監修 ビジネスフォン　開発・販売チーム（NTT東日本）

編集 NTT東日本編集部

ビジネスフォンは、社内外との連絡において重要なビジネスインフラです。主装置や多機能電話機の故障が起きると、業務全体に支障をきたす恐れがあります。こうしたリスクを最小限に抑える手段として活用されているのが、ビジネスフォンの保守サービスです。

本記事では、保守サービスの内容や契約の種類、契約しない場合のリスクについて、わかりやすく解説します。ビジネスフォンの新規導入や機器の見直し、保守サービスの必要性を検討している企業担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください。

1.ビジネスフォンの保守サービスとは

ビジネスフォンとは、外線と内線を制御し電話機への接続や振り分けを行う主装置と、複数の多機能電話機で構成される「業務用電話システム」を指します。オフィスや店舗などで広く使用され、業務の円滑な運営に欠かせないインフラの一つです。

ビジネスフォンの保守サービスとは、主装置や多機能電話機などビジネスフォンを構成する機器に故障や不具合が起きた際に、復旧措置やサポートを提供する契約のことです。

ビジネスフォンは物理的な機器であるため、ビジネスフォン内部の構成物品や部材等の経年劣化、故障のリスクが伴います。例えば、据え置き型の電話機を誤って落下させ、破損・故障につながるケースが少なくありません。また、システム全体を制御する主装置においては、落雷などの自然災害によって故障し、業務に大きく影響を与えるケースも想定されます。

保守サービスの導入には一定のコストがかかりますが、「電話が鳴らない」「発信ができない」といった機器故障が起きた際に、専門技術者による復旧措置やサポートを迅速に受けられる可能性があります。

保守サービスの主な内容

ビジネスフォンの保守サービスの主な内容は、一般的に以下の通りです。

• ＜保守サービスの主な内容の例＞

  • 故障検知と技術者の派遣
  • 故障の原因の特定
  • 主装置や多機能電話機など機器や配線の修理、トラブル復旧対応
  • 動作チェックなどの定期メンテナンス
  • 設定変更のサポート　など

ベンダーによっては、障害対応だけでなく定期メンテナンスも保守契約に含めている場合があります。障害対応は不具合の発生後に修理や復旧を行うのに対し、メンテナンスは故障を未然に防ぐために動作チェックなどを行うものです。

ベンダーごとにサポートの内容や保守の対象範囲は異なります。自社のビジネスフォンの運用環境に合っているかについて、あらかじめ確認しておくことが大切です。

2.ビジネスフォンの保守サービスの種類

ビジネスフォンの保守サービスは、サポート内容によっていくつかの種類に分けられます。

ここでは、主な2つの契約形態について詳しく紹介します。なお、機器の増設時などによって使用環境が変更になった際にサポート内容が自動適用されるかどうかは、プラン等によって異なりますので事前に確認しておくことをおすすめします。

定額保守

定額保守は、一定の月額利用料を支払うことで、故障時の修理対応を契約範囲内で受けられる保守サービスです。一般的に、専門技術者が現地へ伺う「出張」、または自身で修理対象の機器を窓口へ届ける「持込」にて対応が行われる点が特徴です。

「主装置が立ち上がらない」「多機能電話機が動作しない」といったトラブルが発生した際には、専門技術者が復旧作業を行います。また、地震や落雷などの自然災害によって故障した場合に、修理などのサポートを受けられるサービスもあります。

トラブルの発生後に修理事業者を探す手間を省き、問い合わせから復旧まで一貫したサポートを受けられるため、常に安定した電話環境を維持したい企業に向いているでしょう。

また、定額保守を契約する際には、保守範囲も確認することをおすすめします。具体的には、以下のポイントを含めてチェックしておくと安心です。

• 修理対象の機器には主装置だけでなく多機能電話機も含まれるか
• ユーザー側に過失がある場合の故障も対象となるか　など

スポット保守

スポット保守（実費保守）は、ビジネスフォンの機器に不具合が発生した際や設定変更が必要になった場合など、必要なタイミングで都度依頼する形式の保守サービスです。

契約形式や対応範囲は、事業者によって異なります。月額利用料は一切かからず都度契約して支払うケースが一般的です。

固定費は抑えやすい傾向にありますが、スポットでの対応は、受付から作業実施までに時間を要する場合もある点に注意が必要です。突発的なトラブルが起きた場合にのみ、保守サービスを利用したい企業に適した契約形態といえるでしょう。

安心・安全なサポート体制のもと高品質なビジネスフォンを利用できる「SmartNetcommunity αZXⅡ typeS,M」の詳細を見る

3.ビジネスフォンの定額保守サービスを契約しない場合のリスク

ビジネスフォンは、社内外との連絡を支える大切な機器です。故障や不具合が発生すると、業務全体に大きな影響が及ぶ可能性があります。

ここでは、ビジネスフォンの定額保守サービスを契約しない場合に想定される、主な2つのリスクについて解説します。

修理費用が高額になる可能性がある

保守契約を結んでいない場合、故障の状況や修理作業によっては、一度の修理費用が高額になる可能性があります。

特に、システムの中心である主装置や多機能電話機の交換、専門技術者の派遣が必要な作業などは、費用が割高になる傾向です。突然のトラブルによって、予期せぬ大きな出費が発生するリスクが懸念されます。

多機能電話機等の故障により、電話対応ができないリスクがある

ビジネスフォンの構成機器が故障すると、「電話が鳴らない」「発信ができない」「雑音が入って会話が成立しない」などの、電話対応全般ができなくなる深刻な問題が発生します。

特に主装置がトラブルを抱えた場合には、オフィス全体の多機能電話機が一切使えなくなるリスクもあります。その結果、取引先への対応が遅れたり、顧客からの重要な問い合わせに応じられなかったりするなど、企業活動の根幹に支障をきたす事態に発展するケースもあるでしょう。

また、保守契約がない場合、保守契約がある場合と比べて復旧までに時間を要します。状況によっては、1〜2週間ほど電話が使えなくなるケースもあると考えられます。

電話の不通は企業の信頼性にも関わるため、トラブル発生時に迅速に復旧できる体制を整えておくことが重要です。

4.ビジネスフォンの定額保守契約が推奨される企業

基本的には、どのような業種であってもビジネスフォンの定額保守契約を結んでおくことが推奨されます。社内外との連絡が滞ることは、重要な機会損失にもつながりかねないためです。

その中でも、特に保守契約が推奨される企業の特徴を紹介します。

故障時に即日復旧が求められる企業

故障時に即日復旧が求められる企業は、保守サポートの導入が推奨されます。特に、顧客対応を業務の中心とする企業では、ビジネスフォンが使えない時間がそのまま損失につながる可能性があるためです。

例えば、コールセンターやカスタマーサポート、不動産業の営業部門など、電話での問い合わせ対応が不可欠な業種では、着信を逃すことが信頼低下や商談機会の損失につながりかねません。

また、医療機関や介護施設などの場合、電話は予約受付や緊急連絡の重要な手段として利用されています。通信トラブルが発生すると、医療・介護サービスの継続そのものに支障をきたす恐れもあるでしょう。

そこで、保守契約をあらかじめ結んでおくことで、対応時間内であれば故障発生時に専門技術者のサポートを迅速に受けやすくなり、円滑な復旧作業が期待できます。

機器の追加が頻繁に発生する企業

従業員の増加に伴い、多機能電話機の追加などが頻繁に発生する企業においても、保守契約を結んでおきましょう。機器の追加後に発生した不具合に対して、専門事業者による修理対応を受けられるためです。

利用している機器が多いほどトラブルも増えると想定されるため、保守サポートを契約しておくと安心です。

5.安心・安全の体制でお客さまの電話環境をサポートする「SmartNetcommunity αZXⅡ typeS,M」「SmartNetcommunity αZXⅡ typeL」

NTT東日本の「SmartNetcommunity αZXⅡ typeS,M」「SmartNetcommunity αZXⅡ typeL」は、安心・安全のサポート体制でオフィスの業務効率化を推進するビジネスフォンです。以下のように、多様なビジネスシーンで役立つ便利な機能が搭載されています。

タイプ別の最大接続台数とチャネル数については、以下の表をぜひご確認ください。複数名での同時利用が想定される、中小〜大規模事業者さまにおすすめです。

さらに、電話に精通したNTT東日本がお客さまのビジネス環境をサポートするための体制を整えています。詳しくは、以下でご紹介します。

安心・安全なサポート体制のもと高品質なビジネスフォンを利用できる「SmartNetcommunity αZXⅡ typeS,M」の詳細を見る

大規模事業所向け「SmartNetcommunity αZXⅡ typeL」の詳細を見る

電話に精通した技術者が主装置の修理や代替機の手配まで対処する「長期保証」

ビジネスフォンの構成機器の故障時には、NTT東日本の専門技術者による修理や代替機の手配など、状況に合わせて柔軟に対応する長期保証サービスを提供しています。

• ＜長期保証のポイント＞

  1. 万が一、故障が起きても基本修理費、部品費は不要^※1
  2. 代替機を無料で設置^※2
  3. 故障の場合は専門の技術者が駆けつける

保証内容は、特異故障を含む故障修理とトラブル復旧支援などを含みます。具体的には、お客さまの扱い不良による故障、火災、雷、風水害などの自然災害（地震、津波、噴火を除く）に起因する故障、鳥獣害および虫の混入による故障、各種部品劣化による故障など、幅広くカバーされます。

保証対象^※3は、主装置と関連ゲートウェイ、ユニットなどです。多機能電話機などの端末は含まれないため、電話機の保守が必要な場合は、後に紹介する「定額保守（端末保守コース）」をオプションとして有償で利用できます。

1. ケースにより有償となる場合があります。

2. 最低限、通話を保証するもので、同一機種を用意するものではありません。

3. 当社の営業地域（北海道、青森県、岩手県、宮城県、秋田県、山形県、福島県、茨城県、栃木県、群馬県、埼玉県、千葉県、東京都、神奈川県、新潟県、山梨県および長野県）に現に設置してある機器が対象です。

主装置の故障を自動検知して復旧までの時間を短縮する「サポートサーバー連携機能」

通常、故障が発生した際はお客さまからの連絡を受けて対応が始まりますが、本機能を使用すればサポートサーバー^※4にて主装置の故障を検知し、オペレーターからお客さまへ修理対応をご提案できます。

これにより、故障箇所の特定や修理手配をより迅速に進めることが可能となり、復旧までの時間を最小限に抑えることが期待できます。

4. サポートサーバー連携機能のご利用には、別途「フレッツ 光クロス」または「フレッツ 光ネクスト」およびサポートサーバー連携機能の利用に対する同意が必要です。本機能は、当社の営業地域のみ利用可能です。

多機能電話機もサポートを受けられる「定額保守（端末保守コース）」

主装置だけではなく、多機能電話機をはじめとする端末に対しても保守サービスを受けられるよう準備しておくことで、比較的短期間での復旧が期待できます。

オプションの有料サービスとして、多機能電話機、コードレス電話機などすべてのαZXⅡ電話機に対応した「定額保守（端末保守コース）」も利用可能です。台数無制限でサポートを受けられます。

5. 表示価格はすべて税込です。上記以外で保守対象となる端末および月額利用料については、営業担当者にお問い合わせください。主装置の保証は長期保証に含まれ、定額保守には含まれません。

詳しくは、以下のリンクもぜひご覧ください。

安心・安全なサポート体制のもと高品質なビジネスフォンを利用できる「SmartNetcommunity αZXⅡ typeS,M」の詳細を見る

大規模事業所向け「SmartNetcommunity αZXⅡ typeL」の詳細を見る

6.ビジネスフォンの保守サービスに関するよくある質問

ビジネスフォンの保守サービスに関するよくある質問と回答をご紹介します。

保守契約がなくてもビジネスフォンの修理は依頼できる？

ビジネスフォンの関連機器に故障が起こった場合、保守契約を結んでいなくても修理を依頼すること自体は可能です。

しかし、その都度修理費用を精算する必要があり、結果として割高になる可能性があります。

サポート切れのビジネスフォンを使い続けるリスクは？

ビジネスフォンの法定耐用年数は6年とされており、一般的には機器の販売終了から6年程度でメーカーのサポートも終了します。

サポートの期限が切れたビジネスフォンを使い続けた場合、故障しても修理対応が受けられない可能性があり、ビジネスフォンの入れ替えが完了するまで電話が利用できなくなる場合があります。

ビジネスフォンが使えないと、問い合わせ対応や業務連絡に支障をきたし、取引先や顧客からの信頼低下を招きかねません。トラブルに発展する前に、計画的な機器の見直しを検討することが大切です。

7.まとめ

ビジネスフォンの保守サービスは、関連機器が故障した際の復旧対応を通じて、企業の通信インフラを支える役割を果たしています。特に、電話を使った顧客対応が中心のコールセンターや、医療・介護など電話対応がサービスの継続性に影響する業種にとって、機器故障トラブルへの備えは欠かせません。

NTT東日本の「SmartNetcommunity αZXⅡ typeS,M」の「SmartNetcommunity αZXⅡ typeL」は、充実した機能に加え、手厚い保守体制が特長のビジネスフォンです。ビジネスフォンの導入や見直しをご検討中の方は、ぜひお気軽にご相談ください。

安心・安全なサポート体制のもと高品質なビジネスフォンを利用できる「SmartNetcommunity αZXⅡ typeS,M」の詳細を見る

大規模事業所向け「SmartNetcommunity αZXⅡ typeL」の詳細を見る

SmartNetcommunity αZXⅡ typeS,M」の資料を無料でダウンロードする

SmartNetcommunity αZXⅡ typeL」の資料を無料でダウンロードする

関連サービス

資料ダウンロード

関連するコラム

• コラムをもっと読む