監修 ビジネスフォン　開発・販売チーム（NTT東日本）

監修 山口 拓馬（コミュニケーションサービス担当）

編集 NTT東日本編集部

BYOD（Bring Your Own Device）とは、従業員が所有する端末を業務で利用することを指します。業務効率化やリモートワークの導入推進につながる一方で、情報セキュリティ対策の観点から不安を感じる企業担当者や個人事業主も少なくありません。

本記事では、BYODのメリット・デメリットや費用負担の考え方、導入ポイントをわかりやすく解説します。

• 本記事において、固定電話とはNTT東日本の電話サービス「加入電話」「INSネット」「ひかり電話」などを指します。

1.BYOD（Bring Your Own Device）とは

BYOD（Bring Your Own Device）とは、従業員が個人で所有しているスマートフォンやパソコンなどの端末を業務に利用することです。会社から専用端末を支給するのではなく、従業員の私用端末を活用します。

従業員側にとっては、日常的に使い慣れた端末をそのまま業務に利用できる点がメリットです。一方、企業側にとっては、端末の購入や入れ替えにかかるコストを抑えやすくなる点がメリットといえます。また、場所を選ばず業務に取り組める環境を整えやすくなり、リモートワークといった柔軟な働き方の推進にもつながります。

ただし、個人端末を業務利用する以上、情報漏えいのリスクには注意が必要です。端末が従業員ごとに異なることで、管理が複雑になりやすい点も課題といえるでしょう。BYODを導入する際には、事前に情報セキュリティ対策の十分な検討や、管理体制の構築に取り組む必要があると考えられます。

2.BYODが求められる背景

BYODが求められる背景には、企業におけるコミュニケーションの中心が「オフィス」から「働く人」へと移り変わってきた点があります。従来は、オフィスに設置された多機能電話機や業務用パソコンを前提に業務環境が整えられており、従業員がオフィスに集まることで円滑なコミュニケーションが成り立っていました。

しかし、リモートワークの普及をはじめとした働き方の多様化により、必ずしもオフィスに常駐する必要はなくなっています。現在では、スマートフォンやパソコンを使った通話、チャット、Web会議が一般的な業務手段となり、従業員は自宅や外出先など、さまざまな場所から業務を進められるようになりました。

このような変化に伴い、場所に縛られず、従業員一人ひとりが業務を遂行できる環境整備が重要視されています。その対応策の一つとして、個人が所有するスマートフォンやパソコンを業務に活用するBYODが注目されるようになりました。

3.BYODのメリット

以下では、BYODを導入するメリットを解説します。

業務効率化

BYODを導入すれば、従業員は日常的に使い慣れているスマートフォンやパソコンを業務に利用できます。新しい端末の操作方法を覚える必要がなくなり、業務をスムーズに進めやすくなるでしょう。

また、企業にとっては、社用端末の準備や初期設定にかかる手間が軽減できるため、新入社員や派遣社員の受け入れを円滑に進めやすくなります。

リモートワークの導入推進

BYODは、リモートワーク環境の整備を進めるうえで有効な手段の一つといえます。従業員が普段使用している端末を業務に活用することで、自宅や外出先からでも比較的スムーズにコミュニケーションを行いやすくなるでしょう。

こうした環境が整うことで、働く場所に左右されにくい柔軟な働き方を実現しやすくなり、ワークライフバランスの向上にも寄与すると考えられます。

端末購入コストの低減

BYODを導入する場合、企業が従業員分のスマートフォンやパソコンを新たに購入する必要がなくなり、コストカットが期待できます。

あわせて、端末の保守にかかる工数が減り、情報システム部門の負担軽減にもつながるでしょう。限られた予算や人員のなかでICT環境を整えたい企業にとって、BYODは有効な選択肢の一つといえます。

シャドーIT対策

BYODを導入し、業務利用する端末の管理を徹底することで、シャドーIT対策になると考えられます。シャドーITとは、企業の許可を得ていない端末や外部サービスを使って業務を行う状態のことです。

管理の目が届かない環境では、情報漏えいなどの情報セキュリティリスクが高まりやすくなります。従業員の利用端末を把握したうえで管理体制を整えることで、無秩序なツール利用を抑制し、情報セキュリティ対策の強化が期待できるでしょう。

4.BYODのデメリット

以下では、BYODを導入する際に想定されるデメリットを整理し、企業が対策を検討すべきポイントをわかりやすく解説します。

端末管理の煩雑化

BYODでは、企業が従業員に端末を貸与する場合と比べ、管理対象となる端末が多様化します。個人所有の端末では、それぞれOSの種類やバージョン、設定状況が異なり、管理業務が煩雑になりやすい点がデメリットです。

また、従業員のプライバシー保護の観点から、端末の利用状況を監視するソフトウェアの導入が難しいケースがあります。そのため、端末の状態を把握し、必要な情報セキュリティ対策を適用するための仕組みとして、後述するMDM（Mobile Device Management：モバイルデバイス管理）の導入が求められます。

BYODの端末を一元管理できるMDMサービス「スマートデバイスマネジメント」の詳細を見る

労務管理の複雑化

BYODにより個人端末を業務に利用すると、就業時間とプライベートの線引きが曖昧になりやすい点もデメリットの一つです。業務用の通知がプライベートの時間帯にも届くことで、気づかないうちに労働時間が延びてしまうリスクが考えられます。

企業は、業務時間外の連絡ルールや通知設定のガイドラインを設け、従業員の負担を増やさない対応が求められます。

情報セキュリティリスク

BYODでは、個人端末におけるプライベートの利用状況は企業の管理外となり、情報セキュリティリスクが懸念されます。従業員が業務外で利用するアプリケーションやWebサイトを通じて、情報漏えいや不正アクセスが発生する可能性があるためです。

また、端末の紛失や盗難が起きた場合、業務データが外部に流出する危険性もあります。こうした事態に備え、紛失時の対応手順や端末の遠隔ロック・データ消去などの対策を整備することが重要です。

業務利用している端末を紛失した場合の対処法などについて、詳しくは以下の記事をチェックしてみてください。

関連コラム：社用携帯紛失の発覚後、企業がとるべき対応方法と紛失防止対策とは？

費用負担

BYODでは、端末自体は個人所有であっても、業務で使用するアプリケーションや通信にかかる費用は誰が負担するのかという問題が生じやすくなります。通信量の増加や端末の消耗に対する補助の範囲を明確にしなければ、従業員の不満やトラブルにつながる可能性があるでしょう。

BYODの費用負担については、後の章で詳しく解説します。

5.BYODの費用負担はどうするべきか

BYODを導入する際に費用負担の取り決めが曖昧だと、後から従業員との間でトラブルが生じやすくなります。以下では、法律上の扱いから費用項目、手当の相場などについて解説します。

リモートワークにかかる費用の法律上の扱い

労働基準法では、業務に必要な費用は原則として企業が負担する義務があるとされています。たとえば、リモートワークにおいて業務上発生する通信費や機器の利用にかかる費用は、基本的に企業負担が前提です。

例外として従業員に負担させる場合には、就業規則にその旨を明記し、周知する必要があります。

BYODで想定される費用項目と分担の考え方

一般的にBYODにかかる費用は、「端末に関する費用」と「通信に関する費用」の2つに大別されます。端末購入費や通信設備費は従業員が負担するケースが多い一方、端末や通信の維持費は、企業と従業員でどの範囲を負担するかの検討が必要な項目です。

例として、一般的な分担の考え方をまとめました。

維持費用の範囲を曖昧にしてしまうと、後々の不満につながります。維持費用については業種や職種によって変わるため、自社の業務実態に沿って具体的に決めることが大切です。

個人端末から企業の固定電話の番号で発着信できるよう設定

費用負担を明確にする手段の一つとして、個人端末から企業の固定電話の番号で発着信できる環境を整える方法があります。

たとえば、クラウド上のPBX（Private Branch Exchange：構内交換機）を活用したクラウド電話サービスを導入すれば、専用のアプリケーションを通じて企業の固定電話の番号で発着信が可能です。また、オフィス・店舗用の電話システムであるビジネスフォンに専用装置を設置し、スマートフォンと連携する方法もあります。

こうしたサービスを導入することで、業務に必要な通話にかかる費用を企業側で負担しやすくなるほか、従業員が業務用と私用の通話を使い分けやすくなるでしょう。

具体的な導入方法について詳しく知りたい方は、以下のページをあわせて確認してみてください。

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6.BYODを導入する際のポイント

以下では、BYODを導入する際に押さえておきたいポイントをわかりやすく解説します。

情報セキュリティ対策の実施

BYODを導入する場合、端末やネットワークへの情報セキュリティ対策が必須です。具体的には、以下のような対策が考えられます。

MDMによる端末管理

BYODを安全に運用するための手段として、MDM（Mobile Device Management：モバイルデバイス管理）を用いた端末管理が有効です。MDMとは、スマートフォンやタブレットなどのモバイルデバイスを一元管理できる仕組みのことで、管理者が遠隔で端末のロックや初期化、機能制限を行えます。

万が一従業員が業務利用している端末を紛失した場合でも、MDMによって企業データの漏えいリスクを抑えることが可能です。

BYODのルール作成・共有

BYODを導入する際には、ルールを作成し、従業員に共有しましょう。業務で利用できるアプリケーションの種類やアクセス権限、端末紛失時の報告手順、情報セキュリティ設定などを、できる限り具体的に記載しておくことが大切です。

ルールが曖昧なまま運用を始めると、トラブルにつながりやすくなるため注意が必要です。導入後は定期的にルールを見直し、従業員への情報セキュリティ教育を継続して行うようにしましょう。

7.BYODでも企業の固定電話の番号を利用できるNTT東日本のソリューション

昨今、BYODにおけるコミュニケーションツールとして、チャットなどが主流です。とはいうもののBYODで個人端末を業務利用する場合でも、企業の固定電話の番号を使って発着信できる環境が必要になるケースもあるかもしれません。以下では、そうした環境の構築に役立つNTT東日本の2つのソリューションを紹介します。

「ひかりクラウド電話 ダイレクト for Webex Calling」

NTT東日本の「ひかりクラウド電話」は、従業員のスマートフォンやパソコンに専用アプリケーションを入れて設定することで、外出先や自宅からでも企業の固定電話の番号を使って発着信できるサービスです。

「ひかりクラウド電話」の利用によって、オフィスにいなくても会社宛ての電話に対応できるようになり、BYODの導入がスムーズに行えます。

「ひかりクラウド電話 ダイレクト for Webex Calling」は、Web会議アプリケーションの「Webex」を利用し、企業が保有する固定電話の番号による発着信ができるサービスです。通話に加えてチャットやWeb会議といった機能を単一のツールで利用できます。日常的なコミュニケーションを集約でき、業務効率の向上につながるでしょう。

さらに、「ひかりクラウド電話 ダイレクト for Webex Calling」では、限られた利用者や範囲で接続する閉域ネットワークを活用しています。不特定多数が利用するインターネット回線と比べて通信の混雑が起こりにくく、安定した音声品質を維持しやすい点が特長です。

「ひかりクラウド電話 ダイレクト for Webex Calling」にご関心のある方は、以下のページをご確認ください。

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「SmartNetcommunity αZXⅡ typeS,M」

NTT東日本の「SmartNetcommunity αZXⅡ typeS,M」は、中小〜大規模事業者向けのビジネスフォンです。スマホ内線化が可能になる専用のユニットオプションとあわせて利用することで、Microsoft Teamsなどのアプリケーションと連携でき、スマートフォンやパソコンから企業の固定電話の番号を使用して発着信できるようになります。

BYODで個人端末を利用している場合でも、通話料が発生しない仕組みとなっており、従業員が気兼ねなく利用できる点がメリットです。オフィスにかかってきた電話をテレワーク中の従業員に取り次ぐ際には、スマートフォンに付与した内線番号でスムーズに対応でき、相手に個人の番号を知られることなく重要な電話に対応できます。

また、迷惑電話ブロック機能や国番号識別着信ブロック機能、音声テキスト化機能など、ビジネスシーンで役立つ機能が多数搭載されています。さらに、サポート体制が充実しており、安心して長く利用できるでしょう。

「SmartNetcommunity αZXⅡ typeS,M」について詳しくは、以下のページや資料をご覧ください。

クラウド電話とビジネスフォン、どちらがおすすめ？

ここまで、NTT東日本の「ひかりクラウド電話 ダイレクト for Webex Calling」とビジネスフォン「SmartNetcommunity αZXⅡ typeS,M」を紹介しました。両サービスの違いを踏まえ、自社にはどちらが適しているのかを検討したいと考える方も多いでしょう。

クラウド電話とビジネスフォンは、いずれもBYODで企業の固定電話の番号を利用できる点が共通していますが、働き方や業務内容によって適した選択肢は異なります。

通話だけでなくチャットやWeb会議などを含めた社内外のコミュニケーションを一元的に利用したい企業や、テレワーク中の従業員が多い企業には、「ひかりクラウド電話 ダイレクト for Webex Calling」が適した選択肢といえるでしょう。

一方で、オフィスを中心とした電話業務が多く、テレワークを段階的に導入したい企業には、ビジネスフォンの「SmartNetcommunity αZXⅡ typeS,M」が向いています。使い慣れた電話機を継続して利用できるほか、専用ユニットオプションと組み合わせることで、個人端末から企業の固定電話の番号による発着信が可能になるためです。

ただし、これらはあくまでも一例であり、どちらが適しているかは企業ごとの状況によって変わります。自社に合ったサービスをより詳しく検討したい方は、以下の無料でダウンロードできる「電話の選び方ガイド｜5つの検討シーン別」をご利用ください。

ビジネスフォンとクラウド電話の選び方がわかる！「電話の選び方ガイド｜5つの検討シーン別」の資料を無料でダウンロードする

電話サービスに関するご不明点やお見積りのご依頼などは、こちらの「お問い合わせフォーム」をご利用ください。

8.【FAQ】BYODに関するよくある質問

以下では、BYODに関するよくある質問と回答をまとめて紹介します。

BYODを従業員に強制できる？

結論として、BYODを従業員に強制することは難しいと考えられます。

個人のデータが含まれた私用端末を業務利用により管理・監視することは、従業員のプライバシー侵害にあたる可能性があるためです。BYODを導入する際には、従業員の同意を前提として運用しましょう。

企業によってBYODが禁止されている理由はなぜですか？

BYODが禁止される理由として考えられるのは、情報セキュリティリスクへの懸念です。

個人端末は、企業が管理できる範囲が限られるため、ウイルス感染や不正アクセス、情報漏えいなどのリスクが高まります。また、端末の紛失や盗難が発生した場合、業務データが外部に流出する可能性も否定できません。

こうした理由から、業務上の情報資産を厳格に管理したい企業では、BYODを禁止し、社用端末の利用を徹底しています。

BYADとは何ですか？

BYADは「Bring Your Assigned Device」の略称で、企業や学校などが指定・推奨した端末を各自が購入し、その端末を業務や学習に使用する運用形態を指します。

すでに所有している端末を利用できるBYODとは異なり、利用できる端末があらかじめ定められている点が特徴です。特に学校教育の現場で採用されるケースが見られます。

CYODとは何ですか？

CYODは「Choose Your Own Device」の略称で、従業員は企業が用意した端末のなかから使用する機種を選ぶ仕組みです。BYODが個人所有端末の利用を前提とするのに対し、CYODでは企業が端末を管理し、従業員は選択肢のなかから使いやすい端末を選べます。

CYODは、端末管理の負担を軽減しつつ、従業員の使い勝手を確保できる運用方法で、BYODと社用端末の中間に位置する考え方です。

9.まとめ

BYODとは、従業員が所有するスマートフォンやパソコンを業務に利用することです。テレワークの推進や端末購入コストの低減といったメリットがある一方で、端末管理の煩雑化や情報セキュリティリスク、運用ルールの整備が課題となります。

特に電話対応については、働き方が多様化するなかで、従来の運用を見直す必要が出てくる可能性があります。このような課題に対して、個人端末で企業の固定電話の番号をそのまま利用できる仕組みを活用すれば、従来の電話業務を大きく変えずに柔軟な働き方に対応しやすくなるでしょう。

NTT東日本の「ひかりクラウド電話 ダイレクト for Webex Calling」や「SmartNetcommunity αZXⅡ typeS,M」は、BYODでも企業の固定電話の番号を活用できるソリューションです。オフィス中心の電話業務から、テレワークを含む柔軟な働き方まで対応できます。BYODのメリットを活かしつつ、企業として重要な電話業務や管理体制を保ちたい場合に、有力な選択肢となるでしょう。詳しくは、以下のページをご確認ください。

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