「電子請求書に電子印鑑は法的に必要？」
「電子印鑑を付与する理由を知りたい」
と疑問に思われる方も多いのではないでしょうか。

そもそも請求書への押印は法律的に必須ではありません。しかし、商習慣上の理由、また、トラブル発生の抑止力として押印をすることがあります。電子請求書であっても押印は法的に不要ですが、同様の理由で電子印鑑を付与してもよいです。

当記事では、電子請求書への電子印鑑付与、電子印鑑に法的効力を持たせる方法、電子印鑑を電子請求書に利用する際の注意点をご紹介します。

電子請求書に付与する電子印鑑について網羅的に理解できる内容になっていますので、ぜひ最後までお読みください。

1. 電子請求書への電子印鑑付与は任意

法律上、電子請求書への電子印鑑付与は必須ではありません。ではなぜ必須ではないと言えるのか順を追って解説をします。

1-1. 取引や契約の成立と印鑑付与は無関係

紙・電子の請求書や契約書を問わず、取引や契約の成立に押印の有無は基本的に無関係です。

• 第522条 2項
  契約の成立には、法令に特別の定めがある場合を除き、書面の作成その他の方式を具備することを要しない。

参照：e-gov 民法 522条

一部例外的に押印を義務付けている文書は存在しますが、取引や契約の成立に押印は必要とされていません。ただし、契約や取引の成立と訴訟時に証拠として利用できることは別問題である点に注意が必要です。

民事訴訟法では、裁判時に利用できる文書には”真正性”を求めています。真正性とは、自らの意思で取引や契約を成立させ、成立後に文書の改ざんがされていないことを証明する要件です。

この”真正性”を証明する方法として、民事訴訟法228条4条では押印を手段として認めています。

• 第二百二十八条　
  １ 文書は、その成立が真正であることを証明しなければならない。
  ４　私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。

参照：e-gov 民事訴訟法 228条

契約書であれば、契約の成立に押印は法的に必須ではないとはいえ、訴訟に利用する場合が多いので、押印はほぼ必須でしょう。しかし、電子請求書などの請求書の場合、訴訟時に利用されることも少ないため、押印は必須ではないと考えられます。

1-2. 商習慣上の問題から印鑑を付与する

押印が取引や契約の成立に必須ではないとはいえ、電子請求書などに対しても電子印鑑のような押印付与が義務であると考えられている企業担当者様は少なくありません。

では、なぜ押印が義務であると考えているのかというと、大きく以下2点の理由があります。

心象を良くするために付与する

日本では、商習慣上、「正式な文書には押印が必要である」との認識が広くあります。長い間、認識されてきた商習慣であるので、電子請求書など、デジタルな手段を利用する場合であっても、電子印鑑が必須であると考える企業担当者が少なくないのです。

心象の問題とはいえ、重要なのはビジネス上で相手方の信頼を得ることです。相手方の企業担当者が押印を必須であると考えるのであれば、相手方の担当者に安心や信頼感を与えるために押印は必要になるでしょう。その意味では押印は必須であるかもしれません。

トラブル発生の抑止力として付与する

請求書等に押印をすることで文書の偽造を防ぐ効果を期待できます。なぜなら、刑法159条では文書偽造が発覚した際に、文書への押印有無によって罰則の重さが変わるからです。

• 第百五十九条　
  
  １ 行使の目的で、他人の印章若しくは署名を使用して権利、義務若しくは事実証明に関する文書若しくは図画を偽造し、又は偽造した他人の印章若しくは署名を使用して権利、義務若しくは事実証明に関する文書若しくは図画を偽造した者は、三月以上五年以下の懲役に処する。
  ２　他人が押印し又は署名した権利、義務又は事実証明に関する文書又は図画を変造した者も、前項と同様とする

参照：e-gov 刑法法 159条

押印がある文書について偽造した場合、より重い罰則が課されることになっています。したがって、トラブル発生の抑止力として、押印を活用することができるのです。

1-3. 電子印鑑の付与は手軽にできる

紙の請求書や契約書であれば、押印することは容易です。一方で電子請求書や電子契約書の場合、どのように押印を付与すればよいでしょうか。電子文書に対して押印する方法として、電子印鑑があります。電子印鑑は例えば以下2通りの方法で付与できます。

• 方法①：印影画像を添付する
• 方法②：Excelで印影画像を作成する

方法①：印影画像を添付する

印鑑を紙に押印し、印影をスキャニングして画像化する方法です。この方法であれば、トリミングや背景透過をすることで簡単に電子印鑑用の印影画像を作成できます。

スキャニング時には、スマートフォンなどを利用することによる撮影でも対応ができます。電子印鑑を利用する際に最も簡単な方法です。

方法②：Excelで印影画像を作成する

Excel上にオブジェクトを挿入し、印影画像を作成する方法です。Excel上で丸型オブジェクトを挿入し、オブジェクト上にテキスト追加、カラーや枠線加工、透過処理をすることで簡単に電子印鑑を作成できます。

印影画像を加工する際にはAdobeなどの画像加工ツールを利用しなければならない一方で、Excelに慣れ親しんだ人であれば簡単に電子印鑑を作成できる点が最大のメリットです。

2. 電子請求書に付与した電子印鑑に法的効力を持たせることもできる

電子印鑑は法的に付与必須ではありませんが、電子印鑑自体に法的効力を持たせることができます。電子印鑑に電子署名を付与することで文書の”真正性”を証明することが可能です。

2-1. 電子署名法により電子署名が付与された文書は真正性を証明できる

電子署名を電子文書に付与することで”真正性”の証明が可能です。真正性を証明できる旨が電子署名法上で規定されていますので、安心して利用ができます。

• 第三条　電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの（公務員が職務上作成したものを除く。）は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名（これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。）が行われているときは、真正に成立したものと推定する。

参照：e-gov 電子署名法 3条

係争時に証拠として利用されやすい電子契約に対して電子署名はほぼ必須です。一方で電子請求書は電子契約ほど、係争時に証拠として利用はされませんので、電子請求書に付与する電子印鑑に電子署名を付与するかは各企業の判断によるところになります。

電子印鑑に電子署名を付与する場合、Adobeなどを利用すると簡単に電子印鑑に対して、電子署名が付与できますのでご活用ください。

2-2. 電子署名が付与された契約書が裁判で利用された例もある

本当に電子署名付きの電子文書は係争時に証拠になるのか？とまだ疑問に思う方が多くいます。実際に以下の判例では電子署名付きの電子契約が裁判時の証拠として利用されています。

• 貸金返還等請求事件判決　2019年7月10日　東京地裁
  
  

この判例に限らず電子署名付きの電子請求書を含む電子文書が係争時の証拠として利用された例がありますので、電子署名付きの電子文書はある程度信用してもよさそうです。

とはいえ、電子署名自体が裁判の歴史と比較すると新しい概念ですので、まだまだ判例数は少ない感があります。したがって、電子署名付きの電子文書はある程度信頼できるけれども、引き続き判例の動向を確認していく必要があるでしょう。

3. 電子請求書に電子印鑑を付与するときの注意点

電子請求書に電子印鑑を付与する際にいくつか注意点があります。以下では代表的な注意点をご紹介します。

3-1. 実印をスキャニングするのは避ける

電子印鑑を利用する際に、多くの企業担当者が実印の印影をスキャニングして利用する場合が多くあります。実印の印影を利用する際、画像データが簡単にコピーされてしまう点に注意が必要です。

簡単にコピーされた結果、他電子文書へ添付され悪用されるリスクがあります。また、最近の３Dスキャニング技術は高いので、実印の印影画像から元の印鑑自体を複製する事態も想定できるでしょう。

したがって、電子印鑑を利用する場合には実印の印影をスキャニングするのは避けた方が無難と言えそうです。

3-2. 電子印鑑付与のために電子請求書のレイアウトを変更するのもあり

電子印鑑を利用する際、可能であれば電子請求書のレイアウトを変更して、固定位置に押印できるようにできるとよいです。なぜなら、固定位置に押印箇所があれば、複数の文書に対して、まとめて一括押印ができるからです。

2023年10月施行のインボイス制度対応に伴って、適格請求書向けにレイアウト変更を検討している企業様も多いかと思いますので、レイアウト変更の際には電子印鑑の付与位置まで考慮にいれて対応をするとよいでしょう。

4. まとめ 電子請求書には電子印鑑付与は任意

電子文書の中でも電子請求書への電子印鑑付与は任意といえます。ただし、思わぬトラブルを避けるという意味で電子署名付きの電子印鑑を電子請求書に付与することで、防止策になる可能性はありますので検討が必要です。

電子請求書を作成したものの、相手方にメール添付で送付するのは骨が折れる場合があるでしょう。その際には電子請求書の電子配信システムの活用がおすすめです。電子印鑑が付与された電子請求書を工数掛けずに相手方に送付できます。

NTT東日本では、インボイス制度・電子帳簿保存法に対応した「BtoBプラットフォーム 請求書 for おまかせ はたラクサポート」を提供しています。ぜひ一度ご検討ください。

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