知らないと損をする!テレワークの導入方法について解説

新型コロナウィルス感染症流行に伴う緊急事態宣言により出社率の7割減が求められる昨今、自社でも急にテレワークを導入することになったという担当の方も少なくないはず。急激なテレワーク導入の動きに伴い「義務的な必要性ばかりで、いまひとつテレワークのメリットが良くわからない」「メリットは何となくわかるが、どのように導入したらいいのか」などの疑問点を抱え始める担当の方も出てきているのではないでしょうか。

今回は、そのような方に向けてテレワークの導入方法について、お伝えしていきます。

テレワーク導入に向けてメリットを再確認

テレワークには、通勤費やオフィス維持費の削減、BCPへの対応、企業ブランドイメージの向上、優秀な人材の確保や雇用継続など、いくつものメリットがあります。テレワークのスムーズな導入のためには導入目的を明確にすることがまず重要です。

テレワークの導入のメリット・効果について詳しく知りたい方は、「テレワークとは?概要やメリット、検討したいクラウドサービスを解説」をご覧ください。

テレワークをスムーズに導入するには

総務省・経済産業省・厚生労働省・国土交通省の4省が所管する一般社団法人 日本テレワーク協会の「すぐわかる!テレワークの導入」には、下記4つの観点から導入を始めるように記載があります。

出典:一般財団法人日本テレワーク協会「すぐわかる!テレワークの導入別ウィンドウで開きます

  • 基本方針の決定
  • テレワーク導入による社内ルールの見直し
  • テレワーク環境の整備
  • テレワーク浸透のための社内意識改革

順番に内容をみていきましょう。

基本方針の決定

テレワークのプロジェクトを進める際には必ず専任のプロジェクトチームを編成し、プロジェクトチームを中心として基本方針を決定していきましょう。加えてプロジェクトには全部門を関わらせて、推進の体制構築と共通認識の形成が必要です。基本方針は、以下のような観点で決定します。

  • 導入目的:何のためにテレワークを導入するか
  • 導入範囲:どの部署にいつテレワークを導入するか
  • 導入業務:どの業務にいつテレワークを導入するか
  • 導入コスト:どの程度コストをかける予定か

特に導入目的は重要です。自社の現状を把握したうえで、生産性の向上、残業時間の削減、従業員のワークライフ・バランスの改善などの目的を決定しましょう。目的を失い、テレワークをただ導入することが目的になると、プロジェクトはほぼ間違いなく失敗します。

どのように基本方針を決めていけばよいかわからない場合は、まずはトライアルとして労働時間や費用負担の簡単なルールを決め、小規模で試験的なテレワーク導入から始めるのも手です。トライアルの結果からルールを改善し、基本方針を決めて全社にテレワークを展開できるとスムーズでしょう。

テレワーク向けのツールは、アマゾンウェブサービス(AWS)などのクラウドサービスを利用すると容易に準備できます。

またサービス選定の際には、昨今注目されているゼロトラストの概念を考慮して、多要素認証を実装しているサービスを導入できるとセキュリティを強固にできます。ゼロトラストとは、すべての通信を信頼せず厳格な認証を実施するという概念で、安全にテレワークを実施するためには必須の考え方です。

ゼロトラストについて詳しく知りたい方は「ゼロトラストセキュリティとは?その必要性やメリット、境界型セキュリティの違いを解説」をご覧ください。

導入までのスケジュールが決まったら、基本方針と導入スケジュールを資料にまとめ、経営層と合意を取ります。

テレワーク導入による社内ルールの見直し

テレワークに関する項目を設けるよう社内ルールを変更しましょう。就業場所として自宅やサテライトオフィスを追加することや、テレワークに対応した成果重視の人事規定などがテレワークに関する項目の内容です。

テレワークの申請・承認に関してもルール作りが必要で、既存の申請フォームを改良してテレワークの申請・承認フォームを作成できるとスムーズにルールを導入できるでしょう。テレワークのために購入した机・椅子の費用やインターネット代、光熱費も含めてテレワーク時の費用分担を考えることも重要です。

またテレワークで自宅へ閉じこもり切りにならないよう、健康状態への配慮も兼ねて、勤務上のルールを作っていきましょう。どうしてもPCのディスプレイを見て仕事をすることが多くなるので、厚生労働省が発行する「VDT作業における労働衛生管理のためのガイドライン」などに留意する必要があります。例えば1時間ごとに10分の小休止をとって椅子から立ち上がってストレッチをする、昼休憩には15分ほどの散歩を取り入れるでも良いでしょう。

テレワーク環境の整備

テレワークの環境整備は、人の面と設備の面、両方からの整備が重要です。

人の面では、テレワーク実施者だけでなく、上司や同僚も含めた教育や研修の機会を設け、テレワークの目的や必要性を説明して規定したテレワーク時の体制やルールを確認します。安易にカフェや交通機関でテレワークをしないことや、自宅でも肩越しに情報を盗み見るショルダーハッキングを回避できるような場所で作業することなど、テレワークにおける情報セキュリティ対策の方法も合わせて周知します。

設備の面では、ゼロトラストを意識したテレワーク向けシステムや、盗聴されにくい通信のためのVPNを用意します。特に営業部門など、PCを頻繁に持ち出して出先やカフェでのテレワークが発生する部署は、仮想デスクトップ環境を準備したうえでシンクライアントPCを支給すると、端末に情報が残らなくなるので端末紛失の対策になるでしょう。

仮想デスクトップ環境について詳しく知りたい方は「仮想デスクトップ環境をクラウドで実現する「Amazon WorkSpaces」の実力とは?」をご覧ください。

テレワークにおける環境整備やセキュリティについて詳しく知りたい方は「テレワークとは?3つの種類、検討したいクラウドサービスと基本的な情報セキュリティ」をご覧ください。

AWSではセキュアなVPN接続が可能なサービスを提供しています。詳しくは「AWS VPNを活用したセキュアなネットワーク」をご覧ください。

テレワーク浸透のための社内意識改革

テレワーク導入後にテレワークを定着させていくためには、何よりも社内の意識改革が大事です。繰り返しテレワークの必要性を伝え、めんどうくさい、何がいいのかわからないといった考えを払拭させて積極的にテレワークを取り入れる姿勢を持たせることが重要です。社内意識改革のポイントは3つあります。

テレワークのメリットを確実に把握させる

まずは前述したメリットについて、社内の人員に理解させることが大事です。明確なメリットがあるとわかれば、テレワーク導入にも取り組みやすいでしょう。

テレワークを業務改革のきっかけにさせる

テレワークをスムーズに導入するには、今の仕事をどうすればテレワークでできるかを業務ごとに考えていくことが重要です。テレワークでは仕事が限られるという思い込みは捨ててもらいましょう。クラウドを積極的に利用して、無駄な仕事は省き、テレワークでも業務がまわるようにしていくよう、社内の人員に働きかけていきます。

部内でのテレワーク実行を奨励させる

どことなく「テレワークはずるい」といった風潮が残る企業や部署があるのも事実です。この空気感を払拭するには、部内でのテレワーク導入を推進し、上長自ら積極的にテレワークを実行することが大切です。

自社の現状を把握し効果的なテレワーク導入を

テレワークには、通勤費やオフィス維持費の削減、BCPへの対応、自社のブランドやイメージ向上、優秀な人材の確保や雇用継続などの絶大な効果があります。テレワークの導入にあたっては、自社の現状を把握したうえで基本方針を決定し、テレワーク導入による社内ルールの見直しやテレワークの環境整備を進めていくことが必要です。またテレワークを導入して終わりではなく、社内にメリットを繰り返し伝え、テレワーク普及を推進していくことが重要になってきます。

またテレワークの導入が初めての場合は、必要に応じて導入支援事業者の支援を受けることも検討した方がよいでしょう。

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