電子印鑑を作成するにあたって、どのような作り方がいいのか悩んでいる方がいらっしゃるのではないでしょうか。

書類のデジタル化および電子取引が推進されている昨今において、導入を検討している法人・企業も多いことでしょう。電子印鑑には、シャチハタと同程度の効果から法人・企業が利用可能な丸印まで様々なものがあります。

作り方によって電子印鑑の持つ効果が大きく異なるため、導入の際はそれぞれの作り方の特徴をしっかりと把握しておきましょう。

本記事では、無料・有料での電子印鑑の作り方を紹介しています。メリット・デメリットもあわせてあらゆる作り方を網羅しているので、電子印鑑の導入を検討する際の資料として活用していただければ幸いです。

１．電子印鑑の作り方には無料・有料の2つがある

データ化されたハンコの印影である電子印鑑の作り方は、大きく分類すると無料・有料の2通りです。

電子印鑑は、作り方によってかかる手間やコストが異なります。必要に応じた電子印鑑の作り方を選択することが重要です。

1-1.電子印鑑を無料で作成する

電子印鑑は、無料で気軽に作成できるツールです。ビジネスで使用する機会が多いOfficeソフトや無料の作成ツールをダウンロードすれば、誰でも電子印鑑作りにチャレンジできます。

経費を割り振らなくてもいいことに加え、最低限のルールを設けていればそれぞれの社員が必要に応じて自由に電子印鑑を作成することも可能です。

1-2.電子印鑑を有料で作成する

電子印鑑を有料で提供するサービスも数多く存在します。

有料の電子印鑑は、無料で作るものよりも多くの効果を付与できるのが特徴。個別に認証できるシステムやタイムスタンプを組み込むことも可能です。

こうした識別データが付与された電子印鑑は、所有者を確実に特定できます。不正使用や改ざんの際はすぐに通知されるなど、セキュリティ対策も万全に施されてているのもポイントです。

２．電子印鑑の無料での作り方

電子印鑑を無料で作成する主な方法は、次のとおりです。

• 実物のハンコをスキャン・撮影する作り方
• Excelを使用した作り方
• Wordを使用した作り方
• Adobeを使用した作り方
• フリーソフトを利用した作り方

それぞれの電子印鑑の作り方を説明します。

2-1.実物のハンコをスキャンまたは撮影する作り方

実物の印鑑で紙に押印し、スキャンまたは撮影した印影の画像データを電子印鑑として使用できます。スキャン・撮影した印影データは、Excel・WordやPDFなどの書類ファイルに直接貼り付けることが可能です。

スキャン・撮影した印影データがあれば、わざわざデジタル書類を出力せずとも実際に使っているハンコと同様の印影を再現できるのが特徴。

背景を透過するなど、より精密な印影データを作成するには操作知識や専用アプリの使用が求められます。

2-2.Excelを使用した作り方

電子印鑑の作り方には、Excelを使用して作成する方法があります。ビジネス用のパソコンにOfficeソフトをダウンロードしている方も多いので、新たなコストをかけずに作成が可能です。

Excelの画面で好みの形・カラーの図形を挿入し、氏名や法人名のテキストを追加します。Excelでの作り方は、操作知識がほとんどない方でも感覚的に作成できるでしょう。

使用の際は、数回のみの押印など簡易的な用途であれば、その場で作成した画像をコピーして貼り付けます。PNG形式のPDFファイルとして保存しておけば、そのあと何度でも押印できて便利です。

実物の印影と比較すると見た目がイマイチではありますが、印鑑を押印するという最低限の役割は十分果たせます。

2-3.Wordを使用した作り方

電子印鑑は、Wordを使用して作成することもできます。

Wordでの電子印鑑の作り方は、図を挿入するところまではExcelと同じです。Wordの場合、氏名・法人名などのテキストはワードアート機能で追加します。印影の形・色だけではなくフォントも選べるので、Excelで作成した電子印鑑と比べ、デザインの幅がさらに広がるのがポイント。

印影の画像ができたら、パソコンのデフォルト機能であるペイントを起動し、貼付して保存すれば電子印鑑の完成です。

保存した印影データは、PDF・Excel・Wordすべてに直接押印できます。

2-4.Adobeを使用した作り方

無料で使用できるAdobe Acrobat Readerがダウンロードされたパソコンがあれば、電子印鑑を手軽に作成可能です。

Adobe Acrobat Readerには、PDFファイルに電子印鑑のスタンプを押せる機能が備わっています。電子印鑑に記載する氏名や会社・法人名も設定でき、図形を作成する必要もないため非常に簡単な作り方です。

ただ、この機能はAdobe Acrobat Readerで開いたPDFにしか使えません。デザインも1種類のみなので、利用シーンが限られる点にも注意しましょう。

2-5.フリーソフトを利用した作り方

電子印鑑をコストをかけずに作成したい時に最も手間がかからないのは、フリーソフトを利用した作り方です。公開されている様々な無料作成ツールのなかから、好みや用途に応じた電子印鑑を作成できます。

無料の電子印鑑作成ソフトには、個人の認印はもちろん、法人の角印を選べたり日付を入れたりする機能があるものも選択可能。スマートフォンから作れる無料ツールや、Excelでの作成をサポートしてくれるアドインをダウンロードすることもできます。

完全に自作するよりクオリティの高い電子印鑑が、ほんの数分で完成するのもうれしいポイントです。

３．電子印鑑の有料での作り方

電子印鑑は、さまざまな企業が提供する有料サービスを介して作成することも可能です。

作成にかかる費用は選択するサービスやプランによって幅があります。数百円で簡易的な電子印鑑を利用できるものから法人・企業ごとに最適なプランを考案してくれるものまであり、ニーズに応じた利用ができるのがうれしいポイント。

より強固な法的根拠に基づいた電子印鑑を作成したい場合には、電子証明書の発行などオプションサービスを提供している企業もあります。

トライアル期間を設定している有料サービスも多いので、電子印鑑を試行的に導入したい時にも便利です。

４．無料で電子印鑑を作るメリット・デメリット

電子印鑑を無料で作成すると、具体的にどのようなメリットが得られるのか解説します。

無料で手に入れられるに越したことはないように思えますが、費用をかけずに作成した電子印鑑には見落としてはならないデメリットや問題点もあることを忘れてはなりません。

無料の電子印鑑のメリット・デメリットをしっかりと把握し、導入を検討する際の参考にしてください。

4-1.無料で電子印鑑を作るメリット

無料で電子印鑑を作るメリットは次のとおりです。

• 低コスト
• 作成に時間がかからない
• 自分の好みを反映させやすい

様々な作り方で自作した電子印鑑のメリットは、シンプルにコストがかからないことが挙げられます。すでに所持しているツールや無料のサービス・アドインを使用するため、作成にかかるコストは0円です。とにかく経費をかけずに電子印鑑を作りたい人には最適の方法だといえます。

また、無料で電子印鑑を作成する場合、完成までにかかる時間はかなりの短時間です。無料のソフトの中には、ほんの数分で電子印鑑ができあがるものも存在します。

作り方もマニュアルに沿って操作するだけのものが多いので、急きょ電子印鑑を準備しなくてはならない方におすすめの方法です。

さらに、自分で電子印鑑を作成する場合、選べるデザインにあまり制限がありません。PDFリーダーやExce・Wordlなどの操作スキルがある方であれば、自分の理想とするデザインに限りなく近づけることができます。自らの個性を電子印鑑に活かせる作り方です。

4-2.無料で電子印鑑を作るデメリット

無料で作れる電子印鑑は、コストや作成にかかる手間が省ける反面、以下のデメリットも存在します。

• セキュリティ面に不安がある
• 法的に立証できない
• 作成機能に制限がある

無料で自作した電子印鑑は、あくまで印影を再現した画像データであることを忘れてはいけません。印影画像データとしての役割以上の効果を自分で付与するのは不可能なので、セキュリティが脆弱です。ただの印影データは簡単に複製でき、悪用やなりすまし、サイバー攻撃など多くの危険にさらされます。

また、無料で作成した印影画像としての役割しか持たない電子印鑑は、法的には証拠として認められません。トラブルで裁判になった時、圧倒的に不利な立場になってしまいます。

このため、無料で作った電子印鑑は汎用性が低く、簡単な認印としてなど限定的な使い方しかできません。

さらに、無料の電子印鑑作成ツールの特徴として、機能が限定的な点や、選べるデザインが少ないことが挙げられます。作成ツールによっては使用できない漢字があることにも注意してください。氏名や法人名やめずらしい漢字や記号が含まれると、作成できない場合も少なくありません。

そして、満足のいく仕上がりの電子印鑑を自作するためには、ある程度のツール操作スキルを身につけなくてはならないことも覚えておきましょう。

５．有料で電子印鑑を作るメリット・デメリット

有料で電子印鑑を提供するサービスには、自作のものにはない多くのメリットを得られます。

デメリットもありますが、より高機能な電子印鑑をお探しの場合はぜひ導入を検討してみてください。

5-1.有料で電子印鑑を作るメリット

有料で電子印鑑を作るメリットは以下のとおりです。

• 法的根拠を付与できる
• 取引・契約書類に活用できる
• 手間がかからない

有料サービスの最大のメリットは、法的な証拠として認められる電子印鑑を作成できることです。電子印鑑に所有者情報の登録やタイムスタンプ機能を付与すれば、電子署名法第2条で定められている本人性や非改ざん性を満たせます。

有料で作成した法的根拠に基づく電子印鑑は、プライベートや社内で使用する認印としてだけではなく、ビジネスに関わる広範囲のデジタル書類に押印可能です。また、セキュリティ対策も万全なので、安心して電子印鑑を利用できます。

有料で電子印鑑を作成する場合、注文さえすればあとは納品を待つだけ。無料で自作する場合のような手間は一切かかりません。専門知識や作成ツールの操作スキルなしに、精密かつ安全性の高い電子印鑑が手に入ります。

5-2.有料で電子印鑑を作るデメリット

有料で電子印鑑を作る場合、以下のようなデメリットがあります。

• コストがかかる
• 取引に必ずしも電子印鑑が使えるとは限らない

電子印鑑の有料サービスは、利用の際にコスト面での負担が生じるのを避けられません。

とはいえ、有料の電子印鑑は、汎用性と安全性を考慮すると、非常にコストパフォーマンスが高いツールです。法的根拠などを満たす電子印鑑を作れば、かかった費用を上回るメリットを得られます。

また、現在の日本では、電子印鑑の普及は進んでいるとはいえ十分に浸透しているとはいえません。このため、せっかく有料で高機能な電子印鑑を作成しても、取引先が電子印鑑に対応していない可能性があります。

しかし、取引や書類のデジタル化は今後の進展が見込まれるため、他企業に先がけて電子印鑑を導入しておくことは決して無駄にはならないでしょう。

６．電子印鑑の作り方は無料・有料どちらを選ぶべき？

無料・有料のどちらを選ぶべきかは、電子印鑑に求める機能や使うシーンによって異なるため、一概にはいえません。

電子印鑑を有料で作るのがおすすめな人と無料で作るのがおすすめな人をそれぞれ説明します。

6-1.無料で電子印鑑を作るのがおすすめな人

無料で作成できる電子印鑑の特徴をふまえると、おすすめできるのは以下のような方です。

• シャチハタのように使える電子印鑑がほしい人
• 電子印鑑が今すぐ必要な人
• 電子印鑑のコストをできるだけ抑えたい人

無料で作れる電子印鑑は極めて限定的な役割しか持ちません。重要度の低い書類の確認や荷物受け取りなど、シャチハタのような使い方ができる電子印鑑を求めている方に最適です。

また、完成までの時間が非常に短いことから、一刻も早く電子印鑑を準備したい方の助けとなるでしょう。

電子印鑑を試しに一度作ってみたい時や、コスト面の負担軽減を最優先にする場合、まずは無料の作り方から試してみるのがおすすめです。

6-2.有料で電子印鑑を作るのがおすすめな人

有料で作成する電子印鑑は、以下のような方におすすめです。

• 取引で電子印鑑を使う人
• クオリティの高い電子印鑑がほしい人
• 電子印鑑の安全性を可能な限り高めたい人

一般的に、無料で自作した簡易的な電子印鑑は社内の稟議書や確認印としてしか使用できません。取引・契約の見積書や契約書など、社外の重要書類に法的効果のある電子印鑑を活用したい方は、有料の電子印鑑作成サービスを利用しましょう。

また、有料で作成すれば、外見・機能面ともにハイクオリティな電子印鑑を作成できます。

有料で作成した電子印鑑は安全性も保証されるため、実物の印鑑同様の使い方をしたい方におすすめです。

７．電子印鑑の導入範囲は拡大し続けている

電子印鑑は、社会全体のデジタル化を受けて多くの法人からの注目を集めています。

2022年に施行された電子帳簿保存法の改正により、電子取引におけるデジタル書類の承認要件や保存方法を緩和された一方で、電子データで保管することを義務付けられました。また、同年に宅建業法（宅地建物取引業法）も改正され、デジタル書類の適用範囲は拡大しています。

電子書類に関わる法改正からも分かるとおり、電子取引の推進とペーパーレス化は国全体で後押しされているのです。

電子印鑑を使うことで得られる効果には、次のような点があります。

• 法人同士の電子取引において、効率的な業務遂行が可能になる
• 消耗品などにかかるコストを抑えられる
• 書類の管理が簡易化する

電子印鑑は、パソコンなどにPDFファイルとして保存してある書類に直接押印できるツールです。実物の印鑑から電子印鑑に変えるれば、PDFの出力・取込などの作業がいりません。

また、紙やインクなどの消耗品代・郵便代などを削減できるのも大きなメリットの1つです。電子印鑑の導入することで、法人や企業に必要不可欠となる効率的な業務の遂行と大幅なコスト削減が期待できます。

注意したいのは、電子印鑑の作り方によって、導入にかかるコストだけではなく安全性や信頼感が大きく異なるということ。

電子印鑑の作り方と特徴をしっかりと理解し、使う場面や用途に合わせて選択してください。

８．法人には法的効果がある電子印鑑が必要

法人や企業が取り扱うビジネスに電子印鑑を導入する際は、必ず法的根拠に基づいて作成した電子印鑑を作成しましょう。無料で作成した電子印鑑だと、安全な電子取引ができません。

ビジネスにおいてはトラブルで裁判になることも想定されるため、法的根拠が立証できない電子印鑑を使用した場合、不本意な結果となってしまう危険性があります。

法人・企業の丸印として使える電子印鑑を作成したい時は、コストがかかったとしても法的根拠とセキュリティが確実な電子印鑑作成サービスを利用するべきでしょう。

なお、法的には記名・押印よりも直筆の署名・捺印のほうが強力です。有料サービスの中には、デジタル文書において署名・捺印と同様の効力を発揮する電子署名サービスなどもあります。

法人が電子取引を導入する際には、有料の電子印鑑や電子署名サービスを比較・検討のうえ決定しましょう。

９．まとめ

電子印鑑の作り方には、無料・有料の2通りがあります。

無料で作成した電子印鑑は、コスト面や制作にかかる時間という点で優れますが、法的な効果はありません。

有料サービスを利用して電子印鑑を作成した場合、無料にはない法的根拠やセキュリティ対策を付与できます。

それぞれ使用に適したシーンが異なるため、ニーズに応じた作り方を選択しましょう。

法人の電子取引に電子印鑑を利用する際は、有料サービスがおすすめです。より強力な法的効果のある電子署名サービスも含め、比較・検討してみてください。

NTT東日本では電子署名にも対応した「クラウドサイン for おまかせ はたラクサポート」を提供しています。

ぜひ検討の1つの選択肢としていただければ幸いです。

関連サービス

資料ダウンロード

関連するコラム

• コラムをもっと読む