「経費精算をする際に勘定科目が分からない」と困ってしまうケースはありませんか？

事業に使った経費を適切に管理するためには、経費精算の際に適切な勘定科目を使う必要があります。

本記事では「経費精算に使われる勘定科目の種類」について解説します。

「どの勘定科目を使えばいいのか分からない」といった時に役立つ内容となっていますので、企業の経理担当者だけでなく経費精算を行う担当者の方はぜひチェックしてみてください。

１.経費精算に勘定科目を設定するべき理由とは？

経費精算をする際は経費を適切な勘定科目に分類する必要があります。

勘定科目とは取引の内容を分かりやすくするために設定された科目のことです。例えば、出張の際に新幹線を使った場合は新幹線代を「旅費交通費」という勘定科目に分類します。

勘定科目とは取引の内容を分かりやすくするために設定された科目のことです。例えば、出張の際に新幹線を使った場合は新幹線代を「旅費交通費」という勘定科目に分類します。

• ＜勘定科目の分類＞
  貸借対照表上の表示：「資産」「負債」「純資産」
  損益計算書上の表示：「収益」「費用」

理由1 お金を何に使ったのか分かりやすいようにする

勘定科目を設定する理由は「お金を何に使ったのか分かりやすいようにする」ためです。財務諸表などで企業の経営状況を分析する際、勘定科目ごとの数字を分析することで経営成績が一目で分かりやすくなります。

経費精算の際に勘定科目を設定するのは経費の使用状況を分かりやすくするためです。勘定科目ごとに経費の利用額をチェックすることで、経費の使い過ぎを確認できます。

理由2 税金の管理に使用する

経費を勘定科目ごとに分析することで税金の管理にも役立ちます。

企業が支払う税金は損益計算書など財務諸表に基づいて計算されます。勘定科目を適切に分類していることで、適切に税金の計算ができるのです。

理由3 売上原価（仕入原価）と経費の違い

売上原価と経費は同じ費用ですが、内容に違いがあります。

売上原価とは販売する商品の仕入や製造にかかった費用を指します。一方、経費とは事業にかかった費用全般を指します。

売上原価が製品を作るために必要な直接コストであるのに対して、経費は事業を継続するために必要な間接コストといえます。

２.経費精算で使われる勘定科目一覧

勘定科目をするべき理由について確認していきましたが、実際に企業会計で経費として扱われるものにはどのようなものがあるでしょうか？

一般的に経費として使われることの勘定科目として、以下が挙げられます。

経費精算をする際は「どの勘定科目を使えばいいのか？」と迷ってしまうケースも多いでしょう。それぞれの勘定科目の使用例について確認していきましょう。

2-1.旅費交通費

旅費交通費は出張などに使った旅費あるいは交通費のことです。出張に使った電車賃やタクシー代などが挙げられます。

交通費だけでなく、出張をする際に使用した旅費全般も旅費交通費に分類されます。例えば、出張した際に使ったホテルの宿泊代も旅費交通費として処理します。

• ＜旅費交通費の例＞
  

  • タクシー代
  • 電車代、バス代など公共交通機関として払った料金
  • 飛行機代（航空運賃）
  • 出張した際の宿泊代
  • 出張手当

2-2.会議費・交際費

「会議費」「交際費」は社内の会議や社外の接待に使われる費用です。

例えば、会議に使用した会場の使用料や会議に使用した機材や飲食代は会議費に該当します。社外の得意先との打ち合わせや接待に使った会食費や、得意先への贈答品を購入した費用は交際費に該当します。

大企業の場合、交際費は経費に認められない場合があるため取り扱いに気を付けなければいけません。

会議費と交際費の違いとは？

交際費と会議費は混同されやすいものですが、両者は使い分ける必要があります。

両者の違いとして、会議費は社内の打ち合わせに使用されるものであるのに対して、交際費は社外の打ち合わせや接待に使われるものです。

打ち合わせの際に勘定科目の使い分けに迷ったら、「社内」であるか「社外」であるかに注目しましょう。

• ＜会議費と交際費の違い？＞
  会議費：社内の打ち合わせに使った費用
  交際費：社外との打ち合わせに使った費用、得意先への贈答にかかる費用

交際費は損金に算入できる？

法人は税務上、交際費を損金に算入できない場合があるので取り扱いに気を付ける必要があります。
損金とは税金を計算する際に所得から控除できる費用のことで、損金算入が認められると税務計算上で会社の損益にとって有利になります。

交際費の損金算入を全て認めてしまうと不当に税金の支払を逃れる手段として使われるため、交際費の損金算入が認められるのは飲食費のみとなっています。
交際費のうち損金算入が認められているのは飲食費の50%までの金額です。ただし、資本金100億円以上の大企業は交際費の損金算入は認められていません。
なお、個人事業主は交際費を全額費用計上することが認められています。


参考：交際費等の範囲と損金不算入額の計算｜国税庁

2-3.消耗品費

消耗品費は文房具などの消耗品を購入したときの費用です。

消耗品費として計上できるのは使用期間が1年未満あるいは取得価額が10万円未満の備品や什器に限られます。使用期間が1年以上あるいは10万円を超える備品等は資産として扱われ、消耗品費ではなく減価償却費として費用計上することになっています。

ただし、中小企業の場合は30万円までの資産であれば「少額減価償却資産」として全額を当年度内に一括費用計上することが認められています。

参考：中小企業者等の少額減価償却資産の取得価額の損金算入の特例｜国税庁

• ＜消耗品費の例＞
  

  • ペン、メモ用紙などの文房具
  • 机や椅子などの備品
  • 10万円以下のコンピューター

2-4.通信費

通信費は事業の通信をするために使う費用です。具体例として、電話代や郵便代、インターネット料金などが挙げられます。
SaaSなど月額制のクラウドサービスも通信費に分類されます。

• ＜通信費の例＞
  

  • 電話代
  • インターネット料金
  • SaaSの月額料金
  • 切手代（通信にかかるもの）

2-5.荷造運賃

荷造運賃は商品などを発送する際に使用した荷造費や発送費のことです。郵便局や運送会社を利用する際に支払った運送費用が荷造運賃に該当します。

発送に利用した切手代は荷造運賃に該当しますが、請求書や納品書を送付するなど通信に使うための費用は通信費に該当します。同じ切手代であっても用途によって勘定科目が異なるので注意しましょう。

• ＜荷造運賃の例＞
  

  • 運送料
  • 梱包に関する段ボール代
  • 切手代（荷造運賃に関するもの）

2-6.租税公課

租税公課は国や地方に納める税金（租税）や公共団体へ納める会費（公課）など公共に支払う料金です。

租税公課の例として、印紙印紙代や証明書の発行手数料などが挙げられます。

• ＜租税公課の例＞
  

  • 収入印紙代
  • 登録免許税・印紙税・固定資産税など税金の支払い
  • 印鑑証明書や住民票などの発行手数料
  • 地方公共団体や組合の会費、組合費

2-7.福利厚生費

福利厚生費は従業員のために使われる費用です。従業員に還元することで従業員の勤務意欲を高めて働きやすい環境を作るために使用されます。

福利厚生費は法律で定められているかどうかによって「法定福利費」と「法定外福利費」に分けられます。健康保険や厚生年金保険などの社会保険料は法定福利費に該当しますが、住宅手当や健康診断、レクリエーション費用などは法定外福利費に該当します。

• ＜福利厚生費の例＞
  

  • 健康診断費用
  • 住宅手当
  • 社員旅行費
  • レクリエーション費用

2-8.雑費

上記のいずれにも該当しない場合、雑費を使用します。突発的に発生した少額の費用で、用途が特殊なものについて雑費が使われます。

雑費は使用する頻度に注意しましょう。雑費の使用頻度が多いと、勘定科目で分類する意味が薄れてしまいます。使用する頻度の高いものについては、特殊な勘定科目を用意して記帳するようにしましょう。

３.経費精算で使われる勘定科目一覧

勘定科目を間違えてしまったらどのような影響があるでしょうか？

勘定科目の分類は法律で義務づけられているものではないため、少額であれば勘定科目を間違えても影響はありません。ただし、交際費など税金の計算に影響がある勘定科目を使用する際には注意しましょう。

3-1.勘定科目か分からない場合はどうする？

経費に設定する勘定科目が分からない場合、「どんな用途で経費を使ったのか？」ということを考えましょう。

勘定科目は用途ごとに分類されているため、何のための費用なのか振り返ることで勘定科目を判別できます。

特に、金額が大きいものや重要な勘定科目は企業会計の分析に影響を与える可能性があります。影響が大きい重要な取引については過去の担当者が行ってきた仕訳を参照しながら勘定科目を設定しましょう。

3-2.会計ソフトに適切な勘定科目が見つからない場合

適切な勘定科目が見つからない場合、新たに勘定科目を設定できます。

会計ソフトに標準で搭載されている勘定科目は一般的にどの業界でも使われる科目が設定されています。業界や事業に特有の取引がある場合は専用の勘定科目を用意しましょう。

４.経費精算は「おまかせ はたラクサポート」におすすめ！

経費精算の管理を楽にしたいなら「おまかせ はたラクサポート」がおすすめです。

領収書の情報から勘定科目を自動的に判定してくれるため、勘定科目の設定が分かりやすくなります。経費精算のみならず、バックオフィス業務全般の効率化をサポートしてくれる便利なツールです。

4-1.勘定科目の自動設定

多くの経費精算ソフトには「AI-OCR」という機能が備わっています。AI-OCR機能は領収書の画像を機械で読み取ってAIが勘定科目を判定するという技術です。

例えば、交通費を精算する際には行き先や経路を判別して自動的に「旅費交通費」という科目に振り替えてくれます。

AI-OCRによって経費精算の負担を大きく軽減できます。今まで面倒だった手作業による勘定科目の入力も必要なくなるので、経費精算にかかっていた時間や工数を大きく削減できるでしょう。

4-2.バックオフィス業務の効率化をサポート！

「おまかせ はたラクサポート」は経費精算だけでなく、バックオフィス業務全般の効率化をサポートします。

経費精算以外の機能として以下の機能が備わっています。経理・総務・人事などバックオフィス業務全般にかかるリソースを一括管理できます。

• 経費精算
• 会計管理
• 電子契約
• 勤怠管理
• 給与計算

4-3.リーズナブルな導入費用

「おまかせ はたラクサポート」ではリーズナブルな導入費用で経費精算をはじめとするバックオフィス業務をサポートします。

1IDあたり月額550円（税込）という料金で経費精算の時間を大幅に削減することでスリムなバックオフィス業務を実現します。

クラウドサービス型の経費精算システムは大がかりな設備導入も不要で手軽に始められるため、中小企業などあらゆる企業で活躍できるツールです。

4-4.万全のサポートサービス

「おまかせ はたラクサポート」では万全のサポートサービスでスムーズな導入をサポートします。クラウド型サービスの初期設定方法やデータ投入方法など、システム導入のお困りごとを支援するサービスです。

「ソフトの使い方が分からない」「初期設定の方法が分からない」など、利用の際に困ったことがあれば電話などでサポートします。

５.まとめ

企業会計を管理するためには適切な勘定科目を使用する必要があります。

経費精算の際に勘定科目を設定することで、経費の使用状況を勘定科目ごとに把握できます。勘定科目を何にするか迷った場合は「何の用途で使ったのか？」ということを考えましょう。

経費精算を管理するなら「おまかせ はたラクサポート」がおすすめです。経費精算をする際に勘定科目を自動で判定してくれるため、経費精算にかかっていた時間や問い合わせを削減できます。

「おまかせ はたラクサポート」では経費精算だけでなく、バックオフィス業務全般を効率的に管理することでスリムな経営を実現できます。経理担当者が抱えている経費精算の悩みを解決しましょう！

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