社外からでも打刻ができる勤怠管理アプリをお探しではないでしょうか？

勤怠管理アプリを導入すれば、タイムカードやICカードによる打刻だけでなく、スマホアプリで社外からでも打刻が可能です。生体認証や顔認証に対応した勤怠管理アプリもあります。

この記事では、勤怠管理アプリとは何か、勤怠管理アプリを導入するメリット・デメリット、勤怠管理アプリの選び方、おすすめの勤怠管理アプリをご紹介します。

また、勤怠管理の基本を知りたい方は、こちらの記事を読む前に以下の記事もあわせてごらんください。

• 勤怠管理とは？意味や目的、方法を分かりやすく解説！

1.勤怠管理アプリとは。必要性も解説。

勤怠管理アプリとは、スマホやタブレットでの打刻に対応した勤怠管理システムです。

従業員が私用のスマホに勤怠管理アプリをインストールすることで、テレワーク中や出張などで社外にいる場合でも打刻が行えます。

勤怠管理アプリで勤怠管理を行うというより、社外からの打刻に対応するために勤怠アプリを利用する形です。社外の従業員がアプリで打刻することで、すべての従業員の勤怠状況をリアルタイムで把握できます。

つまり、勤怠管理システムと連動したアプリが用意されているものが、勤怠管理アプリです。

2.勤怠管理アプリを導入するメリット

勤怠管理システムがあるなかで、なぜ勤怠管理アプリを導入するものでしょうか。

それには、以下のような理由があります。

• 押印義務廃止
• 書面の電子契約化が可能

順番に解説していきます。

2-1.リアルタイムで勤務状況を把握できる

勤怠管理を行うためには、すべての従業員の勤務状況を記録する必要があります。

オフィスに出社した従業員はタイムカードやICカードで打刻できますが、外回りの営業やテレワークの従業員は利用できません。出勤状況を口頭で報告する、勤務状況をメールで送信する、帰社後に勤務状況を入力するといった方法で対応することになります。

スマホやタブレットに勤怠管理アプリをインストールしておけば社外からでも打刻ができ、

勤務状況をリアルタイムで把握できます。

2-2.従業員が自分の労働時間を確認できる

タイムカードやICカードによる勤怠管理では、労働時間や残業時間を従業員自身が確認できません。変動労働時間制の場合は毎日の労働時間が固定されていないことも多く、当日の労働時間を覚えていないこともあるでしょう。

勤怠管理アプリなら、勤務シフトや過去の労働時間、どのくらい残業したのかを自身で確認できます。

2-3.不正打刻を防止できる

口頭やメールで勤務状況を報告したり、自分で出退勤時刻を入力したりする場合、従業員が不正を行う可能性があります。

出張や外回りの営業では、実際に予定通りの場所へ行ったのかを確認できません。帰社せずに直帰する予定であれば、退勤時間前に帰宅していても分からないでしょう。

勤怠管理アプリなら社外で働いていてもリアルタイムで打刻を行えるため、勤務時間をごまかすことはできません。GPS機能が付いているアプリであれば、どこで打刻したかも確認できます。

また、生体認証や顔認証機能で別の人が打刻することを防止することも可能です。

2-4.業務を効率化できる

勤務状況を口頭で報告したり、勤務シフトをメールで送信したりすると、手間や時間がかかります。打刻するためだけに会社に戻るのは効率的とは言えないでしょう。

勤怠管理アプリで打刻できれば、別の方法で勤務状況を報告する必要はありません。

3.勤怠管理アプリを導入するデメリット

アプリの便利なところを紹介してきましたが、導入にあたってはメリットだけではありません。

勤怠管理アプリを導入する際に感じる、デメリットを解説します。

3-1.使い方を覚える必要がある

勤怠管理アプリを導入する目的は、従業員が打刻することだけではありません。打刻したデータを集計し、従業員の労働時間や出勤日数、残業時間を管理することが本来の目的です。

打刻によって入力されたデータから適切に勤怠管理を行うには、勤怠管理アプリの機能を正確に覚える必要があります。また、自社の就業規則や従業員ごとの雇用形態・勤務形態を正確に把握し、設定をしなければ勤怠管理はできません。

アプリによる勤怠管理に不安がある場合や、使い方・設定方法がよく分からない場合には、初期設定サポートや電話・メールによるサポートが受けられる勤怠管理アプリを選びましょう。

3-2.導入コストがかかる

勤怠管理アプリの導入には、初期費用や月額料金が必要です。
手作業やエクセルによる勤怠管理では人件費以外のコストは発生しないので、毎月のコストが負担に感じるかもしれません。

勤怠管理は利益が増加する業務ではないため、コストが増加する勤怠アプリに対して経営陣からの理解が得られないこともあるでしょう。
しかし、勤怠管理アプリを導入することで人件費を抑えることが可能です。

手作業やエクセルによる勤怠管理では、担当者の作業量が非常に多く、時間がかかります。一方、勤怠管理アプリなら打刻したデータを自動で集計するため、作業はほとんどありません。

長期的に見れば、勤怠管理アプリの導入コストより削減できる人件費の方が大きくなるでしょう。

4.勤怠管理アプリのシステム選び方

ここまで、勤怠管理アプリのメリット・デメリットを解説してきましたが、総じてアプリ導入の方がメリットは高いと言えるでしょう。

ここから、勤怠管理アプリの選ぶ際に、確認するポイントについて解説します。

4-1.必要な打刻方法が利用できるか

勤怠管理アプリで利用できる主な打刻方法は以下の通りです。

• ICカード
• WEBブラウザ打刻
• スマホアプリ打刻
• 生体認証・顔認証

勤怠管理アプリによって対応している打刻方法が異なるので、必要な打刻方法が利用できるかを確認しておく必要があります。

社外で働く従業員が多い場合はスマホアプリ打刻、セキュリティを重視する場合は生体認証・顔認証に対応した勤怠管理アプリを導入しましょう。

4-2.従業員の働き方に対応した勤怠管理ができるか

ほとんどの企業では、全ての従業員が毎日同じ時間に出社し、帰社するわけではありません。

残業することもあるでしょうし、変動労働時間制を採用している企業では従業員同士の所定労働時間が異なることもあります。みなし残業が設定されている場合は、複雑な時間外手当の計算が必要です。

労働時間や残業時間を集計するだけの勤怠管理アプリでは、従業員の働き方に対応し、適切な勤怠管理は行えません。

自社の就業規則や従業員の雇用形態・勤務形態に対応できる勤怠管理アプリなのかを確認しましょう。

4-3.給与計算システムと連携できるか

適切な給与計算ができるデータを集計することも勤怠管理の目的ですが、給与計算自体は行えません。給与計算には給与計算システムが利用されることが多いです。

給与計算システムに勤怠データを手作業で入力すると、手間がかかったり入力ミスが発生したりすることもあるでしょう。給与計算システムと連携できる勤怠管理アプリなら、勤怠データをCSV出力できるため、業務を効率化できます。

4-4.導入コスト

勤怠管理アプリの導入コストは、利用できる機能に応じて無料のものから高額なものまでさまざまです。

導入コストを抑えて必要な機能が利用できなければ、十分な効果は得られません。逆に、必要以上に機能が豊富な勤怠管理アプリを導入すると、余計なコストが発生します。

勤怠管理アプリ導入による効果と導入コストのバランスを意識し、無駄のない勤怠管理アプリを選びましょう。

5.スマホ対応で打刻ができる勤怠管理アプリの２つのケース

スマホで打刻ができるおすすめの勤怠管理アプリは色々な種類、機能をもっています。

こちらでは、それぞれの特徴や対応している打刻方法、利用できる機能などのケースを２つに絞り解説します。

5-1.スマホアプリで利用できる勤怠管理サービス

専用のスマホアプリが用意されており、iPhone・Androidスマホやタブレットからでも打刻ができます。

下記の4つの機能から、必要な機能を組み合わせて利用で器用なものです。

• 出勤管理
• シフト管理
• 休暇・申請管理
• 工数管理

さまざまな打刻方法に対応し、必要な機能を組みなおしたり、働き方改革関連法に対応できるものになってます。
以下、機能の例を紹介です。

5-2.スマホのブラウザから利用できる勤怠管理サービス

スマホやタブレット用のアプリは用意されてなく、iOS・Android端末の場合は、ブラウザを使って打刻するタイプです。

あるサービスでは、以下のような特徴があります。

• 法令改正への対応や日々のサービス改善に素早く対応
• 複数拠点の勤怠管理に対応
• 働き方改革関連法に対応
• メールやチャットなど多様なコミュニケーションでサポート
• 有償の導入サポートに対応

また、以下、機能例を記載しますので参考にしてください。

6.個人向けの勤怠管理スマホアプリ（iphone・android対応）の解説

無料で利用できるため、導入コストを抑えたい小規模企業におすすめです。

ただし、アプリではデータを共有できないので、従業員が各自で勤怠管理を行う、勤務データをメールで送信するといった使い方になります。

6-1.androidスマホで使える勤怠管理アプリ

androidスマホで利用できる無料の勤怠管理アプリです。iphoneスマホ・iPadで利用できないものもあります。
ウィジェットから出社時刻・退社時刻を登録するだけで、就業時間・残業時間の記録・集計が簡単にできるような機能があるものもあります。

利用できる機能の一例は以下になります。

• 月次データの参照・メール送信
• 時間の切り上げ単位指定
• 残業時間・深夜時間の算出

6-2.iPhoneで利用できる勤怠管理アプリ

iphoneスマホ・iPadで利用できる無料の勤怠管理アプリです。androidスマホに対応していないこともあります。
出勤時に出社ボタン、帰りに退社ボタンを押すだけで働いている時間と時刻を記録・集計するシンプルな設計のものが多いです。

利用できる機能の一例は以下になります。

• 就業時間・残業時間の集計
• 月毎の就業時間や残業時間の参照
• 勤怠データをメールで送信
• 勤務形態にあわせた定時・休憩時間の設定
• 長期的に見れば、勤怠管理アプリの導入コストより削減できる人件費の方が大きくなるでしょう。

7.まとめ 勤怠管理の効率化にはアプリの導入がおすすめ

勤怠管理システムは必要なシステムですが、アプリがないと便利に活用できないシーンがでてきます。

そこで、おススメなのがブラウザ上で利用できるようにしているクラウド型サービスです。
ブラウザで利用できるため、アプリと同じような操作性があり、勤怠管理を業務上の負担が少なく、アプリをパソコンやスマホにインストールする手間もかかりません。

NTT東日本が提供する「KING OF TIME for おまかせ はたラクサポート」では、勤怠管理に欠かせないさまざまな機能が利用できます。

• 勤務状況が目視できない場合でも勤怠状況をリアルタイムで把握できる
• 日々打刻されたデータを就業ルールに沿ってリアルタイムに集計
• 「時間外労働の上限規制」や「有給休暇5日以上取得義務」に対応

社外で働く従業員の勤務状況が把握できない、勤務時間の入力や集計の負担を軽減したい・効率化したい方におススメです。
無料体験もできますので、是非お気軽に以下のリンクより無料体験をお申し込みください。

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