契約書を電子化させて業務の効率化を図りたいけど、知識がなくて困っている方はいらっしゃるのではないでしょうか。契約書の電子化により、業務効率化や紛失・破損のリスク軽減などのメリットがあります。

そこで今回の記事では契約書の電子化に必要な準備や、導入時の注意点の解説をします。おすすめの電子契約サービスも紹介しますので、ぜひ最後までお読みください。

１．契約書の電子化とは？紙との違いも解説

まず、最初に電子契約書の概要と紙の契約書との違いについて解説します。電子契約書に関する基本的な情報を確認して、自社で導入するべきか検討してみてください。

契約書の電子化とは

契約書の電子化とは、従来のように紙を利用することなく電子データに電子署名を行うなどの方法で契約を締結をすることです。一般的には「電子契約システム」と呼ばれるITツールを用いて締結されます。

紙の契約書を電子化し書類作成や承認を行うことで、場所を選ばずに業務が可能となります。必要な契約書の確認や閲覧もできるので、業務の効率化にもつながるでしょう。

電子契約書と紙の契約書の違い

電子契約書と紙の契約書の違いは、以下のとおりです。

紙の契約書の場合、直接手渡すか郵送などの手段で送付し、相手に署名捺印してもらう必要があるため締結までに時間がかかります。さらに紙の契約書は、保管するスペースを確保しなければなりません。

一方で、電子契約書の場合は電子メールで送付ができ、電子署名により場所を選ばず締結できます。またPCやサーバー・クラウド上に電子データが保管されるので、場所を確保する必要がありません。

２．契約書の電子化に必要な3つの準備

契約書の電子化に必要な準備には、以下の3つの項目があります。

• 電子化可能な契約書かの確認
• 電子契約サービスの検討
• 取引先や社員への説明

この章で説明する方法を確認して、円滑な契約書の電子化を進めていきましょう。

電子化可能な契約書かの確認

電子化を進める上で「電子帳簿保存法」や「電子署名法」により規定された契約書であるかを確認する必要があります。電子化が可能な契約書の例は、以下のとおりです。

• 業務委託契約書
• 顧問契約書
• 秘密保持契約書
• 売買契約書
• 雇用契約書
• 業務負債契約書
• 委任契約書
• 準委任契約書
• 保証契約書
• 賃貸借契約書
• 代理店契約書
• 定期借地契約書

他にも注文書や検収書、請求書などの帳票類も電子化できます。電子化を検討している書面が法律で有効性が認められているか、事前に確認するようにしましょう。

電子契約サービスの検討

近年では、自社で電子契約システムを組むよりも、各企業が提供するサービスを利用するのが一般的です。以下の項目を参考にして、自社のニーズに適したサービスを選択しましょう。

• セキュリティ対策
• 導入のしやすさ
• 既存システムとの連携
• 紙の契約書の取り込みが可能か

電子契約サービスを導入するのであれば、複数の事業者に資料請求を行い、比較・検討するのがおすすめです。中には一定期間は無料で使用できるものもあり、本格的に電子契約サービスを導入する前に試験的なトライを行うと、よりニーズに合ったサービスを見つけられます。

取引先や社員への説明

契約の電子化を進める際には、取引先や金融機関はもちろん、社員にも周知しておく必要があります。特に取引先の協力は必須なので、早い段階から説明しておきましょう。

また、自社の社員にも理解してもらう必要があります。トラブルや不平不満を防ぐために、業務フローの変更点やシステムの使い方などを詳しく伝えておきましょう。

３．契約書を電子化するメリット4選

契約書を電子化するメリットは、以下の4つが挙げられます。

• 契約業務が効率化できる
• 検索機能が利用できる
• 保管場所が必要ない
• 紛失や更新漏れのリスクが減る

この章で説明するメリットを確認して、電子化を進めていきましょう。

契約業務が効率化できる

契約書の電子化を行うと、紙の契約書で必要だった工程を減らせます。電子契約書はメールで送付できるので、郵送などの手間がかかりません。契約書データは相手方にすぐ届き、PC上で署名手続きを完結できます。

紙の契約書で必要だった印刷・製本・捺印が不要となり、締結までの時間がかからないことが強みです。

検索機能が利用できる

契約書を電子化すると、相手先や締結内容などの情報を一元管理できるようになります。電子化されたデータは検索しやすく、必要な契約書を容易に見つけることが可能です。

契約内容・ファイル名などの条件で、システムやファイルサーバ上での検索が可能となります。契約書の確認にかかる時間を短縮でき、業務の効率化が期待できます。紙の契約書の場合は1枚ずつ内容を確認する必要があるので、大幅な効率化に繋がるでしょう。

保管場所が必要ない

電子契約書はシステムを提供する企業のクラウド上や自社のサーバー内に保管されます。そのため、紙の契約書のように保管するキャビネット・書庫が必要ありません。

キャビネットの購入費用や設置スペース分の賃料がかからなくなる点もコスト削減に繋がります。空いたスペースを有効活用できるので、オフィスのレイアウトが自由になるのもメリットです。

またファイルサーバやシステム上での管理は、メンテナンスや整理の手間がかからないのも魅力と言えます。

紛失や更新漏れのリスクが減る

電子化することによって過去の契約書データを一元管理できるので、紛失のリスクを減らせます。

契約期限の管理も簡単にできるため、更新漏れなどのトラブルが回避可能です。また災害発生時など紙の契約書なら紛失してしまうような場面でも、電子データなら心配ありません。

4. 業務改善の事例を参考にするときの3つの注意点

契約書の電子化には、以下のような3つの注意点があります。

• 契約書をスキャンしただけでは法的効力が無い
• 電子化できない契約書もある
• セキュリティ対策が必要

契約書の電子化により思わぬトラブルに発展することもあるので、この章で説明する内容をしっかり確認しておきましょう。

契約書をスキャンしただけでは法的効力がない

電子化と言っても、元々ある契約書をスキャンしてPDF化しただけでは法的効力を持ちません。法的効力を保持したまま電子化を進めるためには「電子署名」と「認定タイムスタンプ」が必要となるからです。

電子署名とは、紙の契約書の印章や署名に相当するものです。本人確認や偽造・改ざん防止のために用いられます。認定タイムスタンプとは、電子ファイル固有の数値であるハッシュ値を用いて、最後に編集された日時を記録する仕組みを指します。契約書の電子化の際には必ず電子照明と認定タイムスタンプの付与を行いましょう。

電子化できない契約書もある

契約書のなかには、電子化できないものもあります。以下の契約書は、公正証書や書面での作成が義務付けられており電子化できません。

• 定期借地契約書・定期借家契約書
• 宅建業者の媒介契約書
• 不動産売買における重要事項証明書
• 任意後見契約書
• 訪問販売等で交付する書面

契約書の電子化を行う前に、上記の書類に該当するかの確認を必ず行いましょう。

セキュリティ対策が必要

電子化によって、社員であれば電子化された契約書を検索できるので、文章の変更がしやすくなり改ざんされるリスクも上がってしまいます。契約を締結した後に内容を書き換えられる、知らない内に文章が削除されるという事態にもなりかねません。

また、利用しているシステムのセキュリティが脆弱だと情報漏えいや破損リスクに繋がる恐れがあります。警戒する必要があるのは、サイバー攻撃に加えて社員のミスや意図しての情報流出です。

リスクをなくして安全に契約書の電子化を行うためにも、ログイン時の多要素認証やアクセス権限の設定ができる電子契約サービスを選びましょう。

５．契約書の電子化には「クラウドサイン for おまかせ はたラクサポート」がおすすめ

契約書の電子化に際して「どんなサービスを選べばよいかわからない」方はいらっしゃるのではないでしょうか。電子契約サービスを導入するなら「クラウドサイン for おまかせ はたラクサポート」がおすすめです。

「クラウドサイン for おまかせ はたラクサポート」はNTT東日本が提供するクラウド型の電子契約サービスです。過去の書類をインポートでき、勤怠管理や給与計算・経費精算など、バックオフィスに利用できるサービスとの連携が可能となっています。

契約書の電子化だけでなく、業務改善も期待できるサービスです。契約書の電子化を検討されている担当者の方は、お気軽にお問い合わせください。

「クラウドサイン for おまかせ はたラクサポート」の詳細はこちら

６．まとめ

電子契約書には「電子署名」と「タイムスタンプ」が必要となります。既存の契約書をスキャンしてPDF化しただけでは法的効力を持ちませんので注意が必要です。また契約書の種類によっては電子化ができないものもあるので、事前に確認が必要となります。

契約書の電子化を行う場合には、以下の準備を行いましょう。

• 契約書が電子化可能か確認する
• 電子契約サービスを選定する
• 取引先や社員へ電子化の説明を行う

契約書の電子化なら、NTT東日本が提供するクラウド型の電子契約サービス「クラウドサイン for おまかせ はたラクサポート」がおすすめです。電子化サービス導入を検討の際は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

関連サービス

資料ダウンロード

関連するコラム