COLUMN

快適なテレワーク環境構築にクラウドは効果的！必要性・活用法を解説

最終更新日 : 2022.09.16

働き方改革や新型コロナウイルス感染症を背景に、急速に広まったテレワーク。総務省の「令和2年通信利用動向調査」でも、テレワークを導入済み・導入予定の企業は合わせて約6割にも及ぶという結果でした。

※総務省「令和2年通信利用動向調査」より作成

情報通信技術（ICT）を活用することで、場所・時間を選ばず仕事ができるテレワークですが、一方で、

• 情報共有が難しい
• コミュニケーションが取りづらい
• マネジメントに苦慮する

などの課題を感じている人も多いでしょう。
非常時の業務継続性確保の観点などから、今後も活用が見込まれるテレワーク。生産性向上を図るためにも、快適なテレワーク環境を構築したいものです。

このような課題は、クラウドサービスを活用することで解決をサポートすることができます。
そこで今回は、快適なテレワーク環境を構築するためにクラウドがどのように活用できるのか、以下の点について確認してみましょう。

上記に加えて、テレワーク導入手順についても解説します。
コスト削減やワークライフバランスの実現など、企業にも従業員にもメリットの多いテレワークを上手に使いこなすためにも、クラウドを活用する効果やポイントを把握しておきましょう。

1. テレワークにクラウドを導入すべき2つの理由

クラウドとは、インターネット経由で、さまざまなソフトウェアやインフラを利用することができるサービスです。インターネット環境さえ整えば、場所やデバイスを選ばずにサービスを利用できます。クラウドサービスは、利用する分だけ利用料を払えばよく、ハードウェアやソフトウェアの購入は不要です。

このようなクラウドをテレワーク環境構築に活用すべき大きな理由は、2つあります。

クラウドがテレワーク独自の課題解決にどのように役立つのか、以下で詳しく見ていきましょう。

1-1. 情報共有が素早く安全にできる

テレワークで生じる主な課題の1つである情報共有の難しさを解決するのに、クラウドサービスがおすすめです。

自宅やサテライトオフィスなど勤務場所が分散するテレワークでは、資料やノウハウなど情報の共有が難しくなります。その理由として、

• 直接、資料などのやり取りをすることが難しい
• セキュリティを維持しつつ社外からでもアクセスできるサーバーを準備するのが大変

などが挙げられるでしょう。

しかしクラウドストレージを活用することで、安全な情報共有が実現可能です。

クラウドストレージは、インターネット経由で接続する前提なので、

などの特徴があり、テレワーク特有の情報共有の難しさを補ってくれます。

このように、どこにいても最新の情報をすぐに安全に共有できるクラウドは、テレワークで生まれやすい情報格差を是正するツールとしておすすめです。

1-2. コミュニケーションが円滑になる

クラウドは、テレワーク時の従業員間のコミュニケーションを円滑にする上でも効果的です。

テレワーク時は従業員同士が直接顔を合わせる機会がなくなるため、コミュニケーション不足に陥りやすくなります。その結果、例えば、

• 気軽に質問や相談ができない
• メールでは内容が伝わりにくく、やり取りに手間がかかる

などの問題が起こりがちです。

このような時に、クラウドのチャットやオンライン会議ツールなどを活用することで、問題を解決することができます。

離れた場所にいても気楽にスピーディーにコミュニケーションを取れるクラウドツールは、テレワークでコミュニケーションを活性化させるために欠かせないツールなのです。

2. テレワークでクラウドを活用するメリット

テレワーク独自の課題解決に役立つ以外にも、クラウドを活用することのメリットがあります。

クラウドを活用してテレワークの環境を構築するからこその利点とはどのようなものか、具体的に見ていきましょう。

2-1. すぐに導入できる

クラウドサービスは、導入し利用開始するまでの早さや手間のかからなさが魅力です。最短で数日から使い始めることができます。

具体的には、

といった特徴から、必要と感じたときにすぐに導入することが可能です。

テレワークによる環境変化に対応する必要がある大変な時期こそ、余計な手間ひまをかけず簡単に導入できるクラウドを活用するメリットは大きいと言えるでしょう。

2-2. 初期費用を抑えられる

クラウドを利用する場合、機器やシステム・ソフトウェアなどを自分で準備する必要がなく、これらの購入・構築にかかる初期投資が不要です。

すでに最適な状態に整えられたシステムをインターネット経由で利用するクラウドでは、データを保存するストレージの準備や管理・セキュリティ対策・システムの更新など、すべてクラウド提供事業者が行います。

自社でシステムを準備するとなると、機材やシステムの準備・設置場所の確保などで多くの初期費用を要しますが、クラウドを活用することでこれらをゼロにできるのです。

2-3. 状況変化にスムーズに対応できる

サービスを利用する形態のクラウドでは、状況変化に応じたデータ保存容量・機能・スペックの変更も簡単な手続きだけで完了します。

例えば、

• 利用する人数を増やしたい、減らしたい
• もっと多くのデータを保存できるようにしたい
• 一定の期間だけアクセスが集中しそうなので、一時的にサーバーを補強したい
• 数ヶ月だけ、テスト環境が欲しい

といった、自前のシステムであればサーバーの買い替えなど多額の費用が発生しそうなニーズにも、クラウドであれば申込内容を変えるだけで、スムーズに対応可能です。

2-4. 保守に手間がかからない

新しいシステムを導入すると煩わしい保守管理も、クラウドでは一切必要ありません。一般的に保守管理はクラウド提供事業者が行います。

例えば、

• サーバーや機器のメンテナンス
• セキュリティ対策・ソフトウェアの更新
• 機器の買い替え
• トラブルや障害対応

などもクラウド提供事業者にお任せです。

クラウドを活用すれば、意外と面倒な保守管理からも解放され、余計な人的コストがかかりません。テレワークの生産性を向上させるために最適なツールと言えるでしょう。

3. テレワークでクラウドを活用するデメリット

テレワークの生産性向上に欠かせないクラウドですが、メリットを最大化するためには注意すべき点もあります。

どういうところに注意が必要なのか、どのような対策を取ることでクラウドをより効果的に使いこなせるのかを確認してみましょう。

3-1. 従量課金であることに注意が必要

クラウドでは、機器やソフトウェアなどの調達が不要のため初期費用はほとんどかかりませんが、維持費として従量課金でサービス利用料がかかります。

従量課金では、使えば使うほど利用料金は高くなり、長期間利用すると費用総額は増加します。

コストを抑えることを重視したい場合は、

などを行うと安心でしょう。

3-2. サービスの停止・終了のリスクがある

クラウド提供事業者が提供するサービスである以上、事業者の事情やシステム障害などで、利用しているクラウドサービスが停止・終了するリスクがあることに注意が必要です。

サービスが停止・終了すると、利用していた機能が使えなくなる以外に、保存したデータの移行が必要になるなどの対応に迫られます。

このような事態を防ぐためにも、

などを行っておきましょう。

4. 【ケース別】テレワークにおすすめのクラウドサービス

クラウドサービスには多種多様なものがありますが、テレワーク環境を快適にする上で導入を検討すべきサービスとは、どのようなものなのでしょうか。

ここでは、幅広い業種で活用しやすい5種類のクラウドサービスを、ケース別にご紹介します。

それぞれ、どのような活用が可能なのかは、以下をご覧ください。

4-1. 安全でスムーズな情報共有をしたいならクラウドストレージ

クラウドストレージとは、インターネット経由でクラウド提供事業者が管理するストレージにデータを保存できるサービスです。オンラインストレージと呼ばれることもあります。

このようにクラウドストレージは安全性とアクセス性に優れているため、さまざまな場所から安全に情報共有をしたいテレワーク時の強い味方となるでしょう。

4-2. コミュニケーションを円滑にするならチャットツール

チャットツールとは、メールよりスピーディーに情報共有ができ、過去のやり取りの履歴を確認しやすいコミュニケーションツールです。サービスによっては、テキストチャット以外にボイスチャットやビデオチャットの機能も利用できます。

些細なことでも気軽にやり取りできるチャットツールがあれば、テレワークで発生しがちなコミュニケーション不足も解消しやすくなるでしょう。

4-3. 労務管理が煩雑なら勤怠管理ツール

勤怠管理ツールとは、始業・終業時刻や労働時間を正確・簡単に把握できるツールです。給与計算が行えるなど、さまざまな便利な機能が使えるサービスもあります。

テレワークで課題となりやすい労働時間の把握も、ツールを使えば管理する側・管理される側双方の手間を減らすことが可能です。

4-4. テレワークでも活発な協議をするならWeb会議ツール

Web会議ツールとは、パソコンやスマートフォンなどを使いインターネット経由でテレビ会議ができるツールです。録画や画面共有も簡単にできます。

テレワーク中であっても、Web会議ツールがあれば、いつでもどこからでも情報共有や協議が可能です。面談や面接・研修など会議以外の用途でも多様な活用ができます。

4-5. 離れたメンバー間でも効率よく業務を進めるならプロジェクト管理ツール

プロジェクト管理ツールとは、内容・担当者・納期・現在の進捗など、プロジェクトの進行に必要な情報を一括管理できるツールです。表計算ツールで代用する場合と比べ、内容の編集や確認が圧倒的にしやすいというメリットがあります。

プロジェクトのメンバーがテレワークでバラバラの場所にいても、プロジェクト管理ツールでお互いの状況を密に共有することで、チームワークを発揮することが可能です。

5. テレワーク環境構築のためにクラウドを選ぶ際のポイント

快適なテレワーク環境と一言で言っても、ニーズは企業によって異なります。そこで、自社に最適なクラウドサービスを選ぶために着目すべきポイントを確認しておきましょう。

上記に注意してクラウドサービスを検討することで、より安心して快適に使えるサービスを選ぶことができるようになります。

5-1. 必要な機能を満たすか

クラウドサービスを導入するなら、使いやすいサービスを選ぶ必要があります。せっかくクラウドを導入しても、実際に業務をする従業員が使わなければ何の効果も得られないからです。そこで着目すべきなのが、サービスに応じてバリエーション豊かな機能面です。

勤怠管理ツールを例に挙げると、

• 打刻のための機能はどのような種類が必要か
• 残業管理も必要か
• どのようなデータの集計が必要か
• どのようなシステムと連携したいか

などのような視点から、ニーズに合わせて必要な機能を備えるサービスを選ぶ必要があります。

まずは、実際にツールを使う人に「何が必要か」と優先順位を確認した上で、機能面をチェックするとよいでしょう。

5-2. セキュリティは十分か

クラウドを初めて導入する場合、「セキュリティが心配」と考える方も多いでしょう。結論から言うと、適切な業者を選びさえすれば、自社でシステムを管理するより高度なセキュリティが手に入る場合が多いのがクラウドです。

ただし、クラウドのセキュリティレベルはクラウド提供事業者によって異なります。求めるセキュリティレベルを明確にした上で、条件を満たす業者を選ぶとよいでしょう。

合わせて、障害・災害発生時の対応はどのようになっているのか、日常的なサポート体制はどうなっているかも確認しておくと安心です。

6. テレワークの導入手順とは

これからクラウド活用も検討しながらテレワークを始めるという場合は、次の導入手順に従って進めていくとスムーズです。

上記の中で特にポイントとなるのは、次の3つです。

テレワークのような新しい働き方を導入する場合、目的を明確にし社内全体の理解を得ることでスムーズに浸透させることができます。経営陣などトップからメッセージを発信し、社内の協力が得やすい雰囲気を作りましょう。

導入目的を達成しテレワークを成功させるためには、

• 正確な労務管理・不公平感の出ない評価制度の検討
• 情報セキュリティレベルを満たし、使いやすいシステムの検討
• 従業員が心身ともに働きやすい執務環境の整備

が欠かせません。導入案作成時は、まず上記の3点を検討しましょう。

最後に、「小さく始めて大きく育てる」ことがテレワークをスムーズに浸透させる上で重要です。まずは試行してみて、目的に沿った効果は得られるか、従業員に過度な負担にならないかなどを検証してから本格実施しましょう。

7. 快適なテレワーク環境構築は実績豊富なNTT東日本に任せて安心！

クラウドを活用した快適なテレワーク環境を、クラウドのプロの全面サポートのもと簡単・効率的に構築するなら、NTT東日本のクラウド導入・運用forAWS/Microsoft Azureをおすすめします。

150を超えるクラウド導入実績を誇るNTT東日本では、テレワーク環境の構築でも定評があり、多数のご利用者さまから評価を頂戴しております。

NTT東日本が選ばれる理由とは何か、以下をご確認ください。

7-1. 豊富なノウハウで御社に必要な機能をご提案

NTT東日本では、御社の課題やニーズに最適な機能だけを厳選してご提案することが可能です。

無駄は一切省き、オーダーメイド感覚で本当に必要なサービスだけを抽出するので、

• 課題解決に直結する
• 使いやすい
• 低価格なのに高品質

といったコストパフォーマンス最高のクラウド導入体験ができます。

ここまでお客さま本位のクラウドサービスをご提案できるのは、クラウド導入に関する豊富なノウハウがあるから。150を超える導入実績と、AWS認定有資格者（クラウドのプロ）多数在籍のNTT東日本だからこそできるご提案です。

無料相談や御見積りのお問い合わせも承っておりますので、まずは、お気軽にお問い合わせください。

7-2. クラウドも回線も希望するセキュリティレベルを実現

テレワークでクラウドを導入するとなると、気がかりなのは「希望するセキュリティレベルを満たせるのか」。NTT東日本では、クラウドだけでなくセキュアな接続回線もご準備できるため、安心です。

例えば、以下のようなニーズにも最適な解決策をご提案します。

端末・ネットワーク・クラウドのすべての領域において、セキュリティに関する悩みやご要望をお聞かせください。

7-3. 導入も設定もすべてお任せで簡単に環境構築

NTT東日本では、以下のとおりクラウド化に関することは導入も設定も一元サポートを行っています。

クラウド導入担当者のコストを最小限にできるトータルサポートで、面倒ごととは無縁の環境構築が実現できます。ぜひ一度、ご相談ください。

8. まとめ

今回は、快適なテレワーク環境を構築するためのクラウド活用のポイントを解説しました。

テレワークにクラウドを導入すべき理由は、クラウドがテレワーク独自の課題である「情報共有の難しさ」「コミュニケーション不足」を解決するのに最適なツールだからです。

テレワークでクラウドを活用するメリットは、他にも以下の4つがあります。

ただし、テレワークでクラウドを活用するメリットを最大化するためには、以下の点に注意が必要です。

テレワークにおすすめのクラウドサービスとしては、クラウドストレージ・チャットツール・勤怠管理ツールなどが挙げられます。自社に最適なクラウドを選ぶには、特に「必要な機能を満たすか」「セキュリティは十分か」を確認しておきましょう。

クラウドを活用する効果・ポイントを把握して、企業にも従業員にもメリットの多いテレワークを上手に使いこなしましょう。