クラウド型勤怠管理サービスで“出勤簿にハンコ”から脱却
正確な労働時間の可視化で職員の意識変革を促進！

――雄武町で勤怠管理システムを導入することになった背景を教えてください。

石井町長：町長に就任した2019年10月以降、各課へのヒアリングを進めるなかで、勤務状況の管理が適切におこなわれていない実態が明らかになったのです。

雄武町役場での勤怠管理は、出勤簿にハンコを押すという非常にアナログな方法でした。そのため、職員が何時に登庁し、何時に退庁したか正確にはわからない状況。残業をする場合、「時間外勤務届け」を提出するのですが、これも紙ベースです。集計は1ヶ月単位でおこなっていたので、時間外労働がどれくらいあったのか把握するのも時間がかかっていました。

また「時間外勤務届け」とは別に、18時以降に退庁する職員が何のために残っていたかを記入する「時間外庁舎出入記録簿」というものがあるのですが、その記録と「時間外勤務届け」の時間が乖離しているという問題もありました。

職員の健康管理の観点からも、時間外労働を瞬時に把握し、対応していくことが重要です。働き方改革を推し進めている今、時間外労働の正確な可視化は必要不可欠。同時に勤怠管理業務そのものの効率化も図るために、デジタル化を進めていかなければならないと考えました。

――勤怠管理業務にはどれくらい時間がかかっていたのですか。

磯田氏：時間外勤務の申請は紙ベースなので、集計も手作業です。給与システムへの入力には一人で作業して丸2日間かかります。それ以外に「時間外庁舎出入記録簿」の集計にも丸1日かかるので、勤怠情報の管理に全3日かかっていました。また紙ベースの資料を書き写すため、間違いがないか何回も見直さなければならず、負担になっていました。

――勤怠管理システムとして、NTT東日本のクラウド勤怠管理サービス「おまかせ はたラクサポート　クラウドサービス（KING OF TIME for おまかせ はたラクサポート）」を選ばれた決め手を教えてください。

林氏：町長から勤怠管理のデジタル化を進める方針が打ち出され、まずはNTT東日本へ話をしました。NTT東日本にはすでにネットワークの強靱化など別案件でもお世話になっており、非常に信頼していたからです。NTT東日本に相談すれば、なにかヒントがもらえるのではないかと思い、一番に相談すると「おまかせ はたラクサポート　クラウドサービス（KING OF TIME for おまかせ はたラクサポート）」を提案してくれました。

実はその後、勤怠管理システムを扱う他の業者にも問い合わせたのですが、費用面でNTT東日本のほうがかなり安価だとわかり、一本に絞ることができました。他社の提案は、将来的にすべての労務管理ができるオールインワンパッケージでしたので、見積金額はNTT東日本の約10倍でした。一方、NTT東日本の提案は、現時点で必要十分な機能と適正な価格のバランスに優れていたため、導入を決めました。

――新しいシステムを導入することへの懸念や不安はありませんでしたか。

小野氏：契約前にNTT東日本からしっかり説明がありましたし、総務課でデモ版を試用させてもらったので、懸念や不安は払拭できていました。

今回導入した「おまかせ はたラクサポート　クラウドサービス（KING OF TIME for おまかせ はたラクサポート）」では、日々の出退勤をICカードの打刻で管理するのですが、操作は簡単でした。またデモ版の試用中に時間外勤務や有給休暇などパソコンからの各種申請の使い勝手も把握できましたし、CSV出力で既存の給与システムと連携できることも確認できて安心しました。

デモ版の試用で大丈夫だと思えたので、2020年9月に補正予算を組み、雄武町の全職員約200名を対象にシステムの導入を進めていくことになりました。

職員は本庁以外に、病院や保育所、介護施設、消防署など町内8拠点で働いています。そのため、勤怠管理システムの導入にあたっては、まず各拠点の入り口にICカード打刻端末を設置する必要がありました。雄武町の情報セキュリティポリシーからWi-Fi接続は使えないため、有線LANで各拠点のネットワークへ接続する必要があり、LANの敷設工事もNTT東日本へ一元で依頼しました。NTT東日本は各拠点の配線も熟知しており、業務の妨げにならないよう円滑に工事を進めてくれたので助かりました。

――新しい勤怠管理システム導入に対する各部署からの反応はいかがでしたか。調整はスムーズに進んだのでしょうか？

林氏：町長の強い意向もあり、本件はトップダウン、総務課主導で進めました。すでに2019年に労働安全衛生法が改正され、「労働時間の客観的な把握」が義務化されていましたので、総務課としても当時から課題として認識していました。意見収集を広げ過ぎて導入が遅れるよりも、まずは導入することが大事だと考えたのです。

2020年11月下旬に工事が完了し、11月末には各部署に向けた説明会を開催しました。その際、NTT東日本の担当者に説明をお願いしたのですが、システムを熟知している担当者の説明はわかりやすく、職員も満足していたようです。

一方で、説明会ではさまざまな課題も見えてきました。デモ版を試用していたのは総務課の一般事務職だけだったので問題なく運用できていたのですが、たとえば病院で働く看護師は夜勤やシフト勤務があり、パソコンも一人一台ではありません。そう簡単には導入できないことがわかりました。システムの操作自体は簡単だったのですが、従来の役場のやり方と合わない部分も多く、運用ルールの調整が必要だったのです。

そこで2021年3月までを試行期間とし、現在は運用ルールの調整とそれに合わせたシステムのカスタマイズを進めているところです。システムの設定はNTT東日本にも協力してもらい、一緒に進めています。

小野氏：NTT東日本にはシステム導入以外の部分でも幅広くサポートしてもらっています。出退勤の打刻に使うICカードを入れるためのネックストラップ作成にも協力してくれました。雄武町のマスコットキャラクターを入れたオリジナルデザインです。

――現在の勤怠管理システムの運用状況を教えてください。

小野氏：ICカードの打刻による勤怠管理は、事務職員から運用をスタートしています。保育士や消防士など勤務体系が特殊な職員については、まだ運用ルールを調整しきれていませんが、できる部分から運用してもらっています。

給与計算については、既存の給与システムと完全に連携できるよう、時間外勤務や時間単位の休みの計算方法などを整理しているところです。これもNTT東日本に協力してもらいながら、設定を調整しています。2021年4月以降、給与計算を完全に自動化できれば、勤怠管理にかかっていた3人日を、ほぼゼロにすることができます。さらに手入力と違って転記ミスの心配もなく、作業時間の短縮や精神的負担の軽減が期待できます。

現在は試行期間なので、各部署から多くの問い合わせがあります。総務課が窓口となり、NTT東日本のサポートセンターに相談しているのですが、サポートセンターの対応が早く、質問にもすぐ答えてくれるので助かっています。

――勤怠管理システム導入の効果はいかがでしょうか。

林氏：これまでは時間外勤務の申請がなければ、時間内に帰ったと判断していましたし、朝早く来る職員の把握もできていませんでした。それが今は、管理職は部下職員が何時に来て何時に帰ったか、時間外労働をどれくらいしているかなど瞬時にわかります。すべて可視化できるようになったのは画期的です。

実際、勤怠管理がしやすくなったと管理職からも好評です。時間外労働の上限は月45時間ですが、部下職員の残業時間はパソコン上ですぐに確認できますし、申請を出さずに時間外労働をしていればそれもわかるため、指導や教育がしやすくなりました。総務課長は全職員の勤務状況を見られるので、時間外労働が多い職員がいれば、その部課長に勤怠管理を促すこともできます。

今回のシステム導入を機に職員一人一人が労働時間を意識して働くようになることを期待していますし、とくに管理職は率先して意識を変えていく必要があると思っています。

――プロジェクトにおけるNTT東日本のご評価や今後の展望をお聞かせください。

林氏：雄武町役場専用のシステムではないので、設定や運用ルールの調整には大変な部分もありますが、やはり導入して良かったと思いますし、NTT東日本が親身にサポートしてくれて助かっています。

2020年11月に近隣の町村の総務課長が集まる会議で、勤怠管理システムを導入することを話したところ、近隣の町村も興味を示していました。紙の出勤簿で管理している町村が多いため、NTT東日本の名前を出すと、「今度問い合わせてみたい」という声も上がっていました。

現在、コロナ対策の一環として、「フレッツ・VPN プライオ　モバイル接続サービス」を活用したテレワークをテスト的におこなっています。今回導入した勤怠管理システムは現時点ではICカード打刻端末のみしか許可していないため、テレワークの出退勤管理には使えません。ですが、いずれはスマートフォンやパソコンからも打刻をできるようにし、テレワークや現場に直行する職員などがより使いやすいものにしていきたいです。そうすれば将来的にはより柔軟なテレワークも可能になり、さらなる働き方改革を推し進めていけると考えています。