電子帳簿保存法が改正され、2024年1月からは電子取引のデータ保存が義務化されます。改正に対応する準備として、電子帳簿保存法システムの導入を検討している企業担当者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。

電子帳簿保存法システムとは、タイムスタンプの付与や検索機能が搭載されたサービスです。導入によって、電子帳簿保存法に対応できるだけではなく、業務の効率化や紙資料にかかるコスト削減なども期待できます。

今回の記事では、電子帳簿保存法システムの機能やメリットなどを解説します。導入を検討している企業担当者の方はぜひ参考にしてください。

1. 電子帳簿保存法システムとは？機能を解説

電子帳簿保存法システムとは、国税関係の書類や帳簿などを電子データとして保存するシステムです。この章では、電子帳簿保存法システムの概要や機能を解説します。電子帳簿保存法システムでどのようなことができるのか把握しましょう。

電子帳簿保存法システムとは

国税関係の書類は、決められたルールに沿って電子保存する必要があります。そのルールを定めたのが電子帳簿保存法です。2022年1月に改正され、ルールが緩和された一方で電子取引のデータ保存が義務化されました。電子帳簿保存法システムは、電子取引のデータ保存にも対応しており、知識のない人でもルールに則って保存できるようになります。

一般的に「JIIMA認証」を得ているシステムが電子帳簿保存法に対応しています。JIIMA認証とは電子帳簿保存法の要件を満たすと判断されたシステムです。公益社団法人日本文書情報マネジメント協会のホームページで認証状況を確認できるので、ぜひご覧ください。

電子帳簿保存法システムの機能

電子取引をデータ保存するときには、真実性と可視性が確保されていなければいけません。電子帳簿保存法では、2つの要件を満たすために以下のような機能が搭載されています。

• 取引先名や日付、金額などを使った検索機能
• タイムスタンプの付与
• 保存要件を満たしたスキャン機能
• 画像の文字を認識してデータ化するOCR機能
• 保存期限が過ぎた書類の自動削除　など

システムによって搭載されている機能が異なるので、自社に必要なものが搭載されているか必ず確認をしましょう。

2. 電子帳簿保存法システムの3つのタイプ

電子帳簿保存法システムは、主に3種類に分けられます。

• 電子保存用
• 請求書関連
• 経費精算用

この章では、電子帳簿保存法システムの種類について解説します。それぞれのシステムの特徴が分かる内容になっているので、導入を検討するときの参考にしてください。

電子保存用

電子保存用の電子帳簿保存法システムは、請求書や領収書、契約書など幅広い書類・帳票に対応させたい企業におすすめです。電子保存のみを行うシステムであれば、比較的リーズナブルな価格で導入でき、なかには無料で利用できるものもあります。さまざまな書類・帳簿をデータ保存をして社内のペーパーレス化を進めたい企業は、電子保存用のシステムを選びましょう。

請求書関連用

請求書関連書類のデータ保存や業務効率化をしたい企業には、請求書関連用のシステムがおすすめです。請求書関連用のシステムのなかには、紙として受領した資料をOCR機能で読み取り、自動的にデータ入力や保管をしてくれるものがあります。電子データとして請求書を受領した場合は、タイムスタンプを付与してそのままデータ保存できます。

経費精算用

経費精算用の電子帳簿保存法システムは、経費精算に関する書類のデータ保存や業務効率化が期待できます。システムによっては経理担当者だけではなく、従業員の業務負担を減らせます。スマートフォンに対応しているシステムならばカメラで撮影してそのままデータ保存ができたり、他のシステムと連携してクレジットカード情報から自動的に入力できたりと、大幅な業務効率化が期待できるでしょう。

3. 電子帳簿保存法システムを導入するメリット4選

事務作業の効率化

書類や帳簿をデータ保存することで、紙資料に必要な印刷やファイリング・収納などの手間が不要になり業務効率化が期待できます。書類・帳簿を探したいときには、日付や取引先名などから検索できるため、たくさんある書類の中からすぐに該当データを見つけられます。

また、電子帳簿保存法システムを使用すれば、データ保存された資料・帳簿を場所を問わず確認できるようになるので、テレワーク中も出勤しているときと同じように業務を進められるでしょう。

原本保管のコスト軽減

これまでは、紙の書類は7年間（個人の場合は5年間）の保管が必要でしたが、電子帳簿保存法に沿って電子保存ができていれば原本の破棄が可能になりました。紙の書類の場合、用紙・印刷代や郵送にかかる費用などがかかります。

そこで、データ化することにより印刷・郵送などにかかる費用を削減できます。また、書類・帳簿をデータ保存することで保管スペースが不要になれば、小さいオフィスに移転して賃料の削減にもつながるでしょう。

原本紛失のリスク軽減

紙で書類・帳簿を保管していると、不要な書類と一緒にシュレッダーにかけてしまったり、火災が発生したときに焼失してしまったりと紛失のリスクが伴います。一方、データとして保存していれば、もし削除してしまってもバックアップから復元できる可能性があります。また、火災や水害など災害が発生してもクラウド上に保存していれば、データが紛失するリスクが抑えられ安心です。

セキュリティの強化

紙で書類を保管する場合、ファイルを入れたキャビネットを施錠してセキュリティ対策を行います。ただし、物理的に鍵が壊されてしまうと、第三者に書類を見られたり盗まれたりする可能性があります。

データ保存の場合、クラウド上で閲覧制限をかけることで社内でもアクセスできる人を限定することが可能です。また、しっかりとセキュリティ対策を行えばデータを盗まれるリスクを抑えられます。

4. 電子帳簿保存法システムを選ぶときのポイント6選

電子帳簿保存法システムを選ぶときには、対応する書類の範囲や搭載されている機能などに注目して選ぶのがおすすめです。この章では、電子帳簿保存法システムを選ぶときのポイントを解説します。

対応している書類の範囲

電子帳簿保存法システムには請求書関連業務に特化したものや、すべての書類・帳簿に対応したものなど、さまざまな種類があります。導入前には自社内でデータ化する書類を検討し、対応しているシステムを選びましょう。

一方で、現状はデータ化する予定がない書類が含まれていても、将来的に社内全体のDX化を進めたい場合は、今後の運用も考えながらシステムを選択することをおすすめします。

搭載されている機能

電子帳簿保存法システムは、種類によって機能が異なります。経理業務や請求書の授受など効率化をめざす業務を明確にした上で、それに合った機能が搭載されたシステムを選ぶ必要があります。

また、現在だけではなく、将来的な活用を見越してシステムを選ぶことが大切です。企業規模や業務内容の変化も検討しながら、拡張性・柔軟性のあるシステムを選びましょう。

保存要件を満たしているか

電子帳簿保存法対応のシステムを導入するときは、JIIMA認証を取得しているものを選びましょう。JIIMA認証を取得しているシステムには、タイムスタンプの付与や訂正削除の履歴を残すなど、保存要件を満たすための機能が搭載されています。JIIMA認証は、市販のソフトウェアが保存要件を満たしている証明になるので、システム導入時には取得の有無の確認が必須です。

料金プラン

電子帳簿保存法システムは、サービスやプランによって料金設定が異なります。なかには無料で利用できるものもありますが、基本的には初期費用と年額または月額の利用料金がかかります。

システムは継続して使用する必要があるため、長期的な使用を考慮してどれぐらいのコストが必要か検討しましょう。できる限り費用を抑えたいと考えている企業は、機能や対応している書類の範囲を必要最低限に絞って導入するのがおすすめです。

現行システムとの連携

既に使用しているシステムがある場合、連携ができるか事前に確認が必要です。連携ができないシステムを導入してしまうと、業務の効率化につながりません。連携方法は、システム同士で直接やり取りをする「Web API」と、データにファイルを書き込んで行う「CSVファイル」の2種類があります。どちらの方法で連携を行うのかも、事前に確認しておくことをおすすめします。

操作の分かりやすさ

電子帳簿保存法システムを導入するときには、操作が分かりやすいかどうかも大切なポイントです。操作が難しいと業務の効率化につながらず、さらに従業員のストレスになる可能性があるので注意が必要です。従業員の方がスムーズに使えるよう、操作が簡単なシステムを導入し、必要に応じて分かりやすいマニュアルの作成や勉強会の開催を検討しましょう。

5. 電子帳簿保存法システムを導入するなら「おまかせ はたラクサポート」がおすすめ

電子帳簿保存法システムを導入するなら、NTT東日本が提供している「おまかせ　はたラクサポート」がおすすめです。「おまかせ　はたラクサポート」は、電子契約や経費精算、会計管理などのSaaS利用をサポートするサービスです。SaaSの導入支援とその後の操作サポートを行い、事務業務のDX化を助けてくれます。

「おまかせ　はたラクサポート」ではさまざまなクラウドサービスを厳選してくれるので、自社に合ったシステムが見つかるでしょう。もし分からないことがあれば、管理者だけではなく従業員も電話やメール、画面を共有してのリモートサポートが受けられます。「おまかせ はたラクサポート」が気になる方は、ぜひ以下のフォームからお問い合わせください。

6. まとめ

電子帳簿保存法システムとは、国税関係書類や帳簿をデータ保存し、事務作業のDX化を実現できるサービスです。取引先名や日付などで検索できる機能や、保存要件を満たしたスキャン機能などが搭載されています。電子帳簿保存法システムを導入することで、事務作業の効率化や原本保管のコスト軽減などが期待できます。

電子帳簿保存法システムにはさまざまな種類があり、対応している書類や機能などをポイントに自社に合ったものを選びましょう。NTT東日本では、会計管理や経費精算などのクラウドサービスを導入するサポートを行なっています。電子帳簿保存法システムの導入を検討している方は、ぜひ以下のリンクからお申し込みください。

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