「電子印鑑の使い方が分かりにくい」と悩んでいらっしゃる方が多いのではないでしょうか。

ビジネスのデジタル化がもはや避けられない現代において、電子印鑑や電子取引への対応を怠ると時代に取り残されてしまう可能性があります。

PDF・エクセルなどに使え、無料のソフトやアプリでも作れる電子印鑑は、デジタル化の第一歩として最適なツールです。活用するには作り方による法的効力の違いと使い方を正確に把握する必要がありますが、理解が難しいと思われがちです。

そこで本記事では、電子印鑑の使用方法と無料・有料での作り方の流れを解説します。活用ポイントやデジタル書類の正しい保存方法が法に基づいて理解できる内容になっていますので、ぜひ電子印鑑を導入する前の準備としてご活用ください。

1. 電子印鑑の特徴

電子印鑑の使い方や作り方を知る前に、まず電子印鑑の特徴をみていきましょう。電子印鑑の概要やメリット・デメリットおよび法的根拠について知れば、最適な電子印鑑の使い方を模索するヒントが得られるはずです。

1-1. 電子印鑑とは？

電子印鑑とは、印鑑の印影をデータ化し、デジタル書類に直接押印できるようにしたものです。従来の紙ベースでの決裁フローでは、デジタルで作成された文書に押印するために一度出力して押印したあとに再度パソコンに取り込むという手順で作業が行われていました。

デジタル化が進行する現代では、電子書類を取り扱う機会が増加しています。そこで業務の効率化を図るために生まれたのが電子印鑑です。

電子印鑑は、特徴の異なる以下の2タイプに分かれています。

• 単なる印影画像データ
• 印影画像データに法的根拠を付与したもの

1つ目は印鑑の印影を単純にデータ化しただけのものです。実物の印鑑でいうところの認印や社印（角印）程度の役割を果たします。特殊な設定を行う必要がないため、手軽に自作することも可能です。

2つ目は印影のデータにタイムスタンプや電子証明書などを付与したもの。法律の定めに基づいて電子印鑑に法的効力を持たせ、実印（丸印）と同様の使い方ができるようになっています。

1-2. 電子印鑑を使うメリット

電子印鑑を使うと次のメリットを得られます。

• 業務のムダを減らせる
• ペーパーレス化が推進できる
• コストカットに直結する

電子印鑑を使うことにより、デジタル形式で届いた印鑑の出力作業や取り込み作業、回覧して決裁が下りるまでの複数の担当者が関わる押印作業などが、すべてワンクリックで完了します。社内にいなくても業務を進められるため、近年増加しているリモートワークにも最適です。

ペーパーレス化が実現し、書類やデータの管理が容易になります。管理場所を確保する必要がなく、必要な時に即座に検索可能な点も大きなメリットです。

電子印鑑の導入はこれまでの業務にかかっていた様々なコスト削減に繋がります。紙の書類だと、インクトナー代・用紙代・朱肉代などの消耗品費、郵送料や印紙税といった様々なコストが発生していました。企業にとって一つひとつは取るに足らない金額でも、長期的には財務を圧迫するであろう経費を一括カットできる点も見逃せません。

1-3. 電子印鑑を使うデメリット

一方で、電子印鑑を使うことで以下のデメリットも生じる可能性があります。

• 改ざん・悪用の危険性がある
• 情報漏えいが懸念される

電子印鑑は、簡単に書類の改ざんができるだけではなく、印影をコピーして悪用される危険性があります。法的根拠が立証できない電子印鑑を不用意に用いると、トラブル発生時に大きな被害を受けるかもしれません。

電子印鑑を押印したデジタル書類はネットを介して送受信されるため、不正アクセスやサイバー攻撃などによる情報漏えいに常に気を配る必要があります。情報管理は企業の信用にも関わる重要なピースですので、セキュリティ対策を行うなど慎重に取り扱いましょう。

2. 電子印鑑の効力は法的に認められる？

電子印鑑のタイプによって、法的効力が大きく異なります。

無料で作成するなどで作ったただの印影画像の電子印鑑は、認印や社印（角印）、シャチハタのような位置付けです。法的効力は無く、証拠として使用できるものではありません。

タイムスタンプや電子証明書を付与している電子印鑑の場合、法的根拠に基づく機能を備えています。このため電子印鑑でも実印（丸印）と同様の効力を有し、一定の証明能力を発揮するのです。

電子印鑑の法的根拠については、民事訴訟法第228条第4項の二段の推定に基づき、電子署名法第2条および第3条の条文で定められています。電子印鑑を作成・使用する際は、使用目的に合わせて使い分けるのがおすすめです。

3. 電子印鑑の使い方と作り方

電子印鑑の主な使い方は、以下のファイルなどへの押印です。

• PDFファイルに押印する
• ワード・エクセルに押印する
• 作成ソフトやアプリを使用する
• 電子契約サービスを利用する

それぞれの使い方と作り方を紹介します。

3-1. PDFファイルに押印する

電子印鑑を使用するケースが最も多いといえるのがPDFファイルへの押印です。
PDFファイルへの押印は「Adobe Acrobat Reader」を使用した3通りの方法を利用すれば無料で行えます。

• スタンプ機能
• カスタムスタンプ機能
• 入力と署名機能

機能の内容につきましては以下をご覧ください。

スタンプ機能の使い方

Adobe Acrobat Readerは、デフォルトで搭載された電子印鑑を押印できるスタンプ機能を備えています。選択できる電子印鑑の種類には、認印・日付印（デート印）・検印の3つがあります。

作り方は「ツール」タブから「スタンプ」を選択し、印影の情報を入力して登録すればOKです。使い方は「スタンプ」のボタンをクリックするだけ。作成から押印までの流れが非常にシンプルで、特に知識がない方でも感覚的に使用できるほど簡単です。

ほかにも、デフォルトのスタンプを押印する機能には社内回覧に便利な「承認済」「改訂」といったマークを貼付する機能もあります。

カスタムスタンプ機能の使い方

カスタムスタンプ機能を使用すれば、オリジナルの電子印鑑を押印することも可能です。使い方は「カスタムスタンプ」を選択して準備しておいたPDFの印影画像データを取り込み、名称と分類を設定して保存します。

押印する時は、まず「ツール」タブの「スタンプ」をクリックします。保存時に設定した分類内にカスタムスタンプがありますので、選択してから電子印鑑を挿入したい部分をクリックするという流れです。

入力と署名機能の使い方

入力と署名機能は「入力と署名」タブ→「自分で署名」→イニシャル追加→画像の順にクリックすることで作成する電子印鑑の画像データを選択できます。使い方は「自分で署名」をクリックして作成した電子印鑑を選択するという手順です。

Adobe Acrobat Readerを使用して無料で作った電子印鑑には法的に証拠として認められる効力はないため、重要度の低いPDF書類への押印を目的としている場合にしか使えません。セキュリティ面にも大きな不安がありますので、社外文書への押印は控えましょう。

3-2. ワード・エクセルに押印する

電子印鑑は、ワード・エクセルにおいて2通りの使い方ができます。

• 図形を挿入して印影画像を作成する
• 印影をスキャンする

それぞれの使い方を見ていきましょう。

図形を挿入して印影画像を作成する

印影画像を作成して使用する手順を説明します。

1. 図形を挿入
2. 書式を設定
3. 文字を入力
4. グループ化
5. PNG形式の画像として保存する
6. 押印したいファイルに画像を挿入する

はじめにワードまたはエクセルファイルの画像挿入機能を使い、電子印鑑の枠組みを挿入します。次は塗りつぶしなしに設定し、枠組みの線の太さや色を調整しましょう。

続いてテキストを追加して印影の情報を入力し、グループ化を施します。最後にPNG形式の画像として保存すれば、準備完了です。

電子印鑑を作成したあとの使い方は、挿入タブにある画像の挿入コマンドを実行して印影をファイルに入れ込みます。

3-3. 印影をスキャンする

印影をスキャンして作った電子印鑑の使い方は、以下の手順に沿って行ってください。

1. 印影をスキャンして取り込み、ファイルに貼り付ける
2. 画像に加工を施す
3. PNG形式で保存する
4. 押印するファイルに画像を挿入する

まず実物の印鑑で白い紙に押印し、スキャンしてPDFファイルとして取り込みます。PDFのスナップショットツールを使用して画像の調整を行ったあと、コピー&ペーストで押印したいファイルに挿入しましょう。

トリミングや背景の透過を施しPNG形式で保存しておけば、あとはいつでも押印可能です。書類のファイルを開いて画像を挿入してから狙った場所に移動させてください。

ワード・エクセルで無料で作成した電子印鑑は、社外文書や重要書類への押印は基本的にNG。法律で定められた要件を満たしておらず、重要度の低い簡易的な電子印鑑という特徴があるからです。社内のシステム上で回覧する文書への押印という使い方であれば、非常に便利なツールだといえます。

3-4. 作成ソフトやアプリを使用する

作成ソフトやアプリケーションを使用すると、電子印鑑の使い方や作り方が一段と手軽になります。
無料と有料の2種類があり、それぞれ異なる特徴を持つ電子印鑑の作成が可能です。

無料の電子印鑑作成ツールは、認印や社印（角印）の作成に適しています。コストをかけることなく簡単に作成できる反面、法的効力はないため重要書類に使うのはおすすめしません。

有料の電子印鑑作成ツールは注文するタイプのものが多く、制作にかかる手間を減らせます。実物のハンコと比べても遜色ない電子印鑑が手に入りますが、サービスによって付与される機能が異なります。

有料の電子印鑑であれば必ず法的効力を持つとは限らず、印影のコピーも不可能ではないので、重要度の高い書類への押印には適しません。

4. 電子印鑑の活用方法

電子印鑑を活用できる範囲の一覧表をご覧ください。

電子印鑑の活用が最も期待されるのは、社内文書への押印です。業務フローに電子印鑑を組み込めれば効率化が図れます。社外でも回覧・押印ができるため、決裁が迅速に行えるでしょう。

電子化の許可がある書類には、電子印鑑の押印が可能です。押印はあくまでも慣習ですので、制度上はほぼすべての書類に適用できることになります。

とはいえ、押印は今もなお重視される文化であり、合意の証と見なされるのは周知の事実です。社印（角印）の場合は、会社全体の合意という印象を与えます。セキュリティ問題や信用問題に関わるため、社外文書には法的効力のない電子印鑑の使用は控えるのがベターでしょう。

法律で電子化が禁止されている書類に電子印鑑は使えないのは当然のことですが、近年は書類の電子化に関する法改正が急ピッチで進められています。すでに電子化の許可が予定されている書類もあるため、電子印鑑の適用範囲はさらに拡大していくでしょう。

5. 電子印鑑を押印したデジタル書類の正しい保存方法

電子帳簿保存法では、次の保存方法が定められています。

• 電子帳簿等保存：デジタルで作成した書類はデータのまま保存
• スキャナ保存：紙で作成した書類はスキャンしてデータ化して保存
• 電子取引データ保存：メール等で受領した書類はデータとして保存

正しい保存方法を知ることは、電子印鑑の活用に欠かせない条件の1つです。しかし、条文だけでは分かりにくい方も多いでしょう。

基本的な考え方としては、デジタルを介した書類は紙に戻してはならず、紙の書類は紙のまま保存しても構わないということになります。

デジタル書類を保存する条件として厳しく定められているのは以下のポイントです。

• 書類データ作成システムの仕組みが分かるマニュアルを保存しておくこと
• データが可視化されていること
• 取引の日付・金額・相手先の情報を検索できること
• タイムスタンプを付与すること

2022年1月の法改正で保存方法の制限が緩和され対応しやすくなりました。しかし同時に、これらすべての対応を2023年12月末までに行う義務も定められています。

要件に該当する企業にとって電子帳簿保存法に則った保存方法への移行は急務です。また、違反した場合には罰則があることも理解しておきましょう。

中小企業は2023年10月に開始されるインボイス制度への対応も考慮しなくてはならず、計画的な業務改善が求められています。

6. 電子印鑑の使い方に関する注意点

電子印鑑を業務に導入する際の注意点を以下にまとめます。

• 法的効力の強弱を使い分ける
• 適用の可否を確認する
• 取引先に意向を聞く
• 業務フローの周知を行う
• セキュリティを強化する
• 電子契約サービスを検討する

法的効力とセキュリティが強固な電子印鑑は重要書類に、安価で手軽なものは社内の回覧文書にというように、役割を使い分けると効率的な使い方ができます。

当該書類に電子化を適用できるかも事前に確かめるべきです。電子取引や電子印鑑を導入すると、電子帳簿保存法に則った管理の義務が生じます。

取引先の許可を得ることも忘れてはならないポイントです。法律面やセキュリティ面をクリアしていても、取引先が電子印鑑に対応できなければ使用できようもありません。

電子印鑑を取り入れるなら、人為的ミスの削減やセキュリティの強化を徹底しましょう。コンプライアンスも含めた十分な社員教育や、新たなセキュリティ対策の構築が求められます。

対策をすべて自社で行うのは非常に困難です。業務の内容や性質によっては、電子契約サービスの導入をおすすめします。

電子契約サービスは、法の適用を自社で判断する必要がなく、保守・管理もベンダーが行うため手軽にセキュリティ対策ができます。信頼性も高いため、取引先の許可を得やすいでしょう。疑問やトラブルへのフォローも万全で、有事の際にも迅速な対応が可能です。

7. まとめ

電子印鑑には画像データのみのものと法的根拠に基づいて作成したものの2種類があります。導入すると業務フローが効率的になりコストも削減できますが、セキュリティの弱さがデメリットです。

電子印鑑にはPDF、ワード・エクセル、作成ソフト・アプリ、電子契約サービスなど様々な使い方と作り方があります。書類によって規定が異なるため、電子印鑑が使えるかを把握しておきましょう。

はんこや書類の電子化を図る場合、電子帳簿保存法に基づく条件で正しく保存するという義務が生じます。間に合わないと罰則を課される可能性がありますので、期限とインボイス制度への対応との兼ね合いを考慮して計画的な業務改善を進めましょう。

電子印鑑は使い分けを行うことや事前確認など使い方にポイントがありますが、自社で全てをカバーするのは困難です。確実性を高めたいなら、電子契約サービスの利用をぜひ検討してください。

NTT東日本では電子取引や電子決裁にも対応した「クラウドサイン for おまかせ はたラクサポート」を提供しています。
ぜひ検討の1つの選択肢としていただければ幸いです。

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