Google Workspaceでβ'モデル移行を実現

――β'モデルへの移行を検討された背景には、どのような課題があったのでしょうか。

山縣氏：網走市は2021年に「デジタルファースト宣言」を掲げ、行政のデジタル化に取り組んできました。2025年2月に開庁した新庁舎は当初から「効率的で情報化に対応できる庁舎」を基本方針とし、ICT機能の導入によるペーパーレス化などを明記していました。この新庁舎の整備が、ネットワーク構成を見直してβ'モデルへ移行する契機になりました。

私自身、2021年に外部の組織への出向から戻ったのですが、庁内の働き方が変わっていないことに危機感を覚えました。出向先ではスケジュール管理やWeb会議のシステムによって場所を選ばずに働ける環境が整っており、網走市にも同じような環境が必要だと感じていました。

特に実現したかったのは、スケジュール管理やチャットでの情報共有です。当時、スケジュールは各課で別々のアプリケーションやMicrosoft Excelで管理しており、誰がどのような予定で動いているのかが見えませんでした。連絡手段はメールと電話が中心で、会議室予約にも確認が必要でした。また、公用車は各原課で管理していたため、利用したいときは各原課に電話で「今日、公用車は空いていますか」と問い合わせ、空いていなければ次の課に聞く、といった手間もかかっていました。

――Google Workspace・Chromebookを採用された理由をお聞かせください。

山縣氏：決め手の一つはクラウドネイティブな設計です。データやアプリケーションがクラウド側にあるので、どの端末でも自分のアカウントでログインすれば同じ環境で仕事ができますし、端末の紛失や故障があってもデータは無事で、管理も一元化できます。加えて、Google カレンダーやGmailは日頃からなじみのある職員も多く、操作も直感的なので、導入しやすそうだと感じました。

新庁舎移転前の2022年7月からは、若手のDX研究グループと観光課で試験導入を始め、全庁展開を検討しました。並行して、総務省のセキュリティ要件を満たしたうえでGoogle Workspaceを活かすことができる新庁舎のネットワーク設計のプロポーザルを実施し、NTT東日本を委託先に選定しました。

――移行後、働き方にはどのような変化がありましたか。

石川氏：チャットでの問い合わせが増えました。電話だと話を聞き終えるまで内容がわからず、時間も取られます。チャットなら最初に用件がわかるので、対応の優先順位を付けて処理できます。「急ぎではないので、時間のあるときに見てください」と添えてくれる職員もいます。

生成AIは、Google Workspace内でGeminiとGemini Notebookを使えるようにしています。ダッシュボードを見ると、1日あたり約3割、月間では約7割の職員が何らかの形でAIを操作しています。単発で開催しているビギナー向けの研修も好評で、「そんな使い方は知らなかった」という反応が多く、管理職からは「もっとやってほしい」という声も届いています。最近は「この業務に困っているが、生成AIで何とかできないか」という相談も受けるようになりました。新庁舎はオープンフロアなので、気軽に席まで話しに来てくれる職員もいます。内製アプリも生成AIを使って自分たちで作れるようになってきました。最初のプロトタイプなら約15分、1日もあれば形にできます。

山縣氏：すでにさまざまなアプリを実際の業務で活用しています。たとえば財務会計の支払い処理では、フォルダにPDFを入れると中身を読み取り、命名規則どおりの名前を付けて格納するアプリを作りました。観光課では、観光事業者への調査を二次元バーコードから回答できる仕組みに変え、集計も自動化しました。以前はファックスで受けた回答を職員が手入力していた業務です。

これらの内製アプリは庁内の生成AI活用ポータルサイトに載せており、職員が自由に使えます。使い方の例を示しているのは、まだ情報政策課が中心ですが、最近はほかの課でも、自分でアプリを作る職員が出てきました。議会の議事録を検索できるチャットボットはその一つです。公開している議事録だけを読み込ませ、その中からしか答えないのでハルシネーションが起きにくくなっています。いずれは職員が中心となって必要なアプリを自分たちで開発するフェーズに進むと考えています。