近年、研修方法としてeラーニングを導入している企業が増えてきました。コロナ禍で在宅ワークが普及したことも相まって、需要はますます高まっています。しかし、多くの従業員を抱えている企業では、受講者の受講履歴を管理するのは大変な作業です。

そこで本記事では、eラーニングの受講履歴の管理について解説します。

受講履歴管理の機能を活用することにより、忙しい管理者でも業務効率化を実現できるはずなので、ぜひ参考にしてください。

NTT東日本のeラーニング「ひかりクラウド スマートスタディ」なら、社員の受講履歴も簡単に把握することが可能です。

初期費用5,500円～、月額利用料1人あたり198円〜で既存の資料や動画をアップロードして手軽にeラーニングの作成ができます。現在、2週間の無料トライアルを実施していますので、ぜひこの機会にお試しください。

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※ひかりクラウド スマートスタディは、eラーニングプラットフォームのため学習コンテンツは含まれておりません。

1.eラーニングの受講履歴とは？

eラーニングの受講履歴とは、研修担当者(管理者)側が受講者のオンライン研修における受講状況を管理するツールです。

受講者が研修コンテンツを受講すると、以下の4点がシステム内に受講履歴としてデータ保存されます。

• 受講の有無
• 学習進捗
• テスト成績
• 解答分析

管理者として、受講者個人や部署ごとの受講状況を管理・把握することはもちろん、今後の研修内容を検討するツールとして活用できるのです。

NTT東日本が提供するひかりクラウド スマートスタディにも学習履歴機能が搭載されており、受講者1人ひとりのパフォーマンス、学習進捗、テストの回答結果を見える化できるため、2週間の無料トライアルで使用感をお試しください。

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2.eラーニングの受講履歴管理の課題

eラーニングの受講履歴を管理できれば、企業の教育内容の底上げに一躍を担いますが、主に2点の課題があることを覚えておきましょう。

それぞれ、どのような問題があるのか解説します。

受講生のデータの分散

異なるプラットフォームやコースにまたがっての受講は、受講履歴が散逸してしまうことが問題となります。

企業内で使用しているeラーニングシステムが違うことで、学習者は自身の総合的な進捗状況を見失う可能性があります。

受講履歴の中から検索や整理が簡単ではない

受講者が保存されている膨大なデータの中から必要な情報を見つけるのが難しく、検索機能や整理手段が不足しています。

強化された検索機能が搭載されていない場合は、過去の学習成果や課題の再確認が煩雑になりがちです。

3.受講履歴を管理するには学習管理システムを利用する

eラーニングにおける受講履歴管理における課題に対処するためには、学習管理システムを活用するのが最適です。

受講者の学習状況の把握やデータ管理、教材制作が可能なため、時間や労力をかけずに受講履歴管理を行えます。

学習管理システムを知り、導入するための選定ポイントを押さえれば、社内にとって効果的なeラーニング運営ができるでしょう。

学習管理システムとは？

学習管理システムとは「LMS（Learning Management System）」とも呼ばれる、eラーニングを活用するための中心的な機能です。

学習管理システムは、受講者が利用する「受講機能」と管理者が利用する「管理機能」に分けられており、必要なカリキュラムを受講者が習熟できているかの状況管理や、受講者に対して使いやすい学習環境を整えることを目的としています。

4.学習管理システムの選定ポイント

学習管理システムを選ぶポイントとして、次の8点があります。

学習管理システムは、導入目的と企業内の課題を明確にすることで、受講者にとって満足度の高いeラーニングを運用できるので、eラーニングを導入する際の参考になるはずです。

自社の従業員に合っているか

学習管理システムには総合的な分野の教育に沿った「総合型」と、英語や資格などの教育に絞った「特化型」があります。

管理できる人数に制限が設けられているシステムもあるため、自社の従業員数など研修対象となる人数は事前に把握したうえで検討しましょう。

運用形態が自社に合っているか

学習管理システムには、外部サーバーに接続する「クラウド型」と自社管理のサーバーに接続する「オンプレミス型」があります。

クラウド型は、サーバーやネットワーク機器等の準備や保守も不要なため、はじめて導入する企業でも簡単かつ安心して導入することができます。
オンプレミス型は、自社サーバーを使用するため、カスタマイズなどの拡張性が高くトラブル時も自社で対応できる点に優れています。

導入・運用費用は妥当か

クラウド型とオンプレミス型で費用は異なりますが、一般的な初期費用は150万円程度とオンプレミス型が高くなる傾向にあるので、なるべく費用を抑えて手軽に導入したい企業はクラウド型を選択するといいでしょう。

NTT東日本が提供するひかりクラウド スマートスタディの場合、初期費用5,500円〜、月額利用料1人あたり198円〜と低コストで運用できるだけでなく、2週間の無料トライアルができます。

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UI/UXはどうか

受講者が使いやすいeラーニングを運用するためにも、ツールの使いやすさに直結するUI（ユーザーインターフェース）は非常に重要なポイントです。

学習管理システムは、パソコンスキルに関わらずさまざまな社員が利用するツールなので、すべての人にわかりやすいシステムになっているか、実際に操作して確認することをおすすめします。

機能が充実しているか

例えば下記のように、企業にとって必要な機能が備わっているかどうかを学習管理システム導入判断の材料にすることも忘れないようにしましょう。

• 必要な学習ができるか
• 学習状況はどこまで管理できるか
• テストやアンケートの自動配信できるか

研修を管理するツールとして各機能が充実していなければ、使い勝手が悪く非効率的と感じてしまいます。

オリジナルコンテンツに対応しているか

理想の研修内容を実現するためには、自社作成したeラーニング教材を配信ができるか否かも検討する際の大切なポイントです。

また、データ量を気にせずにアップロードできるかどうか、セキュリティ対策が万全かどうかも確認するようにしてください。

NTT東日本が提供するひかりクラウド スマートスタディでは、既存の研修資料をアップロードできるだけでなく、オリジナルカリキュラムコースを作成できるのでおすすめです。
また、セキュリティ面にも優れており、通信の暗号化に加えて24時間の有人監視をしています。

サポート体制はどうなっているか

一般的には以下のサポートがある学習管理システムが多い傾向があります。

• eラーニングの定着支援
• オリジナルeラーニングコンテンツの作成
• 学習効果測定

トラブル発生時だけでなく、平常時にどのようなサポートを受けられるかも比較してみるといいでしょう。

他企業の導入実績はあるか

検討している学習管理システムの導入件数や導入企業の体験談などの導入実績も確認する必要があります。

他社の利用方法を知ることで自社での利用イメージが湧き、新たな活用方法の気づきになることも多いです。

5.学習管理システムで受講履歴管理もできる

学習管理システムで受講履歴を管理することで、次のようなメリットが生まれます。

受講履歴管理のポイントを押さえれば、忙しい管理者でも学習管理状況を把握しやすくなり、受講者の満足度も向上するでしょう。

学習の結果を日時・得点などできちんと記録

学習管理システムは、日時やテストの点数などのカテゴリーに分けて学習記録を確認できます。

学習回数や学習時間などの細かい情報まで確認できるので、自己申告制では把握しきれなかった正確な受講状況確認が可能です。

管理者としては学習コース単位・受講者単位・チーム単位など複数の単位で管理できるため、従業員が数百人単位の大企業や全国各地に拠点を設ける企業でも、受講履歴管理に手間を取られることがなくなり、業務の効率化を実現できるでしょう。

CSV形式でデータ出力可能

CVS形式とは、値や項目をカンマで区切って書いたテキストファイルのことです。ファイルには余計な情報が入ってないのでデータ容量が軽く、さまざまなソフトで開けます。

eラーニングの学習管理システム内で管理されている学習結果データはCSV形式でデータを出力できるため、Excelへの記録が必要になった場合にも、簡単かつ正確に入力可能です。

また、Excel機能を利用してグラフや色分けなどの編集もできるので、管理しやすいように保存しておくこともでき、業務を効率化できるのもメリットでしょう。

組織構造に合わせて権限設定

大きな組織でeラーニングの研修を行う場合、少数の管理者でスムーズに研修を進めるには限界がありますが、学習管理システムの権限を部署のトップや管理職(役職者)に与えることで、組織を小さく分けて受講管理を行えます。

社員の受講状況が把握しやすく、部署全体で受講意識を高められるため、結果的に管理者のみで実施する研修よりも、効率的に進められるはずです。

オンライン以外の集合研修の履歴もまとめて管理

オンライン上では難しい研修内容であっても、学習管理システムを使用すれば、オンライン講習と一元管理できます。

例えば、実技演習や対面式のグループディスカッションなど、組織によってはオンライン以外の研修が必要なときも、事前学習のeラーニング研修とその後の集合研修を一連の研修として学習管理システムで管理できるので便利です。

未受講者への催促メールも自動配信

必要な研修の受講期限を過ぎた受講者に対して、学習管理システムでは受講を促すメールを自動配信できます。

eラーニング研修はスムーズに受講してもらうためコンテンツごとに期限を設定する場合が多く、受講コースによって期限日が違うことが一般的ですが、全受講者に催促するのは時間と手間が相当かかるので、管理者側としてはメリットになるでしょう。

6.受講履歴以外の機能

学習管理システムは受講履歴の管理だけでなく、ほかにも役立つ機能が多数搭載されているので、特に利用頻度が高い傾向がある3つの機能をピックアップしてご紹介します。

よりよい学習環境を受講者に提供するために、学習管理システムは欠かせない存在です。

学習教材のコンテンツ作成

eラーニングを運用する際、自社にあった学習コンテンツを作成できるかどうか悩む企業も多いかと思いますが、学習管理システムの教材作成機能では、学習コンテンツ作成のサポートを受けられるので重宝します。

すでに研修で活用しているスライド資料などをアップロードすることで、1から新たに資料を作成する必要がないうえ、既存データと組み合わせてより品質の高いオリジナル学習コンテンツを作成することも可能です。

ユーザー管理機能

受講者が複数のコースを受講している場合、画面上で受講コースをわかりやすく表示するユーザー管理機能も多くの企業で利用されている学習管理システムの機能の1つです。

管理者が受講対象者を必要なコースに事前に登録しておけば、受講者が迷わずスムーズに学習を進められます。

レポートやアンケートの配信・回収機能

聴講型のオンライン研修では、疑問点があってもその場で質問できないため、受講者が100％の理解ができないまま研修が終わることもあります。

同じく管理者側も、受講者がどれだけ研修を理解しているかを把握することが難しいという問題点があるでしょう。

しかし、学習管理システムを導入すれば、受講者が質問したい内容をオンライン上ですぐに聞いて解決することができるうえ、管理者側はレポートやアンケートの配信および回収もできるため、一石二鳥です。

NTT東日本が提供するひかりクラウド スマートスタディには、受講者がいつでも管理者に相談できるメッセージ機能が搭載されているので、2週間の無料トライアルをお試しください。
※ひかりクラウド スマートスタディは、eラーニングプラットフォームのため学習コンテンツは含まれておりません。

学習進捗確認機能

学習管理システムでは管理者と受講者の間だけでなく、社内の全部署と学習進捗を確認できます。

学習進捗状況を個別に確認できれば、受講者としては受講計画を計画的に立てられるうえモチベーションアップが期待でき、企業側にとっては適切な人材育成につなげられるでしょう。

7.学習履歴システム搭載の「ひかりクラウド スマートスタディ」で課題を解決

忙しい管理者であっても時間を取られることなく受講状況を把握・分析ができ、効率的なオンライン研修が運用可能なNTT東日本が提供するひかりクラウド スマートスタディでは、2週間の無料トライアル実施中です。

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