紙の書類の保管が大変で、ペーパーレス化を進めたいという企業が増加しています。とはいえ、ペーパーレス化を進めていきたくても、導入する意義やメリット、進め方について具体的にイメージできていない方も多いのではないでしょうか。

今回の記事では、ペーパーレス化はそもそもどのようなものなのか、メリット・デメリットや進みにくい理由など、実際の成功事例も交えて紹介していきます。

1.ペーパーレス化とは

紙の書類の情報を電子化して保存したり、そもそも紙を扱わず電子上で書類を完結させたりするペーパーレス化について説明します。

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは、ビジネス書類・資料などの従来であれば紙で保存していたものを電子化して保存することです。

国としてもデジタル化を進めるために、デジタル庁の発足や電子帳簿保存法の改正が実施されたり、新型コロナウイルスの感染症対策としてテレワークの導入が増加したりするなど、ペーパーレス推進の動きが加速しています

ペーパーレス化の必要性

ペーパーレス化の必要性や進んでいる理由について説明します。

（１）デジタル化の推進

ビジネスにおける取引や利用するサービスはWeb上でやり取りされることがもはや当たり前で、消費者もスマートフォンを利用して商品の購入やサービスの申込みを行っています。一方で、郵送での契約書や請求書のやり取りや、商慣習としてFAXが残っている業界も多いのが現状です。メールでのやりとりは当たり前に行われているものの、紙の原本保存が必須であるなど、企業のルールとして紙が残っているケースもあります。

従来のワークフローから脱却して、業務効率や生産性の向上を実現させるためにペーパーレス化が求められています。自社だけがペーパーレス化を進めても相手方が紙の場合もありますが、ペーパーレス化に取り組んでいく企業が増えていくことで社会全体のデジタル化が促進されるのです。

（２）働き方改革の推進

国全体として働き方改革を進めていく中で、コロナ禍の影響もありテレワークの導入が進んでいます。テレワークを行うには、オフィスに出勤しなくても円滑に業務を進められる環境が必要で、企業やチーム内での資料やデータは電子化していつでもどこでも確認できる状態が求められています。

また、経理業務などでオフィスに出勤して郵便物を確認する場合や、上司の承認を得るために出社して紙の書類にハンコを押してもらう必要などもあります。オンラインの承認システムや電子契約などを導入できればペーパーレス化・デジタル化を進められます。

（３）環境保全のため

紙の書類は木材が原料になっているため、使い続けることで地球環境の破壊につながっています。

世界的に持続可能（サステナブル）な社会を目指す動きがあるため、ペーパーレス化は環境保全の観点からも意義があります。近年ではESG経営への関心も高まっており、企業として積極的に取り組むべきテーマといえます。

2. ペーパーレス化のメリット

上記で説明したペーパーレス化の意義に加えて、具体的に企業にとってどのようなメリットがあるのかについて解説します。

生産性・業務効率向上

紙の書類を中心に業務を行う場合、書類の作成・確認・変更について、相手と直接やり取りする必要があります。また、保管している書類の中から必要な書類を探す手間もかかります。

ペーパーレス化を進められれば、デジタル上でいつでもどこでも確認・変更が可能です。必要書類の格納や探す手間が大幅に減るため、業務効率の上昇や、空いた時間で他の業務を進めるなどの生産性の向上が期待できます。

テレワークの推進

前述の通り、テレワークではペーパーレス化によって円滑に業務が遂行できます。紙の書類には、郵送するまたは郵送される書類の有無によって出社が必要になる場合や、紙で保管するルールがあることで物理的な保管スペースが必要になるなどの問題もあります。デジタル化できれば出社する頻度や回数を減らしてテレワークを併用しやすいです。

オフィスの省スペース化

大量の紙の書類をオフィスに保管しておく必要がありますが、ペーパーレス化できればその分のスペースが不要になるため、オフィスの省スペース化につながります。

紙に関するコスト削減

紙にまつわる費用は、紙代はもちろん、コピー機の費用やインク代、メンテナンス費用、また郵送の費用や印紙代などがありますが、ペーパーレス化が進めばその分の費用が削減できます。

セキュリティ面の強化

重要書類のセキュリティは、物理的に金庫や鍵のかかった部屋に保存するなどの方法が一般的です。デジタル化することでパスワードや二段階認証、ネットワーク認証などの様々なセキュリティを施せます。電子化されていればアクセス権限を部分的に付与するなど柔軟な対応も可能です。

バックアップが可能

紙には劣化や焼失のリスクがあります。デジタル化することでバックアップが可能です。デジタルデータも一つの記憶デバイスに保存してあるだけでは消失の可能性がありますが、クラウド保存や複数の機器に保存することで、仮にどこかのサーバーがダウンしたとしてもバックアップがあるため安心です。

3. ペーパーレス化のデメリット

ペーパーレス化のデメリットや進めにくい理由について説明します。

資料の視認性が低い場合がある

紙の資料であれば、いくつもの資料を同時に机の上に開いて閲覧可能です。また大きいポスターのようなものにまとめることもできますが、デジタルデータの場合は基本的にパソコンのディスプレイやスマートフォンで見ることになります。場合によっては、紙よりも視認性が低くなることも考えられます。

様々な導入コストがかかる

デジタル化のためのスキャナーなどの機器や、データの保存・管理を行うソフトウェアなどが必要で、その導入費用やメンテナンス費用が。

導入時には、ペーパーレス化によって期待できるコスト削減効果などを算出し、費用対効果を比較したうえで検討するのが望ましいです。

移行直後の業務効率の低下

ペーパーレス化を進めた場合、従来の業務フローに変更を加えるため、移行した初期は紙での管理時よりも業務効率が低下するおそれがあります。

デジタル上のセキュリティリスク

ペーパーレス化することで、デジタル上で複数のセキュリティ対策が行える一方で、情報自体が簡単にコピー・伝達できることから内部からの情報流出などのリスクが生じます。

管理しているパスワードの流出による不正アクセスや、従業員の不正利用などの危険性、またクラウドサービスを提供する会社が信頼のおけるセキュリティ対策をしているか、などの観点も重要になります。

ネットワークが止まると利用できない

クラウドサービスなどにデータを保存している場合、テレワークでアクセスするにはネットワークが問題なく利用できる必要があります。ネットワークに障害が起きている時は利用できず、回線が混雑している場合はデータのやりとりのスピードが落ちます。日常的に利用している回線が弱い場合は、業務効率が落ちる可能性もあるため注意が必要です。

4. ペーパーレス化が進みにくい理由

ペーパーレス化が進みにくい理由はどこにあるのでしょうか。ここでは、導入が進まない理由に加えて、対処方法についても紹介します。

社内フローやルールの整備が必要

ペーパーレス化を進めるには、これまでの業務フローを変更しなければなりません。紙を手渡しで確認しハンコを押すという決裁フローや、契約書などの重要書類を紙で原本保存することが当たり前になっている場合、電子契約や電子取引などの新しい業務フローのルールの構築や規程類の整備には手間がかかります。

また電子化された情報と、これまで保存している紙ベースの過去資料も統一してシステムで管理する場合は、スキャナーでそれらを取り込む必要があります。

電子帳簿保存法によってデータ保存に関する要件がこまかく定められており、要件に対応するシステムを構築するための社内リソースが足りないために、ペーパーレス化が進まないといったことも少なくありません。

しかし2022年1月からの改正電子帳簿保存法では要件の大幅な緩和が行われました。また2024年からは電子取引のデータは紙保存ではなくデジタル保存が義務付けられます。ペーパーレス化を進めるために新しく社内ルールを変更するタイミングとして、今が最適といえるでしょう。

IT対応できるリテラシーが必要

ペーパーレス化に必要になるIT関連機器やサービスは数多くあります。

• 紙を電子データとして読み取るスキャナー
• 読み取った文字情報を自動でテキスト化するAI-OCR(Optical Character Reader)
• 電子保存するデータの格納先であるクラウドストレージ
• 承認・決裁を行う電子契約システム
• 各業務フローをオンライン上で管理するためのクラウドサービス
• ビジネスチャットツール

これらを導入し社内に浸透されるには一定のITリテラシーが必要になるでしょう。しかし全てを担当者で負担する必要はありません。

導入サポートのあるサービスを活用すれば、情報システム担当の人数が少なくても安心です。

導入コストが高い

ペーパーレス化と並行してテレワークも導入する場合も多いでしょう。上記のような導入時に必要になるハードウェア・ソフトウェアは、テレワークでもいくつかあります。

• セキュリティソフト
• テレワーク用のリモートデスクトップシステム
• ビジネスフォンを内線化できるクラウドPBX
• 遠隔でも比較的セキュリティ性の高い通信が可能になるVPN

これらの導入を考えるとコストが高く二の足を踏んでしまう企業も多いでしょう。

しかし、国全体としてデジタル化を進めてく必要があるため、実は何種類もの補助金があります。補助金をうまく利用すれば導入コストを下げることが可能です。

5. ペーパーレス化の進め方

ペーパーレス化の具体的な進め方について解説します。

社内での目的や意義の整理・啓蒙

ペーパーレス化を進めるためには、まずは社内での目的の整理や従業員・関係者への啓蒙活動が重要です。やり慣れたワークフローやこれまでずっと行っていたものを変更していくのはどうしても抵抗感が出やすくなるため、「なぜペーパーレス化を進める必要があるのか」「ペーパーレス化による効果」を明確にして浸透させていく必要があります。

優先順位やフロー・ルールの決定

ペーパーレス化と一口でいっても、すべての業務を完全にペーパーレス化するのは現実的に難しいです。取引先によっては紙を扱うルールのある会社も一定数あることや、社内でも大幅にワークフローを変えて混乱を招くリスクがあるコアな業務もあるでしょう。少しでもデジタル化のきっかけをつくるために、まずは優先順位をつけていきましょう。

システムの選定

実際にペーパーレス化を進めるには、システムやソフトウェア・ハードウェアの導入が必要となります。代表的なものは、スキャナーやAI-OCRといった紙の情報を電子化するもの、電子データを保存するクラウドストレージや、業務をオンライン上で行うクラウドサービスなどです。

6. ペーパーレス化の事例

ペーパーレス化を進めて業務効率を向上させた取り組み事例をご紹介します。

税理士事務所

税理士の業務は、クライアントから預かる通帳・領収書などの紙の情報をエクセルなどに入力したり、またコピーをとって保存するなどのアナログなものが多く、書類の保管コストや入力業務などの手間がかかっていました。

解決策として、スキャンした書類や画像に含まれている文字情報をAIが読み取りテキスト化するAI-OCRを導入。また、同時に読み取ったデータを自動で社内システムに入力するRPA（Robotic Process Automation）も組み合わせました。結果、業務効率を大幅に改善できたとのことです。

参考・出典：デジタル化業務の負担を軽減し、ペーパーレスを後押し

株式会社東日本板橋花き

東京都中央卸売市場の中にある板橋市場で切花や鉢物全般の商材を取り扱う株式会社東日本板橋花き様では、主にFAXで送られてくる一日に5,000件近くもの出荷情報を手入力でシステムに打ち込む業務が必要で、ダブルチェックも行っていました。

送り状と呼ばれる出荷情報をそのままのデータで取り込むために、NTT東日本の「AIよみと〜る」を導入されました。多くのOCRは紙のデータをすべて取り込むものが多いですが、出荷情報のうち必要な情報は一部分のため、該当部分だけ切り取ってCSV入力できる「AIよみと〜る」を活用。スタッフの負担軽減につながっているとのことです。

7. まとめ

今回の記事ではペーパーレスについて、そもそもの意義や目的、メリット・デメリット、進め方や業務が効率化された事例を紹介していきました。

ペーパーレス化を進めていきたくてもなかなかタイミングがないという企業も、2022年の電子帳簿保存法の要件緩和や、2024年からの電子取引のペーパーレスの義務化が迫っていますので、第一歩を進めていくには最適なタイミングといえます。

NTT東日本ではスキャンした紙の書類を高精度で読み取る「AIよみと〜る」を提供しています。まずはこれまで保管した紙の書類をデジタル化して保存していきたいという企業や、手入力で紙書類をデータ化していた業種の方などは、ぜひ一度資料をご覧ください。

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