校務のクラウド化で失敗しない！学校データに最適なクラウド選定基準

1. 校務のクラウド化で実現できること

学校現場のクラウド化は、長年の慣習によって教職員が抱えてきた業務負荷を軽減し、教育の本質に時間を振り向けるための手段です。ここでは、クラウド化によって得られる具体的なメリットを、教職員の視点から解説します。

1-1. 場所・時間に囚われない柔軟な働き方ができる

クラウド上に校務システムやデータが存在することで、教職員は必ずしも職員室のPCやサーバーに縛られる必要がなくなります。インターネット接続環境があれば、自宅やサテライトオフィスなどどこからでも安全にデータにアクセスし、作業を進められるのです。

これにより業務の場所や時間の制約が緩和され、教職員のワークライフバランスが改善し、超過勤務の是正にもつながる柔軟な働き方が実現します。

1-2. 煩雑な反復作業が自動化できる

従来の校務では、紙の提出物のデータ入力、テスト結果や進路情報などの手作業による集計や転記といった、時間のかかる反復作業が多発していました。クラウド型の校務支援システムを導入することで、これらのデータ入力を自動化したり、集計・分析を瞬時に行ったりすることが可能です。

煩雑な事務作業から解放され、教職員が生徒指導や教材研究といった、より重要なコア業務に注力できるようになります。

1-3. 紙を使った作業がペーパーレスになる

指導要録や健康診断票、各種申請書など、長年にわたり紙ベースで行われてきた校務をクラウド上で電子データとして一元管理することで、物理的な書類の保管スペースを削減し、管理コストを大幅に抑制できます。

また、必要な情報をキーワード検索で瞬時に見つけられるようになるため、過去の書類を探し出す手間がなくなり、業務の検索効率が飛躍的に向上するでしょう。

1-4. 情報共有がリアルタイムに反映される

オンプレミス環境やローカルファイルでは、情報が複数の場所に分散したり、更新状況の反映が遅れたりするリスクがありました。クラウド環境でデータやドキュメントを共有することで、誰かが情報を更新すれば、関係者全員の画面に更新内容がリアルタイムで反映されます。

常に最新の情報にもとづいた正確な意思決定や、教職員間および教育委員会との円滑な連携も、クラウド化によって実現できることです。

1-5. 高度な情報セキュリティ対策を構築できる

学校が単独で情報セキュリティ対策やバックアップ体制を構築・運用するには、技術面・コスト面で限界があるでしょう。一方クラウドサービスは、専門の技術者によって24時間365日の監視や最新の情報セキュリティ対策が施されたデータセンターで運用されます。

さらにデータは遠隔地に分散保管されるため、火災や地震などの災害時にもデータ消失のリスクを最小限に抑え、学校側での特別なBCP（事業継続計画）を講じることなく強固なデータ保護が実現できるのです。

校務にクラウド導入をご検討中の方はNTT東日本にお問い合わせください。

2. 校務をクラウド化するための手順

校務のクラウド化は、単にシステムを入れ替えるだけでなく、業務フロー全体を見なおす大規模なDXプロジェクトです。ここでは、スムーズで確実な移行を実現するための具体的なステップを5つにわけて解説します。

2-1. どの作業をどこまでクラウド化するか決める

まずは現在の校務の中から、成績処理や出欠管理、教職員間の情報共有、保護者連絡など、どの領域をクラウド化の対象とするかを明確にしましょう。すべての業務を一気に移行しようとすると現場の混乱を招きやすいため、とくに課題が大きい領域や、早期に効果が見込める領域から段階的に導入するのがオススメです。

この段階で、残業時間削減目標やペーパーレス化率など、クラウド化の最終的な目的も設定しておきましょう。

2-2. 必要なシステム要件を明確にする

クラウド化の対象範囲が決まったら、それに対応するために必要なシステム要件を具体化しましょう。とくに重要なのは、データの保存場所やアクセス管理、認証方法などの情報セキュリティ要件と、既存の校務支援システムとの連携可否、そして教職員が求める使いやすさです。

これらの要件はベンダー選定時の重要な評価基準となるため、現場のニーズを広くヒアリングしながら、漏れがないようにリストアップする必要があります。

2-3. クラウド化するベンダーを選定する

明確にした要件にもとづき、複数のクラウドサービスおよびベンダーを比較検討しましょう。

とくに学校現場においては、単に機能が優れているだけでなく、日本の学校特有の課題やガイドラインを理解しているか、地域に根差したサポート体制があるかを重視すべきです。

費用対効果や過去の導入実績、システムの稼働率（トラブル時にシステム停止しないか）などを総合的に評価し、長期的なパートナーシップが築けるベンダーを選定します。

【関連コラム】信頼できるクラウド導入パートナー選定のためのポイントと注意点

2-4. データ移行の計画を立てて実行する

選定したベンダーと協力し、現在のオンプレミス環境やローカルデータからクラウド環境へのデータ移行計画を策定しましょう。

生徒や教職員の個人情報といった機密データを扱うため、移行スケジュールやデータの暗号化、移行後のデータ検証方法など、安全かつ正確に行うための手順を細部にわたって計画します。

移行作業は、学校の非稼働期間（長期休暇など）を活用することが望ましいです。

2-5. 教職員への研修を進めて本格的な運用をはじめる

システムを導入するだけでなく、現場の教職員が使いこなせるようにするための研修も欠かせません。システムの使い方だけでなく、クラウド化に伴って変更された新しい業務フローを周知徹底しましょう。

小規模な試験運用からはじめ、操作マニュアルの整備やFAQの作成を行い、教職員のITリテラシー格差を埋めながら、段階的に本格的な運用へと移行していきます。

校務にクラウド導入をご検討中の方はNTT東日本にお問い合わせください。

3. 校務をクラウド化するうえで必要な注意点

校務のクラウド化を成功させるためには、システム導入と並行して、運用面や組織体制面での準備と対策が必要です。ここでは、導入前に必ず確認し、対応すべき重要な注意点を解説します。

3-1. 職員のITリテラシー格差への対応

教職員の間には、IT機器や新しいシステムに対する慣れやスキルに大きな差があることもあるでしょう。

デジタルネイティブ世代と長年のアナログな業務に慣れたベテラン教員との間で、システム利用に対する温度差が生じると、一部の職員がクラウド利用を敬遠し、結果的にシステムが定着しない原因となります。

この格差を埋めるために、体系的かつ継続的な研修プログラムを実施し、とくにITが苦手な職員への個別サポートや、簡単な操作マニュアルの整備をするのが重要です。

【関連コラム】クラウドとは? IT初心者でもわかる主要サービスを含めた簡単解説

3-2. インターネット接続環境を用意する

クラウドサービスはインターネット接続が大前提となるため、学校内のネットワーク環境がボトルネックにならないよう、十分な準備が必要です。

とくに、教職員が一斉にアクセスする時間帯や大容量のデータを扱う際に、速度低下や接続不安定が生じないよう、既存のインフラを増強したり、冗長性をもたせたりする検討をしましょう。

また、災害や予期せぬ通信障害が発生した場合の代替手段についても、事前に確認しておく必要があります。

3-3. クラウドに合わせた業務フローに調整する

クラウドシステムの導入は、単なるツールの入れ替えではなく、業務の進め方そのものを見なおす機会です。従来の紙を前提とした業務フローや、非効率な慣習をそのままクラウドシステムにもち込もうとすると、システムの利便性が十分に発揮されません。

クラウドのもつリアルタイム共有や自動化の機能を最大限に活かすために、関係者全員で新しいシステムに合わせた最適な業務フローを再設計し、組織全体でその変更を受け入れるための調整を行いましょう。

3-4. アクセス権限や個人情報保護を徹底する

クラウド化における懸念点のひとつが情報セキュリティ、とくに個人情報の取り扱いです。生徒や教職員の機密性の高いデータがクラウドに置かれるため、誰が、どのデータに、どこからアクセスできるかというアクセス権限を細かく設定し、厳格に管理する必要があります。

また、外部からの不正アクセスを防ぐための対策も必須です。ベンダーが自治体や国の定める情報セキュリティガイドラインを遵守しているかを十分に確認し、運用ルールを明確にすることが求められます。

校務にクラウド導入をご検討中の方はNTT東日本にお問い合わせください。

4. 校務のクラウド化で選ぶべきクラウドサービスのポイント

学校がクラウドサービスを選定する際には、生徒の個人情報や教育に関わる機密性の高いデータを取り扱う特性から、とくに厳格な基準で判断する必要があります。

ここでは、失敗しないクラウド選定のために確認すべき4つの重要ポイントを解説します。

4-1. 強固な情報セキュリティ体制とデータ所在地の明確性

生徒や教職員の機密情報を守るため、クラウドサービスが最高レベルの情報セキュリティ対策を講じていることは大前提です。とくに、データの保管場所がどこにあるかを明確にし、日本の法規制や文部科学省のガイドラインに準拠した運用をしていることが必要です。

海外クラウドを利用する場合は、データがどの国・地域に保管されるかを確認したうえで、適用される法令やデータの扱いが学校の要件に合うかを見極めることが大切です。必要に応じて、国内で提供されているサービスとも比較しながら、学校・自治体の要件に合った環境を検討すると安心です。

4-2. BCP/DR対策に優れた地域分散型のシステム

大規模な地震や台風などの災害が発生した場合でも、校務を継続できる体制（BCP）は極めて重要です。

データセンターが一箇所に集中している形態では、その拠点が被災した場合にシステム全体が停止するリスクもあります。そのため、データを地理的に離れた複数の拠点で分散して保管する地域分散型（DR）の仕組みがあるクラウドサービスを選びましょう。

これにより、万が一の際にも迅速なシステム復旧と校務の早期再開が可能となります。

4-3. 既存の校務システムとの連携の柔軟性

クラウド化を進める際、すでに利用している既存の校務支援システムや学習系システムをすぐにすべて置き換えるのは非現実的です。そのため、新しく導入するクラウドサービスには、既存システムとの間でデータをスムーズに連携できる柔軟性が求められます。

API接続や特定のファイル形式でのインポート・エクスポートなど、データ連携の容易さや互換性を事前に確認することで、段階的な移行が可能となり、現場の負担を最小限に抑えながらDXを推進できるでしょう。

4-4. 教職員が円滑に使える地域密着型のサポート

学校現場では、システム専門のIT担当者は少ないことが一般的です。そのため、トラブルが発生した際や操作方法で不明点が生じた際に、迅速かつ的確なサポートを受けられるかがシステムの定着に直結します。

海外ベンダーや広域をカバーするベンダーでは対応が遅れる可能性もあるでしょう。そのため、学校が所在する地域に根差した体制をもち、日本語で手厚いサポートが提供されているクラウドサービスを選ぶと、教職員は授業や校務を安心して進めやすくなります。

地域特性を理解したサポートは、教職員のITリテラシー格差を埋めるうえでも大きな助けとなります。

校務にクラウド導入をご検討中の方はNTT東日本にお問い合わせください。

5. 校務のクラウド化に最適な「地域エッジクラウド」とは

これまで解説した通り、校務のクラウド化では「データの所在地」「情報セキュリティ」「地域密着サポート」が重要な選定ポイントとなります。これらの厳格な要件と、日本特有の課題をまとめて解決できるソリューションこそが、NTT東日本の「地域エッジクラウド」です。

地域エッジクラウドは、地域内でのデータ保全と高いネットワーク安定性を両立し、校務システムを安心して運用できるクラウド基盤です。地域の実情に合わせた設計が可能なため、「学校規模や環境に合わせて柔軟にクラウド化を進めたい」というニーズにも対応できます。校務DXをどこから始めるべきか悩まれている方は、まずはお気軽にご相談ください。

校務にクラウド導入をご検討中の方はNTT東日本にお問い合わせください。

6. まとめ

本コラムでは、校務をクラウド化するメリットから、手順、そしてとくに学校現場が重視すべきクラウドサービスの選定ポイントについて解説しました。

校務のクラウド化は、教職員の働き方改革と業務効率化を推進し、教育の質を高めるための最重要戦略です。しかし、生徒や教職員の機密データを扱う学校特有の事情から、単に安価なサービスや一般的なクラウドを選ぶだけでは不十分でしょう。

データの所在地やBCP/DR対策の条件、そして運用の安心感を満たしたうえで、強固な情報セキュリティと低遅延なアクセスを両立できるのが、NTT東日本が提供する「地域エッジクラウド」です。地域エッジクラウドは、日本の教育現場の特性を考慮して設計されており、安心・安全かつ快適な校務環境を実現します。

貴校の校務DXを加速させ、教職員と生徒にとってよりよい環境を構築するために、ぜひ地域エッジクラウドをご検討ください。