クラウドシフトとは？企業のメリットと導入手順を解説
本コラムでは、クラウドシフトという概念の説明や企業にとってのメリット、クラウドシフトの具体的な手順まで詳しく紹介します。
COLUMN
生成AIを使った電話対応の効率化・自動化～学校・教育機関編～
学校や教育機関では、保護者からの問い合わせや緊急連絡、予約対応など、電話対応に関する業務が多岐にわたります。これらの業務は教職員にとって大きな負担となっており、効率的な対応が求められています。しかし、従来の電話対応では個々の問い合わせに対して一つ一つ手動で対応しなければならず、多忙な日常業務をさらに圧迫することが少なくありません。本記事では、学校・教育機関に特化した生成AI・自動応答システムの活用方法とその効果について詳しく解説します。
まずは、学校や教育機関が抱える電話対応の課題について考察し、その上でNTT東日本の生成AI・自動応答システムの特長と具体的な利用シーンを紹介します。最後に、導入による具体的な効果についてもお伝えします。電話対応の質と効率を向上させる新しい技術や方法を模索している方々にとって、参考になる情報を提供できれば幸いです。
1. 学校教育機関の電話対応が抱える課題
学校・教育機関における電話対応は多くの時間と労力を要する一方で、その質を高めることが重要であるため、次のような課題を抱えています。
多くの学校・教育機関では、保護者からの問い合わせが頻繁に寄せられます。入学手続きや授業料、行事の予定に関する質問など、多岐にわたる内容に迅速かつ適切に対応する必要があります。また、緊急時の連絡対応も求められ、台風や災害時の情報伝達には迅速性が不可欠です。さらに、学校見学やオープンキャンパスの予約対応も重要です。これらの予約管理には多くの時間を割かれるため、担当者の負担が大きくなりがちです。このように、多岐にわたる電話対応業務は、学校・教育機関の教職員にとって大きな負担となっており、効率化が求められています。
2. NTT東日本の生成AI・自動応答とは
NTT東日本では次のような生成AIを使った自動応答システムを提供しています。
主な特長
- 転送先を理解する精度
従来の音声受付では、名前や用件、担当者などを一つ一つ個別に入力する必要があったが、生成AIを使用することで、これらの情報を一度にまとめて話してもAIが正確に理解し、迅速でスムーズな転送が実現し、電話対応の効率の向上が期待できる
- 要件に応じた自動転送
必要事項が入力されると、その内容に応じて適切な相手に自動で転送される。さらに、転送先には用件内容が表示されるため、担当者は事前に電話内容を把握して対応することができる。
- 確実な情報伝達
転送先の担当者が電話に出られない場合でも、案件内容が自動的に文字起こしされ、担当者へメールで連絡される。これにより、確実に情報が相手に伝わり、連絡漏れが防止できる。
3. 学校・教育機関における生成AI×自動応答の利用シーン紹介
ここでは学校・教育機関における生成AI×自動転送の利用シーンをいくつか紹介します。
3-1. 「保護者の問い合わせ対応にAI自動応答を導入」
導入の背景
保護者からの問い合わせは多岐にわたり、時間帯を問わず発生します。特に、入学手続きに関する質問や学校行事の詳細確認などは、教職員にとって大きな負担です。
導入後の効果
このシステムにより、教職員の負担が軽減され、問い合わせ対応が迅速かつ正確になります。保護者は24時間、いつでも必要な情報を得ることができるため、満足度も向上します。また、AIが事前に設定された情報を基に回答するため、一貫した正確な情報が提供され、誤った情報の伝達が減少します。
3-2. 「学校見学の予約管理に活用」
導入の背景
学校見学やオープンキャンパスの予約は、多くの手間がかかる業務の一つです。特に、見学希望者の多い時期には予約対応が集中し、手作業では対応が困難になります。
導入後の効果
予約管理システムと連携させることで、予約管理の手間が大幅に軽減され、担当者は他の重要な業務にリソースを割くことができます。担当者の業務負荷が軽減され、エラーフリーな管理が実現します。また、見学希望者はいつでも予約を行えるため、利便性が向上し、満足度が高まります。
3-3. 「緊急事態発生時の連絡手段として活用」
導入の背景
自然災害や緊急事態発生時には、迅速かつ正確な情報伝達が不可欠です。従来の手動による連絡は時間がかかり、全ての保護者や生徒に迅速に連絡を取ることが難しい場合があります。
導入後の効果
このシステムにより、全校生徒や保護者への迅速かつ効率的な情報伝達が可能となります。緊急連絡網の整備が進み、万が一の事態にも迅速に対応できる体制が整います。
4. 生成AI×自動応答による導入効果
生成AIを使った自動転送システムを導入することにより次のような効果が得られます。
- 効率化とコスト低減
電話対応業務の多くを自動化することで、教職員の業務負担が減少します。これにより、人件費の削減や、他の重要業務にリソースを割くことが可能となります。
- 正確な情報提供
AIは事前に設定された情報を基に回答するため、常に正確な情報を提供します。これにより、誤った情報伝達のリスクが減少し、信頼性が向上します。
- ストレスの軽減
教職員は電話対応に追われることなく、本来の教育業務に専念できます。また、AIならではの迅速な対応により、保護者や生徒にとってもストレスフリーなサポートが実現します。
5. おわりに
今回は、電話業務に対し生成AIを使ったソリューションの特長と学校・教育機関での利用例について紹介しました。
これから電話業務における生成AIの導入を検討されている方への参考になれば幸いです。
NTT東日本では本文でも紹介した通りAmazon Connect と生成AIを組み合わせたソリューションを提供しています。
人手不足など電話業務での問題でお困りの方は是非一度ご相談ください。ご相談は無料で承ります。
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