テレワーク推進における3つの課題！成功のポイント3選を解説と助成金について

1. テレワーク推進における3つの課題

新型コロナウイルスの増加に伴い、テレワークや在宅勤務の導入を推進する企業が増加しています。しかし、テレワークを導入するには、さまざまな問題を解決しなければいけません。そこで本章では、テレワークの推進で課題になる3つのポイントを紹介します。

• 初期コストがかかる
• ITツールに慣れる必要がある
• 人との関わりが減少する

上記は、導入前と運用中に起こりがちな問題です。テレワークの導入を検討している担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください。

初期コストが負担になる

テレワークを導入するには、インターネット環境を見直さなければいけません。テレワークを推進する企業の多くは、初期コストをかけて遠隔での作業を可能にするITツールを導入します。

まず必要になるのが、パソコンやスマホなどのデバイスです。例えば、パソコンを所持していない従業員には、業務用のツールを提供しなければいけません。提供台数が多ければ多いほど、導入に必要な初期コストがかかります。さらに、機密保持の情報セキュリティ強化をするためには、安全なインターネット環境の構築とセキュリティソフトの導入を行う必要があるでしょう。

新しいITツールの操作

テレワークへ移行する企業の多くは、新しいITツールを導入しています。しかし、業務全般で紙や電話などに慣れている従業員は、テレワークの切り替えに戸惑うかもしれません。

従業員の負担を少しでも軽減するために、相談窓口を設置しておくのがおすすめです。ITツールを使いこなせない人が、気軽に相談できるよう周知しましょう。

ITツールに慣れるまでは、作業効率の低下が考えられます。可能であればITツールに関するサポート役を準備しておきましょう。

コミュニケーションの機会減少

出社がなくなることで、人に直接会う機会は格段に減少します。人によっては、慣れないオンラインでのやりとりに、抵抗を示す可能性があります。

テレワークは企業イメージの向上につながりやすいですが、周囲に誰もいない状況で作業する従業員にとっては、孤独を感じるケースもあるでしょう。例えば、これまでランチや飲み会など積極的にコミュニケーションの場に参加していた従業員は、より孤独を感じることもあります。

人とのつながりがなさ過ぎてしまうとネガティブな思考になりやすいので、企業側がオンラインイベントを開催するなどして工夫をしましょう。

2. テレワークの推進を成功させるポイント3選

テレワークの導入前と運用中は、さまざまな課題とぶつかります。テレワークの推進を成功させるために、以下のポイントを意識してみてください。

• 補助金を利用する
• チャットツールを使う
• 評価制度を見直す

前章の「テレワーク推進における3つの課題」についての対策にもなるので、ぜひ参考にしてみてください。

補助金の利用

前章でお伝えしたとおり、テレワーク導入には初期コストがかかります。企業の規模や職種などによって初期費用は異なりますが、なかには膨大なコストがかかるケースもあるでしょう。

テレワークの推進は日本政府が率先して取り組みをしているため、国や自治体から補助金のサポートを受けられる場合があります。テレワークの導入を検討している企業は、補助金が利用できるか確認してみましょう。

補助金の申請は、予算を超えると締め切りになる可能性があります。申請者が多い場合は、補助金を受け取れない可能性があるので、早めに申請しておきましょう。

チャットツールの導入

テレワークは、チャットツールを導入することで作業しやすくなります。メールや紙よりも手軽にメッセージが送れるため、作業効率のアップにつながるでしょう。チャットツールを導入すると、会話をしているかのようにリアルタイムでコミュニケーションが取れるようになります。メールに比べて手軽に利用できるので、テンポよく作業を進めたい人にもおすすめのツールです。

電話対応が多い企業や自宅からでも会社の代表電話で発着信したい場合は、「Microsoft Teams」または「Webex Calling」と連携して固定電話の番号で発着信ができるNTT東日本の「ひかりクラウド電話」がおすすめです。オフィスの番号で発信できるので、個人情報の漏えいもカバーできます。「ひかりクラウド電話」は、業務用の機器を何台も用意する必要がなくなるので、初期コストの削減につながります。

※Microsoft Teams または、Webex Calling に設定した固定電話番号は、既存のビジネスフォンでは利用できません。現在ご利用いただいているオフィスの電話番号を本サービスに移行するか、新たな固定電話番号の取得が必要です。

評価制度の見直し

テレワークは、直接仕事をしている姿を見られなくなることから「適切に評価されていない」という不満が出る可能性があります。会社で働いていたときよりも従業員の意欲が伝わりづらいので、評価を付ける方も難しくなるでしょう。

成果重視の評価は偏りが出てしまいがちなので、新しくテレワーク用の評価制度を追加してみてはいかがでしょうか。具体的なテレワーク導入方法については、下記のガイドブックがおすすめです。サポート業務のアウトソースや、業務のオンライン化に関する内容が記載されています。ダウンロードは無料でできるので、気になる方はチェックしてみてください。

3. 企業がテレワークを導入する3つのメリット

新型コロナウイルスの影響で、テレワークを推進する企業は増加しています。テレワークはどのようなメリットがあるのか、気になる企業は多いのではないでしょうか。

そこで、本章では企業がテレワークを導入するメリットを3つ紹介します。

• コストを抑える
• 有能な人材を確保できる
• 緊急事態に備えられる

導入を検討している方は、ぜひチェックしてください。

コストの削減

テレワークの導入には初期費用がかかりますが、逆にコスト削減につながる費用もあります。

例えば、テレワーク導入により以下のコスト削減が期待できます。

• 交通費
• 消耗品費
• 水道光熱費

オフィス勤務からテレワークに移行することで、上記の費用のコスト削減が期待できます。テレワークに移行することでオフィスの面積を縮小するなどすれば、さらに膨大なコストカットが期待できます。テレワーク導入にかかる費用を上回ることができれば、利益の増加につながるでしょう。

有能な人材の確保

会社勤務の場合、家庭の事情で引っ越しが必要になるなどの理由で休職や退職を選択するケースがあります。他にも育児や介護などを理由に、有能な人材が離職してしまうことがあるでしょう。

しかし、近年ではテレワークの推進により働き方が多様化しています。テレワークの導入は、離脱を検討している従業員だけでなく、遠隔地に住んでいる優秀な人材も確保できるでしょう。さらに、競合の会社がテレワークを導入していない場合は、自社の強みとして差別化できます。

緊急事態の備えを確保

新型コロナウイルスの拡大により、緊急事態時に備える企業が増えました。予測不能な緊急事態には、以下のようなものがあります。

• 自然災害
• テロ
• 感染症

このような不測の事態が発生した際は、社員が出社できない状況になる可能性が高いため、テレワークの導入を余儀なくされます。安全に事業を継続するために、早めの対策をしておきましょう。

4. 企業がテレワークを導入する3つのデメリット

テレワークを推進する企業が、在宅勤務を導入したあとのデメリットを紹介します。

• 情報が漏れやすい
• マネジメントがしにくい
• コミュニケーションがとりにくい

メリットだけではなくデメリットも考慮したうえで、テレワークの導入を検討してみてください。

情報漏えいのリスク

テレワークは、出社勤務に比べて情報漏えいのリスクが高まります。個人情報などの機密情報を扱う企業は、情報セキュリティ対策に十分注意する必要があります。

パソコンやデータを外部に持ち出すことは、大変リスクが高いため注意が必要です。万が一、個人情報の紛失・盗難があった場合は、企業の信頼が失墜する恐れがあります。

情報を外部に漏らさないためには、万全の情報セキュリティ対策と従業員の意識向上が必要です。

マネジメントの難化

テレワークは、上司と部下の間に距離ができやすい点に注意が必要です。直接話すよりも相手の表情が読みにくいため「意図が伝わりづらい」と感じることもあるでしょう。

上司や教育担当者は、テレワークでマネジメントを成功させるために、以下のコツを参考にしてみてください。

• WEB会議などで部下が発言しやすい雰囲気をつくる
• 部下のスケジュールを把握する
• 部下に対して今後の目標を共有する

これはあくまで一例ですが、マネジメントをうまく機能させるには、テレワークに合わせたコミュニケーションが必要です。「マネジメントしにくい」と感じている方は、リアルタイムで状況が把握できるコミュニケーションツールがおすすめです。

コミュニケーションツールのなかには「休憩中」「予定あり」などのステータス表示ができるものがあります。そのようなツールを活用することで、相互の状況把握ができるようになるのでオフィスで一緒に働いているかのように作業できます。

チームワークの低下

テレワークの導入により、従業員同士のコミュニケーションが少なくなります。会話の減少に伴いチームワークの低下につながる恐れがあるため、事前に対策をしましょう。チームワーク低下への課題対策として、以下の方法があります。

• 定期的にチームミーティングをする
• 雑談の機会を設ける
• ステータスを共有する

ツールなどを利用して、従業員の離着席が分かれば連絡しづらい状況を回避できます。さらに業務に関係ない雑談を適度に取り入れることで、コミュニケーションが円滑になるでしょう。

同じ場所で働いていれば、朝の挨拶から会議や雑談など話す機会はたくさんあります。テレワークでは社内のように気軽に話せないため、積極的にコミュニケーションの機会を取り入れることが大事です。

5. テレワーク推進する際に利用できる助成金

テレワークはインターネット環境を整える必要があるため、導入には初期コストがかかります。コストを懸念して導入できない企業は、助成金の利用を検討してみてはいかがでしょうか。助成金の種類はいくつかありますが、本章では「テレワーク促進助成金」について解説します。「テレワーク促進助成金」は、都内でテレワークに取り組む中小企業に向けた助成金です。

初期コストで費用のかかる、パソコンやソフトウェアなどのITツール経費を助成します。対象となる企業は、以下のとおりです。

• 都内に本社がある中小企業
• 常時勤務の労働者が2人以上
• 都が実施するウェブサイトに登録

これらは条件の一部なので、詳しくは下記サイトを参照してください。

6. テレワークの推進でお悩みならNTT東日本にお問い合わせください

快適なテレワーク環境をつくるためには、インターネット環境が必要です。会社で働いているときと同じような環境になれば、働く場所にとらわれることなく従業員が作業に集中できます。テレワークでよくある悩みの1つに「ネット通信が切れる」「回線が不安定」などの不満がある人も多いでしょう。インターネット環境がよくない場所では、作業効率が低下しやすくなります。

NTT東日本の光回線サービスを使用すれば、安全な通信の確保が可能です。料金プランも状況に合わせて多数用意しているので、気になる方はぜひチェックしてみてください。

7. テレワーク推進企業は助成金を利用して初期コストを抑えよう

本記事は、テレワークの推進でよくある悩みや、導入を成功させるポイントなどを紹介しました。最後にテレワークを成功させるポイントについてまとめます。

• 補助金を利用する
• チャットツールを使う
• 評価制度を見直す

テレワーク導入後には、交通費などのコスト削減につながるメリットがあります。初期コストで導入を懸念している方は、助成金の利用なども検討してみましょう。