編集 NTT東日本編集部

最近は、スマートフォンを社用電話として利用する企業が多いため、わざわざ法人用の固定電話が必要なのかと疑問に思う方が多いのではないでしょうか。

そこで、今回の記事では法人用固定電話の必要性について解説します。固定電話の導入方法がわからない方に向けて、導入までの手順や注意点もあわせて紹介しますので、ぜひ最後までお読みください。

• 本記事において、「固定電話」とはNTT東日本の電話サービス「加入電話」「INSネット」「ひかり電話」などを指します。

法人向け固定電話が必要な5つの理由

スマートフォンや家庭用電話機でも通話はできるため、ビジネスフォンの必要性がわからない方が多いのではないでしょうか。ビジネスフォンには、通話機能だけではない多くのメリットがあります。この章では、ビジネスフォンが必要な5つの理由を説明します。

業務効率化につながるため

ビジネスフォン導入の一番のメリットは、電話業務の効率化です。ビジネスフォンは家庭用電話機やスマートフォンと違って、複数チャネルを契約することで、同時に複数の通話が可能です。さらに、外線通話と内線通話を使い分けられるのもビジネスフォンの代表的な機能です。

また、ビジネスフォンは部署によって電話番号を分けられるというメリットもあります。ほかにも、以下のようなさまざまな機能があります。

• 転送機能
• 保留機能
• 録音機能

電話対応の多い企業は、ビジネスフォンの導入が欠かせません。

事務手続きの負担を軽減できるため

法人登記や銀行口座開設時、また法人用クレジットカードの作成時には、電話番号の登録が必須です。申し込み時から電話番号が変わった場合は、再申請の手間がかかってしまいます。

法人用の固定電話番号を取得していれば、ほかの市町村へオフィスを移転しない限り、番号が変わることはありません。ビジネスフォンの導入により、事務手続きの手間が省けるメリットがあります。

FAXを利用できるため

法人用固定電話を導入すれば、簡単な手続きでFAXも利用できるようになります。FAXを利用する会社は減ってはいるものの、今なお利用している事務所や店舗も多いです。もし取引先がFAXを利用している場合は、自社でも導入しておけばやり取りがスムーズに進みます。

仕事とプライベートが分けられるため

法人用の固定電話がない場合に、個人の携帯電話を社用電話として使っているケースは多いです。しかし、セキュリティ上のリスクや「仕事とプライベートの線引きが曖昧になる」などの問題があります。

また、法人用の固定電話があれば、通信費として通話料金の経費計上が可能です。個人の携帯電話を利用している場合も通話料を経費として計上できますが、業務で使用した通話料金だけを根拠を持って算出しなければならないのです。そこで、仕事用とプライベート用で電話を使い分けることで、経費処理の手間が省けます。

さらに、ビジネスフォンがあれば会社のホームページに個人の電話番号を記載する必要がないため、プライバシーの保護につながります。

社会的信用が高まるため

法人用の固定電話番号があれば、事務所が存在し、根を下ろして事業を行っていると判断される可能性が高まります。ビジネスは信用で成り立っています。固定電話番号の存在によって取引先が安心し、円滑にビジネスを進めることが期待できるでしょう。

法人向け固定電話が必要なシーン3選

実際にビジネスフォンが必要となるのは、どのような場面でしょうか？よりビジネスフォンの必要性や利便性を感じられるよう、ここでは、法人用固定電話が必要な3つのシーンを紹介します。

法人用銀行口座の開設

金融機関での銀行口座開設時に、法人専用の固定電話番号がなければ申請できない場合があります。例えば、楽天銀行の法人口座開設には固定電話番号が必須で、携帯電話番号では申請できません。ほかの銀行では、固定電話番号がなくても申請できるケースがありますが、実際にはあったほうが審査が通りやすく開設がスムーズです。

また、法人用のクレジットカードを作る際にも、固定電話があるかどうかが審査項目の一つとなります。そもそも、法人用クレジットカードを作るには企業の口座が必要です。つまり、法人口座が開設できなければ、クレジットカードを作ることもできないのです。

このように、法人用の口座開設時やクレジットカード作成時には、固定電話番号を取得していたほうが、審査が通りやすくなります。

金融機関への融資申し込み

金融機関に融資の申し込みをする際、法人用の固定電話番号が必要になるケースがあります。必須でない場合も、企業の体制が整っているかを判断するために、固定電話番号の有無を確認している金融機関は多いです。

融資を受けられるかどうかは、社会的信用に大きく左右されます。法人用固定電話番号があれば、融資の審査が下りる可能性が高まります。

新規顧客の獲得

会社のホームページやパンフレットなどに記載されている連絡先が携帯電話番号では、事業の信頼性に不安を感じる人がいるかもしれません。固定電話番号を掲載することで、本格的に事業を進めているとアピールができ、顧客の信頼を得やすくなり、ビジネスの発展につながる可能性があります。

法人向け固定電話導入への4ステップ

ここでは、法人向け固定電話の導入までの流れを4つのステップで説明します。ぜひ参考にしてみてください。

通信事業者へ問い合わせ

法人用固定電話サービスは、通信事業者や提供プランによって通話料金、基本料金などの費用面が大きく異なります。そこで、複数の通信事業者に見積もりを出して、利用プランを検討するのがおすすめです。

一般的に、固定電話は長く利用することを目的として導入されます。会社の規模や導入の目的、利用環境に加えて予算も考慮して納得した上でプランを選びましょう。

主装置と電話機本体を用意

法人用固定電話としてビジネスフォンに欠かせないものは、主装置と電話機本体です。主装置は、ビジネスフォンの基本的な機能である、外線・内線通話機能と複数での同時受発信機能などを利用するために必要な機器です。

電話機本体には、メーカーや機種によって以下のようなさまざまな機能が搭載されています。

• 留守番電話機能
• 保留機能
• 自動音声対応機能

会社の規模や使用人数・利用目的を考え、必要な機能を搭載した電話機本体を用意しましょう。

工事会社による事前調査

オフィスに固定電話を設置するには、工事が必要です。まずは、電話回線が引けるかを工事会社に現地調査してもらいましょう。主装置や電話機本体の数、電話回線の種類によって、工事内容が変わります。事前調査によって問題なく電話回線が引けると分かれば、工事日を決定します。

工事実施

工事は、早ければ60分程度、長ければ1日程度かけて実施します。工事の種類は、主に以下の2つです。

• 回線工事：電話回線を引く工事
• 電話工事：主装置の設置や、主装置と各電話機の接続・設定を行う工事

立ち合いが必須な場合が多いので、担当者は当日の予定は空けておくようにしましょう。最後に通信状態や機器の動作を確認し、問題なければ工事は完了です。

法人向け固定電話導入時の注意点

法人向け固定電話の導入には、予想外に費用がかかったり思ったように電話対応ができなかったりと、さまざまな問題が発生します。ここでは、法人向け固定電話の導入時の注意点について説明します。導入後に困ることがないように、しっかりと確認しておきましょう。

初期費用が発生する

ビジネスフォンを導入する際には、主装置代と電話機本体代、さらに工事費が発生します。また、電話機本体は、利用する社員数に応じて数を揃える必要があります。従業員が増えるとさらに電話機を増やさなければならず、追加費用が発生すると覚えておきましょう。将来的に台数を増やす可能性を考慮して、拡張機能の高い主装置を購入しておけば安心です。

外出中やリモートワーク時は電話対応ができない

会社の固定電話にかかってきた電話は、外出中に対応できないため、機会損失につながる可能性があります。電話の転送サービスもありますが、別途コストが発生します。

NTT東日本が提供するビジネスフォン「SmartNetcommunity αZXⅡ typeS,M」は、会社にかかってきた電話を直接スマートフォンに転送^※1する機能により、外出先やリモートワーク時でも通話に対応できます。この機能により、オフィスから離れていても重要な通話を逃さず、顧客サービスの質を維持することが可能です。

1. スマートフォンとの連携には「フレッツ光」などのインターネット接続環境とオプション機器（「モバイル内線アダプタMB510」、内線ユニット）が必要になります。

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固定電話に関するお悩みはNTT東日本にご相談ください

まとめ

法人向け固定電話は、業務効率化や企業の安心感や信頼性を示す一助になるため、導入している企業が多くあります。また、銀行口座の開設時や新規顧客へのアプローチの際には、固定電話があったほうが有利に働くことが期待できます。

法人向け固定電話を導入にあたっては、拡張性や外出時及びリモートワーク時への対応も見据えた導入をするとよいでしょう。

「SmartNetcommunity αZXⅡ typeS,M」は、さまざまなビジネス環境での利用を考慮したビジネスフォンです。ぜひ以下のリンク先から資料をダウンロードしてご検討ください。

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