電子取引データの管理作業に不便を感じていたA社

製造業のA社は、自社で設置したオンプレサーバにてファイルを管理していました。 そのため電子取引の請求データを受け取った際には、ファイル名を手動で変更してフォルダを作成し格納するという作業を、全て手作業で月50件ほど実施しており、不便を感じていました。
他にも、稟議対応の際に、資料添付したメールを社内だけでなく社内へも個別でメールを送付しており、かなりの手間が発生していました。

そんな中、ファイルサーバ用途として2022年より使っていたコワークストレージに新たな機能（コワークストレージプラス）が追加されたため、これらの不便さ、手間が大きく改善されました。

新機能コワークストレージプラス利用後の効果

NTT東日本の新機能コワークストレージプラスをオプション利用したことで、今まで手作業を行っていたファイルの情報入力・フォルダ格納作業をAIが自動でファイル名変更とフォルダ振分を行えるようになり、電子帳簿保存法対応業務が50％削減されました。

さらに、今まで個別に送付していた稟議対応のメールも、社内だけでなく社外も含め複数人へ一度にレビュー依頼を行い完結させることができるようになり、必要な作業が大幅に短縮されました。

コワークストレージプラスとは？

コワークストレージプラスはNTT東日本の提供するクラウドストレージ「コワークストレージ」において、「スマートフォルダ機能」と「ドキュメントレビュー機能」を基本プラン以上に積極的に活躍できるオプションサービスです。
A社でも業務削減を実現した「スマートフォルダ機能」と「ドキュメントレビュー機能」について以下で詳しく説明します。

※「コワークストレージ」をまだご利用でない方は、無料トライアルもございますので、ぜひこちらからご検討ください。

スマートフォルダ機能

※コワークストレージプラスオプション

特定のフォルダに保存したファイルをAIが自動的に解析し、抽出された情報を基にファイル・フォルダを整理する機能。
また、解析時ファイルを仕分ける際に自動的にタグを付けるので、検索要件としても活用でき、過去の取引や請求書を探す際にも役立ち、ファイル・フォルダ整理の作業時間が短縮されるため、電子帳簿保存法の業務を大幅に減少できる。

ドキュメントレビュー機能

※コワークストレージプラスオプション

「申請・承認」「レビュー」「回覧」などのドキュメントに関わる業務フローをコワークストレージ上で社内や社外にも実行できる機能。
承認作業もコワークストレージ上で行うことができ、レビュー状況を一覧で確認できるため、申請者・承認者ともに進捗状況を確認することができるため、確認・承認依頼にかかる時間の短縮やタスク漏れの防止にもつながり、本来業務に使える時間を増やすことが可能。

コワークストレージプラスの機能や操作性について、実際の画面を基にしたセミナー動画も公開しておりますので、参考にご覧ください。

関連サービス

資料ダウンロード

関連するコラム

• コラムをもっと読む