編集 NTT東日本編集部

本記事では、セキュリティと利便性の高さに定評のあるWeb会議システム「Cisco Webex」について紹介します。他のWeb会議システムと比べたWebex独自の強みや特徴、企業の生産性向上やコミュニケーションの活性化を促進する多種多様な機能など、Webexの魅力を分かりやすく解説します。

CiscoのWeb会議ツール・Webex(ウェベックス/ウェブエックス)とは?

Webexとは、ネットワーク機器開発企業の老舗であり大手でもあるCiscoが提供するWeb会議ツールです。Webex用のアプリケーションのほか、Webブラウザから利用することができます。Webexは、企業内のコミュニケーション強化や業務効率化に役立つように設計されており、その機能やセキュリティは、他社による従来のWeb会議システムとは一線を画しています。

特にセキュリティの高さは、Webexの最大の特長です。その信頼性の高さはアメリカの国家安全保障局から最高評価を得ていることや、世界各国の政府機関が採用していることからも分かります。
たとえば、Webexには、「音声透かし」といわれる機能が搭載されています。これは簡単に言うと、会議の録音データが流出した際に、その録音が会議に参加した誰のどのデバイスで行われたのかを簡単に照合できる技術です。この機能を使えば、Web会議を秘密裏に録音して社外に流出させた内部不正者を素早く特定し、さらなる情報漏えいを阻止することができます。このようにWebexのセキュリティは、社内、社外にかかわらず安易に信頼をしないという「ゼロトラスト」のコンセプトの下で強固に設計されています。

その他の強みとして、100種類以上に及ぶ世界的なメジャーアプリとの連携があげられます。特にGoogleやマイクロソフトとは戦略的なアライアンスを結んでおり、これらのアプリケーションとシームレスに連携できます。

こうした信頼性や利便性の高さにより、日本でもWebexを導入している企業・団体は多くあります。製造、金融、医療などの様々な業界において、民間企業、大学などの教育機関、公共機関といった多種多様な団体がWebexの活用をしています。

Cisco Webexの基本機能

Webexを利用したWeb会議では、コミュニケーションの活性化や業務効率化につながる様々な機能が利用できます。代表的な機能は以下の通りです。

ビデオ機能

Webexではビデオ機能を使うことで、対面での会議と同じようにお互いの表情を見ながら議論ができます。Webexアプリの画面にある［ビデオの開始］というボタンを押すだけで機能をスタートさせることができます。このカメラのオン・オフは自由に切り替えられます。

オプションで仮想背景の設定もできるので、在宅勤務で自宅の様子などを人目に晒したくない方も安心して利用できます。なお［ミュート］ボタンを押すことで、自分側の音声が他の参加者へ伝わらないようにもできます。

録画機能

Webexには会議の録画機能が搭載されています。録画データはクラウドやデバイス内など指定した場所に保存可能です。録画機能は、会議の内容を後から確認したり、欠席者に情報共有したりする際に役立ちます。

オンライン投票（アンケート）・Q&A機能

オンライン投票やQ&A機能は、会議中の同意形成や意見交換を効率的に行うためのツールです。オンライン投票では、選択式・記述式などの回答形式を選んで、参加者の回答を募れます。Q&A機能では、参加者が投げかける質問に対して、ホストや他の参加者がそれに回答可能です。

こうした機能を使うことで、会議の参加者に主体性を持たせることが可能です。会議の結論を先送りにしてしまわないように、会議中にその場で採択したり、プレゼンテーションなどの発表の際、効率的に質問と回答など行うといった活用の仕方が考えられます。

ファイル転送機能

Webexでは、パソコンからアクセスしている参加者に対してファイルを転送することも可能です。この機能は、会議前に資料を配布する場合や、議論の途中で追加資料の共有が必要になった場合などに役立ちます。

操作手順としては、画面上部のメニューバーにある［ファイル］から、［転送］→［ファイルの共有］と進んで、自分の端末内にある共有したいファイルを選択する形です。会議の参加者は転送されたファイルをダウンロードして閲覧できます。

ドキュメントの共有機能

Webexでは、会議中にWordやExcel、PowerPointなどのドキュメントの編集画面をリアルタイムで共有することが可能です。この機能を利用することで、会議中に相手の意見や確認を得ながら、その場でドキュメントの編集作業を進められます。

ドキュメントの共有も簡単で、Webexアプリの画面から［共有］(［コンテンツの共有］)アイコンを選択し、目的のドキュメントを選ぶことで共有が開始されます。

アプリケーションの共有機能

Webexでは、参加者のパソコンにあるアプリケーションを共有し、共同作業することが可能です。この機能は、そのアプリケーションの操作手順を相手に示したい場合などに役立ちます。

遠くにいる相手ともリアルタイムに共同作業することが可能なWebexの共有機能は、リモートワークにおけるチームワークの活性化や生産性の向上にとって非常に有用なツールです。

大規模なオンラインイベント(Webex Webinars)機能

Webex Webinarsは、最大10万人までの大規模なオンラインイベントの開催を可能にする特別な機能です。活用シーンとして、オンラインでの株主総会や、複数の企業が参加する合同セミナー(ウェビナー)などがあります。Webex Webinarsでは、参加者側は名前や顔を非公開にした状態で、主催者からの情報発信を一方向的に受けることが可能です。これにより参加者は自身のプライバシーを守りつつ、気軽に参加することができます。

ジェスチャー認識機能

ジェスチャー認識機能とは、自分の手の動きをシステムに認識させて、他の参加者へそのジェスチャーに対応したアニメーションを表示する機能です。たとえば、話し手の提案に賛成する場合、カメラに向かって実際に親指を立てることで、「いいね！」という反応を示せます。挙手やサムズアップ、拍手などを認識させることが可能です。この機能を使うことで、相手に素早く自身の意思を伝えられるほか、相手の発言の途中でも相手の言葉を遮ることなく自分の感想を伝えることができます。

Cisco Webexの音声インテリジェンス機能

Webexの有料プランではAI(人工知能)に音声を認識させ、会議のスムーズな進行に役立てることが可能です。具体的には、自動文字起こし機能、リアルタイムの翻訳機能、ノイズの除去機能があります。

自動文字起こし機能

自動文字起こし機能とは、会議中の発言をリアルタイムで文字に変換して記録・表示する機能です。この機能を使えば、会議中に議事録用のメモを取る負担などを大幅に軽減できます。会議の参加者は議事録の作成から離れ、会議に集中して取り組むことができます。

リアルタイムの翻訳機能

Webexには、会議中の発言をリアルタイムで別言語に翻訳する機能も搭載されています。この翻訳機能は100以上の言語に対応しているので、会議の参加者がそれぞれ異なる言語を使うような状況でもコミュニケーションの円滑化が可能です。

翻訳機能は、文字起こし機能と同じく、Webex Assistantを有効にして利用する形になります。翻訳機能を文字起こし機能や翻訳機能を使えば、会議中の発言をリアルタイムでテキスト表示できるので、聴覚障がいを持つ方も会議の内容を把握しやすくなります。Webexではチャットも使えるので、音声による会話が難しい場合でもコミュニケーションが可能です。

ノイズの除去機能

ノイズ除去機能とは、会議とは関係ない余計な音を抑制し、話者の声を聴きやすくする機能です。たとえば自宅からWeb会議に参加する際は、家族のたてる生活音やペットの声などが他の参加者に聞こえないか気になることがあります。しかし、この機能を使えば、そうした雑音を他の参加者には聞こえないようにし、自分の話し声だけを際立たせることが可能です。

IP電話の活用をさらに便利にする「Webex Calling」

Webexの音声通話機能である「Webex Calling」はIP電話と連携が可能です。例えばひかり電話でWebex Callingを活用すれば、03や06で始まるようなオフィスの電話番号をお手持ちのパソコンや携帯電話から発着信することができます。

この機能を使えば、たとえ従業員全員がリモートワークで在宅勤務をしていたとしても、オフィスで働いているのと同じように電話対応をすることができます。

Webex CallingをWeb会議などのWebexのさまざまな機能と合わせて使うことで、今まで以上に効率的で生産的なコミュニケーションをとることができます。

「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」詳細はこちら

まとめ

Cisco Webexは、ビデオ会議、録画、コンテンツ共有、大規模イベントの開催など、さまざまなニーズに対応したWeb会議システムです。これらの基本機能に加えて、音声インテリジェンス機能により、自動文字起こしやリアルタイム翻訳、ノイズ除去といった高度な音声技術も利用できます。

Webexを活用するに際して検討したいのが、Webex Callingの活用です。このサービスを使うことで、Webexアプリを使ってオフィスの電話番号で発着信することが可能となり、自宅からオフィスと同じように電話をすることができるようになります。

Webexは、ビジネスにおける多様なニーズに対応する非常に便利なサービスです。ニューノーマル時代のビジネス環境に適応するために、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

• Webex Callingに設定した固定電話番号は既存のビジネスフォンで利用できません。現在ご利用いただいているオフィスの電話番号を本サービスに移行するか、新たな固定電話番号の取得が必要です。

• 「Webex by Cisco」、および「Webex」は、Cisco Systems,Inc. またはその関連会社の米国およびその他の一定の国における商標登録または商標です。

• 「Webex Calling」はCisco Systems, Inc.が提供するサービスの名称です。

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