α'モデルを基盤に庁内DXを加速

――α'モデルへの移行はスムーズでしたか。

渡辺氏：ネットワーク機器やサーバーの更改といったハード面の移行では、私たちが何か対応する必要はありませんでした。NTT東日本が庁内のネットワークを把握しているので、シームレスに構築してもらえたと思います。

ソフト面では、説明会の実施や運用ルールづくり、Microsoft 365の操作研修、Microsoft SharePointでの庁内ポータルの設計・構築など、幅広い伴走支援をしてもらいました。大まかな内容はNTT東日本の提案に沿い、詳細は相談しながら決めていきました。操作研修は当初、使い方くらい自分たちで教えられるだろうと、正直必要性を感じていませんでした。ところが実際に始まってみると「これはどうやるのか」など職員からの質問が非常に多く、一人で対応していたらとても回らなかったはずで、依頼して本当によかったと思っています。

移行説明会やMicrosoft 365の操作研修は4日間、計8回ほど実施してもらい、全職員が受講しています。操作方法の説明に加えて、そもそもMicrosoft 365とは何か、以前のグループウェアから何がどう変わるのかという基本の話や、実際に手を動かすハンズオンもありました。また、欠席した職員にもアーカイブ動画を配信し、後日見てもらえるようにしました。これまでは資料の共有くらいしかできませんでしたから、DXを感じた場面の一つです。研修後は、私たちや各課の操作に詳しい職員が教えるかたちでフォローしています。

運用ルールづくりでは、Microsoft Teamsのチャネル新設の手順や、コミュニケーションの取り方を定めました。たとえばチャットでは、「お疲れ様です」といった挨拶を省いてリアクションボタンで返すことにしています。本当に伝えたい投稿が挨拶で流れてしまわないようにするためで、こうした新しいカルチャーもNTT東日本と検討し、研修の場で職員に伝えてもらいました。移行の過程で生じた数多くの質問や課題にもNTT東日本にその都度応えてもらい、おかげで無事に乗り切れました。

――移行後、庁内にどのような変化がありましたか。

上代氏：本格導入から数カ月が経ち、Microsoft 365は徐々に浸透してきています。若手の職員は抵抗なく使い始めましたし、経験豊富な職員のあいだにも利用が広がっています。切り替え直後は少なかった新しい庁内ポータルへの投稿も、少しずつ増えてきました。

実際に効果が出ている業務もあります。たとえば庁内調査は、以前は各課が作成したファイルを取りまとめて運用していましたが、今は各課で同時に編集できるようになりました。Microsoft Formsでアンケートを取れないかといった相談も出てきています。スケジュールをスマートフォンからでも確認できるようになったのも便利です。以前は現場に出ていると、会議室の予約状況を確かめるにも一度庁舎へ戻る必要がありましたが、今は外にいてもその場で見られます。

鈴木氏：まだ運用ルールが定まりきっておらず、職員によって使い方にばらつきが出ている部分もあります。ただ、ルールが定着するには、その前提としてMicrosoft 365の基本的な使い方が職員に浸透している必要があるでしょう。まずは基本の浸透から、と考えています。

私たちの部署が率先して、実践的な使い方を見せるよう心がけていて、管理職も交えて各課への普及活動に取り組んでいます。業務を効率化できれば、浮いた労力をほかの仕事に回せることを職員一人ひとりに実感してもらうことが大事です。最近は「そのやり方は便利だね」という声も出始めました。Microsoft 365はこの先5年、10年と使っていくシステムですし、世間でもスタンダードになっていくでしょうから、きちんと使いこなして有意義な投資にしていくつもりです。

――今後の展望をお聞かせください。

上代氏：今回の更改で、LGWAN接続系でクラウドサービスを使える基盤ができました。今年度からkintoneの活用を進めて、さらなる効率化を図っていきたいと考えています。その先も便利なサービスを取り入れながら、庁内の業務効率化やDXを進めていきます。