「電子帳簿保存法が改正された後でも電子データと書面の両方での保存は可能なのか」という疑問はありませんか。電子帳簿保存法が改正されたことによって、2024年1月からはメールやインターネットを介して受け取った書類は、電子データとして保存することが義務化されます。

そこで今回の記事では「電子データとして保存する必要がある書類」「紙保存が併用できる・できない書類」について解説します。また「FAXの場合や郵送とPDFデータを併用している場合に、紙保存は可能なのか」についても説明していますので、ぜひ参考にしてください。

1. 電子帳簿保存法の「電子取引データ保存」について解説

電子帳簿保存法は2022年1月に改正され、保存要件などが緩和されました。一方で「電子取引データ保存」の義務化も決定しました。この章では「電子取引データ保存」の概要や対象となる書類について解説します。

電子取引データ保存の概要

電子帳簿保存法における「電子取引データ保存」とは、取引先からメールやインターネットを介して受け取った書類を電子データで保存することです。受け取った場合だけでなく、送った場合にも「電子取引データ保存」に該当します。

2022年1月に行われた改正によって「電子取引データ保存」は2024年1月より義務化されることが決定しました。義務化されたことによって違反した場合には、会社法による過料が科せられたり、追徴課税などの罰則が課せられたりするおそれがあります。

電子取引データ保存の対象となる書類

「電子取引データ保存」の対象となる書類には、以下のようなものがあげられます。

• 請求書
• 領収書
• 納品書
• 注文書
• 見積書

具体的には、メールの本文や添付ファイルのほか、オンラインショップで購入した際にWeb上で表示される領収書などです。国税関係の書類は、別の保存区分の「スキャナ保存」「電子帳簿等保存」に該当するので「電子取引データ保存」と区別して理解しましょう。

2. 電子帳簿保存法で紙保存が併用できる書類

電子データ保存と紙保存の併用が可能な書類は、「自社で作成した」または「取引先から紙で受領した」国税関係書類です。併用が可能な書類には、以下のようなものがあげられます。

• 仕訳帳
• 総勘定元帳
• 売上台帳
• 損益計算書
• 棚卸表

電子帳簿保存法の中でも「電子取引データ保存」のみが義務化されています。「電子取引データ保存」とは、取引先からメールやインターネットを介して受け取った書類をそのまま電子データとして保存することです。

つまり、請求書や領収書・納品書などの書類でも、書面で受け取れば紙保存との併用が可能です。また、以下の要件を満たしている場合は「電子取引データ保存」に該当していても紙保存の併用が可能になります。

• システム導入の対応が間に合わないといった相当の理由がある（事前申請は不要）
• 電子取引データのダウンロードできるようにしている（保存要件はない）
• 電子取引データをプリントアウトした書面の提示・提出をできるようにしている

「電子取引データ保存」に対応できない相当の理由を持っていない場合は、会計システムの導入をしなければなりません。NTT東日本では、電子帳簿保存法に対応した会計システムを導入しないまま、事務業務を行う際の課題について解説している資料を配付しています。ぜひ以下のリンクからダウンロードしてください。

電子帳簿保存方法のお役立ち資料ダウンロードフォーム
参照：帳簿書類の電子化丨国税庁・スキャナ保存丨国税庁

3. 電子帳簿保存法で紙保存が併用できない書類

4. 電子帳簿保存法の「電子取引データ保存」における2つの保存要件

2024年1月より、電子帳簿保存法における「電子取引データ保存」が義務化され、定められた保存要件を満たす必要があります。保存要件は「真実性の確保」「可視性の確保」の2つです。この章では「真実性の確保」「可視性の確保」について詳しく解説します。

真実性の確保

信頼性やセキュリティの確保のため「電子取引データ保存」における「真実性の要件」を満たさなければなりません。以下の真実性の要件4つのうち、いずれかに対応する必要があります。

• タイムスタンプが付与されたあとに、データの受け取りを行う
• データを受け取ったあと、速やかにタイムスタンプを付与するとともに、保存をおこなう人または監督者に関する情報を確認できるようにしておく
• データの訂正や削除を行った際に、履歴と操作内容を確認できるようにする。もしくは、データの訂正や削除が行えないシステムで受信・保存を行う
• 正当な理由がない訂正や削除の防止に関する事務処理のルールを制定・運用を行う

2つの目の要件に関しては、国税庁に掲載されているひな形を参考にして、保存者や監督者に関する情報を記載しましょう。

参考元：参考資料（各種規程等のサンプル）｜国税庁

可視性の確保

可視性の確保については、以下のすべての要件を満たす必要があります。

• 電子データを保存する場所に、コンピュータ、ディスプレイ、プリンタの操作説明書を備えつけること。また、電子データをディスプレイの画面や書面へ速やかに起こせる状態にしておく
• 電子計算機処理システム（会計ソフトやクラウドサービス）の操作説明書を備えつける
• 検索機能を確保する

会計ソフトやクラウドサービスにマニュアルやヘルプ機能が閲覧できる状態であれば、操作説明書を備えつけていなくても良いとされています。また、3つ目の要件「検索機能を確保する」の具体的な内容は、以下のとおりです。

• 取引年月日、取引金額、取引先を検索条件として設定できる
• 日付や金額を指定した範囲を検索条件として設定できる
• 複数の項目を組み合わせて条件設定できる

「基準期間（2課税年度前）の売上高が5000万以下」または、電子取引データをプリントアウトして取引年月日・取引先ごとに整理されている場合は「検索機能を確保する」の要件を満たさなくても良いとされています。

「電子取引データ保存」の要件に対応できていないシステムを利用していると、電子帳簿保存法に違反してしまうので注意しましょう。

参照：電子帳簿保存法一問一答【電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係】｜国税庁

5. 電子帳簿保存法により紙保存が禁止になった背景

電子帳簿保存法が制定・改正された背景には「デジタル化の発展」「ペーパーレス化の進展」があげられます。昨今では、多くの企業が業務効率化・コスト軽減のために、さまざまなテクノロジーを活用しています。そのため、パソコンで作成した書類は、電子データとして保存・管理することが一般的になってきているでしょう。

また、新型コロナウイルス感染症のまん延も大きな要因としてあげられます。感染症の影響で、行政サービスや民間企業でも「オンライン上で手続きが行えない」など、デジタル化の課題が浮き彫りになりました。今後もテクノロジーの進化は留まることはないため、時代に合わせた法改正が行われていくでしょう。

6. 電子帳簿保存法により紙保存が可能か判断する際のポイント2選

電子帳簿保存法上「電子取引データ保存」に該当しない場合は紙保存が可能です。「電子取引データ保存」に該当する書類は、取引先からメールやインターネットを介して受け取った書類です。しかし、紙保存が可能かを判断しづらいケースもあるでしょう。この章では「FAXの場合」「郵送とPDFデータを併用している場合」に紙保存が可能かについて紹介します。　　　　　　　　　　

参照：電子帳簿保存法一問一答丨国税庁

FAXの場合

FAX機器で書面をスキャンして送信・受信をする場合は、紙保存が認められています。ただし、FAX機能が搭載されているペーパーレスタイプの複合機を利用して電子データのやり取りを行った場合は、電子データで保存する必要があります。

郵送とPDFデータを併用している場合

郵送とPDFデータの両方で書類を受領した場合は、どちらを原本としているかによって「電子取引データ保存」に該当するのかが決まります。書面を原本とする場合は、紙保存が認められています。

一方でPDFデータを原本とする場合は、電子保存をしなければなりません。また、書面には記載していない補足情報が電子データには記載しているなど、内容が同一でない場合には両方の媒体で保存する必要があります。

7. 電子帳簿保存法を導入するメリット

電子帳簿保存法を導入すると、以下のようなメリットがあげられます。

• 印紙代や印刷代がかからない
• 探したい書類がすぐに見つかる
• 紙のファイリングの手間がかからない
• 紙保存していたスペースが空く
• いつでもどこでも経理が行える

電子帳簿保存法が制定・改正された背景には、「デジタル化の発展」「ペーパーレス化の進展」があげられます。2024年1月より「電子取引データ保存」のみが義務化されますが「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」も導入することによって、ファイリングや会計業務の負担軽減が進むなど、業務効率の向上が見込めます。NTT東日本では、クラウド会計システムでできることがわかるお役立ち資料を配布しています。ぜひ以下のリンクからダウンロードしてください。

電子帳簿保存方法のお役立ち資料ダウンロードフォーム

8. 電子帳簿保存法で紙保存と会計システムの併用を検討しましょう

2022年1月に改正された電子帳簿保存法によって、取引先からメールやインターネットを介して受け取った請求書や領収書・見積書などの書類は、原則として紙保存をすることができなくなりました。ただし、以下の要件を満たしている場合は、紙保存の併用も可能です。

• ・システム導入の対応が間に合わないといった相当の理由がある（事前申請は不要）
• ・電子取引データのダウンロードできるようにしている
• ・電子取引データをプリントアウトした書面の提示・提出をできるようにしている

1つ目の要件に関して、電子帳簿保存法に対応できない相当の理由がない場合は、会計システムの導入を検討する必要があります。NTT東日本では、会計システムについて解説しているお役立ち資料を配布しています。ぜひ以下のリンクからダウンロードしてください。

電子帳簿保存方法のお役立ち資料ダウンロードフォーム

関連サービス

資料ダウンロード

関連するコラム