習過程をより有意義なものにできます。

受講・研修結果の管理機能は、学習の進捗と成果を管理するための重要なツールです。ダッシュボード形式であれば、講師は担当する講座ごとの成績を、システム管理者や受講者の上司は受講者単位の成績を確認できます。

また、この管理画面では、受講者グループの作成や受講者の登録も可能です。とくに受講者数が多い講座の場合、受講者側から学習希望を提出し、講師側で定員調整を行える機能は、需要と供給のバランスを取るうえで重要になります。

学習効果を高めるためには、フィードバックの提供だけでなく、双方向のコミュニケーションも必要といえます。管理画面で学習状況が芳しくない受講者を特定した場合、コミュニケーション機能を活用してメンタリングを行うことが可能です。個別のフォローアップは、受講者にとっても大きなサポートとなります。

eラーニングシステムを選ぶ際には、次のポイントを押さえるようにしましょう。

• 　　・受講可能な人数が適切か
• 　　・教材が自社のニーズに合うか
• 　　・セキュリティ対策
• 　　・利用のしやすさ
• 　　・導入コスト

システム選定前に、システムが対応できる受講者の数を確認するようにしてください。eラーニングシステムの中には、受講者数に上限が設けられており、人数が増えるほど利用コストが高くなる場合があります。

受講可能人数が少ないeラーニングシステムを選択し、後に受講者数が増えた際には、システム自体を変更する必要が生じるかもしれません。はじめから受講者の人数を把握してシステムを選定すれば、余計な手間と費用を掛ける必要がないといえます。

eラーニングシステムを選択する際には、教材コンテンツが自社の求めているニーズと一致しているかを確認してください。

たとえば、パートや正社員など、異なる階層の従業員や特定の職種に向けた特化した教育が必要な場合、対象者の範囲やレベルに応じた教材の豊富さが求められます。教材が階層別や職種別にパッケージ化されているシステムは、多様なニーズに効率的に対応が可能です。

また、eラーニングが受け放題のタイプのシステムは、従業員が自分の興味や必要に応じて幅広い教材から学べるため、自律的な学習を促進し、人材のスキル底上げにもつながります。

機密事項や企業独自のノウハウなどの重要な情報を扱う場合、セキュリティ対策はとても重要になります。とくに、自宅や外出先でスマートフォンやタブレットを使用する際には、情報セキュリティリスクが高まるため注意が必要です。

情報セキュリティ対策では、管理者側と受講者側の両方に焦点を当てましょう。管理者側は管理ページのパスワード設定や管理権限など、不正アクセスや情報漏洩のリスク管理、受講者側はIPアドレスを利用したログイン制限などに留意してシステム選定をするのが好ましいです。

eラーニングシステムの選定において、システムの扱いやすさも重要な要素です。システムが直感的に操作できないものだと、受講者の学習モチベーションを低下させ、学習効果の向上を妨げる原因となります。

また、受講者だけでなく、管理者や指導者にとっての扱いやすさも重要です。扱いにくいシステムでは、教材の更新や受講者管理がわかりづらくなり、運用の効率が低下する恐れがあります。

受講者だけでなく管理者の作業負荷を軽減し、全体的な学習体験を向上させるために、機能面やコスト面だけでなく、運用がしやすいかどうかも十分に考慮して選ぶようにしましょう。

たとえば、NTT東日本が提供しているひかりクラウド スマートスタディは、2週間の無料体験ができます。実際利用して、導入判断ができるので試してみてください。
※ひかりクラウド スマートスタディは、eラーニングプラットフォームのため学習コンテンツは含まれておりません。

eラーニングシステムの導入と運用に伴うコストは、月額や年額で支払う定額制の料金システムと、使用量に応じて料金が変動する従量課金制の2種類の料金体系があります。

固定制は、受講者数が増加しても料金が変わらないため、大規模な利用に適しています。一方、従量課金制は利用者数に応じて金額が変動するため、従業員数が少ない場合や、一時的なプロジェクトなど限定的な使用の際には、費用を抑えることが可能です。

導入を検討する際には、月額料金や1名あたりの料金を含め、想定される受講者数から全体の費用が予算内に収まるかどうかを慎重に検討しましょう。

eラーニングシステムを導入する前に、スムーズに運用していくための注意点がいくつかありますので解説していきます。

• 　　・集合研修も並行して行う
• 　　・定期的に教材の更新を行う
• 　　・システムを管理できる人材が必要
• 　　・受講者のモチベーション維持が大切

eラーニングは、多くのメリットを提供してくれますが、すべての学習ニーズを満たすわけではありません。とくに、実践的な演習や対面でのコミュニケーションが求められるものは、集合研修の方がより効果的です。そのため、eラーニングと並行して集合研修を行い、より理解度を深めるのがおすすめといえます。

たとえば、集合研修前にeラーニングを利用して基礎知識を身につけ、集合研修ではより実践的なスキルを学ぶという方法は、学習効果を高めるのに効果的な方法です。

社会情勢や法律の変更、業界のトレンドの変化などに伴い、教育すべき内容は絶えず変化します。そのため、eラーニングシステムに登録されている教材が、最新の情報を反映しているかを定期的に確認し、必要に応じて更新するようにしてください。

eラーニングシステムの強みのひとつは、教材の登録や修正を行えることです。変更が必要な場合はスムーズに変更できるよう、教材作成の基盤となる原稿やイラスト、データを日頃から整理し管理しておくようにしましょう。

学習コンテンツの提供から受講管理まで、研修に関わるほぼすべてを一括管理をしてくれるので、システムに頼りがちになってしまいますが、eラーニング研修の担当者を置き、学習内容や受講者の管理を行うことで、よりスムーズな運用を心掛けることが成功への近道です。

管理担当者は、トラブルシューティング能力や受講者とのコミュニケーション力だけでなく、教育内容や学習スケジュールなど多くの管理能力が必要となります。そのため、人事部や総務部など、社内の部署とコミュニケーションを取る能力がある部署から管理者を選出することも効果的です。また、トラブルが起こった際のエスカレーション先や対応方法など、事前に検討しておくと良いでしょう。

eラーニングシステムの管理者は、社内の学習効率を向上させるための重要な役割を担うため、慎重に選ぶようにしてください。

eラーニングのような自己主導型の学習では、受講者の積極性が学習の進行と効果に大きな影響を与えるため、管理者は受講者のやる気を引き出し持続させるための工夫が求められます。

システム選定時には、アンケート機能など受講管理に役立つ機能が充実しているものを選んでください。

また、管理者は受講者からの質問や意見に迅速に対応できれば、受講者とのコミュニケーションを促進し、モチベーション維持につながります。たとえば、メールやチャット機能を通じて受講者の疑問に答えたり、フィードバックを提供したりすることで、受講者は学習に対してより積極的に学習可能です。

eラーニングの導入は、以下のステップで進めていきます。

• 　　1．目標を定める
• 　　2．予算を設定する
• 　　3．必要な機能を精査する
• 　　4．既存コンテンツの有無を確認する
• 　　5．ユーザー制限やセキュリティ機能を確認する
• 　　6．試験導入の感想を利用者にヒアリングする

明確な目標設定は、適切なシステムの選択と効果的なプロセス設計のための基盤となります。具体的な目標は、企業理念の共有やコンプライアンスに対する意識向上、特定スキルの習得や業務の効率化など、企業によってさまざまです。

明確に設定された目標は、効果的なeラーニングの導入を実現するための指針となります。反対に、目標が不明確な場合、期待する教育効果は得られず無駄なコストがかかるため、目標設定はeラーニングシステム導入を成功に導く重要な一歩です。

eラーニングシステム選択の重要なステップとして、予算設定があります。料金はアカウント数やアクティブユーザー数、利用する機能によって変動するので、どの程度の費用が必要なのかを計算し予算を設定してください。

しかし、予算を決める際には、コストだけでなく、システムが設定した目標を達成できるかどうかも考慮しなければいけません。安価なプランに惹かれがちですが、必要な機能が不足していると目標達成が難しくなりますし、逆に不要な機能を含む高額なプランを選ぶと、無駄なコストがかかる恐れがあります。

目標達成とコスト効率のバランスを見極め、自社の目標に適合する機能をもつシステムを見つけるようにしてください。

NTT東日本が提供しているひかりクラウド スマートスタディは、1名あたり月額198円～という安価な料金を実現しています。この料金で、自社オリジナルのeラー人が実施できるので、費用で迷っている企業にはおすすめです。
※ひかりクラウド スマートスタディは、eラーニングプラットフォームのため学習コンテンツは含まれておりません。

自社のニーズに合った機能は何かを検討し、ニーズに応えられるシステムを選定するようにしましょう。検討すべき主要な機能は次のとおりです。

• 　　● 受講者管理機能
• 　　　受講者の研修進捗管理やテスト結果、通知機能やメール送信などを行う機能です。
  　　　受講者の進捗状況を把握し、必要なサポートを提供するために必要になります。
  
  
• 　　● 講座管理機能
• 　　　受講コースの作成と管理、スケジュール設定、テストやアンケート機能などです。
  　　　学習プログラムの効率的な管理と運営に役立ちます。
  
  
• 　　● コミュニティ管理機能
  　　　掲示板やチャット、問い合わせサポートやFAQなどです。
  　　　受講者同志や講師、管理者とのコミュニケーションを促進し、学習体験を豊かにします。
  
  

機能の内容を理解し、自社の具体的なニーズに最適なシステムを選ぶことが、eラーニング導入の成功へとつながります。教育効果を最大化し、コスト効率も高めるためにもニーズに合った機能を選択するようにしましょう。

研修に活かせる教材を自社でもち合わせていない、または教材作成に時間やコストが気になるのであれば、すでに豊富なコンテンツを提供するeラーニングシステムを選ぶことをおすすめします。急成長している企業や中小企業は、すぐに教育研修環境を整備できるので、とくに有効です。

既存の教材を提供するシステムは利便性が高いですが、自社のニーズに合わせてカスタマイズできるかどうかも重要なポイントになるので留意しましょう。

また、コンテンツが「汎用型」か「特化型」かを確認してください。汎用型はさまざまなニーズに対応していますが、特化型は特定の分野に焦点を当てた内容です。どちらが企業にとってよいのかを判断し導入してください。

ここまでのステップを踏んだら、最後にユーザー制限やセキュリティ機能について確認しましょう。受講する人数はどれくらいいるのかを、あらかじめ想定しシステムを選定すれば、必要なコストを明確に割り出せます。

さらに、受講者の個人情報や成績データなど、機密性の高い情報がシステムに記録されているため、データ漏洩を防ぐためにセキュリティ機能は不可欠です。

他にも管理ページへのアクセス制限やログイン制限機能の有無など、セキュリティ機能が充実しているシステムを選ぶことで、管理者も受講者も安全性を保ちながらeラーニングを活用できます。

eラーニングシステムを導入するにあたり、自社のニーズに合っているかも大事ですが、実際利用する従業員が使いやすく、学びやすいことが重要です。本格的な導入前に試験導入をして、利用者である従業員に使用感をヒアリングし、導入するかどうかの参考にしてください。

日常的に使用を続ける従業員の体感は非常に重要な判断基準です。また、管理者も使いやすいシステムかどうか判断しましょう。

この記事では、eラーニングシステムの機能から、導入までの具体的なステップについて解説してきました。

eラーニングシステムを企業に導入するうえで大事なことは、何を目的とするか、そしてどこをゴール地点にするかです。企業のニーズに合ったシステムを導入しなければ、成果を上げることはできません。

そこでおすすめなのがNTT東日本が提供する「ひかりクラウド スマートスタディ」です。低価格でお手軽に利用開始できるだけでなく、あらゆるシーンに対応する機能が備わっているので、研修のオンライン化に最適なeラーニングシステムになります。

2週間の無料体験もできますので、どのような使用感か確かめたうえで導入することもできます。eラーニングシステムの導入を迷われている企業は、ひかりクラウド スマートスタディをチェックしてください。
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