営業活動やマーケティング計画を行い、売上を伸ばすには顧客情報が欠かせません。顧客管理を効率良く行いたいときには、専用ソフトの導入がおすすめです。顧客管理ソフトの導入により、顧客情報を一元的に管理できるようになり、業務効率化や顧客満足度の向上が期待できます。

今回の記事では、顧客管理ソフトの概要や種類について解説します。ソフトを導入するメリットや選ぶときのポイントが分かる内容になっているので、ソフトの利用を検討している企業の担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

１・顧客管理ソフトは取引先の情報を管理するツール

顧客管理ソフトは、あらゆる顧客情報を管理できるソフトで、さまざまな種類があります。顧客管理は顧客と良い関係を構築するために欠かせないため、多くの企業が専用のソフトを活用しています。以前は手作業や表計算ソフトを使って顧客情報を管理を行っている企業が多くありましたが、顧客管理ソフトが誕生してより効率良く管理できるようになりました。

顧客管理ソフトは個人情報や商談記録などを一元的に管理でき、収集した情報を基にした分析・レポートやメール配信機能などさまざまな機能が搭載されています。さらに、顧客情報の分析結果は営業戦略の立案やマーケティングなどにも役立てられます。

２.顧客管理ソフトの種類

顧客管理ソフトには、オンプレミス型とクラウド型の2種類があります。それぞれ特徴が異なるため、何を重視するかによって選ぶ種類が変わってきます。この章では、顧客管理ソフトの種類について解説します。顧客管理ソフトの導入を検討している企業の方は、選ぶ際の参考にしてください。

2-1.オンプレミス型

オンプレミス型とは、自社のサーバー内で顧客情報の管理を行うシステムです。社内でシステムを構築するため、担当者に知識とスキルがあれば企業のニーズに合わせたカスタマイズができます。その他に、インターネットが使えないときでもアクセスできたりセキュリティが強固だったりすることがメリットです。一方で、自社のサーバーを使っているので外出先からはアクセスができないという一面があります。

2-2.クラウド型

クラウド型は、インターネット経由でサーバーを利用して顧客情報を管理するシステムです。利用にはインターネット環境が必要ですが、初期費用が安く運用コストが抑えられるメリットがあります。運営はシステムを提供している会社が行ってくれるので、情報セキュリティ対策やシステムのメンテナンスなどを自社で行う必要がありません。ただし、カスタマイズ可能な範囲が限定されているシステムもあるので、必要な機能が搭載されているか導入前に確認が必要です。

３.顧客管理ソフトの機能

顧客管理ソフトの種類によって搭載されている機能が異なりますが、主に以下の機能が使用できます。

• 顧客情報・名刺管理
• メール配信
• 商談・コミュニケーション管理
• 分析・レポート化　など
  
  

ソフトで一元管理できるため、他の部署で得た情報を含めて最新の顧客情報が確認できます。また顧客のニーズに合わせたメール配信が可能で、さらにコミュニケーションの記録を確認できるので、営業活動やトラブル時の対応にも役立てられます。ソフトによって機能が異なるため、必ず導入する前に必要な機能が搭載されているか確認するようにしましょう。

４.顧客管理ソフトを導入するメリット4選

顧客管理ソフトの導入には、工数削減による業務効率化や顧客満足度の向上などのメリットがあります。この章では、顧客管理ソフトを活用することで、業務がどのように改善されるのか理解しましょう。

4-1.工数削減による業務効率化

顧客管理ソフトを使用すれば、顧客のさまざまな情報を一元的に管理できます。そのため、必要な情報がすぐに見つかります。キーワード検索機能が搭載されたソフトなら、さらに必要な情報を探す手間と時間を省けて業務効率化が期待できるでしょう。

他のシステムやツールと連携できる顧客管理ソフトなら、入力されたデータが自動的に反映されるため入力の手間を大幅に省けます。より業務効率化を目指したいなら、顧客管理ソフトが他のシステムと連携できるかどうかもチェックすることをおすすめします。

4-2.顧客満足度の向上

顧客管理ソフトでは、顧客の担当者名や連絡先といった基本情報以外にも、問い合わせや商談記録が管理できます。そのため担当者が不在のときでも、過去の記録を元にスムーズな対応が可能です。

また、他の部署の記録も確認でき顧客に対して細やかな対応ができるので、結果として顧客満足度の向上が期待できます。顧客満足度が上がれば、リピーターを増やしたり新規顧客を獲得しやすくなったりするでしょう。

4-3.戦略の立案・確認に役立つ

ソフトを活用して顧客情報を一元的に管理していくと、収集したデータを分析することで多様化した戦略の立案や確認に役立てられます。例えば、顧客が少ない層に絞って新規開拓をしたり、戦略が上手く進んでいるかを確認したりするのに役立ちます。また、休眠顧客にアプローチするときにも、過去のやり取りが確認できれば営業活動に活かせるでしょう。

4-4.営業プロセスの見える化

顧客管理ソフトは、営業プロセスの見える化にもつながります。顧客管理ソフトが誕生するまでは、顧客情報の情報共有に時間がかかるケースが多くありました。顧客管理ソフトを活用すれば、入力された顧客情報をリアルタイムで他の担当者や部署と情報共有ができます。

スムーズに情報共有できないと、顧客のニーズをうまく把握できず誤ったアプローチをしてしまう可能性があります。顧客管理ソフトを使えばリアルタイムで情報

５.顧客管理ソフトを導入するときの2つの注意点

顧客管理ソフトを導入するときは「定着するためには従業員の理解が必要」「効果を実感するためには長期的な利用がおすすめ」といった注意点があります。この章では、顧客管理ソフトを導入するときの注意点について解説します。顧客管理ソフトの導入を検討している企業の方は、運用における課題をイメージしながらお読みください。

5-1.定着させるためには従業員の理解が必要

顧客管理ソフトは入力された情報をリアルタイムに共有できますが、すべての従業員が利用しなくては効果を十分に発揮できません。顧客管理ソフトを効果的に活用するためには、従業員の理解が必要です。顧客管理ソフトを有効的に活用するためにも、説明会や研修を開催して従業員に使い方やメリットの説明をし、理解を得てから導入を進めることをおすすめします。

5-2.効果を実感するためには長期的な利用がおすすめ

顧客管理ソフトの効果を実感するには時間がかかります。顧客情報を収集するのにも時間がかかるため、すぐにでも効果を出したいという企業にはあまり向いていません。はじめのうちは効果が出なくても根気よく使用し続けることが大切であることを、利用する従業員を含めて理解しておきましょう。

６.顧客管理ソフトを選ぶときの4つのポイント

顧客管理ソフトを選ぶときには、以下のポイントに着目して選びましょう。

• ソフトの種類
• 機能
• 操作性
• セキュリティやサポート体制

この章では顧客管理ソフトを選ぶときのポイントをくわしく解説するので、顧客管理ソフトの導入を検討している企業の方は、ぜひ参考にしてください。

6-1.ソフトの種類

顧客管理ソフトには、オンプレミス型とクラウド型の2種類があります。どちらの顧客管理ソフトを選ぶのか、導入時に検討が必要です。どちらにもメリット・デメリットがあるので、自社のニーズに合わせてどちらの種類が良いのか選びましょう。

6-2.機能

顧客管理ソフトは種類によって機能が異なります。そのため、必要な機能が搭載されているかどうかが顧客管理ソフトを選ぶときの重要なポイントの1つです。必要な機能が備わっていないと、自社の課題が解決できず導入した意味がなくなってしまいます。導入前に必要な機能をピックアップしておき、漏れなく搭載されているか確認しましょう。

6-3.操作性

顧客管理ソフトを選ぶときには、操作性を確認することも大切です。操作性が悪いと定着しにくくなり、顧客管理ソフトの効果が十分に発揮できない可能性があります。顧客管理ソフトを選ぶときは、システムに詳しくない人でも使えるような操作がシンプルなものを選びましょう。操作性は重要なポイントになるので、無料トライアルやデモアカウントの利用ができる場合は、実際に試して使いやすいか確認することをおすすめします。

6-4.セキュリティやサポート体制

顧客管理ソフトには個人情報が多く含まれるため、セキュリティ面はとても重要なポイントです。個人情報が流出してしまうと、社会的な信用を失いかねません。アクセス制限やデータの暗号化などが設定できるか確認し、セキュリティ体制を整えておきましょう。

また、顧客管理ソフトの導入時や使い始めはトラブルが発生しやすくなります。トラブルが発生したときに対応してくれるサポート体制が整っているか、事前に確認しておくことをおすすめします。

７.顧客管理ソフトを導入するなら「kintone for おまかせ はたラクサポート」がおすすめ

顧客管理ソフトを導入するなら、NTT東日本が提供している「kintone for おまかせ はたラクサポート」がおすすめです。

顧客管理や脱Excel、レポート作成、申請業務などさまざまな用途で使えるサービスです。収集した情報をシステムで一元管理することで、社内全体の見える化や仕事の質の向上が期待できます。

標準パッケージが用意されているので、顧客管理リストを1から設計する必要がなくスムーズに業務効率化につなげられます。専任スタッフが分かりやすく説明いたしますので、もしサービス内容や導入にあたって不安点がある方は、お気軽にご相談ください。

ご相談は【こちら】

８.まとめ

顧客管理ソフトとは顧客のあらゆる情報を記録・管理できるソフトで、顧客情報や商談・問い合わせ記録の一元管理が可能です。顧客管理ソフトの導入により、業務の効率化や戦略の立案・確認に役立てられます。顧客管理ソフトにはさまざまな種類があるので、機能や操作性などをポイントに自社に合ったものを選びましょう。

顧客管理ソフトの導入を検討している方には、NTT東日本が提供する「おまかせ はたラクサポート」がおすすめです。顧客管理業務の効率化をめざしたい企業担当者の方は、ぜひご相談ください。

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