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【派遣元向け】派遣社員に業務用携帯電話を貸与するメリットや課題・注意点、ポイントを解説

これまで、業務に必要な備品は派遣社員を受け入れる企業(派遣先企業)が用意するのが一般的でした。しかし、携帯電話の普及により、昨今では社員を派遣する企業(派遣元企業)が社員に業務用携帯電話を貸与するケースもあります。

また、新型コロナウイルス感染症が契機となって、派遣社員が在宅で勤務する「在宅派遣」が拡大化しました。在宅派遣のニーズに応えるため、派遣社員に業務用携帯電話を貸与することを検討している派遣元企業の方もいらっしゃるのではないでしょうか。

業務用携帯電話の貸与について、「端末を管理するのが手間」「退社時に返品されず、困っている」「人的ミスなどによる情報漏えいなどセキュリティが心配」などと悩んでいる方も少なくないはずです。

本記事では、派遣元企業が派遣社員に業務用携帯電話を貸与するメリットや、課題・注意点、トラブル防止や業務効率化のポイントを紹介します。

派遣元企業が社員に業務用携帯電話を貸与するメリット

まずは派遣元企業が派遣社員に業務用携帯電話を貸与するメリットについて、2つの観点から紹介します。

在宅派遣のニーズに応えやすくなる

1つ目は、派遣元企業が社員に業務用携帯電話を貸与することで、在宅勤務を希望する派遣社員のニーズに応えやすくなることです。派遣元が貸与することで、派遣先企業から在宅派遣(派遣社員が在宅で業務を遂行すること)を依頼されたときにスムーズに業務に入りやすくなります。

前述の通り、従来は業務上必要となる備品は派遣先企業が用意するケースが一般的でしたが、コロナ禍を機に在宅派遣のニーズが顕在化した影響もあり、備品の貸与をサービス化する派遣元企業も出てきました。昨今では、派遣元企業が業務用の携帯電話やパソコンなどの機器を用意し、人材派遣サービスのオプションとして派遣先企業へ有償で貸し出すサービスも登場しているのです。

派遣社員の個人情報を守れる

派遣社員の個人情報を守れることも、業務用携帯電話を貸与するメリットの一つです。

派遣先企業から、緊急連絡先として派遣社員個人の電話番号を求められることもあるでしょう。しかし、厚生労働省の「派遣元事業主が講ずべき措置に関する指針」※1に基づくと、個人情報保護の観点から、本人の同意を得ずに社員個人の電話番号を教えることはできません。本人の同意を得られたとしても、不安や抵抗を感じる派遣社員も少なくないはずです。

業務用携帯電話があれば、派遣先企業に派遣社員個人の電話番号を教える必要がありません。派遣社員のプライベートが守られるため、派遣社員自身も安心して仕事に集中できるでしょう。

派遣社員に業務用携帯電話を貸与する際の課題や注意点

イメージ:派遣社員に業務用携帯電話を貸与する際の課題や注意点

次に、派遣社員に業務用携帯電話を貸与する際の課題や、注意するべきことについて解説します。

新しく端末を用意するための費用がかかる

法人向けに新しく業務用携帯電話を用意する場合、購入のためのコストがかかります。業務用携帯電話を新しく用意する方法としては、「新規購入」「中古購入」「レンタル」などがあります。購入の場合には、初期費用として本体や周辺機器の購入費用が必要です。

初期費用を抑えたい場合にはレンタルという選択もあります。しかし、途中解約時に違約金が必要となるケースや、レンタル期間が長期化し結果的に購入よりも費用が高くなるケースもあるでしょう。そのため、一概に「レンタルにすれば費用を抑えられる」とはいえません。

このように、購入方法によってメリット・デメリットが異なるため、自社の予算状況や人材の稼働状況に合わせ、適切な方法を選ぶことが大切といえるでしょう。

以下の表に、「新規購入」「中古購入」「レンタル」それぞれのメリット・デメリットをまとめました。検討時の参考にしていただければ幸いです。

メリット デメリット
新規購入
  • 中古品よりも寿命が長い
  • 企業の備品にできるため、長期で見るとレンタルに比べ割安になる
  • 故障時の保証をつけられることが多い
  • 初期費用が中古購入やレンタルよりも高額になりやすい
中古購入
  • 定価より安く購入できる
  • 企業の備品にできる
  • バッテリー劣化などにより、新品よりも寿命が短くなる可能性がある
  • 故障した際に修理費用が必要となる
レンタル
  • 購入に比べて、初期費用を抑えられる
  • 契約内容によっては、途中解約時に違約金が必要となるケースがある
  • レンタル期間が長期化し、結果的に購入よりも費用が高くなるケースがある

業務用携帯電話の稼働管理に手間がかかる

業務用携帯電話を購入した場合、その携帯電話は企業の備品となるため、使用者などを適切に管理しなければなりません。

レンタルの場合であっても、契約期間の終了時期を考慮しながら、手配・返却を行う必要があります。派遣社員の増減に合わせて、業務用携帯電話の契約状況を管理しなければならないため、現在どういった使用状況かをExcelやスプレッドシートなどで可視化する作業も必要でしょう。

そのため、派遣社員の稼働が増えるほど貸与する携帯電話の数が増え、稼働状況の管理に手間がかかってしまうという課題が生まれるのです。

退職後に返却されないと損失が発生する

派遣元企業にとって、貸与していた業務用携帯電話の未返却は最も避けたいことの一つでしょう。

派遣社員が退職する際に貸与していた業務用携帯電話が返却されないと、企業に以下のようなリスクをもたらします。

  • (購入していた場合)企業の固定資産が奪われてしまう
  • (レンタルの場合)期限内に返却しないと、未返却賠償金を支払わなければならない可能性がある
  • 元社員が貸与品を私的利用していたり転売したりしていた場合、刑事犯罪に該当する可能性があり、被害届の提出や刑事告訴などの手続きが発生する
  • 貸与したスマートフォンから機密情報が漏えいするなど、セキュリティ上のリスクを抱える

万が一、社員から貸与備品が返却されないときは、まず社員に連絡し、返却を求めましょう。応じてもらえない場合には相手への返還請求を行うなどの対応をする必要があります。最悪の場合、訴訟や刑事告訴に発展するリスクもゼロではありません。

また、紛失も大きなリスクです。紛失した業務用携帯電話から情報漏えいが起こるなどのリスクが考えられます。

上記のような事態を招かないためにも「返却についての規則を明示する」といった事前対策が必要です。次章で詳しく解説するため、貸与の体制を整える際にぜひ参考にしてください。

派遣社員に業務用携帯電話を貸与する際のポイント

イメージ:派遣社員に業務用携帯電話を貸与する際のポイント

派遣社員に業務用携帯電話を貸与する際には、どのような点に留意すべきなのでしょうか。トラブル防止や効率化の観点から、覚えておきたい3つのポイントを紹介します。

破損・紛失時の対応を決めておく

トラブル防止のため、業務用携帯電話を破損・紛失した際の対応について、あらかじめ取り決めを明確化し、周知しておきましょう。

例えば、業務用携帯電話について破損や紛失が起きた場合の連絡先や連絡フローを整理したり、弁償の責任の有無を明確にしたりする必要があります。

返却について規則を明示する

貸与備品の返却について、就業規則などで取り決めを明確化するのも一つの手段です。社員が退職する際には、速やかに貸与備品を返却する必要がある旨を記載し、貸与する際に説明をした上で、規則を遵守するよう求めましょう。「〇週間以内に郵送でオフィスまで届ける」などのように、返却期限や返却先の住所を明記しておけば、規則をさらに具体化できます。

また、貸与品の返却に関する誓約書を用意し、社員に署名・捺印してもらうといった方法もあります。

クラウド電話の利用を検討する

業務用携帯電話の貸与にかかる費用や手間を低減したい場合には、「クラウド電話」の利用を検討してみましょう。クラウド電話とは、クラウド上にPBX(構内交換機)を置くことで、インターネット回線を利用して通話できるシステムのことをさします。

専用アプリケーションを導入すれば、個人が所有しているスマートフォンやパソコンから、会社が用意した電話番号で発着信できます。いわゆる「BYOD(Bring Your Own Device)」※2が可能になるのです。クラウド電話を利用し、派遣社員の私用スマートフォンでも会社の電話番号で外線・内線が発着信できるようになれば、業務用携帯電話を用意するコストを低減できるでしょう。

クラウド電話を導入するメリットの例は以下の通りです。

  • 貸与用の業務用携帯電話を用意する費用を抑えられる
  • 業務用携帯電話の使用状況を確認する手間が軽減される
  • 業務用携帯電話が返却されないというリスクを抑えられる
  • 派遣先に社員の個人電話番号を教える必要がなくなり、個人情報保護につながる
  • 派遣先企業(クライアント)から外線で問い合わせが来た場合に、担当の社員へ外線を転送できるため、折り返す必要がなく対応がスムーズになる

クラウド電話を利用することによって、社員の私用スマートフォンやパソコンなどの端末から派遣先企業の代表番号などでの発着信が可能になるため、派遣元企業が新しく業務用携帯電話を契約する必要がなくなります。クラウド電話について詳しくは以下の記事でも解説しているため、ぜひ参考にしてください。

関連リンク
クラウド電話の利点は?選び方や導入時の注意点も解説!

  • ※2
    BYOD(Bring Your Own Device):個人が私物として所有するパソコンやスマートフォンを業務に使う利用形態のこと。

クラウド電話なら「ひかりクラウド電話」がおすすめ

クラウド電話サービスを選ぶ際には、サービス内容や機能、サポートがともに充実した「ひかりクラウド電話」がおすすめです。

「ひかりクラウド電話」は、「ダイレクト for Webex Calling」、「Webex Calling」、「Microsoft Teams」、「ダイレクト for ひかりクラウドPBX」、「MiiTel」、「RING x LINK」などのアプリケーションと連携し、スマートフォンやパソコンで固定電話番号による発着信が可能となるサービスです。

アプリケーションは、個人が所有している端末でも使用できます。個人のスマートフォンからでも会社が用意した電話番号で発着信ができるため、派遣先企業に個人の電話番号を教える必要がなくなり、個人情報保護につながります。また、会社の電話番号で発生した通話料は、個人が負担する心配がない点も特長の1つです。

「ひかりクラウド電話」について、以下のページからぜひ詳細をご確認ください。

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まとめ

コロナ禍をきっかけとして在宅派遣の需要が高まり、派遣社員に業務用携帯電話を貸与するべきか否か悩んでいた担当者の方も多かったでしょう。

派遣社員に業務用携帯電話を貸与すると、在宅派遣のニーズに応えやすくなったり、社員の個人情報を守れたりするメリットがあります。しかし、新たに費用が必要となるほか、返却されないリスクがある点に注意しなければなりません。

業務用携帯電話を貸与する場合には、メリットと注意点の両方を把握しておき、社内で検討する必要があります。派遣先企業との良好な関係性を維持するためにも、電話貸与については紛失リスクへの対処なども含め、慎重に対応しましょう。

業務用携帯電話を貸与するコストを少しでも抑えたい、かつ安全面も考慮したいといった場合にはクラウド電話の利用がおすすめです。NTT東日本が提供する「ひかりクラウド電話」には、6つのプランがあります。それぞれ機能や料金が異なるため、自社のニーズや目的に合ったプランを選びましょう。

「ひかりクラウド電話」
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  • 「Webex by Cisco」、および「Webex」は、Cisco Systems,Inc.またはその関連会社の米国およびその他の一定の国における商標登録または商標です。「Webex Calling」はCisco Systems, Inc.が提供するサービスの名称です。
  • 「Microsoft Teams」、「Office365」、「Microsoft365」は、米国Microsoft Corporation の米国およびその他の国における登録商標、または商標です。「Microsoft 365」は、Microsoft Corporationが提供するサービスの名称です。
  • 「ひかりクラウドPBX」は、東日本電信電話株式会社またはその関連会社その他の一定の国における商標登録または商標です。また、「ひかりクラウドPBX」は、東日本電信電話株式会社が提供するサービスの名称です。
  • 「MiiTel」は、株式会社RevCommまたはその関連会社その他の一定の国における商標登録または商標です。「MiiTel」は、株式会社RevCommが提供するサービスの名称です。
  • 「RING x LINK」は、NTTテクノクロス株式会社またはその関連会社その他の一定の国における商標登録または商標です。「RING x LINK」は、NTTテクノクロス株式会社が提供するサービスの名称です。
  • 「Webex Calling」、「Microsoft Teams」、「MiiTel」または「RING x LINK 」は、名称が変更される場合があります。最新情報は、各サービス事業者のホームページをご確認ください。
  • 「ひかりクラウドPBX」は、名称が変更される場合があります。最新情報は、東日本電信電話株式会社のホームページをご確認ください。

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