クラウド電話帳とは？導入のメリットと活用ポイント

クラウド電話帳とはどのようなツール？

「クラウド電話帳」とは、クラウド上でクライアントの連絡先の管理が可能なツールであり、「Web電話帳」とも呼ばれます。電話番号だけではなく、メールアドレスや役職、住所などもまとめて登録・管理できる点が特徴です。

クラウド上で連絡先の管理ができる

クラウド電話帳は、クライアントの電話番号や役職、住所、メールアドレスなどの情報の一括管理が可能なツールです。情報の登録や管理はWebブラウザ上で行えるため、スマートフォンやパソコンなどの多様な端末で利用できます。

名刺をスキャンして連絡先の登録ができる

多くのクラウド電話帳に実装されている機能のひとつとして、「名刺のスキャン・登録機能」が挙げられます。スマートフォンに搭載されているカメラやスキャナーから、名刺の情報を読み取るだけで電話帳に登録できる便利な機能です。

簡単な操作で手間なく連絡先を登録でき、登録した情報はいつでもスピーディーに呼び出せます。

未登録でも着信情報を端末に表示できる

通常、スマートフォンなどの端末では、発信元の情報が端末に未登録だと、会社名などがディスプレイに表示されません。しかし、クラウド電話帳で発信元の情報を登録しておけば、端末に情報を登録していなくても、発信元の情報が表示されます。

誰からの着電なのかひと目でわかると、すぐに電話に出て顧客対応が可能です。その結果、取引先の従業員からの評価が高まる他、顧客満足度の向上効果も見込めます。各従業員が業務で利用している端末ごとに、クライアントの情報を登録する必要がない点も魅力です。

コミュニケーション機能が搭載されている

「コミュニケーション機能」も、クラウド電話帳に実装されている機能のひとつです。ツールによりますが、同じツールの中で通話やチャットが利用でき、手軽にコミュニケーションが取れます。「チャットで伝えた内容を口頭で補足するために通話へ切り替える」、「資料データを共有するために、通話からビデオ通話へ切り替える」など、ビジネスシーンに応じた使い方が可能です。

クラウド電話帳を活用するメリット5つ

クラウド電話帳の導入を検討している場合、どのようなメリットを得られるのかを把握しておきましょう。「連絡先を一括管理できる」「リアルタイムな情報共有が可能」「情報漏えいのリスク軽減」「BYOD推進」「フリーアドレスやリモートワークに適している」などが代表的なメリットです。

顧客や取引先の連絡先を一括管理できる

前述した通り、クラウド電話帳では、クライアントの情報をひとつの場所で管理できます。クラウド電話帳を開けば、相手の連絡先だけではなく、相手が所属している企業や部署、役職などをまとめて把握できるため、連絡する相手に応じた対応が可能です。

連絡先の新規登録や更新といった情報管理を一括でできることも便利なポイントです。クラウド電話帳を利用していない場合、各従業員が自分の端末上で連絡先の登録や更新を行うことになります。しかし、クラウド電話帳なら、全従業員がクラウド上の情報を共有できるので、誰かが情報を更新すれば、全員が最新の情報を確認できます。これにより、情報管理にかかる手間を削減できます。ただし、情報管理が疎かになると、古い情報しか確認できなくなる点には注意しましょう。

情報をリアルタイムで共有できる

クラウド電話帳に登録されている情報は、社内全体で共有できます。従来は各従業員が個別でクライアントの情報を管理するケースがほとんどでした。しかし、これでは特定の従業員しか把握していないクライアントが生まれ、その従業員が突然休職や退職した場合、そのクライアントへアプローチできなくなってしまいます。

クライアントの情報を一括管理できるクラウド電話帳は、全従業員が平等に情報へのアクセスが可能なため、このようなリスクを回避します。わざわざ異なる部署の担当者にクライアント情報を聞きに行く必要もなくなり、業務効率化につながります。

さらに、正確な情報を共有できる点もメリットです。クライアントの情報を口頭で伝えた場合、言い間違いや聞き間違いが発生しないとは限りません。その結果、「連絡が必要なタイミングで相手につながらない」といった事態が起こり得ます。クラウド電話帳での情報共有は、このようなリスクの回避に有効です。

情報漏えいのリスクを軽減できる

クライアントの情報が外部へ漏えいすると、企業組織としての信用を失います。現在は、個人情報の扱いに厳しい目が向けられる時代です。そのような時代において、クライアントの情報が外部に流出した場合、事業の継続すら危ぶまれる状況に陥りかねません。

情報漏えいのリスク軽減にも、クラウド電話帳の導入は有効です。クライアントの情報をクラウドで管理できるので、各従業員の端末へ登録しておく必要がありません。万が一、従業員が端末を紛失したり、盗難に遭ったりしても情報漏えいを回避できます。

注意すべき点は、クラウド電話帳への不正アクセスです。悪意を持つ第三者が不正アクセスを試みた場合、管理している情報が奪われるおそれがあります。ただ、クラウド電話帳の中には、多要素認証をはじめとした情報セキュリティ対策を徹底しているツールも用意されており、このようなサービスを利用すれば安全な運用が可能です。

BYODの推進につながる

「BYOD」とは「Bring Your Own Device」の略であり、従業員がプライベートで所有しているスマートフォンなどの端末を、業務に用いることです。クラウド電話帳は、従業員が所有している端末からクライアントの情報へアクセスできるため、BYOD推進につながります。

BYODが実現するメリットは、大幅なコストダウンです。従業員が所有しているプライベート端末を業務に用いることで、会社が新たに業務用端末を購入する必要がありません。購入費用だけではなく、修理やメンテナンスなどの運用費や維持費も節約できます。

新たな業務用端末などを導入した場合、従業員が端末の操作方法などに慣れる時間が必要ですが、BYODならその心配は無用です。従業員が使い慣れている端末をそのまま用いるので、スムーズな業務進行が可能になります。

しかし、従業員のプライベート端末にクライアントの情報を登録すると、端末内にプライベートの連絡先と業務上の連絡先が混合してしまいます。そこでクラウド電話帳も導入して業務上の連絡先をクラウドで管理すれば、公私混同のリスクを回避できます。

フリーアドレスやリモートワークにも向いている

クラウド電話帳は、従業員は場所を問わずクライアントの情報へのアクセスが可能なため、リモートワークやフリーアドレスの推進を検討している企業におすすめです。

各従業員が個別に情報を管理しているケースでは、クライアントの情報が分からない場合に他の従業員に連絡したり、オフィスに出社して調べたりする必要があり、リモートワークやフリーアドレスを円滑に運用できません。

リモートワークの場合、コミュニケーション不足に陥りがちな懸念点があるものの、クラウド電話帳を導入することで、そのような心配がなくなります。チャットやビデオ会議などの機能が実装されたクラウド電話帳であれば、リモートワーク環境下においても、コミュニケーションがスムーズです。

クラウド電話帳の活用ポイント

クラウド電話帳を上手く活用するには、自社にマッチしたツールと運用ルールが重要です。

自社に必要な機能があるか確認する

導入するクラウド電話帳を選ぶ上で一番重要なのは、自社が求める機能が実装されているかどうかです。機能が多すぎても、かえってツールを使いこなせなかったり、従業員に定着しないおそれがあります。

クラウド電話帳の連携性も要チェックです。チャットやCRM（顧客管理システム）と連携できるツールがあれば、さらなる業務効率化に期待できます。

各ツールの利用範囲を定めておく

チャットやビデオ電話が利用可能なクラウド電話帳は便利であるものの、さまざまなコミュニケーションツールを各従業員が好きに使うと、どのやり取りをどのツールでしたのかがわからなくなり、情報の確認や検索などが煩雑になりかねません。「業務連絡はチャットで行う」「チーム内での情報共有時はビデオ電話を利用する」など、各ツールの利用範囲を定めておきましょう。

情報セキュリティ対策を行う

クラウド電話帳への不正アクセスやウイルスへの感染などが発生すると、情報漏えいのリスクが高まります。端末への情報セキュリティ対策を徹底することはもちろん、アカウント管理のルール策定や運用に関するマニュアルなども整備し、安全な環境下で運用できる体制を構築しましょう。

連絡を一括管理化できるクラウド電話「Webex Calling」

社内外の電話を一括管理したいと考えているのであれば、クラウド電話の導入がおすすめです。中でも、「Webex Calling」は機能性に優れており、現在利用している会社の電話番号を変える必要がありません。

従業員のプライベート端末を会社の電話として利用できるため、BYOD推進にも有効です。電話だけではなく、チャットやチームミーティングなど、スムーズなコミュニケーションを実現することで、業務効率化にもつながります。

まとめ

クラウド電話帳を導入すれば、クライアントの情報を一括管理できる他、スキャンした名刺の情報を容易に登録できます。導入時には、自社の求める機能が実装されていることを必ず確認し、「ツールの利用範囲を定める」「情報セキュリティ対策を徹底する」などのポイントも覚えておきましょう。おすすめのクラウド電話は「Webex Calling」です。クラウド電話帳の機能を有しており、BYODやリモートワークの推進においても有効に働きます。

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  Webex Callingに設定した固定電話番号は既存のビジネスフォンで利用できません。現在ご利用いただいているオフィスの電話番号を本サービスに移行するか、新たな固定電話番号の取得が必要です。
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  「Webex Calling」はCisco Systems, Inc.が提供するサービスの名称です。