業務用スマホを導入しないリスクとは？スマホの業務利用におすすめのサービスを紹介

業務用スマホとは

業務用スマートフォンとは、企業が従業員に対して業務用に支給するスマートフォンのことを指します。テレワークの普及などを背景に、その重要性がますます高まっています。この章では、その役割についてみてみましょう。

「業務用スマホのみ利用可」とする企業の割合は増加傾向

総務省が発表した「令和6年通信利用動向調査」によると、日本の世帯におけるスマートフォンの保有率は約9割に達しています。今やスマートフォンは日常生活に欠かせないツールとなっており、個人だけでなく企業の業務においても活用が進んでいます。

令和3年をピークにテレワーク導入状況は若干減少していますが、現在も企業の約半数がテレワークを導入・推進しています。その目的としては、「ワーク・ライフ・バランスの向上」や「業務の効率性（生産性）の向上」が挙げられます。

ただし、テレワーク環境では会社の固定電話が使えないケースも多く、業務連絡において従業員の私用スマートフォンを活用せざるを得ない企業も少なくありません。

一方で、「個人情報が外部に漏えいするのではないか」と不安を抱く声も多く、全世代の約9割がそうした懸念を感じていることが明らかになっています。

参考：令和６年通信利用動向調査の結果｜総務省

総務省の「平成29年通信利用動向調査報告書（企業編）」によれば、情報セキュリティポリシーを策定している企業のうち、約半数近くが「会社支給のスマートフォンのみ業務利用を許可する」と回答し、近年その傾向が増加しています。情報セキュリティ対策を強化する企業ほど、私物スマートフォンの使用を制限する傾向が強まっているといえるでしょう。

参考：平成２９年 通信利用動向調査報告書 （企業編）P.58｜総務省

業務用スマホを導入しない場合に想定されるリスク

現在、「業務用スマートフォンの支給」を推進する企業も増えています。その背景には、情報漏えいやウイルス感染といった情報セキュリティリスクの懸念があると考えられるでしょう。企業が業務用スマートフォンを支給する理由は、単に業務効率化のためだけではなく、重大なセキュリティリスクを回避するための対策でもあります。

情報漏えいのリスク

従業員が私物のスマートフォンを業務に使用している場合、情報漏えいのリスクが高まります。従業員が閲覧しているWebサイトや利用しているアプリなどについて、企業が把握・制御することは非常に難しいのが現実だからです。

また業務に関する機密情報を、個人のクラウドストレージに保存してしまうリスクもあります。情報の保管場所が会社の管理下から外れることで、意図せず外部に流出する恐れが高まります。

マルウェア感染のリスク

私物のスマートフォンを業務に使う場合、ウイルス対策は各従業員の判断に委ねられます。全員が十分な情報セキュリティ対策を施しているとは限らず、結果としてマルウェア（悪意のあるソフトウェア）に感染する可能性も否定できません。

感染に気づかずそのまま社内ネットワークに接続してしまった場合、企業全体の情報システムに深刻な被害を与えるおそれもあります。

端末の紛失や盗難のリスク

私物のスマートフォンを業務に使用している場合、端末や紛失のリスクも生じます。万が一、端末が紛失または盗難に遭った場合、管理対象外の端末は企業側がリモートでロックやデータ消去などを行う手段がありません。

さらに、悪意ある第三者が端末を操作し、顧客情報や社内の重要データにアクセスする事態も起こるかもしれません。一方で会社支給の業務用スマートフォンであれば、紛失時の即時対応も可能です。

業務用スマホを導入するメリット

業務用スマートフォンを利用する場合のさまざまなメリットについて、見てみましょう。

情報セキュリティリスクへの対策ができ、コンプライアンス強化につながる

私物のスマートフォンを業務に利用していると、「情報漏えい」「マルウェア感染」「紛失・盗難」などの情報セキュリティリスクが発生します。

会社が業務用のスマートフォンを支給すれば、端末の初期設定やアプリインストールを含め、情報セキュリティ対策を企業側で一元管理できます。たとえば、ウイルス対策アプリを事前にインストールした状態で従業員に貸与すれば、対策レベルを全社的に均一化することが可能になります。

企業が一貫して情報セキュリティ管理を行える体制を構築することで、結果的にコンプライアンス強化にもつながります。

テレワーク環境下や移動・外出先でも業務連絡への対応が迅速になる

テレワーク中や外出先では、会社の固定電話が使えません。取引先から会社に連絡が入った場合も、オフィスにいる別の社員が伝言を預かり、後で担当者に伝える必要があります。このやり取りに時間がかかり、相手を待たせてしまうこともあるでしょう。

オフィスにどのような電話システムを導入するかにもよりますが、電話システムによっては、会社の電話番号を業務用のスマートフォンに連携することも可能です。スマートフォンを内線化できる仕組みが導入されると、場所にとらわれない業務運用が可能となり、組織全体の対応力も高まるでしょう。

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従業員が業務とプライベートを明確に分けられる

私物のスマートフォンを業務に使っていると、勤務時間外に業務の電話がかかってくることもあるかもしれません。その結果、プライベートな時間と業務時間の境目が曖昧になってしまいます。

一方で、業務用と私物のスマートフォンを分けて利用することで、「業務時間外は業務用の端末には出ない」といったルールを社内で明確に定めやすくなります。このような取り組みは、従業員のワーク・ライフ・バランスの向上にも寄与するでしょう。

通話料の管理が容易になり、コストを低減しやすくなる

私物のスマートフォンを業務利用している場合、業務に使用した通話料とプライベートに使用した通話料の切り分けが難しく、会社がどのように負担すべきか判断がしづらくなりがちです。

そこで業務用のスマートフォンを支給し、通話料を一元管理する仕組みにすれば、経費精算にかかる手間を低減できます。会社・従業員の双方にとって、業務上の通信費を正確に把握しやすくなるという利点があります。

業務用スマホ導入時に着目すべきポイント

業務用スマートフォンを導入する際には、複数の観点から検討する必要があります。なかでも重要なポイントの1つが、「管理画面から各端末を一元管理できるかどうか」という点です。

導入する電話システムの種類によっては、Webブラウザ上の管理画面から、すべての端末をまとめて設定・監視できる機能が備わっている場合もあります。たとえば、従業員ごとに割り振る電話番号の管理や、発着信状況のモニタリングといった運用も一括で行えるようになります。

このように、管理業務を一元化できれば、日常の運用負担を軽減できるだけでなく、将来的にコストを見直す際にも判断がしやすくなるでしょう。効率的な管理は、スマートフォン運用の持続性にも直結します。

また、システムによっては、Web会議ツールやチャットツール、ファイル共有機能など、社内のコミュニケーション基盤も統合できる場合があります。もし複数のツールを個別に契約しており、「運用コストがかさんでいる」と感じている企業であれば、こうした統合型システムを導入することで、コスト低減と業務環境のスリム化が見込めるでしょう。

業務用スマホを導入する場合には「ひかりクラウド電話」がおすすめ

これから業務用スマートフォンの導入を検討している場合は、NTT東日本の「ひかりクラウド電話」の導入をおすすめします。

中でも、「ひかりクラウド電話 for Webex」や「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」を導入することで、会社の電話番号をスマートフォンでそのまま発着信できるようになります。これにより、場所を選ばずに会社の代表番号を使った対応が可能になるでしょう。

さらに、各端末に割り当てる電話番号もWeb上で一元管理できるため、運用や変更作業が非常にスムーズになります。テレワークや外出・出張が多い部署でも、柔軟に連絡体制を整えることが可能です。

加えて、「Webex」や「Microsoft Teams」と電話機能を連携できる点も大きな魅力です。これらのツールには、Web会議、チャット、ファイル共有などの機能も含まれており、業務に必要なコミュニケーション手段を1つのプラットフォームに集約できます。

結果として、コストの最適化だけでなく、複数のシステムを横断的に運用する煩雑さからも解放され、日々の業務効率を高める効果が期待できるでしょう。

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まとめ

本記事では、私物のスマートフォンを業務に利用するリスクを紹介し、業務用スマートフォンを導入することで生まれるメリットを解説しました。私物のスマートフォンを業務利用する場合、情報漏えいやマルウェア感染、端末の紛失・盗難といったさまざまな情報セキュリティリスクが伴います。

一方で、業務用のスマートフォンを支給すれば、会社側でウイルス対策やアプリ管理を一括で行うことが可能です。情報セキュリティ体制を標準化できることは、コンプライアンス強化にもつながるでしょう。また、テレワークや外出先でも迅速な連絡が取れるようになるため、業務の効率化も期待できます。

業務用スマートフォンの導入時には、端末の一元管理機能や、他のツールとの連携が可能な電話システムを選ぶことでより効率的な業務が可能になります。本記事でご紹介した「ひかりクラウド電話 for Webex」や「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」を活用することで、テレワークなどの柔軟な働き方やコスト低減などを実現することも可能になります。ぜひ以下のリンクから詳細をご覧ください。

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