• 【インタビューイー】

  高根沢町 新庁舎整備課 新庁舎整備係 係長 大貫 祥明氏
  高根沢町 教育委員会事務局 学校教育課 学校支援係　係長 正田　大輔氏

高根沢町について

高根沢町は栃木県のほぼ中央、県都宇都宮市の東隣に位置し、JR宇都宮駅まで電車で約15分というアクセスの良さからベッドタウンとして発展してきました。主な産業は米やいちごを中心とした農業ですが、工業団地も立地しています。人口は約28,000人、職員数は約230人。財政規模は2024年度当初予算で約150億円です。この高根沢町で、築60年を超える庁舎の老朽化にともない、2028年の開庁をめざす新庁舎の整備が進められています。その第一段階である仮庁舎への移転を機に、NTT東日本の「ひかりクラウド電話 ダイレクト for Webex Calling」を導入。BCP（事業継続計画）対策の強化と、将来の柔軟な働き方の実現に向けた挑戦が始まりました。

ひかりクラウド電話導入の背景と、見えてきた課題

ーー御町がクラウド電話を導入しようと考えたきっかけを教えてください。

大貫氏：2028年に予定されている新庁舎の開庁に先立ち、まずは建設予定地にあった教育委員会関連の部局を仮庁舎へ移転させることになりました。しかし、この移転には大きな課題がありました。既存の電話交換機（PBX）を移設すると、電話番号が変わってしまいます。さらに、その電話交換機は導入から10年以上が経過しており、3年以上に及ぶ移転期間中に耐用年数を超え、故障するリスクもありました。また、役場閉庁期間の4日間で移設作業を行う必要もありました。

ーー仮庁舎だけでなく、新庁舎も見据えた課題があったのですね。

大貫氏：その通りです。仮庁舎での電話環境を検討する中で、これは新庁舎でも起こりうる問題だと気づきました。従来型の電話交換機を導入すれば、将来同様の課題に直面することになります。そこで、新庁舎も見据えた抜本的な電話環境の見直しが始まりました。これが、今回の導入の直接のきっかけです。

導入までのプロセスと管理運営上の工夫とは

ーー導入決定に至るまでには、どのようなプロセスを踏まれたのでしょうか。

正田氏：まず新庁舎整備課で情報収集を行い、管理職が集まる会議で担当課の意見を吸い上げながら検討を進めました。さらに、実際の使用感を確認するため、移転対象課の職員にデモ機を試してもらい、アンケート調査を実施。現場の職員が実際の業務で使った場合の率直な意見を聞き取って、それを反映させることを重視しました。最終的に、従来型の電話交換機を更新する場合と費用に大きな差がないことも確認し、導入を決定しました。

音声品質については、他サービスに対して良好であることが分かりました。その上で大きさや配線の有無を考慮すると、使い勝手はスマートフォン、無線電話機、有線電話機の順であるという現場の評価が得られました。

ーー職員の方々が実際に運用管理を担っていく上で、工夫された点はありますか。

正田氏：クラウド電話交換機の大きな利点の一つは、職員自身で設定変更などを行える点です。このメリットを最大限に活かすため、まずは管理を担当する職員自身が「電話環境を改善していく」という意識を持つことが大切だと考えました。

NTT東日本から提供される説明書はもちろんありますが、別途「手作りマニュアル」を準備しようと考えています。管理する上でよく使う機能や、より良い電話環境のために継続してモニタリングすべき項目については、職員の視点でまとめた方が有効だと感じたからです。こうしたマニュアルがあれば、担当者が異動しても、電話環境の管理や改善を継続的に行うことができます。

運用面・管理面から見た、導入後の効果

ーーマルチデバイスでの利用や管理面での変化はありましたか。

正田氏：現在は、固定電話機を基本としながら、一部でスマートフォンも2台導入しています。スマートフォンは自席に縛られずに使えるため、別の作業をしながら通話するなど、便利に活用しています。今後、全庁的に導入が進めば、メッセージ機能なども活用でき、さらに利便性が高まると期待しています。

管理面では、コントロールハブ（管理画面）から担当課の電話機設定を一括で変更できるため、一台ずつ設定する手間がなくなり、作業効率が格段に向上しました。

ーー将来的な人員配置の変更にも柔軟に対応できるようになったのですね。

正田氏：はい。まだ実績はありませんが、今後の人事異動によって課ごとの必要な電話機の台数が変わることも想定されます。Webex Callingであれば、人員の増減に応じて契約台数を柔軟に変更できるため、常に最適な台数の電話機を配置することが可能です。これにより、機器の有効活用とコストの最適化が実現できると考えています。

コスト面のメリットにも期待

ーーコスト面でのメリットはいかがでしょうか。

正田氏：機器の更新費用が不要になる点は大きなメリットです。ただし、ライセンス費用などを考慮すると、トータルコストが従来型より大幅に圧縮できるかは、今後の利用状況によると考えています。

最大のメリットは、やはり電話機の運用管理を自分たちで行える点です。利用状況をモニタリングし、電話機の台数削減などにつなげることができれば、十分なコストメリットが期待できると考えています。

サービス導入を決めたポイント

ーー最終的にNTT東日本をお選びいただいた決め手を教えてください。

大貫氏：NTT東日本はWebexとの間に専用回線を保有しており、安定した通信が期待できることです。また、今回は仮庁舎への移転という特殊な状況でしたが、本庁舎（従来型の電話環境）と仮庁舎との間の電話連絡が、NTT東日本のサービスを活用することで無料になったことも、コスト面での大きなメリットでした。

一本化で安心—NTT東日本のサポートとは

今後の展望も、スモールステップから

ーーこのシステムの活用について、今後の展望をお聞かせください。

大貫氏：最終的な目標は、職員自身の携帯端末やパソコンで電話応対が可能になることです。それが実現すれば、庁舎内に電話機を設置する必要がなくなり、設備費用を大幅に圧縮できるだけでなく、業務効率も飛躍的に改善される可能性があります。職員の働き方が大きく変わる可能性もあり、その影響は決して少なくないと考えています。

もちろん、セキュリティ面など、ソフトとハードの両面で整備すべき課題は多くあります。そのため、一度に全てを実現するのではなく、今回の仮庁舎移転のように、実際の業務に落とし込みながら、どのような影響や課題があるのかを慎重に検討し、一歩ずつ着実に進めていきたいと考えています。

ーー最後に、NTT東日本への期待をお聞かせください。

正田氏：今後は、庁内連絡機能やメッセージ機能の活用も検討していきたいと考えています。NTT東日本には、今回のクラウドPBXを起点として、ネットワーク環境全体をどうしていくかという、より大きな視点での提案を期待しています。電話環境とネットワーク環境が一体化していく中で、両方を含めた全体的な提案をいただけるのは、NTT東日本ならではの強みだと感じています。これからも、私たちの業務改善につながるような積極的な情報提供と提案をお願いしたいです。

おわりに

2028年の新庁舎完成という大きなプロジェクトの一環として、まずは仮庁舎への移転にクラウド電話サービスの導入を開始された高根沢町様。将来の働き方までを見据え、現場の職員の方々の声を丁寧に聞きながら、着実にDX化を進めるその姿勢は、多くの自治体にとってのモデルケースとなるといえるでしょう。今回のスモールスタートは、まさに「未来の役場」の姿を模索するための、重要かつ確実な一歩だと感じられました。

• 「Webex by Cisco」、および「Webex」は、Cisco Systems,Inc.またはその関連会社の米国およびその他の一定の国における商標登録または商標です。「Webex Calling」はCisco Systems, Inc.が提供するサービスの名称です。
• 「Webex Calling」は、名称が変更される場合があります。最新情報は、各サービス事業者のホームページをご確認ください。
• 事例は一例であり､すべてのお客さまに同様の効果があることを保証するものではありません｡
• 記載の内容はすべて2025年9月時点(インタビュー時)のものです｡

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