2022-11-18 ｜ Writer：NTT東日本　北森　雅雄（Masao Kitamori）

電子帳簿保存法に対応したスキャナ保存の始め方3ステップ！要件と法改正のポイントを紹介

電子帳簿保存法のスキャナ保存制度とは紙の資料をスキャンしてデータ保存することを認めた制度です。しかし、要件が厳しく導入を踏みとどまっていた企業も多いのではないでしょうか。

2022年1月の電子帳簿保存法改正により、さまざまな要件が緩和・廃止され、スキャナ保存を導入するハードルが下がっています。スキャナ保存の導入は、企業にとってもコストカットやテレワーク推進の後押しとなるでしょう。

今回の記事では、スキャナ保存制度の内容や導入方法、メリット・デメリットを解説します。スキャナ保存制度は社内のペーパーレス化を進めるためにもとても重要なので、ぜひ参考にしてみてください。

電子帳簿保存法では、請求書や領収書などの国税関係書類をスキャナ保存によって電子化することを認めています。この章では、スキャナ保存制度について解説します。

1電子帳簿保存法のスキャナ保存制度とは

スキャナ保存制度は、日々の取引において紙で受領した書類をスキャナやスマホなどで読み取り、電子データとして保存できる制度です。一定の要件を満たしてスキャナ保存を行えば、紙の書類は廃棄できます。

2022年1月に電子帳簿保存法が改正され、スキャナ保存に関する要件が変更されました。改正による変更点は、後ほど詳しく解説します。

2対象となる書類

スキャナ保存の対象となるのは、決算に関する書類や帳簿を除いたすべての国税関係書類と定められています。例えば、以下の書類がスキャナ保存の対象となっています。

・領収書
・注文書
・請求書
・契約書
・納品書

上記に加えて、自社で作成した書類の控えもスキャナ保存が可能です。一方で、現金出納帳や仕訳帳などの帳簿類、貸借出納帳や損益計算書などの決算に関する書類はスキャナ保存の対象外です。これらの書類は、電子帳簿等保存の要件に従って保存する必要があります。

電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の要件は、書類の区分や入力期間、機器スペックの指定、検索項目など、こまかく規定されているので注意しましょう。スキャナ保存の要件は、以下の通りです。

書類の区分	重要書類	一般書類
	資金や物の流れに直結または連動する書類	資金や物の流れに直結または連動しない書類
	契約書・納品書・請求書・領収書など	見積書・検収書・注文書など

入力期間の制限	・早期入力方式：国税に関する書類を受領などしたら、速やか（おおむね7営業日以内）に入力する ・業務処理サイクル方式：国税に関する書類の入力を、その業務にかかる通常の期間（最長2ヵ月以内）が経ったあとに、速やか（おおむね7営業日以内）に行う ※国税に関する書類の受領等から入力までの各事務処理について規定がある場合に限る
一定水準以上の解像度およびカラー画像による読み取り	・解像度が200dpi相当以上 ・赤色、緑色及び青色の階調がそれぞれ256階調以上 ※一般書類に関しては、白黒での読み取りも可
タイムスタンプの付与	入力期間のうちに一般財団法人日本データ通信協会が認めたタイムスタンプをデータに付与する
読取情報の保存	解像度や階調、書類の大きさに関する情報を保存すること ※国税に関する書類でA4以下の場合は不要 ※一般書類は大きさに関する情報は不要
バージョン管理	国税に関する書類を保存するときには以下のどちらかのシステムを使用する ・訂正・削除の記録が確認できるシステム ・訂正・削除ができないシステム
入力者等情報の確認	データの入力者と入力者を監督する者について確認できるようにしておく
帳簿との相互関連性の確保	電子データと帳簿の記録の相互性を確認できるようにしておく
見読可能装置の備付け等	以下に機器などを備え付けておく ・カラーディスプレイ（14インチ以上） ・カラープリンター ・操作説明書 ※白黒で保存された一般書類の場合は、上記についてカラー対応でなくてもOK
電子計算機処理システムの概要書等の備付け	以下の書類を備え付けておく ・システムの概要が書かれている書類 ・システム開発の書類 ・操作説明書 ・保存に関する事務手続きが明記された書類
検索機能の確保	以下の要件で検索できるようにしておく ・取引年月日などの日付、取引金額、取引先での検索 ・日付と金額を範囲指定して検索 ・2つ以上の任意の項目を組み合わせて検索

電子帳簿保存法の改正により、スキャナ保存に関する要件が緩和・廃止されました。スキャナ保存を導入するハードルが下がり、ペーパーレス化の促進になるでしょう。ここでは、電子帳簿保存法の改正点を紹介します。

1タイムスタンプの付与期限が延長された

改正前に書類をスキャナ保存する際は、3営業日以内にタイムスタンプを付与しなければなりませんでした。しかし、改正後は付与期間が最長2か月と7営業日に延長されました。付与期間の延長によりタイムスタンプの付与を急ぐ必要がなくなり、担当者が余裕をもって業務できるようになるでしょう。

また、データの訂正・削除の履歴が残る、もしくは訂正・削除ができないシステムを導入している場合にはタイムスタンプの付与が不要になり、業務の負担が大幅に軽減されます。

2適正事務処理要件が廃止された

スキャナ保存には改ざんリスクがあるため、不正防止のために適正事務処理要件を満たさなくてはいけませんでした。適正事務処理要件とは、以下のような内容です。

・相互けん制（不正を防ぐために相互にけん制する体制をつくる）
・定期的チェック（最低1年1回以上は原本と電子データの定期検査を行う体制をつくる）
・再発防止策（問題点があった場合、原因究明や対応策を考える体制をつくる）

改正後はこれらの要件が廃止され、社内規定を整備しなくてもスキャナ保存が可能となりました。適正事務処理や社内規定の整備にかけていた時間を削減できるため、大幅な業務の効率化につなげられます。また、定期的なチェックが不要になったことで、電子化した後に原本を即時廃棄できるようになりました。そのため、原本を保管するスペースも削減できるでしょう。

3検索要件が3項目に緩和された

改正後は、検索項目が「日付」と「取引金額」「取引先名」の3つに限定されます。これまでは「取引年月日」や「勘定科目」「取引金額」に加えて、書類によって設定すべき検索項目が決められておいました。そのため、検索要件が緩和されたことで、設定にかかっていた手間と時間が削減でき、負担軽減が期待されます。

電子帳簿保存法に対応したスキャナ保存の始め方を、手順ごとに解説します。これからスキャナ保存を導入する場合は、参考にしながら準備しましょう。

1データを検索できるようにしておく

スキャンしたデータは「日付」「金額」「取引先」で検索できるように設定しなくてはいけません。スキャンしたデータを保存しただけでは、要件を満たさないので気を付けましょう。ただし例外として、税務調査のときに求められたデータがすぐ取り出せるようになっていれば、3項目の組み合わせ検索ができなくても罰則等はありません。

2履歴がわかるシステムやタイムスタンプを利用する

データの改ざん防止のために、削除や訂正などの変更履歴がわかるシステムの導入が必要です。電子データは改ざんされても分かりにくい特徴があります。そのため、改ざんされていないことを証明しなくてはいけません。変更履歴がわからない場合、真実性の証明にはタイムスタンプの付与が必要です。

一方で変更履歴が分かるシステムを導入する場合は、タイムスタンプの付与が不要になります。そのため、タイムスタンプの付与がいらない会計システムを導入するのがおすすめです。

3要件の解像度・階調を満たすスキャナを用意する

書類をスキャナ保存するときには、解像度が200dpi以上、赤・緑・青の階調が256階調以上であることが要件とされています。そのため、要件を満たすスキャナやスマホを用意しておきましょう。ただし、一般書類は白黒（グレースケール）での保存でも問題ありません。

スキャナ保存には、コストの削減や効率化・生産性の向上、テレワークの推進といったメリットがあります。この章では、スキャナ保存のメリットについて詳しく解説します。

1コストの削減

国税関係書類は種類が多い上に、法人税法上では原則7年間保存しなくてはいけないため、保管する書類の量が膨大になってしまいます。書類の保管場所を確保するために倉庫を借りなければならないケースもあり、保管に費用がかかります。

スキャナ保存によって原本の即時廃棄ができ、保管場所の確保・維持が必要なくなるため、コストの削減になるでしょう。

2効率化・生産性の向上

紙で資料を保存するとファイリングやタグ付けなどの作業が必要ですが、スキャナ保存をすることでこれらの経理部門の業務の負担を減らせます。また、スキャナ保存は検索をかけるとすぐに該当情報が探せるので、急に書類が必要になったときでも、簡単に見つけられるでしょう。

電子データなので他の人に共有しやすく、検索もしやすくなるので業務が効率よく行えるようになるでしょう。

3テレワークへの移行推進

近年ではテレワークの導入が推奨されていますが、経理部門はオフィスに書類を探しに行ったり、ハンコを押す作業があったりするので、業務の特性上どうしても出社が必要でした。

しかし、書類をスキャナ保存しペーパーレス化が進めば、経理部門の人もテレワークで業務を行えるようになります。スキャナ保存を行うことで、社内全体でのテレワークへの移行が進められるでしょう。

スキャナ保存にはメリットが多いですが、準備に手間や費用がかかります。メリットだけではなく、デメリットもしっかりと理解した上でスキャナ保存の導入を検討しましょう。

1スキャンの手間がかかる

紙の書類をデータ保存するためには、スキャンの手間がかかります。規模の大きな事業所には専属の担当者を置いている企業もあり、属人性が高いので特定の担当者に負担が集中してしまうかもしれません。

また、スキャン保存が進むことで経理部門のテレワークが可能になるものの、領収書や請求書など他社から送られてくる書類が会社に届いたときには出社が必要になります。スキャンの手間を省くためには、紙の書類を扱わない電子取引の移行を進めていく必要があるでしょう。

2スキャンする機器の準備が必要

スキャナ保存をするためには、電子帳簿保存法の要件に対応した機器を用意しなくてはいけません。データの真実性を担保できるスペックが備わったスキャナ機器と、14インチ以上のディスプレイが備わったPCの準備が必要です。

そのため、これらの機器を揃えるのに初期費用がかかります。また、スキャナ保存を導入した後も機器のメンテナンス費用などが必要です。さらにスキャナ保存の運用ルールを確立する必要もあり、業務フローの作成と従業員への周知をしなくてはいけません。必要に応じて社内教育の実施も必要となるでしょう。

スキャナ保存をする際に、いくつか気をつけねばならない点があります。電子帳簿保存法に違反してしまうと、罰則が課される可能性もあるので注意しましょう。

1スキャン後のタイムスタンプ付与

紙の書類をスキャンしても、それだけでは要件を満たしたことになりません。スキャンした後に、必ずタイムスタンプを付与しましょう。タイムスタンプの付与は、スキャンしてから2か月と7営業日以内に実施する必要があります。

ただし、書類の訂正・削除の履歴がすべて残るシステムを導入している場合は、タイムスタンプを付与しなくても問題ありません。そのため、スキャナ保存をするときにはタイムスタンプの付与、もしくは訂正・削除の履歴が残るシステムの使用のどちらかを忘れないようにしましょう。

2不備のある画像は削除・訂正履歴を保存する

スキャナ画像は、解像度が200dpi相当以上でなくてはいけません。そのため、書類がきちんとスキャンされていないと要件を満たしていない可能性があるので注意しましょう。

ピントが合っていなかったり、書類の一部が切れてしまったりしている画像は不備とみなされます。そしてスキャナ画像を修正するときには、削除・訂正の履歴を完全にシステムに保存しなければいけません。

スキャナ保存制度とは、紙で受領した書類をスキャナやスマホを使ってデータ化し保存することを認めた制度です。2022年1月の電子帳簿保存法改正によってスキャナ保存に関する要件が緩和され、担当者の業務負担が軽減されています。

ただし、タイムスタンプ付与などの要件が守られていないと電子帳簿保存法に違反し、罰則の対象となる可能性があるので注意しましょう。

スキャナ保存を導入することでコストの削減や効率化の向上、テレワークの推進などさまざまなメリットがあります。ぜひ電子帳簿保存法に対応したスキャナ保存で、社内のペーパーレス化を進めましょう。

また、電子帳簿保存法対応に向けたペーパーレス化には「おまかせ はたラクサポート」・「コワークストレージ」や手書き書類をCSVに変換できる「AIよみと〜る」といったサービスをセット導入することがおすすめです。NTT東日本では、これらのクラウドサービスに関する使い方やサポート対応をセットにして提供しています。また、無料で体験可能な「DX無料体験プログラム」も用意しています。興味のある方は、ぜひ以下のバナーから詳細をご覧ください。

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