編集 NTT東日本編集部

固定電話の転送コストを抑えたい、と考えている企業経営者は少なくありません。固定電話の転送サービスは有料であるのに加え、コスト以外にもさまざまな課題があります。本記事では、固定電話の転送サービスの課題や具体的な解決方法などを解説し、おすすめのクラウド電話サービスである「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」も紹介します。転送サービスのコスト削減をはじめとした、課題解決を望むのであれば、ぜひ最後までお読みください。

固定電話の転送サービスとは

固定電話の転送サービスとは、固定電話への着信を、あらかじめ登録しておいた別の電話機に転送してくれるものです。すべての着信を転送の対象にする無条件転送だけでなく、電話に出られなかったときに転送する無応答転送や通話中転送、選択転送など、条件を設定して着信を転送させることが可能です。すべての従業員が外回りに出かけてしまい、オフィスに誰一人いない状態であっても、転送サービスを利用していれば、会社にかかってきた電話を出先で受けて対応できます。

ビジネスシーンに電話転送は欠かせないサービス

固定電話の転送サービスを導入すれば、外出先での電話対応が可能になるだけでなく、テレワークにも対応することが可能です。

外出先でも電話対応が可能

転送サービスを利用すれば、オフィスの固定電話にかかってきた電話を外出中である担当従業員のスマートフォンなどに転送することが可能です。外出先であってもオフィスの固定電話と同じように、顧客や取引先と担当従業員とが直接通話でき、ビジネスを進められます。

転送サービスを利用していない場合、担当従業員が外出などで離席していれば、ほかの従業員が取り次がなければなりません。オフィスの従業員が顧客や取引先などからの用件を聞き、担当従業員に内容を伝えるという作業が発生します。転送サービスを導入していれば、このような取り次ぎは必要がなくなり、業務の効率化につながります。

テレワークにも対応可能

新型コロナウイルスの感染拡大や働き方改革の推進などによって、出社してオフィス内で就業するというスタイルからテレワークへとシフトする企業が増えました。テレワークを実施した場合の大きな問題のひとつが電話対応です。

転送サービスを利用していない場合、担当従業員がテレワークで就業中であれば、オフィスに出社している従業員が電話を受け、電話やメールなどで取り次ぐといった作業が必要になります。仮にすべての従業員がテレワークであれば、オフィスの固定電話にかかってきた電話には誰も対応することができません。

転送サービスを導入していれば、オフィスの固定電話への着信を、あらかじめ登録しておいたスマートフォンやタブレットなどに転送することが可能で、テレワーク中であっても担当従業員が直接、電話を受けられます。テレワークを実施することによるデメリットがひとつ解消されることになり、さらなるテレワークの促進へとつながります。テレワークを積極的に取り入れ、多様な働き方ができる会社とアピールでき、人材を採用する際の大きなポイントにもなります。

固定電話の転送サービスは無料で使えない!

固定電話の転送サービスに関する課題

固定電話の転送サービスに関する課題として、会社の電話番号で折り返しできない、発信者がわからないことがある、電話対応の負担が偏るおそれがある、転送された通話は取り次げない、などといったことが挙げられます。

会社番号で折り返し電話ができない

オフィスの固定電話から転送された電話を、その場で必ず受けられるとは限りません。テレワーク時にほかの従業員とやり取りしていたり、離席していたりといったことは十分に考えられます。

その場で応答できなかった場合には、かかってきた電話へ折り返さなくてはなりませんが、折り返す際にオフィスの固定電話の番号を使うことはできません。転送された電話に折り返した場合には、相手が使用している電話機のディスプレイに、発信者（折り返す人）が使っているスマートフォンなどの電話番号が表示されることになります。

オフィスの固定電話に架電した顧客や取引先の担当者からみれば、電話帳登録のない市外局番以外の番号からの着信は不安です。事前に先方に連絡していなければ、心当たりがないからと、電話に出てもらえないかもしれません。さらに、従業員がプライベートで使用しているスマートフォンから折り返した場合には、従業員の個人情報である電話番号が意図せずに流出してしまうことになり、何らかの形で悪用されるリスクもあります。

サービスによっては発信者がわからない

転送サービスを利用した場合、転送先の電話機には発信者の電話番号が表示されますが、当該番号が電話帳に登録されていない場合には番号だけが表示され、オフィスの固定電話から転送されたものなのか、それともプライベートでかかってきた電話なのかを判別できません。電話帳に登録してある電話番号であれば、発信者の氏名などがディスプレイに表示されますが、そうでない場合には知らない番号が表示されるだけで、発信者が誰なのかがわかりません。

何となく番号に見覚えがあり、知り合いかと思って出たら取引先だったり、顧客からだと思って出てみたら知り合いからの電話で、よそよそしい会話になってしまったりということも起こり得ることであり、適切な電話対応ができないおそれがあります。

電話対応の負担が1人に偏る可能性がある

固定電話の転送先としては複数の電話番号を登録しておけますが、実際に転送できるのはひとつの番号に対してのみです。オフィスの固定電話から転送される電話が、特定の1人の従業員に集中してしまうこともあり、大きな業務負担が生じる可能性があります。

転送されてきた電話を取りこぼしてしまうかもしれないことにも注意が必要です。1人での対応では、会議中などの際に転送されてきた電話に出られない場合もあります。転送されてきた電話をかけてきたのが大切な取引先であり、重要な内容だったといった場合には、あとから大きな問題に発展しかねません。

転送された通話を取り次げない

転送サービスで着信を受けた場合、オフィスの固定電話のように担当者への取り次ぎができないため、場合によっては通常以上に多くの手間がかかることがあります。転送された電話に対応して内容を聞き取り、あとから担当者へ伝えるといったプロセスが発生してしまいます。

固定電話からの転送業務をより円滑に! 課題の解決にクラウドPBX

クラウドPBXは、クラウド上に構築されたPBX（構内交換機）を利用して、内外線の制御を行う電話サービスです。PBXでは従来、オフィスに交換機を設置する必要がありましたが、PBXの設置場所をオフィス内からクラウド上に変えたものがクラウドPBXです。PBX同様、スマートフォンやタブレット、パソコンなどの多様なデバイスを使って通話できるようになります。

クラウドPBXを導入すれば、従来の転送サービスと同じように、オフィスの固定電話への着信を従業員の持つ電話機に転送できるだけでなく、固定電話の転送サービスの課題も解決できます。クラウドPBXを利用した電話サービスでは、オフィスの固定電話への着信をスマーフォンなどに転送する場合の通話料が発生しないことも多いです。

クラウドPBXのさまざまな導入メリット

近年、数多くの企業がクラウドPBXを導入している、あるいは導入を検討しているのは、得られるメリットが多いためです。具体的には、利用している端末（電話機）を問わずに会社の電話番号で発着信できたり、複数端末で同時着信ができたり、発信者を特定できたり、電話を取り次げたりといったことが挙げられます。

パソコンやスマートフォンからでも会社番号で電話をかけられる

クラウドPBXを導入することによって、従業員は自分が使っているスマートフォンやパソコンなどを用いて、オフィスの固定電話の番号で発着信できるようになります。通常、スマートフォンで発信すれば、相手の電話機にはスマートフォンの電話番号が表示されます。しかし、クラウドPBXを導入している場合には、会社の固定電話の番号を用いて発信することが可能です。電話を受ける取引先や顧客のディスプレイにも会社の電話番号が表示されるため、安心して電話に出てもらうことができます。

同時に複数人に着信する

クラウドPBXを利用している場合には、あらかじめ登録された複数の電話機で同時に電話を着信するような設定が可能です。固定電話の転送サービスのように、ひとつの番号にしか転送できないという制約はありません。同時に複数台の電話機に着信があるため、手が空いている従業員が対応したり、特定の従業員に電話対応の負担が集中するリスクを回避したりできます。顧客や取引先からの重要な電話の取りこぼしも防げ、ビジネス機会損失のリスクを回避できます。

発信者を特定しやすい

会社の固定電話にかかってきた電話を着信した場合には、クラウドPBXの専用アプリ上に、発信者の電話番号とともに、会社宛の電話であることが表示されます（サービスの仕様によって表示される内容が異なる場合もあります）。会社への用件なのか、それとも個人宛なのかは一目瞭然で、どこからの電話なのかわからずに、適切に対応できないといったことはなくなります。

通話の取り次ぎができる

前述のとおり、固定電話の転送サービスでは通話の取り次ぎができませんが、クラウドPBXでは着信した電話を別の担当者に直接取り次げます。あとから担当者に伝えるために用件を確認したり、担当者から折り返したりする必要もなく、効率的に業務を進められます。

クラウド電話サービスなら「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」

「テレワークを導入したい」「固定電話の転送サービスの課題を解決したい」と考えているのであれば、「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」の導入がおすすめです。本サービスは、シスコシステムズ社が提供しているクラウド型グループウェアサービス「Webex」を活用したクラウド電話サービスです。

「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」を導入すれば、従業員が使用しているパソコンやスマートフォンのWebexアプリから、会社の固定電話の番号で発着信することが可能です。従来のような電話の取り次ぎは不要で、外部からかかってきた電話に担当従業員が直接対応できるようになります。Web会議やチャットなどの機能もあり、さまざまな方法でコミュニケーションを図ることが可能です。

まとめ

固定電話の転送サービスには月額利用料がかかり、転送した場合には着信者にも通話料が発生します。毎月のように発生するコストを何とかしたくても、電話転送はビジネスシーンに欠かせない機能のひとつであり、利用できなくなれば、業務上に支障をきたします。固定電話の転送サービスの課題は、クラウドPBX・クラウド電話サービスを導入することによって解決できます。電話転送に要するコストを削減でき、業務負担の偏りも回避できます。この機会に「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」導入の検討をおすすめします。

※Webex Callingに設定した固定電話番号は既存のビジネスフォンで利用できません。現在ご利用いただいているオフィスの電話番号を本サービスに移行するか、新たな固定電話番号の取得が必要です。
※「Webex by Cisco」、および「Webex」は、Cisco Systems,Inc. またはその関連会社の米国およびその他の一定の国における商標登録または商標です。
※「Webex Calling」はCisco Systems, Inc.が提供するサービスの名称です。

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