災害時のために備えておくのは、備蓄品だけではありません。安否確認や情報共有を支える防災システムを平時から活用する重要性と、選び方のポイントを解説します。

災害への備えは、備蓄品だけではない

地震はもちろん、台風や豪雨による水害など、日本では毎年のように自然災害が発生しています。ひとたび災害が起きれば、社員の出社ができなくなる、商品の流通が滞るなど、その影響は事業のあらゆる場面に及びます。

そのため災害発生時には、企業は従業員の安否確認、拠点や設備の被害把握、取引先への連絡など、限られた時間の中でさまざまな情報を集め、事業を継続できるかどうかを判断する必要があります。

このように、発災後の対応の中心には「情報のやりとり」があります。災害に備えて、水や食料といった備蓄品を揃えている企業は多いでしょう。しかし、安否確認、拠点や設備の被害状況の収集、関係者への連絡、対応状況の共有など、災害時の判断に必要な情報を集めて共有するための防災システムもまた、組織にとって欠かせない、災害の備えの一つといえます。

使い慣れていない防災システムは、いざという時に機能しない

防災システムは、災害が発生した直後に素早く利用できる状態にしておくことが重要です。災害直後から情報を集約することで、その後の復旧を早められます。

しかし、防災システムは導入するだけで十分というわけではありません。平時から触れていないと、いざというときに操作がわからず、ログインやシステムの立ち上げができない場合もあります。災害の混乱のさなかにマニュアルを読み、操作に手間取ることになり、被害の全体像をつかむまでに多くの時間を失ってしまいます。

加えて、防災システムの運用が放置されたままだと、システム内に登録された従業員や拠点のデータが古くなってしまい、システムを利用した安否確認を正確に行えなくなるケースもあります。システムが機能しなければ、安否確認はメールへの返信頼み、拠点の被害は各所から届く表計算ファイルというように、情報伝達の手段がばらばらになってしまい、情報の集約はさらに困難になります。

自治体の場合も、初動の遅れは大きな影響を及ぼします。発災後の自治体には、住家の被害認定や罹災証明書の交付といった業務が集中するため、自治体の対応が遅れると、住民の生活再建にも影響します。

災害時の初動の遅れは、事業復旧の遅れにつながります。たとえ災害時の備えとして事業継続計画（BCP）を整備していても、それを動かすための情報が集まらなければ、計画は机上のものにとどまってしまいます。

良い防災システムの条件は、平時の業務に組み込めること

こうした事態を避けるためには、防災システムを災害時まで使わずに放置することなく、平時の業務や訓練に組み込むことが重要です。

たとえば従業員の連絡先を、人事異動や転居の申請時に防災システム上で更新する運用にしておけば、データが古くなる問題は起こりにくくなります。同じように、拠点ごとの責任者や連絡先、備蓄品の保管場所、避難場所の情報なども、組織変更や年次の棚卸しのタイミングで更新する運用にしておけば、災害時に参照する情報の精度を保ちやすくなります。

防災訓練の際も、ログインの確認で終わらず、安否確認の発信から回答の集計、被害情報の登録までの流れを一通り操作することで、手順の抜けや役割分担の曖昧さが訓練の段階で発見でき、修正できます。

このほか、安否確認の一斉送信を定期的に実施することで、従業員が防災システムに触れる機会を増やすことができ、小さな反復を通じて習熟につなげられます。

「日常づかい」を基準にした防災システムの選び方

この前提に立つと、防災システムを選ぶ基準も明確になります。まずは、ITに詳しくない従業員でも迷わず使える操作性である点です。発災時には、本社の防災担当だけでなく、各拠点の責任者や、急きょ招集された社員も端末を扱います。研修を受けなければ使えないような複雑な画面設計では、それだけで初動の壁になります。

次に、災害時でも、安否情報や拠点の被害状況、対応の進捗といった情報を一元的に扱える点です。クラウド型のシステムであれば、たとえ本社が被災しても、別の拠点、もしくは自宅や避難先からシステムを利用し続けられる可能性があります。自社内のサーバーで運用する「オンプレミス」型の場合、社屋や庁舎そのものが被害を受けた際、災害対応ができなくなる恐れがあります。

最後に、平時の業務でも使える機能を備えていることです。前章でも触れたように、従業員が普段の業務から防災システムに触れる機会が増えるほど、緊急時でも迷わず操作できるようになり、安否確認が素早く行えるようになります。平時の利用が想定されているかどうかは、システムを選ぶうえでは重要なポイントになるといえるでしょう。

こうした「平時にも使えること」の重要性は、自治体向けの防災システムにも共通しています。たとえばNTT東日本の「Bizひかりクラウド 被災者生活再建支援システム」でも、平時利用と有事対応をつなげる設計が具体化されており、罹災証明書の発行や被災者台帳の管理を支援しつつ、平時には物資や避難所の情報管理にも利用できる仕様になっています。

平時に使えない防災システムは、有事にも使えません。災害時だけに立ち上げる特別な道具ではなく、日頃から情報が更新され、訓練でも検証され、使う人が慣れている状態があってはじめて、防災システムは発災後の初動と事業継続を支える基盤になります。いざという時に迷わず動ける体制は、災害が起きてからではなく、平時の運用の中でつくられるのです。

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