シン・オートコールを実際に操作してみた｜準備から発信・結果確認まで画面で解説

1. 発信前の準備

1-1. まずは「誰に」「何を」「どの条件で」連絡するかを決める

シン・オートコールを利用する際に、まず整理するのは以下の3つです。

• 誰に連絡するか
• 何を伝えるか
• どの条件で発信するか

これは、単に発信作業を効率化するためだけではありません。緊急時に担当者が迷わず操作でき、連絡を受ける人にも分かりやすく情報を届けるための準備です。

緊急連絡や安否確認では、連絡が必要になってから対象者や発信内容を決めていると、初動対応が遅れてしまいます。そのため、平常時から「誰に連絡するか」「何を伝えるか」「どの条件で発信するか」を整理しておくことが重要です。

1-2. 「誰に連絡するか」を整理する

発信前に最初に行うのは、「誰に連絡するか」を整理することです。

シン・オートコールでは、発信対象となる人の情報をあらかじめ登録できます。画面では、以下のような項目を設定できます。

• 名前
• 電話番号
• 属性
• 地区
• 住所
• 連絡方法
• 言語
• メモ
• 有効／無効

名前や電話番号だけでなく、属性や地区、連絡方法まで設定できるため、用途に応じて発信対象を管理できます。

例えば、自治体での利用を想定すると、「一般市民」「高齢者」「要支援者」などの属性を設定できます。また、地区情報を登録しておけば、特定地域の住民だけに発信することもできます。

企業での利用であれば、拠点別、部署別、役割別などに対象者を分けておくことで、災害時やシステム障害時に必要な相手へ連絡しやすくなります。

このように、発信対象を事前に登録しておくことで、緊急時に「誰に連絡するか」をすばやく判断できます。

1-3. 登録した対象者を、発信しやすい形でまとめる

対象者情報を登録したら、次に行うのは、発信時に使いやすい形で対象者をまとめておくことです。

緊急連絡では、発信のたびに対象者を探したり、電話番号を確認したりしていると時間がかかります。あらかじめ対象者を一覧で管理し、必要な相手をすぐに選べる状態にしておくことが大切です。

シン・オートコールでは、登録済みの対象者を一覧で確認できます。画面では、対象者の名前、電話番号、属性、地区、ステータス、連絡方法、言語などを確認できます。

例えば、以下のような単位で対象者をまとめておくと、発信時にスムーズです。

• 社員向け
• 拠点別
• 地区別
• 施設利用者向け
• 要支援者向け
• 自治体住民向け

画面では、対象者ごとにチェックを入れて選択できます。また、フィルター機能を使って対象者を絞り込むこともできます。

1-4. 「何を伝えるか」を決める

誰に連絡するかを整理したら、次に決めるのは「何を伝えるか」です。

これまでのように担当者が個別に電話をかけていたケースでは、伝え方や確認項目が人によって変わることがあります。また、確認すべき内容を聞き漏らしてしまうと、後から再連絡が必要になる場合もあります。

シン・オートコールでは、発信時に使用する音声案内の内容を事前に設定できます。

画面では、作成済みの内容を一覧で確認でき、用途に応じて使い分けられます。

例えば、以下のような用途ごとに内容を準備しておくと、必要な場面ですばやく発信できます。

• 災害時の安否確認
• 避難状況の確認
• 職員参集の連絡
• 施設利用者への連絡
• システム障害時の緊急連絡

発信内容を事前に用意しておくことで、伝える内容を標準化し、緊急時の聞き漏らしや伝達漏れを防ぎやすくなります。

1-5. 電話で伝える内容を設定する

発信時に伝える内容は、テキストで設定できます。また、用途に応じて、肉声音声や、テキストと肉声音声を組み合わせた案内も利用できます。

画面では、本文欄に音声で流したい内容を入力し、試聴ボタンで読み上げ内容を確認しながら調整できます。テキストで作成できるため、文言の修正や確認がしやすく、実際に電話で聞いたときの分かりやすさも事前に確認できます。

緊急時に使う音声案内は、短く、分かりやすく、誤解のない表現にすることが重要です。そのため、発信前に内容を確認しながら整えられることは、安心して運用するうえでも役立ちます。

また、確認したい内容に応じて、回答方法を設計できる点も重要です。

例えば、安否確認であれば、以下のような項目を確認する流れが考えられます。

• 本人確認
• 現在の状況確認
• 避難状況の確認
• 怪我の有無の確認
• 支援が必要かどうかの確認
• 最後の案内

その中で、「避難していますか」のように明確に確認したい項目は「はい／いいえ」で答えられるようにし、状況を詳しく聞き取りたい項目は自由発話で答えられるようにする、といった使い分けができます。

自由発話では、回答時間を一定の秒数で区切る設計にしています。これは、「終了する場合はシャープを押してください」といったボタン操作に戸惑うことなく、電話を受ける人が声でそのまま答えられるようにするためです。相手の回答しやすさと、運用側の確認しやすさを両立するための設計です。

シン・オートコールの活用や、クラウドのご相談は、NTT東日本にお問い合わせください。

2. 発信対象を選び、電話をかける

2-1. 「誰に、どの方法で発信するか」を選ぶ

発信前の準備ができたら、次に行うのは「誰に、どの方法で発信するか」を選ぶことです。

緊急連絡や安否確認では、毎回同じ対象者に発信する場合もあれば、地区や属性で対象者を絞り込みたい場合、一時的なリストを使って発信したい場合もあります。

シン・オートコールでは、発信画面から対象者や発信内容を選び、画面のステップに沿って架電まで進められます。

発信画面は、以下の4ステップで進める構成です。

1. 対象選択
2. スクリプト選択
3. 発信設定
4. 確認

対象者の選択から発信内容の確認まで、順番に進められるため、次に何を設定すればよいかが分かりやすい構成です。

緊急時には、担当者が落ち着いて操作できることが重要です。シン・オートコールでは、発信に必要な操作が順番に整理されているため、初めてでも流れを把握しやすい構成です。

2-2. 発信対象の選び方は3つ

シン・オートコールでは、発信対象を以下の3つの方法から選べます。

• 登録済みの対象者グループに発信する
• 地区や属性などの条件で絞り込んで発信する
• Excelファイルで一時的な対象者リストを取り込んで発信する

毎回同じ対象者に連絡する場合は、登録済みの対象者グループを選ぶ方法が便利です。

特定の地区や属性に絞って連絡したい場合は、条件で対象者を選ぶ方法が向いています。

イベント参加者や外部関係者など、その時だけ使う対象者リストに発信したい場合は、Excelファイルで取り込む方法も利用できます。

発信対象を用途に応じて選べるため、さまざまな連絡シーンに対応しやすくなっています。

2-3. 登録済みの対象者グループに発信する

毎回同じ対象者へ連絡する場合は、登録済みの対象者グループを選んで発信できます。

例えば、以下のような対象者をあらかじめグループ化しておくと、発信時にスムーズです。

• 社員向け
• 自治体住民向け
• 施設利用者向け
• 関係者向け
• 拠点別
• 地区別

緊急連絡では、対象者リストを探したり、電話番号を一件ずつ確認したりする時間を短縮することが重要です。

登録済みの対象者グループを選べば、事前に整備したリストをもとに、すばやく架電を開始できます。

2-4. 地区や属性で絞り込んで発信する

発信対象を条件で絞り込みたい場合は、地区や属性を指定して発信できます。

例えば、自治体での利用では、以下のような使い方が考えられます。

• 土砂災害の危険がある地域だけに連絡する
• 特定地区の高齢者に避難情報を発信する
• 要支援者に優先して安否確認を行う
• A地区・B地区など、地域単位で発信対象を分ける

全員に同じ内容を送るのではなく、必要な対象者に絞って連絡できる点も、シン・オートコールの特長です。

発信対象を地区や属性で選べることで、状況に応じた連絡を行いやすくなります。

2-5. Excelファイルで対象者リストを取り込んで発信する

一時的な対象者リストを使いたい場合は、Excelファイルで対象者情報を取り込んで発信できます。

画面では、ファイルをドラッグ＆ドロップするエリアや、ファイル選択ボタン、テンプレートダウンロードボタンが表示されます。

この方法は、毎回異なる対象者に連絡したい場合や、通常の対象者グループとは別に管理したいリストを使う場合に便利です。

例えば、以下のような場面で活用できます。

• イベント参加者への連絡
• 施設利用者への一斉通知
• 外部関係者への緊急連絡
• 特定案件の関係者への連絡

事前登録済みの対象者だけでなく、ファイルを使って発信対象を指定できるため、運用の柔軟性が高まります。

2-6. 実際に電話をかける

発信対象と発信内容を選んだら、設定内容を確認して架電します。

担当者が一件ずつ電話をかける場合、多くの対象者へ短時間で連絡するには大きな負担がかかります。特に、災害時やシステム障害時など、限られた時間で多くの人に連絡しなければならない場面では、人手だけで対応することが難しい場合があります。シン・オートコールでは、あらかじめ設定した対象者と発信内容にもとづいて、自動音声で一斉に架電できます。

電話をかける作業そのものを自動化できるため、担当者は発信結果の確認や、追加対応が必要な人へのフォローに時間を使いやすくなります。

2-7. 電話に出られない場合はSMSで補完する

電話による架電は、相手に気づいてもらいやすい連絡手段です。

一方で、タイミングによっては電話に出られない場合もあります。そのような場合にSMSを組み合わせることで、連絡手段を補完できます。

例えば、以下のような運用が考えられます。

• 電話に出られなかった人へ補足情報を送る
• 電話で伝えた内容をSMSでも残す
• URLや案内文をSMSで送る
• 架電後の確認情報をSMSで補足する

緊急連絡では、「電話をかけたから終わり」ではなく、相手が情報を確認できる状態をつくることが重要です。

シン・オートコールでは、音声架電とSMSを組み合わせることで、連絡の到達可能性を高められます。

シン・オートコールの活用や、クラウドのご相談は、NTT東日本にお問い合わせください。

3. 発信後の結果を確認する

3-1. 発信後の状況を確認する

発信後は、結果画面で全体の状況を確認します。

緊急連絡や安否確認では、電話をかけて終わりではなく、誰に連絡できたのか、SMSは届いているのか、追加対応が必要な人はいるのかを把握することが重要です。

シン・オートコールでは、発信回ごとに、状況、対象者数、手動再架電回数、初報の時刻などを確認できます。架電やSMSの完了状況も画面上で確認できるため、担当者は全体の進捗を把握しやすくなります。

3-2. 対象者ごとの結果を確認する

全体の状況を確認したら、対象者ごとの結果を見ていきます。

画面では、氏名、連絡方法、属性、地区、最新架電結果、最新SMS結果などを一覧で確認できます。

これにより、誰が応答したのか、誰が未応答なのか、SMSは届いているのか、誰に追加対応が必要なのかを把握できます。

3-3. 確認した結果を、次の対応につなげる

結果を確認したら、未応答者への再連絡や、支援が必要な人への個別フォローにつなげます。

シン・オートコールでは、手動再架電やエクスポート機能も利用できます。未応答者に追加で連絡したり、発信結果を出力して関係者への共有や報告に活用したりできます。

発信した事実だけでなく、その後に誰へ対応すべきかを把握できる点が、連絡業務を進めるうえで重要なポイントです。

シン・オートコールの活用や、クラウドのご相談は、NTT東日本にお問い合わせください。

4. 実際に操作して分かった使いやすさ

実際に操作してみて印象的だったのは、発信前の準備、架電、結果確認までの流れが、画面上で分かりやすく整理されていることです。

「誰に連絡するか」「何を伝えるか」「どの条件で発信するか」を事前に設定しておけば、発信時はステップに沿って進められます。発信後も、結果画面で応答状況やSMSの状況を確認できるため、次の対応につなげやすい構成です。

シン・オートコールは、実際に担当者が行う業務フローに沿って迷わず使えるように設計されたサービスだと感じました。

シン・オートコールの活用や、クラウドのご相談は、NTT東日本にお問い合わせください。

5. まとめ

今回、実際の画面に沿って操作してみると、シン・オートコールは「誰に連絡するか」「何を伝えるか」「どの条件で発信するか」を事前に整え、発信後の応答状況まで確認できるサービスであることが分かりました。

緊急連絡や安否確認では、短時間で多くの人に情報を届けるだけでなく、誰が応答したのか、誰に追加対応が必要なのかを把握することが重要です。シン・オートコールは、電話とSMSを活用しながら、連絡する人・受ける人の双方に配慮した連絡業務を支援します。

今回のコラムでは発信操作を中心に紹介しましたが、シン・オートコールは一斉発信だけに用途を限定した仕組みではありません。

地域のみなさまと試行錯誤を重ねながら、画面やボタン、操作の流れをより使いやすい形へと進化させている点も、シン・オートコールの特長です。

シン・オートコールの活用や、クラウドのご相談は、NTT東日本にお問い合わせください。

6. よくあるご質問

Q1. シン・オートコールではどのような機能を利用できますか？

シン・オートコールでは、自動音声による架電、対象者登録、発信対象の管理、発信内容の設定、SMS送信、発信結果の確認などの機能を利用できます。対象者は地区や属性で絞り込めるため、用途に応じた連絡がしやすくなります。また、発信内容はテキストだけでなく、肉声音声や、テキストと肉声音声を組み合わせた案内として設定できます。

Q2. シン・オートコールは安否確認に使えますか？

はい。安否確認や避難状況の確認など、対象者から情報を収集したい場面で活用できます。災害時や緊急時に、対象者へ自動で架電し、応答状況や回答内容を確認する用途に向いています。

Q3. SMSも利用できますか？

はい。音声架電とSMSを組み合わせることで、電話に出られない場合の連絡を補完できます。補足情報や案内文、URLなどをSMSで送る運用も考えられます。

Q4. 発信対象はどのように選べますか？

登録済みの対象者グループを選ぶ方法、地区や属性で絞り込む方法、Excelファイルで対象者リストを取り込む方法などがあります。用途に応じて、発信対象を柔軟に選べます。

Q5. 発信結果は確認できますか？

はい。発信後は、発信回ごとの状況や、対象者ごとの最新架電結果、SMS結果などを確認できます。未応答者の把握や、再連絡・個別フォローに活用できます。

Q6. メールやチャットとの違いは何ですか？

メールやチャットは日常的な情報共有に向いていますが、相手がすぐに気づかない場合があります。シン・オートコールは電話による音声通知のため、緊急性の高い連絡や、確実に気づいてほしい連絡に適しています。また、発信結果や応答状況を確認できるため、連絡後の対応にもつなげやすくなります。

シン・オートコールの活用や、クラウドのご相談は、NTT東日本にお問い合わせください。

2026年8月時点の画面・機能です。今後変更となる場合があります。