オフィス移転を契機にペーパーレスへ挑戦

運輸業、郵便業
業務効率化
アウトソーシング・業務サポート

公開日: 2022-07-25
更新日: 2026-02-18

PROFILE

浅井産業株式会社　増井社長、松﨑さま

業種：輸出入業務、物流業務
効率化した業務：納品書や請求書など24種類

導入ソリューション

AIよみと～る

商社が持つ課題のひとつに、仕入先や納品先から送られる書類の保管スペースの問題があります。書類はスキャンして画像保存すればペーパーレス化ができ、さらに記載されている文字や数値などをデータ化することで業務の効率化も目指せます。

ここでは、2022年4月に創業100年を迎えた老舗鉄鋼商社でありながら、テレワークやフリーアドレス、フレックス勤務など、新しい仕組みを取り入れることに精力的な浅井産業株式会社の増井平社長と、経営企画部の松﨑敦子部長に、AI-OCR（^※1）「AIよみと～る」を導入した経緯や実際に使った感想などをうかがいました。

AI-OCR：Artificial Intelligence-Optical Character Recognition/Readerの略。手書き書類や帳票の文字読み取りを行い、データ化するAI技術を使ったOCRサービスのこと。

ソリューション導入成果
- RPAツールと連携した業務効率化
- 紙の書類を削減できたことで、テレワークにも対応
NTT東日本選定のポイント
- 読み取り精度の高さ
- トライアル期間など導入ハードルの低さ
- RPAツールとの連携

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――オフィス移転をタイミングで紙保管庫のスリム化を検討

「AIよみと～る」を導入するきっかけをお聞かせください。

松﨑：弊社は、創業100周年を迎え、また2019年5月に本社移転を行いました。移転は2018年から計画を進めておりましたが、当時、移転のタイミングでペーパーレス化できないかという課題がありました。これは、弊社が業務で大量の紙資料を保有しており、移転後も紙の資料のまま保管すると、収納スペースを確保しなければいけないからです。そこで、複合機メーカーのセミナーや展示会などで紹介されているAI-OCRを利用することで、ペーパーレス化できるのではないかと考えました。

これまでも、AI-OCRの存在は知っていたのですが、AIという言葉から高度な操作技術が必要ではないかと思っていました。また、導入しても、業務に利用できるレベルではないかもしれないという懸念も大きかったです。

しかし、実際に調査してみると、業務に使えるレベルであり、「AIよみと～る」では99%以上といわれる文字の認識精度があると聞き、AI-OCRやRPA（^※2）を利用すれば、業務改善できるのではないかと感じたのです。

Robotic Process Automationの略。コンピュータ上で行われる業務プロセスや作業を人に代わり自動化する技術のこと

「AIよみと～る」を利用する具体的なプランはあったのですか？

松﨑：導入検討時に実施したいと考えたプランは、営業部が扱っている、図面をデータ化することです。この図面は、用紙サイズや紙質も様々なため、データ保存するのも手間がかかりますが、過去の履歴を管理した図面は営業部でのノウハウの蓄積ともなるため、データ化して情報の一元化を目的として一括管理できないかと考えていました。

しかし、図面はスキャンして、画像データ化するだけでは意味がありません。実は、この図面に記載された文字は、営業が社外から在庫を確認する際にも、仕様やサイズを管理するためにも利用しています。ですから、文字を画像として保存するのではなく、記載されている文字をAI-OCRを使って文字として認識させてデータベース化する必要があるのです。

ーートライアルを通じて高い読み取り精度を実感

「AIよみと～る」導入の決め手はどこでしょうか？

松﨑：「AIよみと～る」を選んだのは、圧倒的な文字認識の精度と、操作性が簡単なことです。また、コスト面は、トライアルでテスト導入しても月10万円程度とリーズナブルでしたので、安心して導入を検討できました。これが、買い切りで何千万円もするのであれば、導入を検討するのは難しかったと思います。

また、導入に対しては、業務効率化のためにAI-OCRとRPAをセットで考えていました。NTT様には、RPAツールの「WinActor（^※3）」がありますので、「AIよみと～る」とセットで利用できる点も評価しました。

増井：弊社は鉄鋼商社なので、社風としては堅苦しい部分があったと思います。ですが、このままでは世の中の流れに後れをとってしまうので、そうならないようにすべきという考えがありました。ですから、このような業務改善のアイディアは、積極的に採用していくようにしています。

WinActor：NTTアクセスサービスシステム研究所で研究開発された技術をベースに、NTTアドバンステクノロジ株式会社が商品化した純国産RPA。WinActorは、エヌ・ティ・ティ・アドバンステクノロジ株式会社の商標。

他社の製品と比較しましたか？

松﨑：「AIよみと～る」以外にも、3社以上のAI-OCRを検討しテストしましたが、識字率が60％くらいしかなく、業務に利用できるレベルではありませんでした。

その上、他社製品でもRPAツールに「WinActor」を利用していたため、わざわざNTT様以外の製品を使う意味はないだろうと考えました。

増井：他社製品に比べて「AIよみと～る」のテストでは、手書きの文字も認識するので、昔のOCRのイメージしかなかった私にはとても驚きでした。

ーー社内の利用拡大に向けて現場への理解を進める

導入はスムーズでしたか？

松﨑：2019年の8月からトライアルでテスト導入させていただきましたので、すでに2年半くらい利用しています。導入時には、NTT東日本様から派遣された訪問サポートから、使用方法などをレクチャーしていただきました。やはり、電話とか電子メールでは伝わらないこともあるので、細かいところまで質問できる訪問サポートの存在はとても助かりました。

「AIよみと～る」を使った実作業は、満足のいくものでしたか？

松﨑：導入時に検討していた図面の読み込みは実現できていませんが、大量にある「検収書」「納品書」「請求書」「在庫表」など、24種類の帳票をペーパーレス化するのに役立っています。

しかし、弊社は商社ですので、ほかにも多数の帳票があり、これらもペーパーレス化していきたいと考えています。ですから、現状は満足していないというよりも、もっと使いこなせるのではないかというのが率直な感想です。

ペーパーレスを進める上での課題はありますか？

ペーパーレス化するための準備や社内システム利用時の制度上の課題があります。ペーパーレス化するためには読み込む帳票のどの部分をデータ化するのかなど、利用部署と検討する必要があります。しかし、コロナ禍ということもあり、打ち合わせをするチャンスが少なく準備に向けた検討に時間を要しました。

また、自由に「AI よみと～る」を社員誰でもが利用できるようにすれば、担当者がやみくもに利用する可能性があるので、部署で導入する場合には、上司の承認を必要としています。しかし、申請自体はすぐにできますが、新しい取り組みに対して既存の業務フローの変更に抵抗感をもつ場合もあり、承認が下りないケースがあるのです。

債権債務管理で利用する検収の作業などは毎月同じ書類ですから、月当たりの時間削減効果は少ないかもしれませんが、定期的に同じ作業を繰り返し行う業務ですので、導入効果は長期的には効果が大きいと考えており、なんとかしてこのような同じ操作を繰り返し定期的に行なっている業務を見直し広く使ってもらいたいと考えています。

そこで、利用を承認制でなく、誰もが自由に使えるオープンな体制に変化させながら管理できるように変えることを検討して
います。この体制を整備することで、事務の担当者が率先して使ってくれるのではないかという期待をしています。

導入前と導入後のフローはどう変化がありましたか？

松﨑：例えば、検収書であれば、「AIよみと～る」の導入前は、お客様からFAXなどで送られた検収書を目視でチェックし、次に社内にある売上のデータと比較してチェックするという二度手間をしていました。特にチェックでは、項目を一つひとつ見る必要があるので、時間がかかっていました。

しかし、導入後は、送られてきた検収書を「AIよみと～る」でデータ化し、Excel上で関数を使って自動で突き合わせて確認させています。もちろん、まったくチェックをしないわけではありませんが、合計額などを見て問題なければ、全体も合っていることがわかるので、とても簡単です。

「AIよみと～る」を導入して、どれくらいの効果がありましたか？

松﨑：現在は、月に200枚くらいの書類で、1万5,000項目くらいをスキャンしています。読み込ませる帳票の種類が多いので、どの帳票でどれくらいの効果があったかということはわかりませんが、全体として月に10時間は削減できています。また、自動入力することで、これまで手入力で起きていた入力ミスもなくなりました。

しかし、業務効率化された時間よりも、このようなRPAや「AIよみと～る」を利用することで、社員の意識も変わり、会社全体で約8割の書類をペーパーレス化できたことが大きいですね。これまで、紙で出力していたFAXも、PDFデータで保存して「AIよみと～る」で読み込むことができますので、これまで紙で保存していた書類の保管スペースが驚くほど削減できました。

増井：元々、本社移転の際に、書類の保管スペースがないので「5分の1くらいにしてほしい」という要望を出していました。しかし、予定よりも大幅に削減できたために、逆に書類保管用のスペースが余っている状況です。

また、紙の書類をデータ化したことで、テレワークへの移行がスムーズに進んだのも大きいですね。コロナ禍によって強制的にテレワークへ移行した部分はありますが、事前にペーパーレス化を進めていたおかげで、現場が混乱することなく実施できています。自粛期間中は最大で8割くらいの社員がテレワークをしていたほどですので、働き方の改革ができました。

「AIよみと～る」を導入することで、社員にもメリットがありましたか？

松﨑：元々、弊社は残業が少ない会社ですので、極端に自由な時間が生まれたというメリットは少ないかもしれません。しかし、営業時間内で別の作業をする時間は増えましたので、本来の取引先に寄り添えるように業務の運営を変更できるようになったようです。プライベート面でいえば、小さな子供がいる社員などは、男女問わず育児の時間にあてることもできました。

今後「AIよみと～る」を使って、どのようなビジネス展開を考えていますか？

増井：グループ会社への展開をしたいですね。現在、弊社のグループ会社は国内に4社あり、今後も増えていく予定です。しかし、これらのグループ会社では、まだまだこれからペーパーレス化を行っていく状況ですので、ぜひ改善していきたいと考えています。

松﨑：あとは、AI-OCR導入の目的であった、図面を読めるようにできたらと思います。図面は作成者によって、文字を書き込む位置が異なっていたり、斜めに文字が書かれていたりするため、現状では対応ができません。その点については、「AIよみと～る」で読み込む方法などを模索している最中です。

上記ソリューション導入期間は2019年8月～です。
文中に記載の組織名・所属・肩書・取材内容などは、すべて2022年1月時点（インタビュー時点）のものです。
上記事例はあくまでも一例であり、すべてのお客さまについて同様の効果があることを保証するものではありません。

浅井産業株式会社

「取引先第一」をモットーに、1922年の創業以来、「特殊鋼の浅井」として、繊維機械から自動車、トラック、大型機械産業分野や、電子機器等のエレクトロニクス分野を支え続けてきた企業です。全国各地に支社や出張所、倉庫などを構えるだけでなく、国内をはじめ、タイやインドネシアにもグループ企業を展開しています。また、新しい価値を生み出し、社会に貢献するという理念のもと、顧客ニーズに応える挑戦を続けています。

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