2019年4月に実施された働き方改革により、勤怠管理で求められる管理項目についても厳格化されました。一方で、従来のタイムカードや出勤簿による勤怠管理方法では、厳格化された管理項目を十分に管理ができない懸念があります。

当記事では、勤怠管理の必要性、勤怠管理に関する4つのポイント、勤怠管理上の課題について解説します。

１．なぜ勤怠管理が必要なのか

勤怠管理は従業員の有給取得状況や始業・終業時間など労働記録を管理することです。労働基準法上で従業員の労働記録を管理することが義務付けられていることに加えて、人件費の管理上重要な情報になりますので、正確な把握が求められています。

１-１.労働基準法上で勤怠管理は義務付けられている

企業は労働基準法上で従業員の労働記録の管理が義務付けられています。もし、労働記録を5年以上保存していない、労働記録を故意に改ざん・隠蔽したことが判明した場合には30万円以下の罰金が課される点に注意が必要です。

• 第百二十条　次の各号のいずれかに該当する者は、三十万円以下の罰金に処する。

出所：労働基準法120条

業種や業界、事業規模を問わず従業員を雇用している全ての企業に対して、労働基準法上で勤怠管理を求めています。したがって、どのような企業でも勤怠管理をする必要があります。

１-２.管理が必要な4つの項目

労働基準法上で従業員の労働記録を管理することが求められていますが、具体的に管理が必要な項目については規定されていません。とはいえ、厚生労働省が公開しているガイドラインを参照すると以下項目の管理が推奨されています。

• 始業・終業時間、労働時間、休憩時間
• 時間外労働時間、深夜労働時間、休日労働時間
• 出勤日、欠勤日、休日出勤日
• 有給取得日数、残日数

出所：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン

２．勤怠管理に関する4つのポイント

2019年4月に施行された働き方改革関連法改正（労働時間法制の見直しについて）により、勤怠管理に関わる法律が改正されました。この中で特にポイントとなる部分は以下の通りです。

• 36協定を守る必要がある
• 年次有給取得日数を守る必要がある
• 管理監督者の勤怠管理を行う必要がある
• 労働時間の客観的な把握をする必要がある

２-１.36協定を守る必要がある

厚生労働省では時間外労働および休日労働を是正することを目的として、36（さぶろく）協定を制定しています。

労働時間は原則的に1日8時間・1週40時間（法定労働時間）です。この法定労働時間を超えて残業をさせるためには以下の対応が求められています。

• 労働基準法36条に基づく労使協定（36協定）の締結
• 所轄労働基準監督署長への届け出

この36協定で定める時間外労働時間には月45時間・年間360時間の上限（限度時間）が定められています。特別な事情がない限りは原則的に超えることはできません。

特別な事情があり、労使が合意する場合であっても、年720時間、複数月平均80時間以内（休日労働を含む）、月100時間未満を超えることができません。また、月45時間を超えることができるのは年間6か月までです。

出所：３６協定で定める時間外労働及び休日労働について留意すべき事項に関する指針

２-２.年次有給取得日数を守る必要がある

雇い入れから6か月が経過し、勤務日の8割以上出勤した労働者に対して、労働基準法上では10日分の年次休暇を与える必要があります。勤続年数が長くなるほど、年次有給休暇の日数も伸びます。

• （年次有給休暇）
  第三十九条　使用者は、その雇入れの日から起算して六箇月間継続勤務し全労働日の八割以上出勤した労働者に対して、継続し、又は分割した十労働日の有給休暇を与えなければならない。

出所：労働基準法39条

2019年4月の働き方改革では、10日以上の年次有給休暇を付与された労働者に対して、年間5日以上の年次有給休暇の取得が義務付けられました。もし、この義務を守らない場合、従業員1人あたり30万円以下の罰金が課される点に注意が必要です。

２-３.管理監督者の勤怠管理を行う必要がある

企業内で地位と権限を与えられており、かつ、業績結果や業務遂行を監督する人物を管理監督者といいます。

2019年4月の働き方改革では管理監督者に対しても、長時間労働を是正するため、労働管理の対象になりました。

2019年4月の働き方改革によって、一般労働者の長時間労働の是正が開始されました。この影響で管理監督者の業務負荷増加が懸念されていることが背景にあり、管理監督者の勤怠管理についても義務化されているのです。

出所：客観的な記録による労働時間の把握が法的義務になりました

管理監督者について勤怠管理が義務化されたとはいえ、管理監督者については労働時間の上限規制（1日8時間および1週40時間）、また、時間外労働の上限規制（月45時間、年間360時間）が適用されません。残業時間に規制がなく残業手当の支払いもないのです。

出所：時間外労働の上限規制わかりやすい解説

では、管理監督者について何の管理が義務付けられているのかというと、安全配慮義務が課されています。安全配慮義務とは、労働者の生命・身体の安全を確保することです。

管理監督者に対しては、労働時間の上限規制や時間外労働の上限規制は適用されませんが、深夜労働や休暇の規定は適用されますので、管理監督者の健康面への管理が求められています。

２-４.労働時間の客観的な把握をする必要がある

従業員の労働時間把握が義務化されていなかった時代、長時間労働や残業代をめぐって労働者と企業で対立するケースが散見されていました。労働時間の客観的把握とは、労働安全性法上で以下の通り定義づけられています。

• 第六十六条の八の三　事業者は、第六十六条の八第一項又は前条第一項の規定による面接指導を実施するため、厚生労働省令で定める方法により、労働者（次条第一項に規定する者を除く。）の労働時間の状況を把握しなければならない。

出所：労働安全衛生法 66条6項3

そこで2019年4月に施行された働き方改革では、企業に対して労働時間の客観的な把握を義務付けているのです。厚生労働省が定義する客観的な把握手法は以下の通りです。

• タイムカードによる記録
• パーソナルコンピューター等の電子計算機の使用時間の記録
• その他の適切な方法

このような手段の内、現状、最も確実に効率よく勤怠管理をする手法が勤怠管理システムの利用であるといわれています。

３．勤怠管理を阻む5つの課題

勤怠管理が必要であると認識をしていても、実態として勤怠管理が進まない場合が多くあります。勤怠管理を阻む代表的な5つの課題は以下の通りです。

• 課題①：長時間労働を適時把握できない場合がある
• 課題②：年次有給取得日数を守れない場合がある
• 課題③：集計ミス、漏れが出る場合がある
• 課題④：法律や法令に対応し損ねる場合がある
• 課題⑤：働き方が多用であるので勤怠管理が困難な場合がある

課題① 長時間労働を適時把握できない場合がある

上述で紹介した”労働時間の客観的な把握”の手段として、タイムカードや出勤簿の活用があります。

このような手段を取る場合、管理者が従業員の労働時間をオンタイムで把握できないため、長時間労働がなされていたとしても、月末締めや月初のタイミングになってしまうことがある点が課題です。

オンタイムで長時間労働を把握できれば、注意喚起やタスクの巻き取りなど対応がとれますが、そもそも気づかなければ対応のしようがありません。

課題② 年次有給取得日数を守れない場合がある

多くの従業員は年次有給5日を取得する必要があります。しかし、令和2年に厚生労働省によって実施された調査によれば、令和元年における有給休暇取得率は56.3%と政府が目標とする70%を大きく下回っていました。
出所：令和2年度 厚生労働省調査結果

タイムカードや出勤簿などを活用する場合、従業員別の有給休暇取得率までを自動化して集計することはできません。本来であれば、有給取得をしていない従業員がいれば、取得勧告するなどの方法が必要ですが、このような働きかけが難しくなってしまいます。

つまり、年次有給取得5日が義務化されているものの、取得できていない従業員を割り出しにくい点が課題です。

課題③ 集計ミス、漏れが出る場合がある

タイムカードや出勤簿を活用する場合、有給休暇取得日数や残業時間などを集計する必要があります。集計作業はExcel上で手集計することも多く、集計ミスや転記漏れが出る場合が多々ある点が課題です。

課題④ 法律や法令に対応し損ねる場合がある

2019年4月に行われた働き方改革により、勤怠管理について対応におわれた企業は少なくありません。今後も働き方改革のような勤怠管理に関連する法律がガラリと変わることも十分に考えられるでしょう。

法律が変わる前には、基本的に準備期間が周知されるものですが、法律への対応担当者が実施すべき事項は多いため、対応に遅れが出てしまう可能性がある点が課題です。

課題⑤ 働き方が多様であるので勤怠管理が困難な場合がある

テレワークやフレックスタイムの導入によって、従業員の働き方が多様になりました。従業員の働きやすさが増した一方で、勤怠管理の難易度が上がっている点が課題です。

特にフレックスタイムでは従業員ごとに始業時間・終業時間が異なる上に、休憩時間もまちまちであるため、労働時間の算出が難しくなりがちです。これまで以上に労働時間の集計作業には手間やリスクが高まるでしょう。

４．まとめ 勤怠管理にはシステムを有効活用しよう

働き方改革以降、DX化が推奨されている現代において、勤怠管理をタイムカードや出勤簿だけで対応するのには限界があります。勤怠管理上の多数の課題を解決するためにも勤怠管理システムの利用がおすすめです。

勤怠管理システムを利用することで、集計作業の自動化やフレックスタイムなどの勤務形態に囚われない出退勤管理、労働時間の改ざん防止など、システムを利用することならではのメリットがあります。

NTT東日本では労働基準法など各種法律に対応した、クラウド勤怠管理サービス「KING OF TIME for おまかせ はたラクサポート」を提供しています。ぜひ一度ご検討ください。

関連サービス

資料ダウンロード

関連するコラム

• コラムをもっと読む