β'モデルで庁内ネットワーク基盤刷新

――β'モデルへの移行を決めてから、実現に向けてどのように動かれたのでしょうか。

三輪氏：まずはNTT東日本にコンサルティングをお願いして要件を整理すると、予算規模が想定以上に膨らみました。また、財政部門からβ'モデルの必要性が見えにくいという指摘もありました。そこで予算要求はいったん見送り、NTT東日本の常駐支援を受けながら、全庁アンケートと原課への業務ヒアリングを実施することにしたのです。

ヒアリングでは、各課の管理職と現場の担当者を対象に、NTT東日本と一緒に10数課を回りました。私たちはMicrosoft 365を使った経験がないので、課題を抱えていそうな業務を見つけても、具体的にどう改善できるかまで伝えるのが難しかったのですが、実際に使っているNTT東日本が「こういうことができるのではないか」とその先の提案をしてくれたおかげで、原課からも「それはよさそう」という前向きな反応を引き出すことができました。

幕田氏：全庁ヒアリングは情報システム課の職員が総出で対応する必要がありましたが、NTT東日本にも加わってもらえたことで、人的な負担の面でも助かりました。各原課を回ってよかったのは、普段はなかなか聞けない生の声を知れたことです。たとえば電話対応やその文字起こしに追われて、窓口業務に十分な時間を割けない、という切実な声もありました。声を集めるだけなら一斉アンケートでもできますが、想定内の回答しか返ってこないこともあります。原課と顔を突き合わせて話すことの大切さを情報システム課としても再認識できました。

杉田氏：投資額が大きいだけに、予算化に向けては効果の算出に苦労しました。NTT東日本には、他の自治体への支援で培った知見をもとに、どんな業務でどのくらいの作業時間が削減できるかの目安を教えてもらい、つくば市の業務量に当てはめて試算し直すことで、関係各所が納得する数字を示すことができました。

――β'モデルへの移行完了後は、どのような変化を期待していますか。

杉田氏：直近で期待が大きいのは、Microsoft TeamsとBoxの2つです。現在の業務端末はWeb会議ができず、本庁舎にいない職員は、車で30分かけるなどして対面の会議に参加することもありました。Web会議ができるようになれば、負担は大きく減ります。また、Boxでファイルを共有して同時に編集できれば、外部の事業者やパートナーとの情報共有もスムーズになります。

幕田氏：原課の職員からは「システムの調達や業務改善の悩みをどこに相談すればいいかわからない」という声を聞くこともありましたが、今後はDX伴走支援員に相談してもらえます。今回、職員向けに実施したDXマインド講習の中で「DX伴走支援員にどんどん相談してほしい」と周知したところ、相談先が明確なのはありがたいという声も聞こえてきました。