監修 公認会計士・税理士 大橋誠一

給与所得者の所得税の確定作業である、年末調整の手続きは、企業の総務人事担当や従業員で提出する必要のある書類が多く大変です。国としても負担を軽くするために電子化を推進しています。

年末調整の電子化ですが、電子申請について義務化されているのでしょうか。結論から書くと、ほとんどの場合は義務化されていません。

今回の記事では、年末調整を電子化することについて簡単に紹介しながら、電子化が義務となるケースや電子化の手順等について説明します。

1. 年末調整の電子化とは？

年末調整の電子化は、2020年10月から可能となっています。ただし義務ではありません。

これまでの年末調整では、担当者が各種控除証明書を税務署から受け取り従業員に配布し、従業員は個人で必要書類（保険料控除申告書や住宅ローン控除申告書など）を手に入れます。必要事項を記入し給与担当者などに書面で提出、その後の検算なども必要で、最終的に税務署への書類提出が必要という手間のかかる手続きでした。

年末調整を電子化すると、控除証明書などをデータで取得可能です。金額も自動で計算されます。給与担当者などに提出後、給与システムと連携すれば自動でチェックされて所得税の年税額を計算でき、オンラインでデータを提出できるのです。

電子化できる年末調整の書類

年末調整の電子化が可能になったことで、従業員が必要な書類を集める手間が大幅に削減されました。

2022年10月現在で従業員が電子データで取得できるようになった書類は以下のとおりです。

• 扶養控除等申告書
• 配偶者控除等申告書
• 保険料控除申告書
• 住宅ローン控除申告書
• 基礎控除申告書
• 所得金額調整控除申告書

2022年10月現在で従業員が電子データで会社に提出できる書類は以下のとおりです。

• 保険料控除証明書（生命保険料・個人年金保険料・介護医療保険料・地震保険料・国民年金保険料が対象）
• 住宅借入金等を有する場合の所得税額の特別控除証明書
• 年末残高等証明書

従来であれば郵送されたハガキなどが必要でしたが、電子データで取得・提出できるようになり、負担の軽減が期待されます。

電子化した場合の年末調整の流れ

電子化した場合の流れは大きく4つです。

①従業員が保険会社からの保険料控除証明書や、また住宅ローン控除関連の特別控除証明書などデータで取得
②国税庁のソフトウェアへデータをアップロードして控除額の自動計算、また申告書をデータで作成し勤務先に提出
③担当者はデータを元に年税額の自動計算・内容を修正しデータの原本保存
④国税庁にオンラインで提出

データで取得できるだけでなく、年税額の計算も自動的に行われるため、年末調整担当者の負担の軽減も期待されます。

2. 年末調整の電子化は義務なのか？

冒頭で触れた通り、年末調整の電子化は義務ではありません。しかし、一部の企業においては電子化が必要なケースがあります。

理由としては、法定調書については2021年からe-Tax等による提出が義務化となっているからです。e-Taxのサイトによると、「法定調書の種類ごとに、前々年の提出すべきであった当該法定調書の提出枚数が『100枚以上』であるものについては、e-Tax又はCD・DVDなどの光ディスク等による提出が必要です。」とあります。

例えば、2年前の給与所得の源泉徴収票が100枚以上だった場合、上記の要件に該当しますので電子による提出が必要です。このように、年末調整に関係する法定調書がそれぞれの種類ごとに100枚以上となった場合は、年末調整の電子化を志向すべき環境となっています。

3. 年末調整を電子化するメリット

仮に義務ではないとしても、年末調整を電子化するメリットは従業員側・企業側それぞれでたくさんあります。

従業員側のメリット

従業員側のメリットとしては以下のようなものが挙げられます。

• 配偶者控除・配偶者特別控除・生命保険料控除などが自動で計算され、計算ミス等のリスクが軽減する
• 必要な書類を郵送ではなくデータで受け取れて工数が削減できる
• データを削除してしまっても再交付の手間が少ない
• 押印が不要
• 申告書の作成が電子で行えるので工数削減、修正の手間も少ない
• 翌年以降もデータが利用できるため、翌年の負担も軽減される

このように、かなりの工数削減や負担の軽減につながります。

企業側・年末調整担当者側のメリット

企業側・年末調整担当者側のメリットとしては以下のようなものが挙げられます。

• 申告書の取得・保管・配布・回収などの業務がなくなる
• 計算や確認業務の負担が軽減される
• 紙の保管場所が不要で省スペース化される

年末にかけて従業員への書類の配布・回収などの手間は電子上でやりとりできるためテレワーク中でもある程度は業務可能で、また、順調に運用できれば、対象人数料量が多く高い精度が求められる計算・検算作業の負担が軽減されます。

4. 年末調整の電子化に必要な準備

では、実際に年末調整を電子化するためにどのような準備が必要なのでしょうか。

従業員のマイナポータルへの登録

年末調整の電子化にあたり、保険会社や金融機関から控除証明書のデータを取得するためのシステム「マイナポータル」を従業員が利用する必要があります。また、後述する年末調整ソフトへの自動連携をする場合にはマイナンバーカードや読み取るためのICカードリーダーが必要です。

ただしマイナポータルは個人の行政手続や通知の確認がオンラインで行えるようになるサービスであり、年末調整のために強制力をもって従業員に登録してもらうのはやや困難ではあります。

参考：トップページ ｜ マイナポータル

年末調整ソフトの用意

国税庁の提供する「年末調整控除申告書作成用ソフトウェア」（年調ソフト）などのソフトを導入します。年調ソフトとは、従業員が控除証明書などをデータで取得した後に、勤務先に提出する電子書類を作成できる、国税庁が提供するソフトウェアです。

パソコン・スマートフォンともにソフトウェア・アプリの利用が可能です。

給与計算ソフトの調整

年末調整担当者は、従業員が提出したデータをもとに給与計算ソフトで年税額の計算を行うようシステムの調整や設定作業を行います。実際に年末調整を始める前にシステムがスムーズに動作できる状態が理想です。

マニュアルの作成・周知

従業員向けに年末調整を電子で行うマニュアルを作成し、方法や時期を周知します。紙の年末調整を行う際にも周知することがほとんどですが、電子化を開始する場合は電子での受付も可能という旨やマニュアルを新しく制作しましょう。

ちなみに、国税庁は、年末調整手続の電子化に関するパンフレットを制作しており、この中には「従業員の方への配布用資料」というパワーポイント資料も用意していますので、これを適宜カスタマイズする方法もあります。

5. 年末調整は部分的な電子化でも効果がある

年末調整の電子化といっても、すべてを電子上で完結させるケースと、部分的に電子化しながら最終的には紙での提出を行うケースもあります。

年末調整の完全電子化はなかなか難しい

例えば、紹介したマイナポータルへの登録などは従業員のITリテラシーもある程度必要です。毎年行っている郵送での書類の受け取りに慣れているケースも多いため、さまざまな世代が含まれるすべての従業員の書類をいきなり電子で扱うのは困難なケースも多いでしょう。

部分的な電子化でも業務効率化は可能

部分的に電子化を行うことでも担当者の負担を軽減できます。業務効率化を実現したい場合は、紙と電子をスムーズに連携できるAI-OCRやRPAなどのツールの利用も有効です。

（１）AI-OCR

AI-OCRとは、書類の文字情報をデジタル文字に変換してくれるOCRに人工知能を組み合わせたもので、精度の向上や手書き文字の認識、複数のフォーマットへの対応などが可能となっています。

（２）RPA

RPAとはロボティクスにより人間がパソコン上で行っている定型業務を自動化するツールです。表計算ソフトなどで定型入力作業がある場合、RPAを導入することで人が行っている作業を自動化できます。

（３）紙と電子の連携イメージ

AI-OCRとRPAを活用した場合の年末調整では、以下のような業務連携が期待できます。

　　１．従業員から紙で提出された書類をスキャンしてPDFなどで保存
　　２．その画像データからAI-OCRが必要な箇所をデジタル文字化
　　３．システムや表計算ソフトへの入力はRPAが自動で行う

担当者は確認業務に集中することができ、大幅な業務効率の向上が期待できます。

6. AI-OCRで年末調整業務を電子化した成功事例

実際に部分的な電子化を実現した事例を紹介します。

ある物流会社では総務系書類の業務効率化の一環として、年末調整等の業務でNTT東日本のAI-OCRの「AIよみと〜る」とRPAを導入・連携しました。

月に約1000枚ある紙の書類のデータ入力時間は、月あたり約150時間かかっていたものを約30時間に削減できたそうです。

AI-OCRのメリットとして、多様な種類の帳票類でもある程度の簡単な設定で文字の読み取りが可能な点が挙げられます。入力時間が削減できるだけでなくOCRによる自動化の設定業務も簡易化できます。

7. まとめ

今回の記事では年末調整業務の電子化は基本的には義務ではないという点と、電子化をする場合のメリットや方法、部分的な電子化の具体例について説明していきました。

年末調整の電子化は2020年からスタートしたばかりなので完全電子化というのはまだ難しいケースが多いです。部分的な電子化を行って業務効率を向上させていくのが実利のある方法でしょう。

事例で紹介したNTT東日本の「AIよみと〜る」については以下のリンクから資料や無料デモについてご覧いただけます。年末調整以外にも活用可能ですので、ぜひ一度チェックしてみてください。

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