社員9名全員の全面テレワーク移行でオフィスを縮小移転
クラウドPBXと労務管理システムで新時代の経営スタイルへ

――会社の事業内容や特徴を教えてください。

田中社長：海外のメディアと契約し、広告スペースを日本の企業へ販売しています。取り扱いメディアは新聞・雑誌・デジタルメディア・看板など幅広く、エリアも欧米・アジア・アフリカ・南米・オーストラリアなど世界のほぼ全地域にわたります。一般紙も専門誌もほとんどが独占契約なので、その媒体に広告を出稿したいときは当社を通していただくのが前提になっています。

創業から約40年、日本の輸出振興とともに発展し、この事業分野では国内最大規模へと成長しました。お客さまの業種も多岐にわたり、コロナ禍前までは官公庁や旅行業がとくに大きく伸びていました。単純に商品を売る広告だけでなく、企業イメージを高めるためのブランディング広告が増えているのも最近の傾向です。また近年は海外媒体の日本版の広告窓口としても事業を展開しており、海外媒体の日本進出もサポートしています。

――何がきっかけでオフィス移転やテレワークへの移行の検討をはじめたのでしょうか。

田中（明）氏：2020年4月の緊急事態宣言の際、社員全員がテレワークで働いたのですが、それでほぼ事足りてしまったのです。オフィスへの出勤は交代で週1回なのに、テレワーク前と同じ規模のオフィスを借り続けるのは賃料がもったいないと考えるようになり、オフィス移転と快適なテレワーク環境の整備を2020年の7月ごろから検討しはじめました。

――緊急事態宣言下でテレワークをされていたということですが、その当時の環境では不十分だったのでしょうか。

田中（明）氏：テレワーク中に不便を感じたのが、郵便物と代表電話への対応でした。郵便物は交代で出社すれば対応できますが、代表電話に応答するには誰かが終日オフィスにいなくてはなりません。

1回目の緊急事態宣言時は代表電話にでることは諦め、社員の携帯電話とメールのみで対応していました。それでもなんとかなったので、今後は携帯電話だけでもよいのでは、という話もでたのです。ですが、固定電話は海外とのやりとりによく使っていましたし、新規のお客さまからの問い合わせは代表電話にかかってくることが大半なので、やはり固定電話は必須だろうという結論に至りました。何か良い方法がないかと調べてみると、テレワーク中に代表電話を受ける方法としてクラウドPBXというサービスがあることを知り、比較検討をはじめました。

――数あるクラウドPBXのなかでNTT東日本の「ひかりクラウドPBX」を選んだ理由をお聞かせください。

田中（明）氏：最も大きな決め手となったのは当社のビジネスに欠かせない国際電話を「安定して受発信できる」という明確な回答を得られたことです。NTT東日本を含めて3～4社へ問い合わせたのですが、他社の回答のなかには、国際電話の受発信可否について確証が得られないものもあり、仕事で使うのは厳しいと感じました。

それ以外にも契約で使える回線数や電話番号の継続利用など、こちらの希望する条件を最も多く満たしたのがNTT東日本の「ひかりクラウドPBX」でしたので導入を決めました。

導入前にNTT東日本の相談窓口であるビジネスコンサルティングセンタへいろいろ相談したときも、知識が正確で非常に信頼できると感じました。当初、少し離れたオフィスへ移転予定で電話番号も変わるはずだったのですが、問い合わせた業者のなかには「番号は変わらない」と説明するところも。実はそれはIP電話に限った話だということを教えてくれたのもビジネスコンサルティングセンタでした。過去のやりとりが記録されていて毎回話がスムーズなのもよかったです。

――「ひかりクラウドPBX」に加えて、「おまかせ はたラクサポート」の勤怠管理クラウド「KING OF TIME for おまかせ はたラクサポート」や給与計算クラウド「人事労務freee」を導入いただいたのは、どんな理由からですか。

田中（明）氏：従来の勤怠管理はタイムカードへの打刻だったのでテレワークでは使えません。かといってメールやチャットで勤怠報告をするのも面倒です。また、給与計算は税理士が用意した給与ソフトで計算し、明細を印刷して手渡していたのですが、これもテレワークだと給料日に手渡せず、どうしようかと困っていました。

そうした状況をNTT東日本がヒアリングしてくれ、当社の悩みを解決するツールとして勤怠管理クラウド「KING OF TIME for おまかせ はたラクサポート」と給与計算クラウド「人事労務freee」を提案してくれたのが導入のきっかけです。同様の他社製品も検討しましたが、たとえば既存ソフトと併用できるかを問い合わせても、担当者が毎回違って一から説明しなくてはならなかったり、スキルのバラつきがあったりして導入前の疑問や課題の解決に至らなかったのです。

その点「おまかせ はたラクサポート サポートサービス」はヘルプデスクの担当者が同じで話が早く助かっています。月20回まで問い合わせができるので1日に数回やりとりしたこともあります。初期設定については事前にNTT東日本の担当者から「誤った設定をするとあとから直すのが大変なので一つずつ確認しながら設定したほうがよい」というアドバイスをもらっていたので、一からサポートしてもらい、スムーズに導入できました。

――コロナ禍のため、対面ではなくオンラインにて提案や説明をさせていただきましたが不便は感じませんでしたか。

田中（明）氏：ビデオ会議ツールのMicrosoft Teamsや営業に特化したWeb会議システムのbellFaceを使っていただきましたが、当社でもオンライン営業をはじめているのでオンラインでのやりとりには慣れていましたし、bellFaceで資料を共有してもらいながらの説明はわかりやすかったです。足りない情報があればすぐに連絡もしてくれたので、とても助かりました。

――導入後の社内のご評価などをお聞かせください。

田中（明）氏：2020年12月のオフィス移転と同時に、「ひかりクラウドPBX」の運用を開始しました。社員は会社から貸与しているスマートフォンにアプリをダウンロードして使っています。設定は簡単で、数日で使い方にも慣れました。

それまで代表電話は誰かが受けて折り返していたのですが、そのまま転送で受けられるようになり、応対がスムーズになりました。実は知り合いから、クラウドPBXを使うと固定電話より音質が劣ることがあるという話を聞いていたのですが、NTT東日本のサービスは音質も非常によく、社員から不満もありません。

「おまかせ はたラクサポート」は2020年10月より導入し、「KING OF TIME for おまかせ はたラクサポート」を活用して勤怠管理はタイムカードからスマートフォンによる打刻へ完全に切り替えました。自宅でのテレワーク時に加えて、営業担当が外出先から使うにも便利です。現在、「人事労務freee」による給与計算は当社の給与体系に合わせてカスタマイズをしているところです。こちらも本運用がはじまれば、手作業だった部分を自動化でき、業務効率化につながると考えています。

オフィスの縮小移転で賃料や、テレワークで通勤費を大きく削減できたので、「ひかりクラウドPBX」などの導入費用を差し引いてもトータルコストを削減できました。

テレワークに関しては、「通勤時間がなくなり、仕事に集中できるようになった」と、とくに女性社員から好評です。一方で「運動不足になりがち」という声もありますが（笑）。

役員を入れて社員全9名の会社なので、クラウドPBXや勤怠管理ソフトの導入がコストに見合うかという懸念がありましたが、結果的に経営の効率化や生産性向上につながりました。この規模の会社にとっても利便性が高くおすすめできるものだと思います。

田中社長：今回導入したツールはいずれもテレワークの実施にはなくてはならないものです。当社の取引先もテレワークへ移行するところが増え、営業のオンライン化も進みました。オンラインの打ち合わせは対面より大人数が参加することが多く、個人的なトーク力だけでは乗り切れない場面が増えます。多くの人に同時に理解してもらうためには資料のわかりやすさがより重要になると考え、営業のプレゼンテーション資料のブラッシュアップも実施しました。コロナが終息してもオンライン化の流れが完全に元に戻ることはなく、営業活動は対面とオンラインを組み合わせたものが望まれるだろうと思っています。全面テレワークを実現したことは、新しい時代に必要な営業力を強化するいい機会にもなりました。

NTT東日本には最適なソリューションを提案いただいたことを感謝していますし、今後さらに効果的に使いこなしていくためにさまざまなサポートを期待しています。

※Microsoft Teamsは米国Microsoft Corporationの、米国及びその他の国における登録商標または商標です。

※bellFaceは、ベルフェイス株式会社の登録商標です。