エクセルで勤怠管理を行うにはどうすれば良いのかお悩みではないでしょうか？

関数かマクロを活用することでエクセルで勤怠管理表を作成できます。関数・マクロが設定済みのテンプレートなら、専門知識がなくてもエクセルの勤怠管理が可能です。

この記事では、エクセルで勤怠管理表を自作する方法とエクセルで勤怠管理を行うメリット・デメリットについて解説します。

また、勤怠管理の基本を知りたい方は、こちらの記事を読む前に以下の記事もあわせてごらんください。

• 勤怠管理とは？意味や目的、方法を分かりやすく解説！

1.エクセルで勤怠管理表を自作する方法

エクセルで勤怠管理表を自作する場合は、関数かマクロを活用する必要があります。

1-1.関数を利用する

関数とは、定型の計算を簡単に行うことができる数式です。勤怠管理では加算や減算を繰り返し行うことが多いですが、関数を利用することで複雑な数式を記述する必要がなくなります。

エクセルによる勤怠管理で利用することが多い関数は以下の通りです。

SUM関数

SUM関数は、範囲内のセルの数値を合計する関数です。

1か月間の労働時間や残業時間を集計する場合などに利用します。

15分単位で集計する

TIME関数

TIME関数は、時刻から時間を算出する関数です。

勤務時刻は9:30・18:50といった60進数で表記されることが多いですが、エクセルの計算式では60進数を使用することはできません。60進数で表記された時刻から労働時間や残業時間を算出するためには、TIME関数を使用する必要があります。

FLOOR関数

FLOOR関数は、指定した基準値の倍数で数値を切り捨てる関数です。

出勤時刻を15分単位・30分単位で切り捨てる場合に使用されます。

TEXT関数

TEXT関数は、日付に対応した曜日を表示する関数です。

勤怠管理では平日か土日・休日かを分けて計算する必要があるため、日付だけでなく曜日も意識する必要があります。

IF関数

IF関数は、特定の条件を満たしているかで返す数値を変える関数です。

所定労働時間を超えている場合、深夜残業をした場合、休日に出勤した場合など、割増賃金が適用される場面で使用されます。

COUNTIF関数

COUNTIF関数は、指定した条件を満たしたセルの数を数える関数です。

出勤日数・欠勤日数、有給休暇を取得した日数を算出する際に使用します。

1-2.マクロを利用する

マクロとは、複数の操作をまとめて呼び出す機能です。VBAというプログラミング言語でマクロを作成します。勤怠管理では複数の従業員に対して同じ計算を行うことが多く、マクロの作成による作業の自動化で手間を省くことができます。

2.エクセルで勤怠管理を行うために理解する必要がある項目

エクセルでは出勤・退勤時刻から労働時間や残業時間を算出できますが、働いた時間が労働時間なのか残業時間なのかは就業規則によって変わる場合があります。

例えば、変動労働時間制を採用している企業では、所定労働時間が法定労働時間を超えていても、所定労働時間内であれば時間外労働とはなりません。

正確な勤怠管理をおこなうためには、就業規則や働き方改革関連法に関する正しい知識を身に付ける必要があります。

2-1.変動労働時間制

変動労働時間制とは、労働時間を月単位・年単位で調整することで、法定労働時間を超えて働かせても時間外労働としない制度です。所定労働時間内であれば、1日の労働時間が法定労働時間を超えても残業代は発生しません。ただし、所定労働時間を超えて残業させれば時間外手当が発生します。

変動労働時間制を採用している場合は月ごとに休日日数と所定労働時間が異なるため、労働時間を月単位だけでなく年単位でも管理する必要があります。

2-2.みなし労働時間制

みなし労働時間制とは、実際の労働時間にかかわりなく、所定労働時間を労働時間とみなす制度です。外回りの営業などの「事業場外みなし労働時間制」、弁護士などの特定業務に適用される「専門業務型裁量労働制」、企画や立案、調査、分析業務に就いている労働者を対象とした「企画業務型裁量労働制」の3種類があります。

みなし労働時間制においても所定労働時間が法定労働時間を超えていれば残業となり時間外手当が発生し、休日に出勤させれば休日手当も発生します。

2-3.残業時間（時間外労働）

本来、法定労働時間を超えて従業員を働かせることはできません。ただし、労働基準法36条に基づく労使協定を従業員と締結している場合に限り、法定労働時間を超えて働かせることができます。また、休日に出勤させることも可能です。

法定労働時間を超えて働かせた場合、22時から5時までの間に働かせた場合、休日に働かせた場合には、時間外手当を支払う義務があります。

2-4.休日

労働基準法36条に基づく労使協定を従業員と締結している場合に限り、法定休日・法定外休日に働かせることができます。

休日出勤させた場合には時間外手当が発生しますが、出勤日が法定休日か法定外休日なのかで割増率が異なります。法定休日に出勤させた場合が35％割増、法定外休日の場合は25％割増です。

2-5.有給休暇

年次有給休暇は賃金が発生する休日なので、法定休日・法定外休日と区別するためにも記録・管理する必要があります。年5日の年次有給休暇を従業員に取得させることは企業の義務なので、計画通りに消化しているかを確認しておく必要があります。

3.エクセルテンプレートを活用した勤怠管理

勤怠管理表の自作に自信がない場合は、勤怠管理用のエクセルテンプレートを活用しましょう。

勤怠管理用のエクセルテンプレートとは、関数やマクロが設定されたものです。関数やマクロの知識がない担当者でも、従業員の勤怠情報を入力するだけで労働時間や残業時間、金日数を自動で計算・集計してくれます。

勤怠管理用のエクセルテンプレートは、さまざまなサイトで提供されています。

4.エクセルで勤怠管理を行うメリット

エクセルで勤怠管理を行うメリットは以下の2つです。

• コストがかからない
• 集計ミスが少ない

4-1.コストがかからない

エクセルは、多くの企業がすでに導入しているソフトです。勤怠管理のために新たに導入する必要がないので、コストを意識せずに利用することが可能です。業務で利用している従業員も多いため、使い方を教える必要もありません。

4-2.集計ミスが少ない

勤怠管理を手作業で行うと、集計ミスや計算ミスが発生する恐れがあります。一方、エクセルによる勤怠管理なら、数式や関数、マクロによって数値が自動で算出されるため、人的ミスの発生を抑えることが可能です。

5.エクセルで勤怠管理を行うデメリット

エクセルで勤怠管理を行うデメリットは以下の3つです。

• 従業員の出勤・退勤時刻を収集する必要がある
• 数式・関数・マクロが間違えていると正確な勤怠管理ができない
• 就業規則や法的な知識が必要

間違った勤怠管理を行ってしまうと、法令違反になってしまったり、正確な賃金の支払いが行えなくなったりするかもしれません。

5-1.従業員の出勤・退勤時刻を収集する必要がある

エクセルは計算するために利用するソフトです。従業員の出勤・退勤時刻のデータがなければ、労働時間や残業時間の計算はできません。勤怠管理の担当者がタイムカードからデータのエクセルに入力するか、従業員が直接入力する必要があります。

データを入力する際に入力ミスが発生したり、従業員が不正な時刻を入力したりする可能性も考えられます。

5-2.数式・関数・マクロが間違えていると正確な勤怠管理ができない

エクセルによる勤怠管理は、入力されたデータから数式や関数、マクロなどで労働時間や残業時間を算出する仕組みです。設定した数式・関数・マクロが間違っていれば、算出される結果も間違ったものになります。

算出されたデータが正しいかどうかは、数値を見ただけでは判断できません。

5-3.就業規則や働き方改革関連法の知識が必要

適切に勤怠管理を行うには、就業規則や法律に沿って勤怠管理を行う必要があります。

ただ残業時間を算出するだけでは、36協定の残業規制時間を超えて働かせてしまうこともあるでしょう。有給休暇の消化状況は確認できても、5日間の有給休暇取得義務が達成されていないかもしれません。

就業規則や働き方改革関連法の知識がある担当者がエクセルの設定を行い、法的な問題が発生しないように勤怠管理を行う必要があります。

6.エクセルの勤怠管理をもっと簡単にする勤怠管理システム

上述したように、エクセルによる勤怠管理にはデメリットもあります。担当者の負担を抑えて勤怠管理を行うのであれば、勤怠管理システムの導入も検討しましょう。

勤怠管理システムとは、勤怠管理にかかる手間や時間を削減してくれるソフトウェアです。

ICカード打刻機やパソコン、スマホなどで従業員が入力した勤怠情報をシステムに取り込み、労働時間や残業時間、出勤日数を集計することで、従業員の勤怠状況を一括管理できます。

以下のようなさまざまな打刻方法に対応しています。

• PC打刻
• タブレット打刻
• モバイルGPS打刻
• ICカード打刻
• 生体認証打刻
• QRコード
• LINE打刻
• SLACK打刻

どの打刻方法に対応しているかは勤怠管理システムごとに異なります。

勤怠管理システムで利用できる機能は以下の通りです。

• 勤怠情報の集計
• 休暇管理
• 申請・承認
• 残業アラート

7.エクセルによる勤怠管理から勤怠管理システムに変えるメリット

エクセルによる勤怠管理から勤怠管理システムに変えるメリットは以下の5つです。

• リアルタイムで勤務状況を把握できる
• 従業員が自分の労働時間を確認できる
• 不正打刻を防止できる
• 業務を効率化できる
• 補助金・助成金を利用できる

7-1.リアルタイムで勤務状況を把握できる

勤怠管理を行うためには、すべての従業員の勤務状況を記録する必要があります。

オフィスに出社した従業員はタイムカードやICカードで打刻できますが、外回りの営業やテレワークの従業員は利用できません。出勤状況を口頭で報告する、勤務状況をメールで送信する、帰社後に勤務状況を入力するといった方法で対応することになります。

スマホやタブレットに勤怠管理アプリをインストールしておけば社外からでも打刻ができ、

勤務状況をリアルタイムで把握できます。

7-2.従業員が自分の労働時間を確認できる

タイムカードやICカードによる勤怠管理では、労働時間や残業時間を従業員自身が確認できません。変動労働時間制の場合は毎日の労働時間が固定されていないことも多く、当日の労働時間を覚えていないこともあるでしょう。

勤怠管理システムなら、勤務シフトや過去の労働時間、どのくらい残業したのかを自身で確認できます。

7-3.不正打刻を防止できる

口頭やメールで勤務状況を報告したり、自分で出退勤時刻を入力したりする場合、従業員が不正を行う可能性があります。

出張や外回りの営業では、実際に予定通りの場所へ行ったのかを確認できません。帰社せずに直帰する予定であれば、退勤時間前に帰宅していても分からないでしょう。

勤怠管理システムなら社外で働いていてもリアルタイムで打刻を行えるため、勤務時間をごまかすことはできません。GPS機能が付いているアプリであれば、どこで打刻したかも確認できます。

また、生体認証や顔認証機能で別の人が打刻することを防止することも可能です。

7-4.業務を効率化できる

勤務状況を口頭で報告したり、勤務シフトをメールで送信したりすると、手間や時間がかかります。打刻するためだけに会社に戻るのは効率的とは言えないでしょう。

勤怠管理システムで打刻できれば、別の方法で勤務状況を報告する必要はありません。

7-5.補助金・助成金を利用できる

勤怠管理システムを導入することで、以下のような補助金・助成金がもらえる可能性があります。

• IT導入補助金
• 働き方改革推進支援助成金

IT導入補助金とは、中小企業・小規模事業者がITツールを導入する経費の一部を補助してくれる経済産業省管轄の制度です。

働き方改革推進支援助成金は、労働時間の縮減や有給休暇の消化促進など労働環境を改善する中小企業を支援する制度となっています。

条件を満たしたうえで申請し、承認される必要がある制度なので、勤怠管理システムを導入したからと言って必ずしも補助金・助成金がもらえるとは限りません。

8.エクセルによる勤怠管理から勤怠管理システムに変えるデメリット

勤怠管理システムの導入には、メリットだけでなく以下のようなデメリットもあります。

• 使い方を覚える必要がある
• 導入コストがかかる

8-1.使い方を覚える必要がある

勤怠管理システムを導入する目的は、従業員が打刻することだけではありません。打刻したデータを集計し、従業員の労働時間や出勤日数、残業時間を管理することが本来の目的です。

打刻によって入力されたデータから適切に勤怠管理を行うには、勤怠管理システムの機能を正確に覚える必要があります。また、自社の就業規則や従業員ごとの雇用形態・勤務形態を正確に把握し、設定をしなければ勤怠管理はできません。

システムによる勤怠管理に不安がある場合や、使い方・設定方法がよく分からない場合には、初期設定サポートや電話・メールによるサポートが受けられる勤怠管理システムを選びましょう。

8-2.導入コストがかかる

勤怠管理システムの導入には、初期費用や月額料金が必要です。

手作業やエクセルによる勤怠管理では人件費以外のコストは発生しないので、毎月のコストが負担に感じるかもしれません。

勤怠管理は利益が増加する業務ではないため、コストが増加する勤怠システムに対して経営陣からの理解が得られないこともあるでしょう。

しかし、勤怠管理システムを導入することで人件費を抑えることが可能です。

手作業やエクセルによる勤怠管理では、担当者の作業量が非常に多く、時間がかかります。一方、勤怠管理システムなら打刻したデータを自動で集計するため、作業はほとんどありません。

長期的に見れば、勤怠管理システムの導入コストより削減できる人件費の方が大きくなるでしょう。

9.まとめ　エクセルによる勤怠管理は手軽ゆえにリスク有

エクセルを使った勤怠管理は、システムを導入するコストが不要で、手作業で行う場合より簡単に行える方法です。テンプレートを活用すれば、数式や関数が苦手でも手軽に勤怠管理が行えます。

しかし、従業員の打刻には別に対応する必要があり、就業規則や法的な知識も必要です。

エクセルによる勤怠管理だと担当者以外にはミスが発見しづらく、法令違反になってしまったり、正確な賃金の支払いが行えなくなったりするかもしれません。

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勤怠管理に欠かせないさまざまな機能が利用できます。

• 残業基準の設定
• スケジュール・シフト管理
• 管理者権限機能
• 申請承認機能
• 休暇管理機能
• 勤務状況確認
• 種給与ソフトとの連携
• 働き方改革関連設定

おすすめポイント

• 勤務状況が目視できない場合でも勤怠状況をリアルタイムで把握できる
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