在宅勤務とは?テレワークとの違いや在宅勤務の導入方法も解説

新型コロナウィルス感染症の流行に伴う、非接触対応や出勤者7割減の要請などが出たこともあり、多くの企業がテレワーク導入の必要性に迫られました。そして、大企業を中心に在宅勤務などのテレワーク導入が急ピッチで進められています。

しかしながら、まだ在宅勤務に対応できていない企業は残っています。「在宅勤務はどのように導入すればいいのか?」、「在宅勤務のメリットは?」と多くの疑問を持つ担当の方もいらっしゃることでしょう。

今回は、そのような方に向けて在宅勤務の概要やテレワークとの違い、在宅勤務のメリット・デメリット、在宅勤務の導入方法をお伝えしていきます。

テレワークにおける在宅勤務とは

在宅勤務は、自宅で業務対応をすることを指し、テレワークの一般的な形態として広く普及しています。コロナ禍においてテレワークが普及することに伴い、各社で在宅勤務への移行が推進されています。

テレワークについてより詳しく知りたい方については「テレワークとは?概要やメリット、検討したいクラウドサービスを解説」をご覧ください。

在宅勤務とテレワークの違い

在宅勤務は、テレワークの一種です。テレワークの形態は、在宅勤務の他に、カフェや顧客先などで勤務するモバイルワークと、普段通うオフィス以外の拠点で勤務するサテライトオフィス勤務があります。

テレワークの種類、言葉の意味についてより詳しく知りたい場合は「なぜテレワークを実施するか?実施する意味や導入ポイントを解説」のコラムをご覧ください。

テレワーカー全体の90.3%が在宅勤務

テレワークの実施場所について国土交通省の「令和2年度テレワーク人口実態調査」を見ると、テレワーカー全体の90.3%が在宅勤務を行っています。その他、30.4%がモバイルワークをしていて、32.7%がサテライトオフィス勤務をしています。

在宅勤務はメリットが多く、テレワークの中でも広く普及している形態だといえます。

出典:国土交通省「令和2年度 テレワーク人口実態調査 -調査結果の抜粋-別ウィンドウで開きます」2-7.テレワークの実施場所・平均仕事時間

在宅勤務のメリットは多数存在

在宅勤務にはどのようなメリットがあるのでしょうか。一つずつみていきましょう。

通勤費やオフィス維持費の削減

在宅勤務を推進することにより従業員のオフィス出勤が少なくなるため、オフィススペースを圧縮できます。さらに、不要なオフィスを解約できれば大きなコスト削減に繋がります。

BCPへの対応

BCPとはBusiness Continuity Planの略で、事業継続計画のことです。災害時やパンデミック時など未曽有の事態でも事業を継続できるように準備することを指します。

自宅で業務を実施することにより、事業所の被災やパンデミック発生などの事態でも業務を継続できる可能性が高まります。BCP対応の一環として在宅勤務は有効です。

ブランドやイメージ向上

在宅勤務の実施により、テレワークへの取り組みの姿勢をみせることで、時代の流れを捉えていることをアピールできます。特に大学などへのリクルーティングの際に、テレワークへの取り組みをアピールできることは大きなポイントです。また多様な人材を活かし、能力を最大限発揮させるダイバーシティ経営も推進できます。

優秀な人材の確保や雇用継続

在宅勤務の機会を提供することで、育児や介護などによる離職を防止します。また、効率的な勤務を希望する人材の雇用継続もできるでしょう。通勤負担を削減し、家族と過ごす時間や余暇時間の増加によるワークライフバランスの改善も見込め、より優秀な人材を自社に確保しておけるようになります。

在宅勤務のデメリット

もちろん在宅勤務にはメリットばかりではなく、デメリットも存在します。ここからは、そのデメリットをみていきましょう。

自宅では仕事のON/OFFを切り替えにくいことがある

人の目がなくなるため、場合によっては仕事をしすぎてしまい、長時間労働になりやすい状態に陥ることもあります。反面、家族がいると仕事モードに切り替えにくいといったこともあるでしょう。在宅勤務にこだわらず、サテライトオフィスの利用など、プライベートの空間と仕事の空間を明確に分けることが効果的です。

在宅勤務の環境整備に新たなコストを要することが多い

家族と一緒の空間で仕事をすると、思わぬところから情報が漏えいしてしまいかねません。例えば、作業を興味本位で盗み見た家族が、外部でその事を話してしまうなどです。家族の目が届かないスペースを作って勤務することは必須といえるでしょう。また、テレワークにあたってWeb会議などのために帯域の広いインターネット回線が必要になることもあります。在宅勤務の環境を整備するための費用をどのように会社が負担するかは、事前に決めておくべきです。

社内外とのコミュニケーション不足

対面ですぐに話ができないため、オフィスに在席している時と比較して社内でのコミュニケーションは不足する傾向にあります。在宅勤務でも従来と変わらないコミュニケーションをするためには、チャットツールの導入などで従業員同士が気軽にコミュニケーションできる環境を整えるべきでしょう。コミュニケーションを補完する電話についても、PCで扱えるソフトフォンなどを導入すると便利です。また社内のコミュニケーションが不足することによって社外とのコミュニケーションも比例して難しくなっていきます。まずは社内での密なコミュニケーションを心掛けましょう。

在宅勤務を導入する方法は?

総務省・経済産業省・厚生労働省・国土交通省の4省が所管する「一般社団法人 日本テレワーク協会」のWebサイトを参考にすると、在宅勤務は下記のような内容で導入していくことになります。

出典:一般財団法人日本テレワーク協会「すぐわかる!テレワークの導入別ウィンドウで開きます

  • 基本方針の決定
  • 在宅勤務導入による社内ルールの見直し
  • 在宅勤務環境の整備
  • 在宅勤務浸透のための社内意識改革

それぞれ内容をみていきましょう。

基本方針を策定する

在宅勤務に限らず、テレワークのプロジェクトを進める際には必ず専任のプロジェクトチームを編成することです。加えて、プロジェクトには全部門を関わらせ、推進の体制構築と共通認識の形成をしていきましょう。

その後、基本方針を以下のような観点で決定していきます。

  • 導入目的:何のために在宅勤務を導入するか
  • 導入範囲:どの部署にいつ在宅勤務を導入するか
  • 導入業務:どの業務にいつ在宅勤務を導入するか
  • 導入コスト:どの程度コストをかける予定か
在宅勤務導入による社内ルールの見直し

社内ルールに在宅勤務に関する項目を設けます。具体的には、就業場所として自宅の追加、在宅勤務に対応した成果重視の人事規定などです。特に自宅においては、家族の目が届かない独立したスペースを確保することなどを社内ルールに盛り込みましょう。自宅の作業スペース整備の際に必要な机・椅子や回線費用、光熱費などをどのように支払うかもルール化が必要です。

また在宅勤務の申請・承認に関してもルールを取り決め、既存の申請フォームなどを改良して在宅勤務の申請・承認フォームを作成しておきましょう。

在宅勤務環境の整備

在宅勤務の環境整備においては、ゼロトラストを意識した在宅勤務向けシステムや盗聴されにくい通信のためのVPN、いつでも接続するだけで同じ作業環境を利用できるVDIなどを用意します。ゼロトラストとは、近年話題に挙がるようになった、すべての通信を信頼せず厳格な認証を実施するという概念です。クラウドサービスを活用すればVDIやVPNなども素早く安値に準備できます。

VDI環境を準備したうえで在宅勤務用の端末を支給するのであれば、シンクライアントPCを支給すると端末に情報が残らなくなるので、万一の端末紛失などの対策になります。

NTT東日本では、「おまかせクラウドVDI」を提供しております。ぜひご検討ください。

また先述したWeb会議などのための広い帯域を持ったインターネット回線、長時間の作業に向いた机・椅子なども準備しておけるとよいでしょう。

在宅勤務浸透のための社内意識改革

在宅勤務で効果を出すためには、社内の意識改革が大事です。もちろん新しいルールを浸透させることも重要ですが、研修などを通して繰り返し在宅勤務の必要性を伝え、在宅勤務を取り入れる姿勢を持たせることがポイントです。

在宅勤務のメリットは先述した通りで、従業員にも明確なメリットがあるため、できることなら推進したいと思う人が大半でしょう。仕事を在宅勤務前提のものとして、業務改革のきっかけにしていきます。クラウドサービスなどを積極的に利用して、かつ無駄な仕事は省き、在宅勤務でも業務がまわるようにしていくと、スムーズに導入できるでしょう。

また在宅勤務の導入後は、上長が自ら積極的に在宅勤務を実行して部内での在宅勤務を奨励させます。どことなく「在宅勤務はずるい」といった風潮が残る企業や部署があるのも事実なので、上長自ら積極的に在宅勤務を実行することで在宅勤務を浸透させていきます。

テレワークの全体的な導入方法については「知らないと損をする!テレワークの導入方法について解説」をご覧ください。

在宅勤務のメリットとデメリットを理解してデメリットを補う対策が必要

在宅勤務には多くのメリットがある反面、オフィス勤務の時にはあまり意識されなかったことがデメリットになることがあります。デメリットの一つである社内外とのコミュニケーションについて、電話環境やチャットツールをはじめとしたビジネスツールを見直すことで補完できるようになります。併せて電話業務の効率化などの電話業務DXも意識されるとよいでしょう。

在宅勤務のメリットを正しく理解して、スムーズで適切な導入をしていきましょう。

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