経費精算をする際に「経費精算のルールが守られていない」と悩まれている経理担当者の方は多いのではないでしょうか。

経費精算をする際には申請のルールや規定を決めておくことが重要です。ルールを定めておくことで適切な経費精算が実施できるほか、経理担当者の負担を軽減できます。

そこで本記事では「経費精算をする際に決めておくべきルール」について解説します。規定に記しておくべき文言のサンプルを確認しながら経費精算のルールを考えてみましょう。

経費精算のルール作りにお悩みの経理担当者の方はぜひ参考にしてみてください。

1.経費精算にはどんなルール（規定）が必要？

経費精算を正しく運用するためにはルールを規定する必要があります。規定したルールは就業規則のように閲覧可能な状態で管理して従業員に周知しなければなりません。

ここでは、経費精算規定の必要性や経費精算の流れについて確認していきましょう。

1-1.経費精算はなぜ必要？

経費精算は会社の経費を正しく管理するために必要です。従業員が事業のために立て替えた経費を適切なルートで精算し、企業が負担するために経費精算の体制を整えましょう。

実際によく使用される経費の例として、出張に利用した「旅費交通費」や得意先との接待に利用した「交際費」などが挙げられます。

1-2.経費精算の申請から承認までの手順

経費精算をする際には以下の通り、3つのステップで進められます。

1. 経費の申請者：経費を使った担当者
2. 経費の承認者：申請者の上司が申請を
3. 経理担当者：経費精算をする経理担当者

経費精算をスムーズに行うためには、１〜３の手順について各担当者が経費精算のルールを理解することが必要です。
正規の手順で経費精算が進んだ場合、経費を立て替えた申請者に支払います。立て替える経費は給与の振込口座に振り込むことが一般的です。

2.経費精算にルールを設けるメリット

経費精算にルールを設けることで、以下4点のメリットがあります。経費精算のルールを規定することは経理担当者が経理をしやすくなるだけでなく、企業にとっても内部統制を強化できるのです。

　メリット１．経費の申請者：経費を使った担当者
　メリット２．経費の承認者：申請者の上司が申請を
　メリット３．経理担当者：経費精算をする経理担当者
　メリット４．経費の無駄遣いを抑える

メリット1 内部統制を強化する

経費精算にルールを定めておくことで内部統制が強化され、経費の管理がしやすくなります。内部統制とは組織の業務を適正に管理できるようシステムを構築することです。

経費精算にルールがない場合、従業員が好き勝手に経費を申請してしまう恐れがあります。経費精算規定を用意しておくことで従業員が各自ルールをチェックするため、経費精算のチェック機能が働くのです。

メリット2 経理担当者の負担が軽減される

経理担当者にとって経費精算の手続きは工数のかかる大変な業務になりがちです。経理担当者の負担が軽減されます。経費精算規定があれば経費精算の担当者が誤って処理した申請の差し戻しがスムーズになるでしょう。

経費精算の差し戻しで多いのが「領収書の添付漏れ」による差し戻しです。領収書の提出に「領収書を添付しなければならない」とルールを定めておくことで、領収書が添付されていない経費精算の申請を差し戻しやすくなるでしょう。

メリット3 公平な経費利用を可能にする

経費申請のルールを定めることで公平な経費利用が可能になります。例えば、経費の利用範囲や経費使用の上限額を定めていないと経費が不正に使用されるかもしれません。

また、経費精算規定に違反した場合の罰則を設けることで経費を正しく使う意識を共有できます。経費精算に共通するルールを設けることで、平等な経費利用ができるでしょう。

メリット4 経費の無駄遣いを抑える

経費精算のルールを規定しておくことで、経費の無駄遣いを抑えられます。経費を全て認めてしまうと企業会計にも大きな負担を与えてしまうでしょう。

経費の無駄遣いを抑えるためのルールとして、「経費精算の範囲を定める」「経費の上限を設ける」などの方法があります。

次の項では、経費精算をスムーズに進めるために定めておくべきルールについて解説していきます。

3.経費精算をする際に決めておくべきルール

経費精算のルールを社内に浸透させるためには、就業規則のように社内規定としてルール（経費精算規定）を定めておきましょう。作成した経費精算規定は従業員に周知し、いつでも閲覧できる状態にする必要があります。

ここでは、実際の規定で設定するべき経費精算規定についてサンプル・例文とともに確認していきましょう。

3-1.自己決裁を禁止する

経費精算のルールを規定する際、自己決裁を禁止する条文を定めましょう。

自己決裁とは、経費の申請者と承認者（決裁者）が同一である経費申請です。自分自身で決裁をしてしまうと二重チェックの機能を失ってしまうため、経費の不正利用を引き起こす恐れがあります。

自己決裁を防止するためにはシステムで社員IDを管理して、申請者と承認者が異なった社員IDでなければシステムでブロックするといった方法があります。経費精算では必ず第三者の承認によるチェック機能を働かせて自己決裁を防止しましょう。

• （経費精算規定のサンプル例文①）
  経費精算の申請は原則として上司の承認を受ける必要がある。
  経費精算の申請者と経費精算の承認者は同一の者であってはならない。

3-2.経費精算の範囲や上限額を定める

会社の経費を不正に使いすぎることがないように、どこまでが経費として認められるのか経費として認められる経費精算の範囲や金額の上限を定めましょう。経費精算規定に経費精算の範囲や上限額を定めておくことで従業員とのトラブルを未然に防ぐことができます。

経費精算の範囲を定めない場合、私的な出費に流用される可能性があります。また、経費の上限額を定めておくことで経費の無駄遣いを避けられるでしょう。

3-3.経費申請の提出期限を設ける

経費申請の提出期限を設けることで時間が経ってしまった経費の提出を防げます。

経費申請は原則として経費が発生したあと、ただちに申請しなければなりません。経費申請の提出が遅れてしまうと、月またぎや年度またぎの経費が発生してしまいます。

例えば、経費を使った従業員が「経費申請を忘れていた」などの事由で経費精算が翌月になってしまうと、前月に使用した経費を翌月に精算することになってしまいます。

企業会計を正しく行うためには月またぎや年度またぎの経費精算は避けなければなりません。経費精算に経費申請の提出期限を設けることで、経費申請の提出遅れを防ぐことができます。

経費精算規定では経費の発生を起算とした具体的な期限を明記しておきましょう。

• （経費精算規定のサンプル例文②）
  諸経費の精算は会社指定の経費精算書に記入し、経費の発生から7日以内に提出しなければならない

3-4.領収書がない場合の対応を決めておく

経費精算をする際には必ず領収書あるいはレシートなど、経費を利用したことが明らかになる書類を添付しなければなりません。

領収書がない場合、経費の実在性を証明できる手段を用意できずに税務上で問題になる可能性があるため経理の処理でも問題があります。

もしも何らかの事由で領収書が用意できない場合、原則として経費は自己負担とすることを明記しておけばトラブルを防げるでしょう。

• （経費精算規定のサンプル例③）
  諸経費の経費精算所を提出する際は、その支出に伴うレシートの写真またはPDFを添付しなければならない。
  レシート等の支払いを証明する書類がない場合、原則として支出は自己負担とする。

4.経費の種目ごとにルールを定める

ここまでは一般的な経費の取り扱いについて紹介しましたが、個別の経費に関して詳細にルールを定めることも重要です。

経費精算に関して細かいルールを定めるべき科目として、「交通費」および「交際費」があります。ここでは、これらの科目についての注意点を見ていきましょう。

4-1.旅費交通費・出張費の精算に関するルール

経費精算で最も多く使用される科目の1つとして、通勤手当や出張費など交通費が挙げられます。経費精算のルールを規定する際は交通費に関するルールを明確にしておきましょう。

旅費交通費の規定は争点になりやすいものなので、経費精算規定に定めます。出張に関する定義を明記し、どういう場合に旅費交通費が経費として認められるのかを明記しましょう。

• （経費精算規定のサンプル例文④）
  出張に伴って発生した交通費および諸費用は旅費交通費として実費を支給する。
  出張とは業務に伴う片道100㎞以上の外出を指す。

4-2.会議費・交際費に関するルール

経費精算規定で定めておくべきルールとして、会議費および交際費に関するルールがあります。会議とは社内の打ち合わせに使った費用であり、交際費は社外との打ち合わせや接待に使った費用のことです。

交際費は税法上で損金にできる金額に上限が設定されています。1度の接待で1人あたり5,000円を超える金額は損金として認められないため、通常の経理よりも慎重に扱う必要があるのです。

交際費を経費として認めるためには、「取引先の情報」「参加人数」「参加した人の氏名」など詳細な情報を記録しなければなりません。経費精算規定においても交際費の精算についてはルールを明文化するべきでしょう。

• （経費精算規定のサンプル例文⑤）

  取引先との交際費として認める場合は1人あたりの金額が5,000円（税抜）を上限とする。
  交際費の申請には「取引先の名称」「参加人数」「参加した者の氏名」を明記して申請しなければならない。

5.経費精算システムなら「おまかせ はたラクサポート」におまかせ！

経費精算に関する問題は経費精算システムで解決できます。経費精算規定に定められているルールを遵守するシステムになっているため、ルールに抵触する申請を自動的に差し戻しが可能です。

経費精算システムを導入するなら経費精算をサポートする「おまかせ はたラクサポート」がおすすめです。経費精算のみならず、バックオフィス全般の業務を支援できるツールとなっています。

5-1.経費精算の規定をシステムで管理する

経費精算システムを導入することで経費精算の規定をシステムで管理できるようになります。

例えば、領収書の添付されていない経費精算所についてシステムで自動的に差し戻しをするように設定できます。経費精算の申請者と経理担当者で差し戻しの必要がなくなるため経費精算にかかっていた工数を削減できるでしょう。

5-2.バックオフィスの課題をまとめて解決！

「おまかせ はたラクサポート」を導入することで経費精算にかかるワークフローを改善できます。稟議書類を電子化することで、スマートフォンなど外出先でもいつでもどこでも迅速な承認が可能です。

経費申請のほかに「会計管理」や「電子契約」といったメニューも用意しているため、バックオフィス全般のお悩み事を解決できます。

• 「おまかせ はたラクサポート」に対応している機能
  

  • 経費精算
  • 会計管理
  • 勤怠管理
  • 電子契約
  • 給与計算

5-3.リーズナブルな導入費用

「おまかせ はたラクサポート」はクラウド型のサービスであり、初期費用0円で導入できます。

従量課金制の料金形態となっており、1IDあたり550円（税込）という料金で経費精算システムを利用できます。

6.まとめ

経費精算に関するルールは経理担当者と申請者で意見が食い違うことが多いです。そのため、経費精算規定においてあらかじめ経費精算についてのルールを定めておくことでトラブルを未然に防ぐことができます。

経費精算規定においては争点になることの多い事項についてルールを明記しましょう。ルールを明確にすることで経費精算の申請者にとっても経理担当者にとっても経費申請の手続きがスムーズになるでしょう。

経費精算システムを導入することで経費精算規定に違反する申請をシステムで防止できます。

経費精算システムを導入するなら「おまかせ はたラクサポート」がおすすめです。バックオフィス業務を改善する経費精算システムを活用して規律を守った経費精算を行いましょう。

関連サービス

資料ダウンロード

関連するコラム

• コラムをもっと読む