監修 ビジネスフォン 開発・販売チーム（NTT東日本）

編集 NTT東日本編集部

「事務所の電話選びに迷っている」「コストを抑えつつも機能が充実した電話機が欲しい」といった悩みを持つ方は少なくないでしょう。

事務所で使う電話機には、ビジネスフォンを含むさまざまなタイプがあります。それぞれに特徴があるため、事業内容や利用シーンに合わせて選ぶことが大切です。

本記事では、事務所での利用に適した3種類の電話機の特徴と、選ぶ際に確認しておきたいポイントについて詳しく解説します。

• 本記事において、「固定電話」とはNTT東日本の電話サービス「加入電話」「INSネット」「ひかり電話」などを指します。

1.事務所での利用に適した3種類の電話機

事務所で利用される電話機は、大きく以下の3種類に分けられます。

• 家庭用電話機
• ビジネスフォン
• クラウドPBX

それぞれの特徴を把握しておくことで、自社の規模や働き方に合った電話機を選びやすくなります。

家庭用電話機

マンションの一室をオフィスとして使用し、少数のスタッフで運営するような場合や、電話の利用頻度が高くない状況では、家庭用電話機で対応できるケースがあります。また、外部からの着信が少ない場合や、スマートフォンを主に使用している場合も同様です。

しかし、家庭用電話機では、1台につき1つの電話番号しか利用できません。子機による共有は可能ですが、複数の通話を同時に行うことはできません。そのため、通話中に別の着信があった場合は話し中となります。

その場合は、ビジネスフォンをはじめとした法人利用に適した電話サービスの導入を検討するとよいでしょう。

ビジネスフォン

事務所で複数人が電話対応を行う場合は、ビジネスフォンが選択肢の一つとして検討されることが多いです。ビジネスフォンは、主装置と複数の電話機を接続して使用する業務用の電話システムです。主装置に複数回線（チャネル）を収容することで、1つの番号で複数の通話を同時に行えます。

ビジネスフォンの主な機能は、以下のとおりです。

• 留守番電話機能
• 複数の外線を同時に着信する機能
• 着信の鳴り分け機能
• 内線番号への転送
• 自動応答（音声ガイダンス）システム
• 通話内容の録音
• 外部からの留守番電話確認

電話対応が日常的に発生する事務所では、ビジネスフォンが有力な選択肢の一つとなります。事務所での利用人数や頻度、必要とされる機能に応じて、自社に適したビジネスフォンを選択することが重要です。

家庭用電話機との違い

家庭用電話機は、1台につき1つの電話番号が基本です。複数の電話機を使用したい場合は、それぞれに対応する回線が必要となります。

一方で、ビジネスフォンは1つの回線を複数の電話機で共有できるため、事務所内で効率的な電話対応が可能になります。

ビジネスフォンには主装置が必要

ビジネスフォンのシステムにおいて、主装置は重要な役割を果たします。主装置に複数回線（チャネル）を収容することで、複数の電話機を同時に使用することが可能です。

また、主装置の内部には、さまざまな機能を持つ「ユニット」という基盤が組み込まれています。これには外線用ユニットや内線用ユニットなどがあり、オフィスのニーズに応じて組み合わせることが可能です。

そのため、導入する際は利用人数や必要な機能に応じて、適切なユニットの種類と数を選ぶ必要があります。将来的な増員や機能追加を見据えて、検討することが大切です。

クラウドPBX

主装置を事務所に設置せずに電話環境を構築したい場合は、クラウドPBXが選択肢となります。クラウドPBXは、電話システムの中枢であるPBX（Private Branch eXchange=構内電話交換機の略称）をクラウド上に設け、インターネットを介して電話機能を制御するシステムです。

従来型のビジネスフォンでは主装置を事務所に設置し配線工事を行う必要があり、高額な設備投資や設置工事が必須でした。しかし、クラウドPBXの場合、物理的な主装置を設置する必要がないため、初期費用や設置工事などのコスト低減が期待できます。また、インターネット接続環境があれば比較的短期間で利用を開始できるため、拠点の追加や人員の増減にも柔軟に対応しやすいのが特徴です。

NTT東日本のクラウド型サービス「ひかりクラウド電話」

クラウドPBXの一例として、NTT東日本の「ひかりクラウド電話」があります。

「ひかりクラウド電話」は、インターネット回線を活用し、事務所の固定電話の番号での発着信を可能にするクラウド型の電話サービスです。ビジネスフォンのように、主装置やオフィス電話を事務所に設置する必要がなく、電話環境をクラウド上で一元管理できるため、拠点の新設や縮小、人員の増減が生じた場合でも設定を変更しやすい特徴があります。

また、スマートフォンやパソコンに専用アプリケーションを入れることで、内線端末として利用できます。これにより、テレワーク中の従業員や外出の多い担当者でも、事務所にいるのと近い感覚で電話対応が可能です。

対応するアプリケーションには、「Webex Calling」「Microsoft Teams」「ひかりクラウドPBX」「MiiTel」「RING x LINK」などがあります。「ひかりクラウド電話」は、事務所の規模や働き方に応じて、従来のビジネスフォンとは異なる形式で電話環境を整えたい場合の選択肢として、検討しやすいサービスといえるでしょう。

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2.事務所の電話機を選ぶ際の8つのチェックポイント

事務所での利用に適した電話機（サービス）として、本記事では「家庭用電話機」「ビジネスフォン」「クラウドPBX」の3種類を紹介しました。それぞれに特徴があり、事務所の規模や電話の利用頻度、働き方によって適した選択肢は異なります。

事務所の電話サービスを選ぶ際は、まず利用人数や通話の頻度、必要な機能などを整理したうえで、自社の運用に合った方式を選ぶことが重要です。 その中でもビジネスフォンを検討する際に確認しておきたいポイントとして、8つのチェックポイントを次にご紹介します。

• 電話機の種類
• 利用する台数と同時通話数
• 同時通話の数（外線数）
• 電話回線の種類
• 必要な機能
• 優先するポイント
• 導入費用とランニングコスト
• 導入後の増員の有無

これらのチェックポイントを踏まえて検討することで、事務所に適した電話環境を整理しやすくなります。自社に合ったビジネスフォンを選びたい方は、以下の資料（無料）もご活用ください。

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ビジネスフォンで使用する電話機の種類

ビジネスフォンには主装置に接続して使用する電話機にもいくつか種類があり、提供する企業や機種によって、搭載されている機能も異なります。

• 卓上型の多機能電話機
• コードレス電話機
• 防水機能付き電話機

さらに、ビジネスフォンの主装置に、機能を拡張するための専用ユニットを追加することで、スマートフォンやパソコンを内線電話のように利用できる構成もあります。 例えば、「Microsoft Teams」などのツールと連携^※1させることで、事務所に設置したビジネスフォンと同じ固定電話番号を使い、スマートフォンやパソコンから発着信が可能になります。

スマートフォンを事務所の内線システムと連携させれば、外出先からでも会社の固定電話の番号での発着信が可能です。そのため、事務所では操作がしやすく多機能な卓上型を、外出時にはスマートフォン連携機能を活用するなど、働き方に応じて使い分けることをおすすめします。

1. ご利用の機種によって対応が異なりますのでよくご確認ください。NTT東日本の「SmartNetcommunity αZXⅡ typeS,M」の場合、インターネット接続環境とユニットオプション（SBCユニット）が必要になります。

利用する台数と同時通話数

事務所で必要な電話機の台数を決めるときは、オフィスに常駐するスタッフの数を基準に考えます。さらに、会議室や受付などで必要な追加の台数も考慮に入れます。会議室や受付の使用は時間帯によって変わるため、最も忙しいときを想定して台数を決めるとよいでしょう。

また、外出が多い営業スタッフなどは常時事務所にいるわけではないため、スマートフォンを使うことで、事務所に置く電話機の台数を減らせるかもしれません。ビジネスフォンの種類によっては、主装置に専用のユニット^※2を取り付けることでスマートフォンを内線化できるタイプもあるため、物理的な電話機の台数を減らす運用も可能です。

2. ご利用の機種によって対応が異なりますのでよくご確認ください。NTT東日本の「SmartNetcommunity αZXⅡ typeS,M」の場合、インターネット接続環境とユニットオプション（SBCユニット）が必要になります。

同時通話の数（外線数）

ビジネスフォンは収容する外線数（チャネル）により、1つの電話番号で同時に行える通話数が決まります。

一般的には、従業員数の3分の1程度が適切な外線数とされています。例えば、30人の場合、外線数として10チャネル程度が目安です。主装置を選ぶ際には、将来的に必要となる外線数をサポートできるかどうかを確認することが重要です。

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電話回線の種類

電話回線には3つの種類があります。

• アナログ回線（「加入電話」など）
• デジタル回線（「INSネット」など）
• 光回線（「ひかり電話」など）

NTT東日本の加入電話は、アナログ回線に該当します。アナログ回線は原則電話機ごとに回線契約が必要となり、通話品質が安定しているのが特徴です。デジタル回線（ISDN回線^※3）は、1本で2回線の利用ができます。

光回線は光ファイバーを利用した通信回線のことです。1契約で複数チャネルを利用でき、現代の電話回線における主流となっています。

3. 「INSネット64」「INSネット64・ライト」「INSネット1500」（総合ディジタル通信サービス）は、2024年8月31日（土）をもってサービスの新規販売は終了、2028年12月31日（日）をもってサービス提供を終了いたします。詳細はこちらをご確認ください。

必要な機能

ビジネスフォンは電話業務の大きな効率化が期待できる電話システムです。選定時には、内線通話や転送、通話録音、自動応答など、事務所の電話機に必要な機能を明確にし、それを備えた機種を選択することが重要です。

価格は搭載される機能、回線数、台数によって異なります。必要な機能を慎重に選定し、予算内のモデルを見つけることが肝心です。

優先するポイント

電話機選びでは、優先する機能や条件を明確にし、重要度に応じて順位づけを行いましょう。例えば、内線転送や着信の鳴り分け、複合機やドアホン（インターホン）連携などの機能が必要な場合、オフィス内に主装置を設置する多機能型ビジネスフォンが検討されることがあります。

一方、固定電話機を設置せず、スマートフォンやパソコンのみで運用したい場合や、利用人数の増減が想定される場合には、クラウドPBXが有力な選択肢となります。

さらに、外出先から会社の固定電話番号を使って発着信したい場合や、災害時でも拠点に依存せず通話環境を維持したいといったニーズにもクラウドPBXは対応しています。 上記のようなケースでは、NTT東日本の「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」が選択肢としておすすめです。

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導入費用とランニングコスト

事務所の電話機を導入する際は、初期費用とランニングコストの合計金額が予算内に収まるように計画を立てましょう。ビジネスフォンの場合は主に以下の2つの導入方法があり、費用が大きく異なります。

• 一括購入
• リース

新品や中古品を一括購入する場合は初期費用が必要ですが、長期的には費用を抑えやすい傾向があります。一方、リースであれば月々の利用料金で利用でき、導入時の初期費用は設置工事費程度ですが、長期的に見ると割高になる場合があります。

なお、「ひかりクラウド電話」のようなクラウドPBXサービスでは、主装置や電話機の設置に伴う大規模な工事が不要となるため、導入時の初期費用を抑えやすい特徴があります。

例えば、「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」では、Web会議アプリケーションの「Webex」をパソコンやスマートフォンにダウンロードすることで利用可能となり、専用機器を用意する手間が軽減されます。電話機能に加えて、チャットやWeb会議といったコミュニケーション手段を集約できるため、業務効率の向上につながるのもメリットです。

さらに、私用端末を業務に活用するBYOD^※4を検討できる環境であれば、端末の新規導入にかかるコストも抑えやすく、全体的な負担軽減になるでしょう。

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4. BYOD：従業員が自分で所有しているスマートフォンやパソコンなどの端末を、企業が許可して業務で利用すること

導入後の増員の有無

電話機を選ぶ際は、将来の従業員数や拠点数の増減を見据える必要があります。拡張性のない電話システムを導入すると、事業規模が大きくなった際に全面的な買い替えが必要になる可能性があります。初期費用が抑えられても、中長期的にはコストが増えるリスクがあるため注意が必要です。

リスクに対応するためにも、主装置を伴うビジネスフォンでは、対応可能な外線数や端末数の上限などを事前に確認しておきましょう。

なお、人員や拠点の増減が想定される場合には、NTT東日本の「ひかりクラウド電話」のようなクラウド型電話サービスを選択肢として検討しておくと安心です。「ひかりクラウド電話」は、パソコンやスマートフォンへ専用アプリケーションを導入することで運用可能なため、端末追加や設定変更の際も柔軟な対応が期待できます。

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3.事務所利用を前提に拡張機能が充実したビジネスフォンを選ぶなら「SmartNetcommunity αZXⅡ typeS,M,L」がおすすめ

ここまで、事務所の電話機を選ぶ際のポイントとして、従来型のビジネスフォンを軸に、クラウド型電話サービスも含めた考え方を解説してきました。

そのなかで、事務所内に主装置を設置する従来の構成を重視したい場合や、通話の安定性を優先したい場合には、必要に応じて機能を追加しやすいビジネスフォンがおすすめの選択肢といえます。

NTT東日本の「SmartNetcommunity αZXⅡ typeS,M,L」は、事務所利用を前提とした基本的な電話機能に加え、主装置へ専用ユニットを組み合わせることでスマートフォンとの連携にも対応できるビジネスフォンです。外出中や在宅勤務時でも、事務所宛ての着信をスマートフォンで受けられるほか、会社の固定電話の番号を使った発信も行えます。

さらに、Microsoft Teamsなどのビジネスツールと連携できる機能も備えており、日常業務の効率化も期待できます。電話業務を支える機能やサポートサービスも幅広く用意されているため、事務所の運用体制に合わせて柔軟に活用できるでしょう。

主な機能は、以下のとおりです。

「SmartNetcommunity αZXⅡ」のプランには「type S」「type M」「type L」の3種類があります。中小規模の事業所では「type S」や「type M」、より多くの内線や拠点利用を想定する場合には「type L」がおすすめです。

加えて、故障時にはNTT東日本の専門技術者が修理や代替機の手配にも対応するため、業務が中断するリスクも抑えやすく、安心して利用できるでしょう^※9。

事務所利用に適した拡張性のある多機能ビジネスフォン「SmartNetcommunity αZXⅡ typeS,M」の詳細を見る

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5. ご利用の機種によって対応が異なりますのでよくご確認ください。NTT東日本の「SmartNetcommunity αZXⅡ typeS,M」の場合、インターネット接続環境とユニットオプション（SBCユニット）が必要になります。

6. 「迷惑電話番号データベース」は、トビラシステムズ株式会社によるサービス提供機能です。

7. サポートサーバー連携機能のご利用には、別途「フレッツ 光クロス」または「フレッツ 光ネクスト」およびサポートサーバー連携機能の利用に対する同意が必要です。本機能は、当社の営業地域のみ利用可能です。

8. データ復元に関しては、現地派遣対応が必要となり、別途費用が発生する場合がございます。

9. 別途、保守契約が必要となります。

4.事務所の電話機に関するよくある質問

ここでは、事務所の電話機に関するよくある質問について回答します。

オフィス電話とは何ですか？

オフィス電話とは、事務所や企業などでの利用を想定した業務用電話機のことです。「ビジネスフォン」とも呼ばれます。

家庭用の電話機と異なり、主装置に複数台の電話機を接続して使う仕組みになっており、担当者同士での内線通話や外線との切り替え、通話の保留・転送といった機能を備えています。事務所で複数の従業員が電話対応を行う環境では、家庭用電話機よりもビジネスフォンが適しているでしょう。

業務用電話機とは何ですか？

業務用電話機とは、事務所や店舗などでの利用を前提とした電話機、または電話システムを指します。一般的にはビジネスフォンを意味することが多く、主装置と複数の電話機を連携させることで、内線通話や外線の転送、同時着信といった業務向けの機能を利用できる点が特徴です。

「オフィス電話」「業務用電話機」「ビジネスフォン」という言葉は、使われる文脈によって表現が異なる場合がありますが、いずれも企業や事業所での業務利用を目的とした電話設備を指す言葉として用いられます。名称の違いにとらわれる必要はなく、実際の利用シーンや必要な機能を踏まえて検討することが大切といえるでしょう。

事務所におすすめの電話機の種類は何ですか？

事務所で複数人が電話対応を行う場合は、主装置と複数の電話機を接続して使うビジネスフォンが選ばれています。これは、内線通話や同時通話、転送など、組織での電話対応に役立つ機能が充実しているためです。

一方で、テレワークや外出の機会が多い働き方を想定する場合は、クラウド型の電話サービスも選択肢となります。クラウド型サービスであれば、パソコンやスマートフォンに専用アプリケーションを入れて利用でき、場所を問わずオフィスの固定電話の番号で発着信が可能となるため、オフィス外での電話対応が行いやすくなります。

5.まとめ

事務所の電話機を選ぶ際は、現在の利用状況だけでなく、将来の働き方や事業規模の変化まで見据えて検討することが重要です。

少人数で利用頻度が低い場合は家庭用電話機でも対応できますが、複数人での同時通話や内線、転送などが必要な事務所では、ビジネスフォンの導入がおすすめです。主装置を設置することで、安定した通話環境と拡張性を確保できます。

また、テレワークや拠点の増減など柔軟な働き方を重視する場合には、クラウド型の電話サービスも選択肢となります。しかし、事務所内の通話品質や機能の拡張を重視する場合には、従来型のビジネスフォンが有効です。

なかでも、NTT東日本の「SmartNetcommunity αZXⅡ typeS,M」および「type L」は、事務所利用を前提とした基本機能に加え、専用ユニットによるスマートフォン連携や拡張機能を備えています。安定性と柔軟性を両立した電話環境を構築したい場合は、自社の規模や運用方針に合わせて検討してみてください。

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• 「Webex by Cisco」、および「Webex」は、Cisco Systems,Inc.またはその関連会社の米国およびその他の一定の国における商標登録または商標です。「Webex Calling」はCisco Systems, Inc.が提供するサービスの名称です。

• 「Microsoft Teams」、「Office365」、「Microsoft365」は、米国Microsoft Corporation の米国およびその他の国における登録商標、または商標です。「Microsoft 365」は、Microsoft Corporationが提供するサービスの名称です。

• 「ひかりクラウドPBX」は、NTT東日本株式会社またはその関連会社その他の一定の国における商標登録または商標です。また、「ひかりクラウドPBX」は、NTT東日本株式会社が提供するサービスの名称です。

• 「MiiTel」は、株式会社RevCommまたはその関連会社その他の一定の国における商標登録または商標です。「MiiTel」は、株式会社RevCommが提供するサービスの名称です。

• 「RING x LINK」は、NTTテクノクロス株式会社またはその関連会社その他の一定の国における商標登録または商標です。「RING x LINK」は、NTTテクノクロス株式会社が提供するサービスの名称です。

• 「Webex Calling」、「Microsoft Teams」、「MiiTel」または「RING x LINK」は、名称が変更される場合があります。最新情報は、各サービス事業者のホームページをご確認ください。

• 「ひかりクラウドPBX」は、名称が変更される場合があります。最新情報は、NTT東日本株式会社のホームページをご確認ください。

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