テレワークのやり方は?注意点や役に立つシステムも交えて解説

昨今では何かと話題に挙がるようになったテレワーク。自社でも導入することになったので、テレワークのやり方を知りたいという方も多いでしょう。テレワークはすでに多くの会社で導入されており、導入や運用にも一定のやり方が存在します。

今回は、テレワークに関して、導入を始めるときに留意すべき4つの観点に触れた後に、主にICTを活用したやり方や役に立つシステム、注意点などの情報も交えてお伝えしていきます。

テレワークの定義をおさらい

厚生労働省の「働き方・休み方改善ポータルサイト」によると、テレワークの定義は以下のようになっています。

『ICT(情報通信技術)を活用し、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方』

出典:厚生労働省「働き方・休み方改善ポータルサイト別ウィンドウで開きます

テレワークは、PCやインターネットを活用して会社から離れた場所で働くことを可能にすることにより、労働生産性の向上と働き方の選択肢の幅を広げることを指す用語です。テレ(tele)は「離れた場所」を指しますので、オフィスから離れた場所でネットワークを介して仕事をすれば、それはテレワークであるといえます。

テレワークを導入する目的は、通勤費やオフィス賃貸費などのコスト削減やワークライフ・バランスの実現など、さまざまです。

テレワークの目的について詳しく知りたい人は「テレワークの目的とは?社会的背景やメリット・課題についても解説」のコラムをご覧ください。

テレワークのやり方は基本方針の決定から

総務省・経済産業省・厚生労働省・国土交通省の4省が所管する「一般社団法人 日本テレワーク協会」のWebサイトによると、下記4つの観点から導入を始めるように記載があります。

出典:一般財団法人日本テレワーク協会「すぐわかる!テレワークの導入別ウィンドウで開きます

  • 基本方針の決定
  • テレワーク導入による社内ルールの見直し
  • テレワーク環境の整備
  • テレワーク浸透のための社内意識改革

プロジェクトチームを編成し、基本方針を準備したうえで、基本方針に沿って対応していきましょう。

テレワーク導入方法の全体的な内容を知りたい人は「知らないと損をする!テレワークの導入方法について解説」のコラムをご覧ください。

テレワークのやり方

テレワークを始めるのに少なくとも必要になるのが、PCやタブレット、スマートフォンなどのデバイスとWi-Fi(無線LAN)やインターネット環境です。セキュリティに関してもVPNやICカードによる認証など、従業員であることが確実に確認でき、かつ通信が盗聴されにくい環境を準備するべきです。

特に着目すべきはPCの作業環境です。どのように準備するか綿密に検討する必要があるでしょう。ここでは、どのようにPCの作業環境を準備するかに関してお伝えしていきます。

貸与済会社PCを使う

まず挙がるのが会社のPCを持ち出す方法です。既存の設備を流用できるため導入コストを抑えられ、かつ業務で使い慣れているPCなので、従業員が使いやすいというメリットがあります。サーバーや他のPCにデータを移動する必要がないので、テレワークの導入もスムーズです。

会社情報が保存されているPCを社外に持ち出すことになるため、HDDの暗号化やUSBなどの外部メディアの接続制限などセキュリティの管理は十分に行いましょう。

リモートデスクトップを使う

オフィスに設置されたPCのデスクトップ環境を、リモートデスクトップで遠隔操作する方法もあります。オフィスに設置されたPCにテレワーク中の場所から接続でき、手元の端末に情報が残る心配がありません。

ただしファイアウォールなどで社内のPCへ通じるリモートデスクトップのポートを開けなければいけないため、セキュリティの強度は落ちてしまいます。セキュリティ攻撃を受けて認証情報が流出した場合、機密情報が流出しかねないため、実施にあたっては他に方法がないか十分な検討が必要です。

仮想デスクトップを使う

サーバーの仮想デスクトップにテレワークの場所からアクセスする方法も有用です。VDI(仮想デスクトップ)サーバーにアクセスして利用する点がリモートデスクトップとは異なります。作業の内容は随時サーバーに保存されるため、ローカルにデータを保持しないシンクライアントPCと組み合わせれば高いセキュリティレベルでのテレワークを実現できます。管理者権限で不要なソフトウエアのインストールを防ぐことも可能です。導入費用はかかりますが、クラウドサービスを用いればコストを抑えて導入でき、リソースの増減も簡単にできます。

NTT東日本では、「おまかせクラウドVDI」を提供しております。ぜひご検討ください。

テレワークで使うと便利なビジネスアプリケーション

ビジネスアプリケーションとは、ビジネスで使用する会議ツールや文章作成ツール、スケジュールツールなどのITツールのことです。ビジネスアプリケーションを導入する場合には、クラウド型のビジネスアプリケーションを選定することにより自社でシステムを持つ必要がなく、導入費や設備費、運用費などの費用を抑えられるため、おすすめです。スマートフォンからもインターネット環境があれば作業を実施できます。無償のクラウドサービスは、機能やセキュリティのサポートが不足していることもあるため、使用を避けましょう。

テレワークで使うと便利なビジネスアプリケーションは次のようなものです。

チャットツール

チャットツールは文章のみで会話ができ、電子メールよりも気軽にコミュニケーションが取れるツールです。メンバーの在席状況がわかるようになっているチャットツールもよくあります。他の機能と一緒に実装されていることもあります。

ファイル管理・共有ツール

ファイル管理・共有ツールは、電子ファイルを格納しておけるツールです。Webブラウザ上で活用できるものが多く、遠隔でもファイル共有できます。ローカルのファイルをサーバーと同期できるタイプのものもあります。ファイルのバージョン管理が自動的にできるものを選ぶと、気軽にデータを過去のバージョンに戻せるため便利です。

ファイル共有について詳しく知りたい方は「ファイル共有にはどんな方法がある?ビジネスで利用できるおすすめの方法をシーン別に紹介」のコラムをご覧ください。

Web会議ツール

Web会議ツールは、Webブラウザや独自の画面で遠隔でも会議ができるツールです。必要に応じてPCの画面共有ができるので、全員で資料を参照しながら会話できます。チャットツールやファイル共有ツール、ホワイトボード機能が実装されているWeb会議システムを選べば、さらにスムーズにWeb会議を進められます。

勤怠管理システム

テレワークを導入する場合は、テレワークに応じた勤怠管理システムを導入する必要があります。テレワークを実施するPCには、ログインした時間で勤怠情報の登録ができるシステムをインストールしておけると便利です。Web上で社員番号などを入力し、タイムカードを電子的に切るシステムでもよいでしょう。

最初はチャットなどでの就業開始報告でもよいですが、既存の勤怠管理システムへの手動入力が必要になるなど手間がかかるため、勤怠管理は極力自動化すべきです。

電子契約システム

電子契約システムは、紙の契約書に印鑑を押す代わりに、インターネット上で電子ファイルに押印・署名(電子署名やタイムスタンプを付与)して契約を締結できるシステムのことです。紙の書類対応がなくなるため、システム上で契約が完結し、押印のための出社が不要になります。不正にアクセスするとその証跡が残り、変更に関しても記録されるため、セキュリティ面も問題ありません。

しかしながら、訪問販売や電話勧誘販売など、特定の契約は電子化が認められておらず、また顧客によっては電子化を断られるケースもあるため注意が必要です。

電話システム

電話システムを導入すると、会社代表番号による発着信を自宅で実現できます。小規模コールセンターを構築する際にも活用できるでしょう。AWSのサービス「Amazon Connect」を使用すると電話転送をスムーズに実装できます。

テレワークのやり方における注意点

ここまでテレワークのやり方についてみてきましたが、テレワークの実施においていくつかの注意点があります。

当初の基本方針通りに実施する

テレワークを導入することを最優先に考えるのではなく、テレワークの目的達成を主眼において対応を進めましょう。プロジェクトメンバーや関係者の間で目的や意識の共有をしていない場合は、社員のモチベーション低下や生産性の低下を招く恐れがあります。

社内のルールをテレワークに合わせて見直す

テレワークを始めると、勤務状況や社員の仕事の成果が見えにくいといった状況が顕在化してきます。顕在化する前に可能な限り内容を予測し、社内のルールを見直しておきましょう。またテレワークにおいては電話やチャットでのコミュニケーションの補完が重要になってくるため、チャットツールでの連絡は極力即時で返信するなど、ルールにコミュニケーションの項目を新規に盛り込むのもよい案です。

テレワークのツールは可能な限り無償版を試験的に使用する

テレワークで必要とする機能は会社によって異なるため、ツールを実際に使ってみると必要な機能が備わっていない、使いにくいなどの気づきがあるものです。ツールは一度に全社へ導入するのではなく、社内の一部で無償版を試験的に取り入れて使用感を確認し、使い方を社員に共有した上で段階的に導入しましょう。

やり方を理解して適切なテレワークの導入・運用を

テレワークは、ICT(情報通信技術)を活用し、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方です。通勤費やオフィス賃貸費などのコスト削減やワークライフ・バランスの実現などを目的として取り入れる企業が多数あります。

テレワークを実施する場合は、基本方針を決定のうえ、ルールの見直しや環境の整備に対応していきます。基本方針通りに実施し、適宜テレワーク実施状況の見直しが必須です。特に電話やチャットツールを利用したコミュニケーションの補完が重要になってきます。

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