α'モデル採用で
全庁の情報インフラ基盤を刷新

――構築や移行で苦労された点や工夫した点はありますか。

神谷氏：α'モデルとはいえ、それなりに大規模な移行であり、影響範囲も広く、さまざまな検討に時間を要しました。特に苦労したのは、ユーザーIDを一元管理する仕組みの検討です。杉並区独自の人事異動のロジックをシステムに反映させる必要があり、技術的な課題を解決するために相当数の打ち合わせを重ねました。

全庁展開の前に一部の部署でパイロット導入を実施しました。情報システム部門だけでは想定しきれない使い方や問い合わせが出てきて、そこで洗い出された課題を本番環境の設定に反映できました。

杉本氏：今回は担当ベンダーがNTT東日本に交代したため、既存ベンダーからの引き継ぎが必要でした。NTT東日本は杉並区の環境を一から把握しながら、3者間の調整をリードしてくれて、非常に心強かったです。

――Microsoft 365やBoxの導入にあたり、伴走支援として実施された研修やサポートはいかがでしたか。

笠井氏：操作説明会を計15回ほど実施し、各課の情報リーダーを中心にのべ400人近くの職員が受講しました。ここまで丁寧かつ大規模な研修は、庁内でも初めてだと思います。新システムへの移行に対する不安を解消できただけでなく、クラウドサービスでできることが広がるとわかり、モチベーション向上にもつながったと感じています。研修はアンケートでも「わかりやすかった」と好評でした。

眞鍋氏：管理職向けにDXマインドセット研修を実施してもらえたのもよかったです。若手職員がDXを進めるには、マネジメント層の理解が欠かせません。研修では自分の課に置き換えてどう取り組むかを考える時間もあり、職場全体で業務改善に取り組む動機付けになりました。

――導入後、どのような変化や効果を感じていますか。

眞鍋氏：運用を開始して間もないため、現在は新システムに慣れるフェーズですが、チャットやWeb会議などコミュニケーション手段の選択肢が増え、活用が進んでいます。今後、応用研修も予定しており、さまざまなアプリを活用することで業務の効率化が進むとみています。

テレワークは全端末で実施できる仕組みが整い、場所を選ばずに仕事ができるようになりました。以前は出張先で庁内ネットワークにつながらず、区役所に戻って作業することもありましたが、今は出先でも業務ができます。希望する職員は個人のスマートフォンにMicrosoft Teams等をインストールすることで、出先での予定確認や連絡が可能になり、多くの職員が利用する見込みです。

ただ、窓口対応など出勤が必要な業務もあるので、運用ルールの整備も段階的に進めていきます。システム環境が整っても、「説明は対面で」といった組織文化やアナログを前提とした制度がボトルネックになることもあるので、継続的にシステムの活用状況の測定を行い、改善を続けていきたいと考えています。

神谷氏：運用面では、ユーザーID統合により人事異動時の設定が予約により反映されるようになりました。以前のように早朝出勤して手作業で対応する必要がなくなり、運用負荷が軽減しました。また、Boxの導入により、外部との大容量ファイルのやりとりもスムーズです。特に図面データのような大容量のファイルを扱う技術部門などで有効と考えています。

運用開始直後は問い合わせが増えましたが、今回常駐のヘルプデスクを設置したことで、情報システム部門だけで対応に追われることなく運用できています。また、今回SOC（Security Operation Center）を導入したので、セキュリティ監視の強化も期待しています。

――今後の予定や展望をお聞かせください。