編集 NTT東日本編集部

社内外のコミュニケーションを円滑化する手段として社員個別に社用携帯電話(会社支給のスマートフォン)の導入を検討している企業も多くあります。こうした社用携帯電話の導入にはどのような長所・短所があるのでしょうか。本記事では、社用携帯電話の導入効果やその活用事例、必要なルールづくりなどについて詳しく解説します。さらに、社用携帯電話の導入効果を最大化するソリューションとして「Webex Calling」のサービス概要について紹介します。

社用携帯を導入することのメリット

個人用の携帯電話を業務に使っているという企業もあります。誰もが個人用の携帯電話(スマートフォン)を持っている時代なのに、なぜわざわざ会社から携帯電話を支給する必要があるのか疑問を持つ方もいるのではないでしょうか。そこでまずは、社用携帯電話が必要な理由を、そのメリット面から解説します。

社内外の連絡・生産性が向上する

社用携帯電話の第一のメリットは、連絡を円滑にし、生産性を向上できることです。オフィス内の固定電話やパソコンからしか連絡が取れないという状況は、社外で働くことが多い営業職の従業員や、顧客窓口としていつでも素早くお客様の対応をしたい従業員にとって非常に不便です。

社用携帯電話を導入すれば、社内外からの連絡を受けやすくなります。

外出中も会社や取引先からの連絡を受けることができますし、社内にいても重要な取引先からの連絡を取り次ぎなしで素早く受けることができます。

円滑で迅速なコミュニケーションは、顧客満足度の向上につながります。また、社内コミュニケーションの改善につながれば、生産性の向上も見込めます。

情報漏えい・セキュリティ対策を施せる

業務用の社用携帯電話であれば、従業員に貸与する前に、しっかりとセキュリティ対策アプリなどで情報漏えい対策を施すことができます。定期的にアプリの更新やチェックを行うこともできるので、高いセキュリティを維持することができます。

紛失や盗難なども、データが外部に流出する可能性がある重大なリスクですが、厳格な保管や利用ルール、紛失時の対応などを従業員に課すことができるので、セキュリティリスクを低減できます。

コストの削減となる

従業員がもつ自身の携帯電話を業務利用する場合、通話料や通信料を負担する必要があります。社用携帯電話がなく、自身の携帯電話の利用が従業員自身の判断だったとしても、仕事で発生した通信費や通話料を従業員が自己負担しなければいけない状況は不適切であり、従業員エンゲージメントの低下につながるリスクもあります。

従業員の携帯電話の利用料の一部を負担している企業もありますが、個人の携帯電話の利用料は法人契約の利用料に比べ割高です。社用携帯電話であれば法人契約のプランを活用できるので、通話料の負担などを下げることができます。

経理業務の負担を削減できる

私物のスマートフォンの業務利用は、会社側で一部の通信費を負担するなどの対策を取ることになります。

しかし、私物のスマートフォンでは料金プランも従業員ごとにバラバラのため人によって通話料が異なります。私的利用と業務利用を正確に分けるのも難しいため、適正な処理をしようとすれば経理業務が非常に煩雑になります。

社用携帯電話であれば、こうした料金の仕分けもありません。業務での利用だということが明確になるため、仕分けの必要がなく、社用携帯電話のプランも統一できるため、経理業務の負担を減らすことができます。

社員のプライバシー保護につながる

社用携帯電話の支給は、従業員のプライバシー保護のためにも役立ちます。私用のスマートフォンを業務利用する場合は、その電話番号を取引先や顧客などの仕事関係者に提供しなければいけなくなります。

しかし電話番号は、重要な個人情報です。個人的に親しい相手や信頼できる相手以外に教えるのに抵抗がある人も多いはずです。その点、社用携帯電話を導入すれば、私用の電話番号を仕事関係者に知らせることは不要になるので、従業員のプライバシーを保護し、心理的負担をなくすことができます。

仕事とプライベートを区別できる

社用携帯電話の導入は、仕事とプライベートの時間をしっかり区別するためにも重要です。私用のスマートフォンを業務利用していると、休日などの業務時間外でも取引先から連絡が来るのではないかと不安になることがあります。仕事とのホットラインが365日24時間繋がっているような気分になってしまう人もいるかもしれません。

社用携帯電話を導入すれば、こうしたストレスをなくし、労働時間外における休息を安心して確保できます。このように、社用携帯電話は従業員のワークライフバランスを向上させ、結果として従業員エンゲージメントを改善するためにも有用です。

コンプライアンスの強化につながる

最初に挙げた通り、社用携帯電話には、会社側で強力な情報セキュリティ対策を施し、社内の情報管理を厳格できるという利点があります。こうした情報セキュリティ対策は、顧客の個人情報の保護などのコンプライアンス強化にも繋がります。

顧客や取引側の視点から見ても、私用のスマートフォンを業務利用している企業よりも、社用携帯電話を支給して、安全面などに気を使っている企業の方が安心感を覚えます。社用携帯電話の導入はコンプライアンス強化や、自社の社会的信用を強化するためにも効果的です。

社用携帯のデメリット

上記のように数多くのメリットがある一方で、社用携帯電話にはいくつかの問題点やリスクも存在します。その主な内容は以下の通りです。

私的に利用される可能性がある

社用携帯電話は業務のためだけに利用するのが原則ですが、私的利用する従業員が出る可能性があります。たとえば個人的な楽しみのためにネットサーフィンをしたり、ゲームなどの業務と関連のないアプリを利用したりするスタッフが出ることが考えられます。社用携帯電話の私的流用はセキュリティリスクを高めるだけでなく、企業が支払う通信費を肥大化させるリスクも孕んでいます。

2台持ちが負担となる

私用と業務用2台の携帯電話を持つことが、従業員にとって負担となる可能性があります。持ち運びの手間や、2台分の携帯電話を管理・充電するための時間などが増えることに不満を持つ従業員も出るかもしれません。

導入コストが必要となる

社用携帯電話を導入する際には、デバイスの購入費用や通信費用、セキュリティ費用など、一定の導入コストが必要となるのもデメリットです。

こうしたコストを抑えるには、自社がどのような目的で社用携帯電話を使用するのか明確にした上で、それに必要な端末のスペックや機能、料金プランなどを絞り込むことが重要です。そもそも誰に社用携帯電話の支給が必要なのかも含め、自社の要件に最適化した導入計画を立てることで、コストを節約しやすくなります。

社用携帯を導入するときはルール作りが重要

上記で挙げたデメリットを最小限にするためには、技術的な対策だけでなく、適切な利用のためのルール作りを組織的に行い、それを周知徹底することが重要です。以下では、社用携帯電話の運用において必要となるルールの例をいくつか紹介します。

私的利用の制限

従業員の私的利用を防ぐためには、それがいけないことだと明文化する必要があります。単に禁止するだけでなく、私的利用のリスクに関しても丁寧に教えることで、従業員のセキュリティ意識を高めることができます。

紛失時の対応

社用携帯電話の紛失・盗難は重大なセキュリティリスクです。このリスクを下げるためには対応の迅速さが非常に重要になるので、紛失時にはどのように行動すべきか、どこに知らせるべきかなど、事前に対応策を定めておくようにしましょう。

アプリケーションやネットワークなどの制限

不適切なアプリケーションやネットワークの利用は情報漏えいリスクを増大させる原因です。セキュリティが脆弱な公衆無線LANの利用を禁じるなど、安全に端末を利用するためのルール整備が欠かせません。

無許可による機種変更や付加サービスの利用の禁止

社員が自己判断で機種変更やサービス追加を行うと、管理が難しくなるばかりか、予期せぬ費用が発生する可能性があります。そのため、社員が勝手に端末を変えたり、サービスを追加したりしないように禁止することも必要です。

一般的な利用マナーの規定

「運転中は使用しない」「会議中はマナーモードに設定する」など、基本的な利用マナーをルールに組み込んでおくことも価値があります。これらの基本的なマナーを守るように周知徹底することで、余計なトラブルを防ぎやすくなります。

社用携帯の活用事例

社用携帯電話の導入により、従来のオフィスワークにはない柔軟性や利便性を実現できます。以下では、それを示す具体的な活用事例を3つ紹介します。

外出先からの情報共有・閲覧ができる

社用携帯電話を活用すれば、外出先からでも業務に必要な情報の共有・閲覧できるようになります。クラウドサービスを用いることで、社内のデータにどこからでもアクセスし、リアルタイムでコミュニケーションをとることが可能です。これにより、時間や場所に縛られず、柔軟かつ効率的に業務を行えるようになります。

遠隔からWEB会議に参加できる

社用携帯電話があれば、それひとつでリモートワーク時のWEB会議に参加可能です。これにより、従業員はより円滑にコミュニケーションを取りやすくなります。

持ち運べる外線として使用できる

社用携帯電話は持ち運べる外線としても機能します。たとえば、オフィスの固定電話への着信を社用携帯に転送することで、外出先からでも社内の電話を受け取ることが可能です。これにより、オフィスにいなくてもビジネスチャンスを逃さず、柔軟に対応することが可能となります。

社用携帯と「Webex Calling」が円滑なコミュニケーションを実現

社用携帯電話を最大限に活用するためには、「Webex Calling」の導入がおすすめです。Webex Callingは、Web会議システム「Webex」の機能を使って、固定電話番号の発着信をスマートフォンでもできるようにするサービスです。

このサービスを活用すれば、社用携帯電話を使って、オフィスの固定電話にかかってきた連絡へ直接に対応できます。既存の固定電話番号をそのまま使うのはもちろん、固定電話と同じように市外局番から始まる電話番号を設定することも可能です。

Webex Callingでは、ビデオ通話やチャットなど、Webex本来の機能もシームレスに使えます。そのため、Webex Callingと社用携帯電話をセットで運用することで、電話やチャットなどのコミュニケーションツールを一元化できます。

「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」詳細はこちら

業務で携帯電話を使用するなら、従業員の私物端末ではなく、社用携帯電話を使うのがおすすめです。適切な情報セキュリティ対策とルールの下で運用することで、安全かつ便利な連絡体制が構築できます。

まとめ

社用携帯電話の導入は、情報セキュリティ、業務の効率化、従業員のさまざまな負担の軽減など、企業に多くのメリットをもたらします。しかし、社用携帯電話を最大限に活用するためには、利用ルールの作成とその遵守も含めた情報セキュリティ対策が重要です。

社用携帯電話は、固定電話番号での発着信を可能にするWebex Callingと組みあわせることで、さらに大きな効果を発揮します。適切な管理体制の下で、ぜひ社用携帯電話の活用を進めてみてください。

• Webex Callingに設定した固定電話番号は既存のビジネスフォンで利用できません。現在ご利用いただいているオフィスの電話番号を本サービスに移行するか、新たな固定電話番号の取得が必要です。
• 「Webex by Cisco」、および「Webex」は、Cisco Systems,Inc. またはその関連会社の米国およびその他の一定の国における商標登録または商標です。
• 「Webex Calling」はCisco Systems, Inc.が提供するサービスの名称です。

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