α'モデルとMicrosoft 365で
行政DXを推進

――構築にあたって苦労した点はありますか。

小林氏：ローカルブレイクアウトによるクラウド接続は利便性が高い反面、セキュリティ対策は不可欠です。今回、データの無害化やプライバシーの保護、運用方針の見直しなどが必要となり、構築に時間を要しましたが、NTT東日本が間に入って既存ベンダーとの協議もリードしてくれたので助かりました。

α'モデルへの移行に伴うセキュリティポリシーの変更もNTT東日本からアドバイスをもらいながら進められました。外部監査についても全面的にサポートしてもらい、スムーズに対応できました。運用面では、SOC（Security Operation Center）も提供してもらっており、導入から運用までのトータルでセキュリティ対応を任せています。

山﨑氏：特に大変だったのはネットワーク構成の整理です。職員の異動で引き継ぎが十分にできておらず、構成がブラックボックス化していました。紐解いてみると全容はかなり複雑で、ここまでかと驚いたほどです。NTT東日本、既存ベンダー、役場が協力して整理できたのは大きな成果でした。

――職員のみなさんへの定着はどのように進めましたか。

小林氏：NTT東日本にMicrosoft 365のハンズオン研修を全職員対象に複数回実施してもらいました。加えて、上士幌町の若手職員チーム「かみしほろワークイノベーターズ」（通称KWI）のメンバーが、各課でサポート役となり、操作方法を広めました。最初のうちは、「慣れている前のツールのほうが良かった」という声もありましたが、研修やサポートを重ねることで新しいツールが着実に浸透していきました。今では「従来よりも便利になった。導入前には戻れない。」という声が挙がるまでになりました。

――移行後、どのような効果がありましたか。

小林氏：Microsoft 365の導入により、職員間のコミュニケーションが活性化しました。Microsoft Teamsのチャットで気軽に連絡しあうようになり、体感として電話連絡が半分以下に減っています。複数人やチーム全体へ一斉に発信しやすいのも便利です。現在は庁内の連絡のみですが、今後庁外でも使えるようになると、さらに活用が広がりそうです。

また、これまではLGWAN接続系とインターネット接続系の端末が物理的に分かれていたため、メール確認のために席を移動したり、データを移すためにUSBメモリや転送システムを使ったりする必要がありました。今はLGWAN端末だけでそれらが完結するため、職員からも「業務が楽になった」という声が寄せられています。

山﨑氏：ちょうど端末の更改タイミングでしたので、端末の小型化と無線化も同時に行いました。これにより、パソコンを会議室や外部施設へ持ち運べるようになり、会議資料のペーパーレス化が進むと同時に、印刷や配布の手間も省けています。

運用面でいうと、Microsoft 365にはセキュリティ対策からチャットツールまで集約されているため、管理が効率的です。今後Microsoft SharePointへファイル管理を移行する予定なので、Microsoft 365をさらに活用しやすくなり、コストパフォーマンスも高まると考えています。

またクラウド化を推進すると庁内にサーバーを置く必要がなくなり、電力消費の削減にもつながります。上士幌町は脱炭素先行地域としてSDGsを推進しており、その取り組みにも貢献できます。

梶氏：デジタル推進課では先行してMicrosoft CopilotのAI活用を始めています。オンライン会議の議事録作成などを自動化しており、現時点でも職員が本来の業務に集中できる時間が増えて、非常に助かっています。

パソコンの持ち運びができるようになったことで、管理業務の負担も減りました。これまでは席ごとの設定が必要で、異動のたびにパソコンを置いていく必要がありましたが、今は自分の端末を持って異動先ですぐに業務を開始できるため、再設定の手間がなくなりました。

寺林氏：既存のローカルActive DirectoryとMicrosoft 365のIDを紐づけて一元管理できるようになり、ID管理も非常に楽になりました。

――今後の展望をお聞かせください。

梶氏：今後は、整備したα'モデルの基盤上に、住民向けの情報発信・サービス基盤である「かみしほろスマートパス」を連携させ、住民と行政のプラットフォームを一本化していきたいと考えています。将来的な庁舎の減改築も見据えており、たとえば町民ホールなどの施設予約を、住民も職員も同じシステムで確認・管理できるようにしていきたいです。NTT東日本には、グループの総合力を活かした最適なソリューションの提案を期待しています。