教育機関でのチャットボット活用ガイド｜メリット・活用例・おすすめサービス4選を解説

1. 教育機関でチャットボットが求められている理由

教育機関でチャットボットが求められている理由は、問い合わせ対応の負担を減らしながら、学生・受験生・保護者・教職員が必要な情報へすばやくアクセスできる環境を整えられるためです。

教育機関への問い合わせ内容は、以下のように多岐にわたります。

• 入試
• 履修
• 奨学金
• 学費
• 各種証明書
• 施設利用
• ICT（情報通信技術）環境　など

特に、入試期間や新年度、履修登録期間などは問い合わせが集中し、担当部署の業務負担が大きくなりがちです。チャットボットを導入すれば、よくある質問への回答を自動化でき、担当者は個別対応が必要な問い合わせに集中しやすくなります。

さらに、RAG（Retrieval-Augmented Generation：検索拡張生成）を活用したチャットボットであれば、学則や履修要項、マニュアルなどの学内データを参照しながら回答できるため、学内に蓄積されたナレッジを有効活用し、より適切な回答につなげられます。

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1-1. 従来のFAQシステムとチャットボットの違い

従来のFAQシステムとチャットボットの違いは、利用者が情報を探す方法や回答までの流れにあります。

FAQシステムでは、利用者がカテゴリやキーワードを選び、自分で必要な情報を探すことが一般的です。一方、チャットボットでは「履修登録の期限はいつですか」「証明書はどこで申請できますか」といった質問をすれば、内容に応じた回答や関連情報を対話形式で受け取れます。

そのため、知りたい情報の名称や掲載場所がわからない学生や保護者でも、回答にたどり着きやすくなります。特に教育機関では、受験生や新入生のように学内用語に不慣れな利用者も多いため、対話形式で必要な情報を得られることは大きなメリットです。

1-2. 教育機関向けチャットボットの種類｜AI型・シナリオ型を比較

教育機関向けチャットボットは、大きくAI型とシナリオ型の2種類に分けられます。どちらが適しているかは、問い合わせ内容の幅や、回答の自由度をどこまで持たせたいかによって異なります。

AI型は、利用者の質問意図を理解し、登録したFAQや学内文書、AIが持つ知識などをもとに回答するタイプです。近年は、生成AIやRAGを活用し、独自のデータを参照しながら回答を生成できるサービスも登場しています。

一方、シナリオ型は、あらかじめ設定した選択肢に沿って案内するタイプです。たとえば、「入試について」「履修について」「証明書について」といった選択肢から利用者が目的に合った項目を選択し、あらかじめ用意された回答や案内を表示します。そのため、手続き案内や窓口案内など、決まった内容を案内する業務に適しています。

ただし、教育機関では学生・受験生・保護者・教職員など利用者が多様で、問い合わせ内容や質問の表現もさまざまです。シナリオ型の場合、想定外の質問には対応しにくく、選択肢や回答内容を継続的に見直す必要があります。

そのため、幅広い問い合わせに対応したい場合は、AI型チャットボットが適しています。特に、学内データを安全に活用しながら、回答根拠を確認できる仕組みを整えたい場合は、RAGや参照元表示に対応したサービスを選ぶことが重要です。

NTT東日本の「ミンクスプラス生成AI」は、RAGを活用したAI型チャットボットです。学内の規程やマニュアルなどを参照しながら回答を生成でき、参照元も確認できるため、教育機関における問い合わせ対応や情報検索の効率化に役立ちます。ぜひ以下の資料からサービスの特徴をご確認ください。

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2. 教育機関でチャットボットを活用できる5つの業務

教育機関のチャットボットの代表的な活用業務は以下のとおりです。

• 受験生・学生からの問い合わせ対応
• 保護者からの問い合わせ対応
• 学内システムや端末に関するICTヘルプデスク
• 教職員向けの規程・マニュアル・過去事例の検索
• 文書作成・要約・校正などの校務・教務支援

それぞれの活用シーンを見ていきましょう。

2-1. 受験生・学生からの問い合わせ対応

チャットボットは、受験生・学生からの定型的な問い合わせ対応に活用できます。特に入試前や新年度、履修登録期間は質問が集中しやすいため、チャットボットが活躍しやすい場面です。

チャットボットをWebサイトや学生ポータルに設置すれば、「出願書類は何が必要ですか」「履修登録の変更期間はいつまでですか」といった質問に自動で回答できます。受験生や学生は時間を問わず必要な情報を確認できるため、入試や履修登録などの手続きを進めやすくなります。

2-2. 保護者からの問い合わせ対応

チャットボットは、保護者からの各種問い合わせ対応にも役立ちます。

たとえば「授業料の納付期限はいつですか」「欠席連絡はどこからできますか」といった質問に対して、自動で手続き方法や関連ページを案内できます。保護者は電話や窓口で問い合わせる必要がなく、手軽に必要な情報を確認できるようになるでしょう。

2-3. 学内システムや端末に関するICTヘルプデスク

学内システムや端末などに関するICTヘルプデスクとしても活用できます。

学内システムのログイン方法や初期設定、パスワードの再設定などは、学生や教職員から問い合わせが多い内容です。チャットボットを活用すれば、困りごとに応じた操作手順や確認事項をすぐに案内できます。

また、チャットボットの利用ログをもとに、問い合わせの多い内容やつまずきやすいポイントを把握することで、マニュアルの改善や新入生向けガイダンスの見直しにも活用できます。

2-4. 教職員向けの規程・マニュアル・過去事例の検索

RAGに対応した生成AI型のチャットボットであれば、教職員向けの規程やマニュアル、過去事例の検索にも活用できます。

これらの資料が部署ごとに管理されていたり、保管場所が分散していたりすると、必要な情報を探すために複数の文書を確認しなければなりません。

RAGを活用すれば、分散した資料を横断してスムーズに検索することが可能です。「研究費で購入できる備品の条件は」「過去に同様の相談へどう対応したか」といった質問をすると、関連する規程や過去事例をもとにした回答が得られます。

2-5. 文書作成・要約・校正などの校務・教務支援

生成AI型チャットボットは、文書作成や要約、校正などの校務・教務支援にも活用できます。

たとえば、次のような業務を効率化できます。

• 長文資料の要約
• 文書の校正
• FAQ案の作成
• 会議メモの整理

履修登録に関する注意点を学生向けのわかりやすい文章に整えたり、会議メモから議事録案を作成したりするなど、日常業務のさまざまな場面で活用できます。

チャットボットにはさまざまな活用方法がありますが、単純な問い合わせ対応だけでなく学内資料の活用や校務・教務支援まで活用範囲を広げたい場合は、生成AI型チャットボットが適しています。

NTT東日本の「ミンクスプラス生成AI」は、検索や文章の要約・作成・添削など日々の業務を支援できる生成AI型チャットボットです。問い合わせ対応とあわせて、校務・教務業務の効率化にも活用できます。

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3. 教育機関がチャットボットを導入する4つのメリット

教育機関がチャットボットを導入する主なメリットは以下の4つです。

• 教職員の問い合わせ対応負担を軽減できる
• 夜間・休日でも学生や受験生を支援できる
• 規程やノウハウを共有し、属人化を防止できる
• 質問履歴を分析して案内や業務を改善できる

それぞれについて詳しく解説します。

3-1. 教職員の問い合わせ対応負担を軽減できる

チャットボットを導入する大きなメリットは、教職員の問い合わせ対応にかかる負担を軽減できることです。

入試や履修登録期間、新年度などの問い合わせが集中する時期でも、定型的な質問はチャットボットで対応することで電話やメール、窓口対応に追われる時間を削減できます。

結果として、教職員は学生支援や教育内容の改善など、本来注力すべき業務に時間を使いやすくなります。特に繁忙期に問い合わせが集中しやすい教育機関では、チャットボット導入による効果を実感しやすいでしょう。

3-2. 夜間・休日でも学生や受験生を支援できる

チャットボットをWebサイトや学生ポータルに設置すれば、学生や受験生が必要なタイミングで情報を確認できます。

電話やメールで問い合わせる場合、回答は窓口の対応時間に限られますが、チャットボットであれば夜間・休日でも基本的な質問に対応できます。

特に入試や履修登録など期限のある手続きでは、時間帯を問わず必要な情報を確認できることで、学生や受験生の不安軽減につながるでしょう。

3-3. 規程やノウハウを共有し、属人化を防止できる

チャットボットを活用すれば、規程やノウハウを共有し、業務の属人化を防ぎやすくなります。教育機関では、ベテラン職員や特定部署の担当者に業務知識が集中しているケースがあり、担当者が不在だと確認に時間がかかるケースも少なくありません。

チャットボットに規程やマニュアル、FAQ、過去事例などを登録しておけば、教職員が共通の情報を参照しながら業務を進められます。部署や担当者ごとの案内のばらつきを減らし、対応品質を一定に保ちやすくなるでしょう。

また、参照元が確認できるサービスを選べば、回答内容の根拠を確認しながら活用できます。

3-4. 質問履歴を分析して案内や業務を改善できる

チャットボットに蓄積された質問履歴を分析することで、利用者がつまずきやすいポイントや、問い合わせが多い内容を把握できます。たとえば、履修登録の締切に関する質問が多い場合、履修に関する案内ページや資料の内容がわかりにくい可能性があります。

このような分析結果をもとに、入試サイトや学生ポータルの導線、ガイダンス資料やICTマニュアルなどを見直すことで、情報提供の品質向上につながるでしょう。

NTT東日本の「ミンクスプラス生成AI」は、利用状況を可視化するレポート機能を備えています。チャットボットの利用状況を把握・分析し、継続的な運用改善に取り組みたい方は、ぜひ詳細をご確認ください。

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4. 教育機関におすすめのチャットボットサービス4選

教育機関向けのチャットボットを選ぶ際は、問い合わせ対応だけでなく、学内データの活用可否や情報セキュリティ、導入支援の有無なども比較することが重要です。

ここでは、教育機関で活用しやすいチャットボットサービスを4つ紹介します。

4-1. ミンクスプラス生成AI（NTT東日本株式会社）

NTT東日本が提供する「ミンクスプラス生成AI」は、学内データを活用した回答生成に加え、校務・教務支援にも活用できるAIチャットボットサービスです。

学則や各種マニュアル、FAQ、過去事例などを登録すれば、RAGを活用して学内文書を参照しながら回答を生成します。参照元も表示されるため、回答の根拠を確認しながら利用できる点が特徴です。

また、Microsoft Entra IDや固定グローバルIPアドレスに対応しており、利用者やアクセス元を制御しながら運用できます。さらに、AI研修やガイドライン策定などの伴走支援も提供しているため、生成AIを段階的に活用したい教育機関にも適しています。

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4-2. RICOH Chatbot Service（株式会社リコージャパン）

「RICOH Chatbot Service」は、教育機関での問い合わせ対応に活用しやすいチャットボットサービスです。Q&A型と生成AI型の両方に対応しており、問い合わせ内容や運用方針に応じて使い分けられます。

Q&A型では、事前に登録したFAQをもとに回答できるため、入試、履修、施設利用などのよくある質問に対応しやすいでしょう。一方、生成AI型では、登録したナレッジを活用できるため、FAQだけでは対応しきれない問い合わせにも活用しやすくなります。

学生・受験生向けのWebサイトや在学生向けページに設置し、よくある質問への対応を効率化したい教育機関に向いています。

参照：RICOH Chatbot Service（AI活用型チャットボットサービス） / 商品・サービス | リコー

4-3. PKSHA ChatAgent（PKSHA Technology株式会社）

「PKSHA ChatAgent」は、問い合わせ対応の自己解決率向上と運用改善を重視したAIチャットボットです。AIエージェントがユーザーの意図に沿って対話し、問い合わせが解決しなかった場合の要因分析や改善施策の検討にも活用できます。

教育機関では、受験生や学生からの問い合わせ対応、入試広報サイトでのFAQ対応、コールセンターや窓口の問い合わせ削減などに活用しやすいでしょう。大量のFAQを運用している場合や、問い合わせ内容を分析してFAQを改善したい教育機関にも向いています。

参照：AIチャットボット｜PKSHA ChatAgent（旧 PKSHA Chatbot）

4-4. ChatPlus（チャットプラス株式会社）

「ChatPlus」は、低コストでチャットボットを始めたい教育機関に適したサービスです。通常プランでは、初期費用0円、月額1,500円から利用できる^（※）ため、まずは小規模な範囲で問い合わせ対応を自動化したい場合にも導入しやすいでしょう。

1アカウント・1サイト利用可能な「ミニマムプラン」（年契約）の場合の料金です。

Webサイトにチャットボットを設置し、受験生や保護者からの基本的な問い合わせに対応できます。有人チャットや訪問者閲覧、チャットログ、レポート機能なども用意されているため、問い合わせ対応の体制を段階的に整えたい教育機関にも適しています。

参照：Chat Plus｜チャットプラス

5. 教育機関向けチャットボットの選び方

教育機関向けのチャットボットを選ぶ際は、単に問い合わせに回答できるかだけでなく、以下のような点を確認しましょう。

• 学則やマニュアルなどの学内データを回答に活用できるか
• 個人情報保護・アクセス制限・権限管理に対応しているか
• 導入支援・研修・ガイドライン策定支援を受けられるか
• 学校・大学・自治体などでの導入・実証実績があるか

5-1. 学則やマニュアルなどの学内データを回答に活用できるか

教育機関でチャットボットを活用するなら、学内で管理している規程や文書を回答に利用できるかを確認しましょう。RAGに対応した生成AI型チャットボットであれば、登録した文書を検索・参照しながら回答を生成できます。

また、回答の参照元を確認できるかも重要なポイントです。学内データを活用していても、根拠となる資料を確認できなければ、回答内容の妥当性を判断しにくくなります。参照元表示に対応したサービスを選ぶことで、より安心して活用できるでしょう。

5-2. 個人情報保護・アクセス制限・権限管理に対応しているか

教育機関では、学生情報や学内資料など機密性の高い情報を扱うため、情報セキュリティ対策を十分に備えたサービスを選ぶことが重要です。

学生向けに公開する情報と、教職員だけが閲覧できる情報は分けて管理する必要があります。また、教務や学生支援、総務など、部署ごとに取り扱う情報が異なるケースもあるため、利用者ごとにアクセス権限を設定できるサービスを選びましょう。

あわせて、アクセス元を制限できるか、利用ログを確認できるか、データの保存場所や暗号化などの対策が明確かも確認しましょう。

5-3. 導入支援・研修・ガイドライン策定支援を受けられるか

生成AIを教育機関で継続的に活用するためには、導入後の運用まで支援を受けられるサービスを選ぶことが重要です。

導入するだけで自然に活用が広がるとは限らないため、どの業務で使うのか、どの情報を登録するのか、どこから有人対応へ切り替えるのかを整理する必要があります。

特に生成AI型のチャットボットでは、プロンプトの設計や登録文書の整備、回答精度の確認、利用ルールの策定なども欠かせません。導入支援や研修、ガイドライン策定支援を受けられるサービスであれば、現場への定着や継続的な活用につなげやすいでしょう。

5-4. 学校・大学での導入・実証実績があるか

教育機関でチャットボットを導入する際は、自組織と似た環境や課題を持つ組織での導入・活用事例があるかを確認しましょう。

実績を見る際は、単に導入件数だけでなく、どのような業務・課題に対して、どのような方法で活用されたのかを確認することが大切です。

自組織に近い事例を参考にしながらサービスを比較することで、導入後の運用イメージも具体化しやすくなるでしょう。

さまざまな業種・業務での生成AI活用を支援しているNTT東日本の「ミンクスプラス生成AI」では、RAGによるデータ活用や権限管理、AI研修などに対応しています。教育機関で生成AI型チャットボットの導入を検討している方は、ぜひ資料をご確認ください。

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6. 教育機関の生成AI・チャットボット活用ならNTT東日本の「ミンクスプラス生成AI」

NTT東日本の「ミンクスプラス生成AI」は、社内・組織内の独自データを活用できる法人向けのAIチャットボットです。

RAGによる学内文書を参照した回答生成や参照元表示に対応しているほか、業務に特化したAIエージェントをノーコードで作成できるため、教育機関ごとの業務に合わせた活用を進められます。

また、Microsoft Entra IDや固定グローバルIPアドレスへの対応、利用状況を可視化するレポート機能などにより、安全な運用や継続的な改善にも役立ちます。さらに、AI研修やガイドライン策定支援、RAGで活用する文書整備などの伴走支援も受けられるため、生成AIを現場へ定着させやすい点も特徴です。

費用はSaaS型の月額定額制で、利用人数や用途に応じて導入できます。初期費用は110,000円（税込）、月額費用は154,000円（税込）から利用可能です。^（※）

最低利用ID数は20IDです。月額154,000円（税込）は20ID利用時の料金です。

教育機関でAIチャットボットを安全に導入し、学内データを活用した問い合わせ対応や校務支援につなげたい方は、NTT東日本の「ミンクスプラス生成AI」の資料をぜひご確認ください。

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7. 教育機関でのチャットボット活用に関するよくある質問

ここでは、教育機関でチャットボットを導入する前に押さえておきたい代表的な質問に回答します。

7-1. 学生の個人情報を入力しても問題ありませんか？

チャットボットへ個人情報を入力しても問題ないかどうかは、利用するサービスの情報管理体制によって異なります。

業務利用を想定していないチャットボットサービスへ安易に学生の氏名や成績、相談内容などの個人情報を入力するのは避けましょう。入力内容が外部に送信されたり、サービス提供元の学習データやログとして保存されたりするリスクがあるためです。

NTT東日本の「ミンクスプラス生成AI」は、組織での利用を想定した生成AI型チャットボットです。対話内容や連携先の業務データは生成AIモデルの学習や再利用に利用されないため、機密性の高い情報も取り扱いやすい環境を備えています。

【関連コラム】情報漏えいだけじゃない！生成AIのセキュリティ課題と社内ルール整備の進め方

7-2. 学則や履修要項の改定には対応できますか？

学則や履修要項の改定には多くのチャットボットで対応できますが、更新方法や運用の手間はサービスによって異なります。

FAQを手動で管理するタイプの場合、改定のたびに該当するQ&Aを修正する必要があります。一方、RAGに対応した生成AI型のチャットボットであれば、参照元となる学内文書を更新することで、個別のQ&Aを一つひとつ修正することなく、最新の内容をもとに回答できます。

NTT東日本の「ミンクスプラス生成AI」は、RAGにより組織内の独自データを活用できるAIチャットボットです。学内文書を更新すれば、改定後の内容を回答へ反映できます。個別のQ&Aを一つひとつ修正する手間を抑えながら、常に最新の情報をもとに回答できる点が特長です。

7-3. チャットボットの導入費用はどのくらいですか？

チャットボットの導入費用は、サービスの種類や登録データ量、生成AI機能の有無、導入支援の範囲などによって変わります。

比較する際は、月額料金だけでなく、初期費用に含まれる内容や、導入後の運用改善にかかる費用まで含めて確認しましょう。教育機関では年度予算で管理するケースも多いため、費用の見通しが立てやすい料金体系かどうかも重要です。

NTT東日本の「ミンクスプラス生成AI」は、SaaS型のため、大規模な初期投資を抑えて導入しやすいサービスです。初期費用は110,000円（税込）、月額費用は154,000円（税込）から利用できます。^（※）利用者数に応じた月額定額制のため、予算を管理しやすい点も特長です。

最低利用ID数は20IDです。月額154,000円（税込）は20ID利用時の料金です。

「ミンクスプラス生成AI」の料金について詳しくは以下のページをご覧ください。

参照：ミンクスプラス生成AI（AIチャットボット）｜サービス

【関連コラム】チャットボットの費用はいくら？初期費用・月額料金の相場から費用対効果の算出方法まで徹底解説

8. まとめ｜教育機関でのチャットボットは目的や活用業務に合わせて選ぼう

教育機関でのチャットボット活用は、学生や受験生、保護者からの問い合わせ対応を効率化し、教職員の業務負担を軽減する有効な手段です。

生成AI型のチャットボットを活用すれば、学則や履修要項、マニュアル、過去事例などの学内データを参照しながら回答できます。業務の効率化や利便性の向上、属人化の防止にもつながるでしょう。

一方で、教育機関では学生情報や学内資料など慎重に扱うべき情報も多いため、個人情報保護や権限管理、ガイドライン整備などを含めてサービスを選ぶことが重要です。

教育機関でチャットボットを安全かつ効果的に活用したい方は、RAGによる学内データの活用に加え、情報セキュリティや導入後の伴走支援まで提供するNTT東日本の「ミンクスプラス生成AI」の資料をぜひご確認ください。

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