日常業務のタスク整理のためにToDoリストアプリを活用したいと考えている方がいらっしゃるのではないでしょうか。ToDoリストアプリはうまく活用すれば、業務の大幅な効率化につながります。

今回の記事では、ToDoアプリリストでできることや導入のメリットを紹介します。また、うまく活用するコツもあわせて紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

1.ToDoリストアプリとは？できることも解説

ToDoリストアプリは、日々の生活やビジネスシーンなど、あらゆる場面でよく使われているツールです。まずは、ToDoリストアプリの機能やできることを紹介します。

1-1.ToDoリストアプリとは

「ToDo」は、ビジネスシーンや生活する上での「するべきこと」や「しなければいけないこと」を意味します。例えば、仕事のタスク、日常での買い物リストなどが当てはまります。「ToDoリスト」は、そのToDo（＝するべきこと）を集約してリスト化したものを指します。

現状、付箋やメモ帳にToDoを手書きで記載して、終わったものにチェックをつけて管理をしている方もいらっしゃるでしょう。

ToDoリストアプリを使った場合、やるべきことをアプリ上で管理することができます。アプリ上でToDoがリスト化され、完了したらチェックマークをつけたり、色分けしたりすることで、簡単に見やすく管理できます。

1-2.ToDoリストアプリでできること

一般的なToDoリストアプリには以下のような機能が搭載されています。

• タスクの作成・編集・削除
• タスクへのチェック機能
  
  

アプリによって搭載されている機能は異なりますが、他にも以下のような機能が搭載されていると便利です。

• タスクの期限の設定
• タスクの並べ替え
• サブタスクの作成
• チーム内でのタスクの共有
• タスクのグループ分け
• タスクのリマインド・通知機能
  
  

このように、単純なタスクの登録・チェックだけでなく、共有やリマインドなどの機能が付随しているアプリもあります。

2.ToDoリストアプリの導入メリット5選

ToDoリストアプリを使用するメリットは多くあり、導入前に把握しておくことで、より活用のイメージを掴めます。ここでは導入のメリットを紹介しますので、参考にしてください。

2-1.タスクの可視化

ToDoリストアプリの活用によって、自身がやるべき作業が可視化されます。ToDoリストは、案件のゴールから逆算して、すべきことを設定していくのが一般的です。そのため、ToDoリストを作るだけでタスクを整理でき、作業の全体像が可視化されて仕事を進めやすくなります。

また、「取り組まなくて良いこと」も明確になり、作業の無駄を取り除けるのもポイントです。作業中に他の業務について考えて手が止まってしまうこともなくなります。ToDoを整理する時間と、集中して業務を進める時間を分けられ、効率を高められます。

2-2.タスクの抜け漏れ防止

ToDoリストアプリの活用によって、タスクの抜け漏れを防げます。Excelやメモ帳でタスク管理をしている場合、期限を忘れてしまうリスクがあります。多くのToDoリストアプリには、期限が迫ったときに通知をするリマインド機能が搭載されているため、タスク漏れの予防が可能です。

また、タスクが多すぎるとタスク自体を忘れてしまうこともあるでしょう。ToDoリストとしてアプリに登録しておくことで、そのようなトラブルも防げます。

2-3.次のタスクの把握が瞬時に可能

ToDoリストアプリを使っていれば、1つのタスクが終わった後にアプリを見ることで、次に何をすれば良いのかを瞬時に把握できます。業務間で発生してしまう、次のタスクや段取りを考える時間を省き、集中力を高めたまま業務を進められます。

2-4.タスクの優先順位づけが可能

ToDoリストアプリを活用することで、タスクの優先順位づけもできます。タスクに優先順位がついていない場合、次に何をすれば良いのかがわからなくなったり、業務の段取りがうまくいかなかったりと、スムーズな業務遂行が困難になります。

優先順位をつけずに簡単な作業から着手してしまったために、時間のかかる重大な業務がずっと残ってしまっていたというケースは、多くの人に経験があるのではないでしょうか。

ToDoリストアプリでは、タスクごとに期限を設定でき、緊急度や想定作業時間なども見える化できるのがメリットです。今すぐ着手すべき業務や、後回しにしても問題ない業務が視覚的に分かりやすく、スムーズに業務を進められます。

2-5.タスクの共有が可能

タスクを瞬時に共有できるのもアプリを使うメリットです。チームでプロジェクトを管理するには、各メンバーの進捗把握が必要です。ToDoリストアプリをチームで活用すれば、メンバーの進捗状況をリアルタイムに把握でき、プロジェクト全体の進捗把握や仕事の割り振りがしやすくなります。

また、スマートフォンでアクセスできるアプリであれば、営業先やリモートワーク中の自宅からでもタスクの共有・確認が可能です。チャットでのやり取りや会議などをせずに、メンバー内でそれぞれのタスクの状況や進捗を把握できるのがメリットです。

多くの企業での導入実績がある「kintone」は、自社のニーズに合わせた業務改善アプリの作成が可能なツールです。ToDoリストの管理も可能で、メンバーとのタスク共有や進捗状況の可視化ができ、タスクの属人化を防ぐ効果もあります。NTT東日本は、kintoneの導入・運用サポートを実施しているので、導入をお考えの方はぜひ一度ご相談ください。

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3.ToDoリストアプリを活用する3つのコツ

ToDoリストアプリは少しのコツを押さえて利用するだけで、効率化においてより大きな効果を得られます。ここでは、アプリ活用のコツを紹介します。

3-1.ToDoをできるだけ細かく設定する

アプリへ登録するToDoは、できるだけ細かく設定するのをおすすめします。抽象的なToDoを登録した場合、そのToDoを終わらせるためにすべき作業がまだ視覚化されていない状態になります。実際に着手してみると、見えていないToDoがいくつもあり、想定以上に時間がかかってしまった、といった事態になりかねません。

例えば、「資料作成」というToDoを設定したい場合、「リサーチ」「内容の整理」「ライティング」「体裁を整える」といったように、さらに細かくプロセスを分けることがポイントです。ToDoを着実に進めていくためには、着手から完了までに必要なアクションを細分化して、一つひとつ登録しましょう。

3-2.時間や工数も記載する

アプリにToDoを登録する際には、一つひとつにかかる時間や工数を明確にして記載するようにしましょう。時間や工数を把握していなければ、すべてのToDoを終わらせるのに時間が足りなくなる可能性があります。

3-3.カレンダーと連携させる

カレンダーと連携できる機能を搭載しているToDoリストアプリもあります。アプリにToDoを登録するだけで、業務用のカレンダーにToDoが自動反映されます。カレンダーを開くだけで、今日すべきことや今週中にすべきことが把握できるため、連携によってさらに業務効率化につながる可能性があります。

4.ToDoリストアプリを選ぶ際に気をつけるべき3つのポイント

ToDoリストアプリはさまざまな企業が開発・提供しているため、どれを選べば良いのかと迷う方もいるでしょう。ここでは、アプリを選ぶ際に気をつけるべきポイントを紹介します。

4-1.共有機能があるか

チームでプロジェクトのToDo管理をする場合は、共有機能は必須です。もしチーム内でToDoを共有できない場合、連携が上手くいかずに進捗状況や優先順位の認識に差が生じるおそれがあります。

チーム内で共有しやすいアプリを使用することで、チーム全体でToDoの進捗把握が簡単にできるだけでなく、メンバー間でリアルタイムにタスクの共有やコメントのやり取りができ、見落としや重複作業も防げます。

4-2.マルチデバイスに対応しているか

ToDoの管理はひとつの端末だけでなく、パソコン、スマートフォン、タブレットなど、複数のデバイスで行えると、より作業の効率化につながります。複数デバイス対応であれば、外出先でもタスク確認が容易になります。

時間や場所の制約を受けずにToDoを管理できるため、マルチデバイス対応かどうかは事前にチェックしておきましょう。

4-3.目的に合った機能が搭載されているか

ToDoリストアプリは、提供する企業やサービスによって搭載されている機能がさまざまです。そのため、自社にとって必要な機能があるかの確認は必要不可欠です。

タスクの期限まで管理したい場合は期日設定ができ、リマインド機能まで用意されているアプリが良いでしょう。複数のプロジェクトが同時並行で進んでいる場合は、タスクをカテゴリー分けできる機能があれば、プロジェクトごとの分類が可能です。

業務でカレンダーを多用している場合は、カレンダーと連携できる機能を持つアプリが良いでしょう。このように、アプリによって機能はさまざまなので、導入の目的を明確にした上で、必要な機能を洗い出すのが重要です。

5.kintoneでToDo管理をするならNTT東日本が導入・運用をサポート

「kintone」は多くの企業で使われている、業務改善アプリを自由に作成できるツールです。カスタマイズ性に優れ、ToDoの管理アプリの作成も可能です。

kintoneでToDo管理をする場合、メンバー間でタスクを可視化できたり、リアルタイムにコミュニケーションがとれたりと、効率化につながる機能を多数活用できます。ただし、kintoneに触ったことのない方にとっては、思うように扱えるのかと不安を感じる場合も多いでしょう。

NTT東日本の「kintone for おまかせ はたラクサポート」では、初心者の方でもkintoneを簡単かつスムーズに導入するためのサポートを行っています。標準パッケージを準備しているため、初心者の方でもすぐに業務DXを進められます。また、オプションで、Excelからのデータ移行や操作・活用レクチャーなども行っています。

ToDoリストアプリの導入をお考えの方は、kintoneをご検討の上、NTT東日本にぜひご相談ください。

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6.まとめ

ToDoリストアプリとは、やるべきこと（ToDo）を手軽に管理できるアプリです。アプリ上でリスト化したToDoに対して、完了したらチェックマークをつけたり、色分けしたりすることで、簡単に見やすく管理できます。

基本的なToDoリストアプリの機能には、タスクの追加・編集・削除機能や、タスクのチェック（完了）機能などがあります。他にも共有機能やリマインド機能など、搭載されている機能はアプリによってさまざまです。

アプリでToDoリストを管理することで、タスクの可視化や抜け漏れの防止、優先順位づけなどが可能です。導入する際には、マルチデバイス対応か、目的に応じた機能があるかなどを事前に確認しましょう。

NTT東日本は、ToDo管理としても使えるkintoneの導入・運用サポートを実施しています。スムーズな導入サポートや、すぐに業務DXを進められる標準パッケージを用意しているため、興味のある方は以下のサービスページをぜひご覧ください。

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